gestaoestrategica.dnit.gov.brgestaoestrategica.dnit.gov.br/.../2ModelagemCGCIT.docx · Web...

__________________________________________________________________________________

Diretoria Executiva

Iniciativa - CGCIT

Relatório de Modelagem e diagnóstico dos Processos de Negócio atuais (AS IS)

Macroprocesso da Cadeia de Valor Agregado (VAC): Tratar orçamentos para contratação de obras

Abril, 2017

Documento Data Versão Página2° Evento – Modelagem e Diagnóstico dos Processos de Negócio atuais (As Is) - Macroprocesso

10/04/2017 1.0 Página 1 de 26

Tratar orçamentos para contratação de obras

__________________________________________________________________________________

Sumário

1. RESUMO EXECUTIVO.....................................................................................................................3

2. OBJETIVO.......................................................................................................................................3

3. MODELAGEM E ANÁLISE DOS PROCESSOS ATUAIS (AS IS)............................................................3

3.1. Detalhamento do Processo [Inserir o nome do Processo].........................................................3

3.2. Detalhamento do Indicador [Inserir o nome do Indicador].......................................................5

4. DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL “AS IS”..................................................................................6

4.1. Macroprocesso [Inserir nome do Macroprocesso]....................................................................6

4.1.1. Matriz de Identificação de Pontos de Alerta..........................................................................6

4.1.2. Priorização dos Pontos de Alerta – Matriz GUT.....................................................................6

4.1.3. Análise dos Pontos de Alerta e Diagnóstico...........................................................................7

4.1.4. Análise dos Indicadores de Desempenho..............................................................................7

5. PRÓXIMOS PASSOS........................................................................................................................8

5.1. Identificação das equipes envolvidas na iniciativa.....................................................................8

5.2. Macro Cronograma....................................................................................................................8

BIBLIOGRAFIAS......................................................................................................................................9


10/04/2017 1.0 Página 2 de 26


__________________________________________________________________________________

1. RESUMO EXECUTIVO

Trata-se o relatório de Modelagem e diagnóstico dos Processos de Negócio atuais (AS IS) Tratar orçamentos para Contratação de Obras, detalhando as observações realizadas e os resultados obtidos no relatório de Planejamento da Iniciativa.

Para detalhamento a respeito de conceitos, metodologia e técnicas usadas neste documento, deverá ser consultado no KIT de Gestão em Processos do EGEPRO.

Diretrizes para o redesenho de processos

Relação de diretrizes para o próximo evento

Caracterização de itens relevantes, tanto ligados à metodologia quanto ao contexto específico do processo, definidos como direcionadores para as ações de redesenho dos processos.

Planejamento de ações para o 3º Evento

Apresentação sintética das ações programadas para o próximo eventoIdentificação das equipes envolvidas

Principais elementos indicativos da programação pretendida para as ações a serem realizadas.

Tabela 1- Descrição dos entregáveis e produtos

2. OBJETIVO

O relatório de Modelagem e diagnóstico dos Processos de Negócio atuais (AS IS relata a continuidade do trabalho desenvolvido no 1º Evento - Planejamento da Iniciativa de BPM Tratar orçamentos para contratação de obras e apresenta os produtos elaborados na modelagem dos processos atuais do DNIT, bem como o diagnóstico desses processos. Nele também são apresentadas as diretrizes para que se desenvolva o redesenho dos processo.

3. MODELAGEM E ANÁLISE DOS PROCESSOS ATUAIS (AS IS)

A modelagem e análise de cada processo foi feita por meio de reuniões com os coordenadores da CGCIT.

3.1. Detalhamento do Processo

3.1.1 Elaborar orçamentos de anteprojetos/projetos de infraestrutura

A seguir são apresentadas informações relevantes, para melhor entendimento do diagrama modelado.


10/04/2017 1.0 Página 3 de 26


__________________________________________________________________________________

Elaborar orçamentos de anteprojetos/projetos de infraestrutura

Macroprocesso Tratar orçamentos para contratação de obras

Objetivo do Processo

Elaborar orçamentos de anteprojetos ou projetos de infraestrutura

Quantidade de atividades

15

Unidades envolvidas

DPP, DIR, DIF, DAQ e Superintendências

Documentação normativa e legal

Manual de Custos Rodoviários, Volume 1 – Metodologia e Conceitos do DNIT

Manual de Custos Rodoviários, Volume 7 – Composições de Custos Unitários de Referência/Obras de Restauração Rodoviária

Sistema de Custos Rodoviários do DNIT, SICRO 2, no mês-base

Sistema Nacional de Pesquisa de Custos e Índices da Construção Civil – SINAPI no mês-base

IS DG/DNIT nº15/2006, de 20 de dezembro de 2006

IS DG/DNIT nº22/2010, de 28 de dezembro de 2010

IS DG/DNIT nº04/2012, de 7 de março de 2012

Memorando Circular nº12/2012 – Direx, de 9 de março de 2012

IS DG/DNIT nº08/2014, de 29 de julho de 2014

Portaria nº 1.078, de 11 de agosto de 2015

Memorando Circular nº 03/2016 – Direx, de 2 de fevereiro de 2016

IS DG/DNIT nº 09, de 23 de maio de 2016

Outras

EntradasAnteprojeto e/ou Projeto de Engenharia contendo planilhas quantitativas de

serviços, notas técnicas (de autoria ou de análise) pertinentes e cronograma de execução.

Saídas Volume final e Nota Técnica

Sistemas Excel (Software), The DecisionTools Suite (Software), Word (Software), Pasta ACI em Grupos (\\10.100.10.40) (Rede)

Tempo médio de execução do 3 meses


10/04/2017 1.0 Página 4 de 26


__________________________________________________________________________________processo

Nome do Indicador

Tabela 2 - Informações do Processo Elaborar orçamentos de anteprojetos/projetos de infraestrutura.

3.1.2 Atualizar orçamentos de anteprojetos / projetos de infraestrutura


Atualizar orçamentos de anteprojetos / projetos de infraestrutura



Atualizar orçamento no mês-base, já elaborado anteriormente


14

Unidades envolvidas

DPP, DIR, DIF, DAQ e Superintendências


Não se aplica

EntradasAnteprojeto e/ou Projeto de Engenharia contendo planilhas quantitativas de

serviços, notas técnicas (de autoria ou de análise) pertinentes e cronograma de execução.

Saídas Volume final e Nota Técnica

Sistemas Excel (Software), The DecisionTools Suite (Software), Word (Software), Pasta ACI em Grupos (\\10.100.10.40) (Rede)

Tempo médio de execução do

processo 3 meses

Nome do Indicador

Tabela 3 - Informações do Processo Atualizar orçamentos de anteprojetos/projetos de infraestrutura.

3.1.3 Elaborar preços novos



10/04/2017 1.0 Página 5 de 26


__________________________________________________________________________________

Elaborar preços novos



Chegar a um Custo Final do serviço para subsidiar o orçamento


13

Unidades envolvidas

Superintendências Regionais, DPP, DIR, DIF, DAQ e COI/DIREX.


Por analogia: IS DG/DNIT 22/2010 e Memorando Circular nº 39/2011 Direx

Entradas Anteprojeto contendo necessidades das obras e detalhamento mínimo das soluções de engenharia pretendidas.

Saídas Relatório de novas composições

Sistemas Compor90, Excel, Word e Adobe AcrobatTempo médio de

execução do processo 1 preço por dia

Nome do Indicador

Tabela 4 - Informações do Processo Elaborar preços novos.

3.1.4 Aprovar preços novos


Aprovar preços novos



Analisar e aprovar os preços feitos pela Empresa contratada para chegar a um Custo Final do serviço para subsidiar o orçamento


13


10/04/2017 1.0 Página 6 de 26


__________________________________________________________________________________

Unidades envolvidas

Superintendências Regionais, DPP, DIR, DIF e DAQ.


IS DG/DNIT 22/2010 e Memorando Circular nº 39/2011 Direx

Entradas

Volume Suplementar de Preços Novos, contendo, entre outros:

I – Composições de Custos Unitários (CCU);

II – Especificação de Serviço;

III – Memória de Cálculo dos consumos e Produção da Equipe Mecânica (PEM);

IV – Cotações de insumos e serviços;

Saídas Parecer técnico

Sistemas Compor90, Excel, Word e Adobe Acrobat Tempo médio de

execução do processo 2 preços por dia

Nome do Indicador

Tabela 5 - Informações do Processo Aprovar preços novos.

3.1.5 Analisar riscos


Analisar riscos



Calcular a taxa de risco (reserva de contingência) relacionada a transferência dos riscos do empreendimento ao contratado


21

Unidades envolvidas

DIR, DIF, DAQ, Superintendências, Coordenações Gerais, Comitê de Riscos e


IN/DG nº 01, de 02/01/2014


10/04/2017 1.0 Página 7 de 26


__________________________________________________________________________________

Guia de Gerenciamento de Riscos de Obras Rodoviárias

Lei 12.462/11

Entradas

Demandantes (IS/DG nº 01 de 2014) Nota Técnica do Orçamento;

Matriz de Risco;

Dados Históricos (digital);

Orçamento (impresso e digital);

Especialistas.

Comitê / DIREX Ata;

Nota Técnica

Saídas Nota técnica, relatórios, gráficos e cenários

Sistemas Compor 90, Microsoft Excel, Microsoft Word, Suite Autodesk e Foxit Reader PDF Tempo médio de

execução do processo 10, 25 ou 35 dias, de acordo com o tipo de análise

Nome do Indicador

Tabela 6 - Informações do Processo Analisar riscos.

3.1.6 Analisar pesquisa de preços


Analisar pesquisa de preços



Garantir que a pesquisa de preços feita pela contratada esteja correta, evitando falhas e prejuízos ao erário.


6

Unidades envolvidas

Fundação Getulio Vargas

Documentação Não há


10/04/2017 1.0 Página 8 de 26


__________________________________________________________________________________

normativa e legal

Entradas Mídia digital contendo os elementos mínimos do parecer padrão

Saídas Relatório Técnico contendo a síntese dos parâmetros quantitativos e qualitativos

Sistemas Sicro 2 e Planilhas ExcelTempo médio de

execução do processo 30 dias

Nome do Indicador

Tabela 7 - Informações do Processo Analisar pesquisa de preços.

3.1.7 Tratar questionamentos oficiais


Tratar questionamentos oficiais



Esclarecer dúvidas de ordem técnica e se manifestar aos órgãos de controle.


6

Unidades envolvidas

SR, Órgão de Controle, empreses e público geral


Não há

Entradas Despacho da Coordenação-Geral

Saídas Ofício, Parecer Técnico, Nota Técnica ou e-mail

Sistemas Sicro 2 e Planilhas Excel Tempo médio de

execução do processo 1 à 90 dias, conforme o questionamento


10/04/2017 1.0 Página 9 de 26


__________________________________________________________________________________Nome do Indicador

Tabela 8 - Informações do Processo Tratar questionamentos oficiais.


10/04/2017 1.0 Página 10 de 26


__________________________________________________________________________________

3.2. Detalhamento do Indicador [Inserir o nome do Indicador]

Indicador [Informar o nome do processo]

Gestor do Processo [Informar o responsável pelo processo]

Área [Informar a área onde o processo é realizado]

Objetivo do Indicador[Descrever de forma clara o objetivo do indicador]

Ex: Garantir a celeridade da análise dos processos

Nome do indicador [Informar o nome atribuído ao indicador]

Polaridade[Descrever a polaridade que o indicador deve alcançar]

Ex: Quanto maior melhor, quanto menor melhor, etc

Descrição do Indicador [Descrever de forma sucinta o que o indicador mede].

Responsável pelo dado [Informar o responsável por gerar e medir os dados].

Meta Indicador[Informar a meta a ser alcançada. Deverá ser objetiva e passível de mensuração em termos quantitativos]


10/04/2017 1.0 Página 11 de 26


__________________________________________________________________________________

Ex: Aumentar em 10% a qtd de solicitações atendidas no prazo

Fonte dos dados para cálculo

[Indicar a fonte onde será retirada a informação para cada elemento da fórmula]

Ex: sistema, planilha, etc

Métrica [Informar a fórmula utilizada para medir o indicador]

Frequência Medição[Definir a periodicidade que o indicador será medido]

Ex: mensal, semanal, anual, etc.

Considerações sobre o Resultado atingido [Descrever o que foi possível atingir].

Justificativa [Descrever a justificativa caso a Meta não tenha sido atingida].


10/04/2017 1.0 Página 12 de 26


__________________________________________________________________________________

4. DIAGNÓSTICO DA SITUAÇÃO ATUAL “AS IS”

Risco: Os processos encontram-se consolidados, com padrões de análises, e indicadores bem elaborados e até medidos em algumas coordenações.

Analise de preços novos: O processo se mostra, de certa forma, consolidado. Existe um padrão de análise, orientado por normativos internos do DNIT, tais como: IS DG N° 22/2010 e Memorando Circular N° 39/2011/DIREX. A Coordenação de Preços Novos elaborou um roteiro para análise de preços novos, com o passo-a-passo a ser minimamente seguido pelos analistas. Ainda, há o Manual de Custos Rodoviários que traz, entre outros, metodologias e conceitos no que se refere às composições de custos unitários. Os normativos supracitados também relatam o conteúdo e formato do volume a ser elaborado pelos setores demandantes para submissão de análise pela CPN – trata-se do Volume de Preços Novos.

Elaboração de preços novos: O processo se mostra, de certa forma, consolidado, existe um padrão de elaboração de preços novos. Ainda, há o Manual de Custos Rodoviários que traz, entre outros, metodologias e conceitos no que se refere às composições de custos unitários.

Atualizar orçamentos de anteprojetos/projetos de infraestrutura: Processo consolidado com metodologia definida. Demanda atual baixa.

Elaborar orçamentos de anteprojetos/projetos de infraestrutura: Processo consolidado com metodologia definida. Demanda atual baixa.

4.1. Macroprocesso: Tratar orçamentos para contratação de obras

Analise de preços novos: O processo está diretamente vinculado ao planejamento de contratações do DNIT. Ou seja, trata-se de um processo que ocorre sob demanda de diferentes setores, seja pelas Superintendências Regionais, ou mesmo Diretorias de Infraestrutura (Rodoviária, Aquaviária e Ferroviária) do DNIT-Sede. Desse modo, a baixa demanda, bem como o envio do Volume de Preços Novos com informações insuficientes, impacta sobremaneira o processo de análise de preços novos.

Elaboração de preços novos: O processo está diretamente vinculado ao planejamento de contratações do DNIT. Ou seja, trata-se de um processo que ocorre sob demanda de diferentes setores, seja pela Coordenação de Orçamentos de Infraestrutura, ou mesmo pelas Superintendências Regionais. Desse modo, a baixa demanda, bem como o envio de Projeto Básico com insuficiência de informações técnicas, impacta sobremaneira o processo de elaboração de preços novos.

Atualizar orçamentos de anteprojetos/projetos de infraestrutura:

Ausência de ambiente virtual para envio, deliberação e assinatura de documentos; Anteprojetos/projetos geralmente com carência de informações técnicas necessárias (planilha de quantitativos de serviços, cronograma de execução etc);


10/04/2017 1.0 Página 13 de 26


__________________________________________________________________________________ Morosidade/falta de retorno na obtenção de cotações de custos junto a

fornecedores de insumos/serviços necessários; Morosidade/falta de retorno na obtenção de definições técnicas necessárias junto

aos setores responsáveis pelos anteprojetos/projetos.

Elaborar orçamentos de anteprojetos/projetos de infraestrutura:

Ausência de ambiente virtual para envio, deliberação e assinatura de documentos; Anteprojetos/projetos geralmente com carência de informações técnicas necessárias (planilha de quantitativos de serviços, cronograma de execução etc);

Morosidade/falta de retorno na obtenção de cotações de custos junto a fornecedores de insumos/serviços necessários;

Morosidade/falta de retorno na obtenção de definições técnicas necessárias junto aos setores responsáveis pelos anteprojetos/projetos.

4.1.1. Matriz de Identificação de Pontos de Alerta

A matriz de pontos de alerta elaborada para o macroprocesso “Tratar orçamentos para contratação de obras ” definiu os seguintes itens relevantes:

Planilha de Pontos de Alerta

Pontos Críticos Análise dos Pontos Críticos Classe do Problema

Núm

ero

Identificação – (com evidência da causa) Causa Raiz Impactos negativos

Proc

esso

Sist

ema

Terc

eiro

s

Capa

cita

ção

Buro

crac

ia

Info

rmaç

ão

Com

unic

ação

Nor

mati

zaçã

o

Plan

ejam

ento

Resp

onsa

bilid

ades

/

Papé

is

Recu

rsos

Hum

anos

Infr

aest

rutu

ra

CAR (01) Demanda variável Sem informação

Intercalação de períodos de ócio com de sobrecarregamento.

x x x

CAR (02) Eventual sobrecarga de trabalho

Número reduzido de servidores na coordenação (atualmente apenas três).

Em momentos de alta demanda o reduzido número de servidores pode ocasionar sobrecarga de trabalho;

O número pequeno de servidores influencia a possibilidade de solicitação de férias conjuntas, de homework, eventuais necessidades médicas e com isso a qualidade de vida e trabalho dos mesmos.

x x

CAR (03) Processo físico

Ausência de ambiente virtual (não implantação do Processo Eletrônico) para

envio, deliberação e assinatura de documentos.

Processo físico é mais moroso e custoso, influenciando o prazo;

Possibilidade da perda de documentos.

x x x

CAR (04) Envio de documentação

incompleta

Ausência de documentos e/ou com conteúdo

insuficiente à análise.

Eventual necessidade de solicitação de informações;

Ocasional

X X X X


10/04/2017 1.0 Página 14 de 26


__________________________________________________________________________________Planilha de Pontos de Alerta

Pontos Críticos Análise dos Pontos Críticos Classe do ProblemaN

úmer

o


Proc

esso

Sist

ema

Terc

eiro

s

Capa

cita

ção

Buro

crac

ia

Info

rmaç

ão

Com

unic

ação

Nor

mati

zaçã

o

Plan

ejam

ento

Resp

onsa

bilid

ades

/

Papé

is

Recu

rsos

Hum

anos

Infr

aest

rutu

ra

obrigatoriedade de devolução do processo;

Atraso na realização da análise.

CAR (05) Indicação dos especialistas

Intervalo entre a solicitação de indicação dos

especialistas e a resposta pelos atores envolvidos no

empreendimento.

Atraso na realização da Captura da opinião especializada.

X X X

CAR (06)

Reunião da Captura de Especialistas Dificuldade no agendamento

da Captura, carência de dispositivos para

videoconferência com qualidade e ausência de

ambiente virtual para envio, deliberação e assinatura de

documentos.

Necessidade da Captura ser realizada de forma presencial;

Atraso na obtenção dos parâmetros de risco necessários à análise.

X X X

CAR (07) Comitê de Gestão de Riscos

Dificuldade no agendamento do Comitê, carência de

dispositivos para videoconferência com

qualidade e ausência de ambiente virtual para envio, deliberação e assinatura de

documentos.

Necessidade do Comitê ser realizado de forma presencial;

Atraso na deliberação sobre a confiabilidade da contratação.

X X X X X

CPN (01) Demanda variável Sem informação

Sobrecarga de trabalho, ou ociosidade dos analistas

X X

CPN(02)

Recebimento de anteprojetos/projetos

com ausência de informações técnicas

necessárias

Desconhecimento, por parte dos setores demandantes e empresas projetistas, sobre as informações necessárias

no projeto.

Maior tempo para elaboração, desmotivação dos analistas, atraso nas contratações de obras.

X X X X X

CPN(03)

Processo Físico

Ausência de ambiente virtual (não implantação do Processo Eletrônico) para

envio, deliberação e assinatura de documentos.


Possibilidade da perda de documentos.

X X X X X

CPN(04)

Carência de Capacitação dos

Servidores e Colaboradores

Ações de capacitação insuficientes na

atualização/reciclagem de conhecimento dos

servidores

Desmotivação dos analistas e dificuldade de implementar novas concepções e soluções nas análises em virtude da falta de conhecimento sobre as novas tecnologias disponíveis no mercado .

X X X X

CPN (05)

Atendimento parcial dos pareceres

emitidos

Ação insuficiente, por parte dos setores demandantes, em realizar a veridficação de atendimento às orientações dos pareceres técnicos.

Maior tempo de análise, desmotivação dos analistas, atraso nas contratações de obras.

X X X

COI (01) Demanda variável Sem informação

Intercalação de períodos de ócio com de sobrecarregamento.

X X X

COI (02) Eventual sobrecarga de trabalho

Número reduzido de servidores na Coordenação para realização da atividade (Atualmente apenas 05 servidores).

Em momentos de alta demanda o reduzido número de servidores pode ocasionar sobrecarga de

X X


10/04/2017 1.0 Página 15 de 26


__________________________________________________________________________________Planilha de Pontos de Alerta

Pontos Críticos Análise dos Pontos Críticos Classe do ProblemaN

úmer

o


Proc

esso

Sist

ema

Terc

eiro

s

Capa

cita

ção

Buro

crac

ia

Info

rmaç

ão

Com

unic

ação

Nor

mati

zaçã

o

Plan

ejam

ento

Resp

onsa

bilid

ades

/

Papé

is

Recu

rsos

Hum

anos

Infr

aest

rutu

ra

trabalho;

O número pequeno de servidores influencia a possibilidade de solicitação de férias conjuntas, de implementação de teletrabalho, eventuais necessidades médicas e com isso a qualidade de vida e trabalho dos mesmos.

COI (03) Processo físico

Ausência de ambiente virtual (não implantação do Processo Eletrônico) para envio, deliberação e assinatura de documentos.


Possibilidade da perda/extravio de documentos.

X X x

COI (04)

Recebimento de anteprojetos/ projetos com ausência de informações técnicas necessárias

Ausência de documentos técnicos e/ou com conteúdo insuficiente a realização da atividade.

Eventual necessidade de solicitação de informações;

Ocasional obrigatoriedade de devolução do processo;

Atraso na realização da atividade.

X X X X

Tabela 9 - Matriz de Pontos de Alerta do Macroprocesso Tratar orçamentos para contratação de obras.

O ponto crítico (ponto de alerta) CAR (01) tem como evidência da causa o baixo número e a concentração da demandas em determinados meses. Todos os outros pontos críticos identificados tem como evidência o impacto (atraso) no prazo de atendimento esperado, portanto, influenciando diretamente o indicador acordado.

O ponto crítico (ponto de alerta) CPN (01) tem como evidência da causa o baixo número e a concentração da demandas em determinados meses. Todos os outros pontos críticos identificados tem como evidência o impacto (atraso) no tempo de aprovação dos Preços Novos, portanto, influenciando diretamente os indicadores acordados.

O ponto crítico (ponto de alerta) COI (01) tem como evidência da causa o baixo número e a concentração da demandas em determinados meses do ano. Todos os outros pontos críticos identificados tem como evidência o impacto (quantidade) de atualizações de orçamentos realizadas, portanto, influenciando diretamente na meta do indicador acordado.

4.1.2. Priorização dos Pontos de Alerta – Matriz GUT

A priorização dos pontos de alerta é formulada com a elaboração da matriz GUT, cuja as letras “G”, “U” e “T” representam as iniciais Gravidade, Urgência e Tendência,


10/04/2017 1.0 Página 16 de 26


__________________________________________________________________________________respectivamente. Para cada ponto de alerta encontrado é atribuído uma pontuação conforme escala a seguir:

Gravidade Urgência Tendência5 – Gravíssimo 5 – Necessidade de ação imediata 5 – Irá piorar rapidamente4 – Muito grave 4 – Muito urgente 4 – Irá piorar a curto prazo

3 – Grave 3 – Urgente. Merece atenção no curto prazo

3 – Irá piorar a médio prazo

2 – Pouco grave 2 – Pouco urgente 2 – Irá piorar a longo prazo

1 – Sem gravidade 1 – Pode esperar 1 – Não irá mudarTabela 10 - Pontuação matriz GUT

A montagem da Matriz GUT combina na mesma tabela os quesitos (Gravidade, Urgência e Tendência) multiplicando os pontos correspondentes a cada quesito, obtendo para cada ponto de alerta uma pontuação que representa a priorização, indicando assim, que o ponto de alerta com maior pontuação deve ser resolvido primeiro.

A priorização dos pontos de alerta identificados é apresentada na Matriz GUT a seguir:


Pontos de Alerta

Matriz GUT para o Problema

PrioridadeGxUxTG

Gravidade

U

Urgência

T

Tendência

CAR (01) - Demanda variável 3 2 2 12CAR (02) - Eventual sobrecarga de trabalho 2 2 2 8

CAR (03) - Processo físico 5 5 3 75CAR (04) - Envio de Documentação Incompleta 4 3 2 24

CAR (05) - Indicação dos Especialistas 4 3 2 24

CAR (06) - Reunião da Captura de Especialistas 4 4 3 48

CAR (07) - Comitê de Gestão de Riscos 5 5 3 75

CPN (01) - Demanda variável 2 2 2 8CPN (02) - Volume de Preços Novos com informações insuficientes

4 3 3 36

CPN (03) - Processo físico 3 3 2 18CPN (04) - Carência de Capacitação dos Servidores e Colaboradores

3 3 2 18


10/04/2017 1.0 Página 17 de 26


__________________________________________________________________________________CPN (05) - Não Atendimento dos Pareceres Emitidos 4 4 2 32

COI (01) - Demanda variável 3 3 2 18COI (02) - Eventual sobrecarga de trabalho 4 4 4 64

COI (03) - Processo físico 5 5 4 100COI (04) - Recebimento de anteprojetos/projetos com ausência de informações técnicas necessárias

5 4 3 60

Tabela 11 - Priorização de pontos de alerta do macroprocesso “Tratar orçamentos para a contratação de obras”

Com a identificação dos Pontos de Alerta é possível criar hipóteses, em instâncias particulares, que gerarão conclusões gerais através de alternativas de ações disponíveis e em ordem cronológica, antecipando assim, os riscos da implantação.

Nesta priorização, a hierarquia entre os pontos de alerta é estabelecida pela pontuação alcançada, portanto, caso haja empate na totalização da contagem, cabe à gestão criar critérios de desempate e realizar a tomada de decisão.

4.1.3. Análise dos Pontos de Alerta e Diagnóstico

Pontos de Alerta Análise dos pontos de alertaCAR (01) - Demanda variável A inconstância da demanda faz com que a equipe alterne períodos de

ócio e de sobrecarga.CAR (02) - Eventual sobrecarga de trabalho

A equipe reduzida, além da influência direta na qualidade de vida (restrição dos períodos de férias e de homework), pode sofrer em períodos de alta demanda.

CAR (03) - Processo físico Ausência de ambiente virtual implantado leva a persistência da utilização do processo físico, menos eficiente, menos eficaz e mais moroso.

CAR (04) - Envio de documentação incompleta

Possibilidade de retrabalho e impacto no prazo de execução em virtude da inobservância na elaboração e envio dos documentos necessários (quantidade e/ou qualidade).

CAR (05) - Indicação dos especialistas

Atrasos devido ao intervalo entre a solicitação de indicação e as respostas pelos atores envolvidos.

CAR (06) - Reunião da Captura de Especialistas

Dificuldade com a agenda e logística envolvida na realização da reunião, potencializada pela inexistência no DNIT de recursos tecnológicos que possibilitem a realização da mesma à distância.

CAR (07) - Comitê de Gestão de Riscos

Dificuldade relacionadas à agenda dos integrantes do Comitê de Gestão de Riscos intensificada pela impossibilidade das deliberações do mesmo ocorrerem em ambiente virtual.

CPN (01) - Demanda variável A inconstância da demanda faz com que a equipe possa alternar entre períodos de ócio e de sobrecarga.

CPN (02) - Volume de Preços Novos com informações insuficientes

A insuficiência de informações do material encaminhado para análise compromete a eficiência do processo, uma vez que o dispêndio de energia por parte dos analistas será maior, aumentando o tempo de análise.

CPN (03) - Processo físico Ausência de ambiente virtual implantado leva a persistência da utilização do processo físico, menos eficiente, menos eficaz e mais moroso.

CPN (04) - Carência de Capacitação dos Servidores e Colaboradores

A falta de capacitação dos analistas causa desmotivação e dificuldade na implementação de soluções nas análises, em virtude de desconhecimento sobre novas tecnlogias disponíveis no mercado.

CPN (05) - Não Atendimento O não atendimento das orientações expostas nos pareceres técnicos faz


10/04/2017 1.0 Página 18 de 26


__________________________________________________________________________________dos Pareceres Emitidos com que tenham que ser emitidos vários pareceres parciais (idas e vindas

do processo), de modo a atrasar a aprovação dos preços novos.COI (01) - Demanda variável Sem informação que permita análise.COI (02) - Eventual sobrecarga de trabalho

A equipe reduzida, além da influência direta na qualidade de vida (restrição dos períodos de férias e da implementação do teletrabalho), pode sofrer em períodos de alta demanda.

COI (03) - Processo físico Ausência de ambiente virtual implantado leva a persistência da utilização do processo físico, menos eficiente, menos eficaz e mais moroso.

COI (04) - Recebimento de anteprojetos/projetos com ausência de informações técnicas necessárias

Possibilidade de retrabalho e impacto no prazo de execução em virtude da inobservância na definição de informações técnicas no anteprojeto/projeto necessárias a realização da atividade (planilha de quantitativos de serviços, cronograma de execução etc).

Tabela 12 - Tabela Pontos de Alerta

4.1.4. Análise dos Indicadores de Desempenho

Indicador de desempenho: Eficácia da Análise de Riscos ao Prazo

Métrica: Percentual de processos finalizados abaixo dos prazos de referência dentro do mês, sendo: Não passível de análise = 10 dias; Dados históricos = 25 dias; Captura de especialistas = 35 dias.

Análise do indicador:

Mês/Ano Meta Realizado Grau de Sucesso

abr/2015 65% 100% 154%mai/2015 65% 100% 154%jun/2015 65% 0% 0%jul/2015 65% 50% 77%

ago/2015 65% 100% 154%set/2015 65% 100% 154%out/2015 65% 100% 154%nov/2015 65% 100% 154%dez/2015 65% 100% 154%jan/2016 65% 80% 123%fev/2016 65% 100% 154%

mar/2016 65% 100% 154%abr/2016 65% 100% 154%mai/2016 65% 60% 92%jun/2016 65% 100% 154%jul/2016 65% 100% 154%

ago/2016 65% 0% 0%set/2016 65% 100% 154%out/2016 65% 100% 154%nov/2016 65% 0% 0%dez/2016 65% 75% 115%jan/2017 65% 100% 154%fev/2017 65%

Figura 1 – Tabela de Avaliação Mensal do Indicador da Análise de Riscos.

Nos quase dois anos de medição, a meta não foi atingida apenas em cinco meses. São eles com respectivas justificativas:


10/04/2017 1.0 Página 19 de 26


__________________________________________________________________________________Junho de 2015 = Finalização de apenas 1 (um) processo. Dificuldade com o agendamento da Captura de Especialistas. Levou mais de 1 (um) mês entre a reunião de Captura e a entrada do processo na CAR.

Julho de 2015 = Dos dois processos que foram finalizados, 1 (um) não cumpriu o prazo de 10 dias para empreendimentos não passíveis de análise (Levou 11 dias). Tendo este a primeira indicação da instituída CAR de não análise baseada em decisão anterior da Presidência do Comitê de Gestão de Riscos.

Maio de 2016 = Dos cinco processos finalizados, dois não cumpriram o prazo, nestes casos o de 25 dias para análises por dados históricos. Em um deles houve um atraso muito grande na realização do Comitê, de quase 1 (um) mês após a nota técnica da CAR. No outro por ser tratar de empreendimento conveniado com o Estado ocorreram diversas discussões em relação a análise, aos dados e a uma possível captura, que acabou não ocorrendo.

Agosto de 2016 = Apenas dois processos foram finalizados neste mês. Ambos relacionados entre si. Foram atendidos em 37 dias (prazo de referência de 35). Tiveram atraso na realização do Comitê, mais de 1 (um) mês após a nota técnica da CAR.

Novembro de 2016 = Apenas 1 (um) processo foi finalizado neste mês. Houve atraso na realização da Captura (10 dias após sua convocação) e no Comitê (mais de 20 dias após a nota técnica da CAR).

Ano Meta (Média) Realizado (Média) Grau de Sucesso (Médio)

2015 65% 83% 128%2016 65% 76% 117%2017 65% 100% 154%

Figura 2 – Tabela de Avaliação Anual do Indicador da Análise de Riscos.

Devido ao processo Analisar Riscos ser exclusivamente sobe demanda, a simples variação mensal das solicitações pode mascarar o desempenho da equipe se observado apenas a avaliação mensal do mesmo, portanto, a avaliação anual da meta é mais coerente para observar sua performance.

Ao avaliar os três anos em que houveram registros, percebe-se que foi atendida na média, em cada ano, a meta estabelecida.

Indicador de desempenho: Produtividade da equipe - PT

Objetivo: avaliar a produtividade mensal da equipe da CPN/CGCIT.

Descrição do Indicador: relação entre o número total de preços novos analisados no mês, a partir dos pareceres emitidos, e a quantidade de analistas.

Fonte dos dados para cálculo: planilha de controle interno da CPN/CGCIT.

Métrica: quantidade de preços analisados/quantidade de analistas.

Frequência de Medição: mensal.

Análise do indicador: Não se aplica. (Não há histórico do indicador para realização de análise)


10/04/2017 1.0 Página 20 de 26


__________________________________________________________________________________ Indicador de desempenho: Eficiência na aprovação

Objetivo: verificar a eficiência quanto à emissão de pareceres finais.

Descrição do Indicador: relação entre o número de pareceres finais emitidos até a 3ª análise e o número de pareceres finais emitidos.


Métrica: (Número de pareceres finais emitidos até a 3ª análise) / (Número total de pareceres finais emitidos) x 100.

Frequência de Medição: semestral...


Indicador de desempenho: Eficácia na aprovação

Objetivo: avaliar a eficácia das análises.

Descrição do Indicador: relação entre o número de preços novos aprovados e o número total de preços novos submetidos a análise.


Métrica: (Número total de preços novos aprovados (parecer final) / (Número total de preços novos analisados) x 100.

Frequência de Medição: trimestral.


Indicador de desempenho: Produtividade da equipe - RNC

Objetivo: avaliar a produtividade mensal da equipe da CPN/CGCIT.

Descrição do Indicador: relação entre o número total de preços elaborados no trimestre, a partir dos relatórios emitidos, e a quantidade de analistas.


Métrica: quantidade de PN’s elaborados / quantidade de analistas.

Frequência de Medição: trimestral.


Indicador de Desempenho: Atualizações de orçamentos estimativos de anteprojetos/projetos realizadas/ano

Descrição: Consiste em verificar a quantidade de orçamentos estimativos atualizados dentro do período de 01 (um) ano

Métrica: Número de orçamentos estimativos atualizados/01 (um) ano

Meta: 10 atualizações/ano

Frequência: 01 medição por ano (final de cada ano)

Polaridade: Quanto mais atualizações realizadas por ano, melhor


10/04/2017 1.0 Página 21 de 26


__________________________________________________________________________________Fonte de dados para cálculo: Planilha de acompanhamento de orçamentos da COI/CGCIT

Este indicador foi definido para começar a ser medido no final do ano de 2017, baseado em informações de atualizações de orçamentos realizadas no triênio 2014-2015-2016. As análises referentes ao seu atendimento (ou não) somente poderão ser realizadas futuramente. O que se pode certamente adiantar é que a meta estabelecida somente poderá ser legitimada ao se levar em consideração que vários fatores externos à esta Coordenação irão interferir diretamente nela (decisões políticas, situação econômica do país, diretrizes e prioridades estabelecidas pela alta direção do órgão, etc).

Indicador de Desempenho: Elaborações de orçamentos estimativos de anteprojetos/projetos realizadas/ano

Descrição: Consiste em verificar a quantidade de orçamentos estimativos elaborados dentro do período de 01 (um) ano

Métrica: Número de orçamentos estimativos elaborados/01 (um) ano

Meta: 10 elaborações/ano

Frequência: 01 medição por ano (final de cada ano)

Polaridade: Quanto mais elaborações realizadas por ano, melhor

Fonte de dados para cálculo: Planilha de acompanhamento de orçamentos da COI/CGCIT

Este indicador foi definido para começar a ser medido no final do ano de 2017, baseado em informações de elaborações de orçamentos realizadas no triênio 2014-2015-2016. As análises referentes ao seu atendimento (ou não) somente poderão ser realizadas futuramente. O que se pode certamente adiantar é que a meta estabelecida somente poderá ser legitimada ao se levar em consideração que vários fatores externos à esta Coordenação irão interferir diretamente nela (decisões políticas, situação econômica do país, diretrizes estabelecidas pela alta Direção do órgão etc).


10/04/2017 1.0 Página 22 de 26


__________________________________________________________________________________

5. PRÓXIMOS PASSOS

5.1. Identificação das equipes envolvidas na iniciativa

Equipe do DNITMacroprocesso : Tratar orçamentos para contratação de

Gestor da Área: Luiz Heleno Albuquerque

Processo Finalístico Área/LocalParticipantes DNIT Coord. /

EGEPROTelefone/E-mail

Elaborar orçamentos de anteprojetos/projetos de infraestrutura

COI Paulo Moreira Neto

[email protected]

r

Atualizar orçamentos de anteprojetos/projetos de infraestrutura

COI Paulo Moreira Neto

[email protected]

r

Elaborar preços novos CPN Fabrício Botelho Araújo

[email protected]

Aprovar preços novos CPN Fabrício Botelho Araújo

[email protected]

Analisar riscos CAR João Felipe Lemos Cunha

[email protected]

Analisar pesquisa de preços CCR Caio Saravi

Cardoso

[email protected]

Tratar questionamentos oficiais

CCR Caio Saravi Cardoso

[email protected]

Tabela 13- Identificação das Equipes envolvidas

5.2. Macro Cronograma para o próximo evento

O macro cronograma apresenta o tempo estimado para realização dos trabalhos. Portanto, esta agenda está suscetível a alterações em decorrência da disponibilidade dos participantes.

Macro Cronograma

AçãoPrazo para execução

ReuniõesParticipantes ObservaçõesData Horário


10/04/2017 1.0 Página 23 de 26


__________________________________________________________________________________ Redesenho do

processo: Elaborar orçamentos de anteprojetos / projetos de infraestrutura

10/04

Paulo Moreira, Jorge, Flavia Winther, Jamile Ceolin, Guilherme Mazzoto

Redesenho do processo: Atualizar orçamentos de anteprojetos /projetos de infraestrutura

10/04

Paulo Moreira, Jorge, Flavia Winther, Jamile Ceolin, Guilherme Mazzoto Paulo Moreira

Redesenho do processo: Elaborar preços novos

10/04

Fabricio Botelho, Flavia Winther, Jamile Ceolin, Guilherme Mazzoto

Redesenho do processo: Aprovar preços novos

10/04

Fabricio Botelho, Flavia Winther, Jamile Ceolin, Guilherme Mazzoto

Redesenho do processo: Analisar riscos

10/04

João Felipe, Rodrigo, Flavia Winther, Jamile Ceolin, Guilherme Mazzoto

Redesenho do processo: Analisar pesquisa de preços

10/04

Caio Cardoso, Rodrigo, Flavia Winther, Jamile Ceolin, Guilherme Mazzoto

Redesenho do processo: Tratar questionamentos oficiais

10/04

Caio Cardoso, Rodrigo, Flavia Winther, Jamile Ceolin, Guilherme Mazzoto


10/04/2017 1.0 Página 24 de 26


__________________________________________________________________________________Tabela 14 - Macro Cronograma do próximo evento


10/04/2017 1.0 Página 25 de 26


__________________________________________________________________________________

BIBLIOGRAFIAS

Acórdão nº 3448/2012 - TCU - Tribunal de Contas da União.

BPM CBOK - Business Process Management Commom Body of Knowledge – versão 3.0.

Guia PMBOK®: Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos. 4ª ed., Project Management Institute (PMI), 2008.

Administração de Produção. Curitiba: IESDE Brasil S.A, 2012.

Qualidade – Fundamentos e Práticas. Rio de Janeiro: Brasport, 2010.


10/04/2017 1.0 Página 26 de 26


gestaoestrategica.dnit.gov.brgestaoestrategica.dnit.gov.br/.../2ModelagemCGCIT.docx · Web...

Documents

Transcript of gestaoestrategica.dnit.gov.brgestaoestrategica.dnit.gov.br/.../2ModelagemCGCIT.docx · Web...