Post on 11-Jan-2016
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AAddmmiinniissttrraaççããoo ddoo TTeemmppoo
Módulo I
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SUMÁRIO
Introdução.....................................................................................................................3
Unidade 1- O Tempo.....................................................................................................4
1.1 – O que é o tempo?..............................................................................................5
1.2 – O que é Administração do Tempo?...................................................................7
1.3 – Por que é tão importante administrar seu tempo................................................9
1.4 – De que forma o tempo pode influenciar a sua vida.......................................... 15
1.5 – O Princípio de Pareto...................................................................................... 21
1.6 – Princípios da administração do tempo............................................................. 24
Unidade 2 – Comportamento pessoal em relação ao tempo ......................................... 28
2.1 – Administração do Tempo e o foco .................................................................. 28
2.2 – Assertividade.................................................................................................. 30
2.3 – O uso da disciplina para economizar tempo .................................................... 36
2.4 – Como definir o que é importante e o que é urgente ......................................... 42
2.5 – Fixando metas e objetivos............................................................................... 49
2.6 – Hábitos desmotivadores.................................................................................. 53
Conclusão do módulo I ............................................................................................... 65
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Introdução
Administrar o tempo não é algo voltado exclusivamente para o trabalho, embora
seja no ambiente de trabalho que mais se exige paciência e planejamento para que tudo
seja realizado de forma adequada e no tempo certo.
Você vai aprender que a produtividade depende de você, inclusive com
motivações pessoais e capacidade de fixar metas. Além disso, você vai observar a partir
de dicas e técnicas, como elaborar planejamentos para que consiga realizar suas tarefas
corretamente sem que isso atrapalhe sua vida pessoal.
De início, uma abordagem geral do que é tempo e a importância de administrá-lo
te mostrará os caminhos em direção a sua boa administração. E, a partir de seus
princípios verá como ele pode influenciar positivamente a sua vida. No entanto se não
administrado, obviamente poderá prejudicar seu dia a dia.
Logo, você irá aprender como ter um comportamento pessoal adequado, que por
sua vez é um dos mecanismos fundamentais para uma boa administração do tempo.
Tendo foco e disciplina, por exemplo, você vai perceber como tudo se torna mais fácil
na concretização de seus objetivos traçados.
Ainda neste curso, você verá em especial como realizar planejamentos a fim de
utilizar o tempo a seu favor e por fim, você vai conhecer as atitudes desejáveis no
ambiente de trabalho para que o tempo seja bem aproveitado de modo a proporcionar
rendimentos e claro, bem estar à sua mente que por sua vez acaba se expondo à correria
do dia a dia.
Bom estudo.
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Unidade 1- O Tempo
Olá, Seja bem-vindo(a)!
Nesta unidade você conhecerá de forma geral o que significa tempo e o que é
realizar sua administração. Verá como é importante administrá-lo principalmente para
agir corretamente como profissional, cumprindo dentro dos prazos as tarefas solicitadas
e ainda como a Administração do Tempo pode resultar em qualidade de vida.
Além disso, você vai conhecer o princípio de Pareto, teoria bastante antiga que
pode te ajudar a dispor de certas atitudes que colaboram para a boa administração do
tempo.
Ainda nesta unidade, você vai conhecer os princípios da administração e dicas
consideradas fundamentais para agir diante da correria do dia a dia.
Bom estudo.
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1.1 – O que é o tempo?
O conceito de tempo é abrangente e impreciso, há vários
significados e sentidos que norteiam a definição desta palavra. A
verdade é que o tempo é percebido e vivido diferentemente por cada
indivíduo.
Para algumas pessoas, tempo é dinheiro. Outros dizem que é
um recurso valioso e que não pode ser desperdiçado. Alguns
acreditam que tempo está contido nas horas, minutos e segundos do relógio, e existem
os que lamentam o tempo passado que não volta mais, dizem: “Bons tempos aqueles...”.
O tempo é algo muito complicado de discutir, no entanto sempre foi tratado
como um conceito adquirido por vivência, isto é, presente, passado e futuro. Desde a
cultura ocidental até os dias de hoje essa concepção vem sendo discutida.
A definição do tempo é um quebra-cabeça que desafia os sábios pelos séculos
afora. Para a física, o tempo é uma grandeza fundamental, sobre a qual não cabe
definição. Ele só pode ser compreendido em relação ao espaço e ao movimento.
O conceito de tempo na humanidade
As pessoas em geral podem não conseguir definir a palavra tempo formalmente,
no entanto descrevem-no em um simples dito popular “O tempo é relativo”, ou seja,
cada indivíduo pode criar mais espaço no seu tempo por meio de uma mudança de
atitude.
O tempo pode lhe favorecer como pode lhe prejudicar, isto vai depender da sua
atitude. Desta forma, concentre-se em suas atividades, pois se você se concentrar no que
está fazendo, certamente realizará a tarefa em menos tempo. A mente deve estar focada
e, com isso o tempo estará a seu favor.
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Há certas atitudes que explicam o pouco empenho em realizar as tarefas que
havia planejado e a necessidade de fazer tudo novamente desde o início. São elas:
• Falta de perseverança ao implantar mudanças pessoais;
• Desconhecimento de um processo organizado que o ajude a alcançar seus
objetivos;
• Erro na avaliação de seus reais problemas relativos ao tempo;
• Falta de confiança nas medidas que toma, por já terem sido tentadas
anteriormente com resultados abaixo do esperado;
• Ausência de uma visão mais ampla que relacione o tempo com a sua
vida;
• Desejo de obter resultados mais rápidos;
• Medo de começar tudo de novo e ter de enfrentar derrotas já vividas;
• Falta de empenho, perda de rumo durante o caminho, vontade de parar
com tudo e dar um tempo, vontade de deixar como está para ver o que
acontece.
A vontade de boa parte das pessoas é acertar e utilizar seu tempo da melhor
maneira possível de modo que o bom uso do tempo irá colocá-lo mais próximo de seus
objetivos.
Para tornar real tal pretensão é preciso aproveitar e criar oportunidades. Além
disso, é preciso ainda viver com qualidade, isto é, com a qualidade que cada um
escolher para si próprio.
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Nosso objetivo é sugerir caminhos para que você possa aproveitar essas
oportunidades. Seu tempo será consequência daquilo que você estabelecer como
objetivos e da maneira como pretende vê-los alcançados.
1.2 – O que é Administração do Tempo?
Administração do Tempo é o ato de saber se organizar
em todos os sentidos, seja na vida pessoal ou no trabalho. A
arte de se organizar consiste em controlar seus afazeres para
evitar perdas de tempo.
Essa prática possibilita identificar o que é mais
importante, definir objetivos e estabelecer prioridades. Parece
simples, mas para realizar tais funções é necessário
planejamento e acima de tudo sabedoria para executá-lo.
Para ficar mais claro, uma boa Administração do Tempo exige organização
pessoal e uma monitoria contínua das tarefas e do tempo destinado a cada uma delas. A
falta de tempo é muitas vezes uma justificativa para ocultar a falta de capacidade em
reagir diante dos acontecimentos ou a indecisão ao realizar certas tarefas.
Para administrar o tempo da melhor maneira é necessário identificar as
prioridades e depois avaliar a lista de tarefas:
� Importante e urgente – a realizar imediatamente;
� Importante e menos urgente – a realizar nos próximos dias;
� Menos importante, porém urgente – a realizar nos próximos dias;
� Menos importante e menos urgente – a realizar quando a pessoa achar
melhor;
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� Sem importância e sem urgência – se for necessário fazê-las deve-se
delegar ou então verificar se o assunto não é para esquecer.
A Administração do Tempo é justamente isso: definir aquilo que é importante, o
que é urgente, o que são ambos ou o que é coisa nenhuma.
Dicas
� O que é “importante” e “urgente”, ao mesmo tempo, é crítico: deve ser resolvido
imediatamente.
� O que é unicamente “importante” e gera “valor”, deve ser resolvido em segundo
lugar.
� O que é unicamente “urgente” e não gera “valor”, é comum e, quase sempre, o
melhor é descartar – não haverá prejuízos maiores.
� O que não é nem “importante” e nem “urgente” – jogue no lixo.
“O tempo rende muito bem quando bem aproveitado”. Para tanto, pense em questões
como estas:
� O que merece ser considerado “importante”, dentre todas as coisas que
você faz?
� E o que merece ser visto como “urgente”?
� O que é “importante” deve ser “urgente”?
� E o que é “urgente”, também é “importante”?
� Por fim, o que deve ser feito primeiro: o que é “urgente” ou o que é
“importante”?
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Veremos com mais detalhes essa questão de “urgente e importante” em tópico
próprio.
1.3 – Por que é tão importante administrar seu tempo
Para falar das vantagens de administrar o tempo, vamos iniciar com os Mitos
que constantemente rodeiam o pensamento das pessoas:
Quem administra o tempo torna-se escravo do relógio – MITO
Quem administra o tempo coloca-o sob controle.
Quem não o administra é dominado por ele, pois acaba
fazendo as coisas ao sabor das pressões do momento, não na
ordem e no andamento em que desejaria.
Esse mito se alimenta do fato de que muitas pessoas
que tentam administrar o tempo acreditam pelo menos no
início que é possível programar 100% do seu tempo. A verdade é que administrar o
tempo não é programar a vida nos mínimos detalhes e sim estabelecer controle sobre
ela. É necessário planejar, sem dúvida. Mas é preciso ser flexível, saber fazer correções
de curso.
Se você está fazendo algum trabalho e está inspirado, produzindo bem, não
há razão para parar, simplesmente porque o tempo alocado àquela tarefa expirou. Se a
tarefa que viria a seguir, em seu planejamento, puder ser reagendada, sem maiores
problemas, não interrompa o que você vem fazendo bem. Administrar o tempo é fazer o
que você considera importante e prioritário, não é programá-lo nos mínimos detalhes e
depois tornar-se escravo dele.
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A gente só produz mesmo, ou então só trabalha melhor, sob pressão – MITO.
Esse é um mito criado para racionalizar a preguiça, a
indecisão. Não há evidência que o justifique, até porque os
que assim agem, poucas vezes tentam trabalhar sem pressão
para comparar os resultados sobre si mesmos e sobre os que
os rodeiam. A evidência, na verdade, justifica o contrário
daquilo que expressa o mito. Em contextos escolares, por
exemplo, quem estuda ao longo do ano, com calma e sem
pressões, geralmente tira notas muito melhores do que quem deixa para estudar nas
vésperas das provas e, por isso, vê-se obrigado a passar noites em claro para fazer
aquilo que deveria vir fazendo durante o tempo todo. Nada nos permite concluir que o
que vale no contexto escolar, a esse respeito, não valha em outros contextos.
Administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vida profissional – MITO
Certamente, há muitas coisas em sua vida pessoal e
familiar que você reconhece que deve ou deseja fazer, mas não
faz "por falta de tempo". Você pode planejar, há anos, reformar
algumas coisas em sua casa, escrever um livro ou um artigo,
aprender uma língua estrangeira, ou então a dançar, desenvolver
algum hobby, tirar duas semanas sem perturbações na praia,
curtir os filhos que estão crescendo, tudo isso sem conseguir. A
culpa vai sempre à falta de tempo. A administração correta do
tempo poderá permitir que você realize todos os seus sonhos.
Ter tempo é questão de querer ter tempo – VERDADE
Você certamente já ouviu muita gente dizer isso. De certo modo essa afirmação
é verdadeira. Normalmente damos um jeito de arrumar tempo para fazer aquilo que
realmente queremos fazer. Mas a afirmação não diz tudo. Não basta simplesmente
querer ter tempo para ter tempo. É preciso também querer o meio indispensável de obter
mais tempo e esse meio é a administração do tempo.
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Administrar o tempo é saber usá-lo para fazer aquelas
coisas que você considera importantes e prioritárias,
profissional ou pessoalmente. É organizar a sua vida de tal
maneira que você obtenha tempo para fazer as coisas que
realmente gostaria de fazer, e que possivelmente não faz
porque anda tão ocupado com tarefas urgentes e de rotina
(muitas delas não tão urgentes nem tão prioritárias) que não
sobra tempo.
As pessoas que têm tempo livre não são, necessariamente, as desocupadas, mas
sim as que conseguem administrar o tempo que tem. Todos nós conhecemos pessoas
que não fazem nada o dia inteiro e, no entanto, constantemente se dizem sem tempo.
Por outro lado, quem administra o tempo não é quem está todo o tempo
ocupadíssimo. Pelo contrário. Se você vir alguém que trabalha o tempo todo, fica até
mais tarde no serviço, traz trabalho para casa à noite e no fim de semana, pode concluir,
com certeza, que essa pessoa não sabe administrar o tempo. Quem administra o tempo
geralmente não vive numa corrida perpétua contra o tempo, não precisa trabalhar horas
extras e, geralmente, produz muito mais.
A principal vantagem de administrar o tempo é ter boa qualidade de vida. No
entanto, nem todos se dão conta de que são, em grande parte, responsáveis por criar essa
qualidade. Pensando nisso, relacionamos algumas dicas que se bem aplicadas podem
proporcionar uma boa qualidade de vida seguida, obviamente de uma boa administração
do tempo.
• Permita-se ter uma visão daquilo que gostaria que
acontecesse com você daqui pra frente;
• Escreva essas visões sob forma de objetivos a serem
alcançados;
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• Ao definir objetivos pessoais, estará ditando para si próprio o que
gostaria que acontecesse em sua vida;
• Defina quais passos o levam a esses objetivos, para saber o que deve ser
feito para chegar lá;
• Desfrute cada um desses passos que está dando, conheça e valorize cada
um deles;
• Quando cometer enganos ou tropeços, diga logo “Bem vamos superar
isso”, em vez de “Eu sabia, logo agora...”;
• Pense em qualidade sempre, pense qual a melhor maneira de fazer cada
coisa, pense como isso contribui para a realização dos seus objetivos.
Cuidado para não se tornar um workaholic
Workaholic é uma expressão de origem americana
destinada a pessoas que tem vício por trabalho, ou seja,
trabalham em excesso.
Segundo estudos recentes, pessoas com esse perfil
trabalham em média 14 horas por dia, e também aos fins
de semana. De acordo com especialistas, isto se dá cada
vez mais frequente devido ao aumento do desemprego e da necessidade do brasileiro de
dobrar a carga horária para aumentar a renda familiar.
Alguns especialistas acreditam que esse comportamento pode ser considerado
uma doença, afinal isto é um vício. Para eles, esses profissionais que trabalham demais
devem procurar acompanhamento psicológico para tentar diminuir seu ritmo de trabalho
que por sua vez geram sintomas graves, como depressão, estresse e doenças cardíacas,
além de prejudicar os colegas e a empresa, que passa a ter gastos extras com esse
funcionário.
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Outros pesquisadores caracterizam os workaholics como pessoas competitivas,
em busca de perfeccionismo e de destaque pessoal, qualidades que muitas empresas
levam em consideração ao contratar um novo empregado.
Tome cuidado para não se tornar um workaholic, embora esse tipo de
funcionário, muitas vezes seja valorizado, agir dessa forma pode causar uma série de
problemas de saúde, resultando em uma má qualidade de vida.
Faça o teste abaixo, elaborado pelo Empregos.com.br e descubra se você é um
workaholic:
Teste: Você é workaholic?
Você costuma esquecer e até perder compromissos sociais e
festas de família por causa do trabalho? Mesmo dormindo ou comendo,
sua cabeça continua no escritório? Responda as questões a seguir e
descubra se você é ou não um workaholic:
SIM NÃO
1. Você se empolga mais com seu trabalho que com qualquer outra
coisa?
2. Você trabalha ou lê durante as refeições?
3. Você regularmente deixa de almoçar para trabalhar?
4. Seu horário de trabalho causa estranheza nos seus relacionamentos?
5. Seu trabalho interfere no seu tempo livre?
6. Você pensa frequentemente sobre trabalho fora do escritório?
7. Você subestima o tempo de duração de um projeto e depois corre
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para terminá-lo no prazo?
8. Você geralmente sobrecarrega sua agenda?
9. Você sente que não pode reduzir sua carga horária sem
comprometer sua carreira?
10. Você tem dificuldades em delegar tarefas a outras pessoas?
11. Você cancela frequentemente eventos familiares e sociais para
cumprir prazos determinado por si próprio?
12. Você pensa em trabalho enquanto dirige, escuta outras pessoas
falando ou quando está indo dormir?
13. Você é competitivo?
14. Você trabalha mais de 45 horas por semana?
15. Você desistiu de algum de seus hobbies por causa do trabalho?
16. Você se preocupa excessivamente com o futuro, mesmo quando as
coisas estão bem?
17. Você acredita já ter adoecido por causa do trabalho?
18. Você está infeliz com seus hábitos de trabalho?
Total do sim:
A contagem é realizada a partir da soma das respostas assinaladas “sim”.
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Gabarito
1 a 8 pontos
Zen: você consegue um bom equilíbrio entre a ambição e hábitos
saudáveis. Bom para a sua saúde e bom para a sua carreira também,
afinal, você reserva um tempo para aprender e viver experiências que
também podem contribuir para o seu desenvolvimento profissional.
9 a 14 pontos
Cuidado: Não está na hora de tirar aquelas férias vencidas? Seu corpo
pode não ter reclamado ainda, mas certamente seus pensamentos às
vezes fogem e sua produtividade está comprometida. Tente umas
férias, mas, se não for possível agora, aposte nos exercícios físicos, nas
atividades culturais e em tudo o que lhe dá prazer.
15 a 18 pontos
Perigo: Reduza suas horas de trabalho, pois há mais vida fora do
escritório. O ideal mesmo é que você se desligue por uns dias e
faça algo para o bem do seu corpo e da sua mente. Você ficará
mais disposto e conseguirá trabalhar bem em menos tempo, porque
sua produtividade aumentará.
1.4 – De que forma o tempo pode influenciar a sua vida
O tempo pode influenciar a sua vida tanto de forma positiva quanto de forma
negativa.
No ambiente de trabalho, por exemplo, o tempo pode ser seu aliado quando você
realiza suas tarefas dentro do prazo estimado. Desta forma, trará vantagens em sua
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vivência, sendo desnecessário levar trabalho para casa ou passar horas trabalhando no
final de semana, o que resultará em tempo para realizar outras atividades como passear,
sair com os amigos, passar mais tempo com a família, enfim ter uma boa qualidade de
vida.
Por outro lado o tempo pode ser seu inimigo, no sentido de que se você não
cumprir suas tarefas no prazo proposto, certamente isso te causará certo transtorno uma
vez que não terá tempo para fazer o que deseja, sendo necessário permanecer
trabalhando em horários inoportunos.
As desculpas mais comuns para justificar um fracasso é dizer: Não tive tempo
suficiente. O executivo diz: Não tenho tempo para planejar meu trabalho porque estou
muito ocupado com outras coisas. O vendedor diz que não tem tempo suficiente para ir
em busca de novos clientes porque as visitas rotineiras e os relatórios que precisa fazer
tomam-lhe todo o tempo. Ambos se atormentam e agonizam, quando seria tão fácil
organizar o tempo de maneira inteligente.
Organização é peça fundamental no processo de
administração do tempo. Quando se tem organização é possível
realizar uma série de coisas e ter resultados satisfatórios, seja na
vida pessoal ou profissional.
Plano para organizar seu tempo:
Defina sua meta – Visualize exatamente aquilo que você quer alcançar. Não use
termos vagos ou generalizados.
Seja específico – Não escreva simplesmente: Quero ganhar mais dinheiro ou
quero ter sucesso. Não! Escreva exatamente aquilo que quer fazer e a quantia de tempo
que terá que empregar para consegui-lo.
Prepare um programa – Etapa por etapa. Você deve determinar qual a sua
meta principal e saber quais as etapas necessárias para alcançá-la.
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Aplique o mesmo sistema para determinar o tempo de cada etapa,
separadamente – Estipule uma série de etapas com tempos determinados.
Depois que você determinar um prazo, dentro do qual seja possível levar a sério
seu plano, ajuste-se a ele estritamente.
Você só pode fazer uma coisa de cada vez. Se você
fizer um trabalho enquanto estiver preocupado com outro,
ambos serão mal feitos e você se atrasará em seu programa.
Complete seu planejamento pessoal com uma agenda diária que
lhe servirá para planejar as atividades de cada dia. Escreva cada
ação detalhadamente e depois a esqueça até que chegue o momento.
Quando registramos por escrito as coisas que planejamos e
decidimos executá-las num determinado momento, elas
deixam de ser preocupação e não há razão para voltarmos a
pensar nelas até que chegue o momento de realizá-las.
(autor desconhecido)
Quanto vale seu tempo? Calcule seus ganhos divididos pelo tempo que você
emprega em cada tarefa. Faça a si mesmo a seguinte pergunta: Tudo o que faço vale a
quantia que ganho? Você não está desperdiçando um tempo valioso, executando um
trabalho que poderia ser feito por uma pessoa cujo tempo seja mais barato? Você não
executa tarefas rotineiras que não merecem o investimento do seu tempo e esforço? A
incapacidade de delegar é muitas vezes um grande obstáculo que nos faz tropeçar em
nossa trajetória para o sucesso.
Lembre-se: Não desperdice seu tempo em trabalhos que podem ser executados
por outra pessoa cujo tempo seja menos valioso que o seu.
Quais são as coisas realmente essenciais? Quando fizer um plano, no momento
de calcular o tempo necessário para cada atividade, lembre-se de colocar em primeiro
lugar, as coisas mais importantes.
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Evite a rotina, muitas vezes executamos o mesmo trabalho da mesma maneira
dia após dia, unicamente porque esta forma de agir tornou-se um hábito. Será que este
procedimento não pode ser mudado, para que, com menos trabalho, se obtenha o
mesmo resultado ou melhores resultados?
A Administração por Objetivos
Os supervisores que utilizam a administração por objetivos empregam seu tempo
com eficiência porque o tempo e a fixação de objetivos são inseparáveis. Um
administrador sem objetivos é um barco sem porto. Se os objetivos não são claros, a
direção pela qual o administrador se orienta tampouco será.
O administrador não saberá que direção tomar, não terá uma
base racional para tomar decisões e nem poderá ser avaliado o
progresso, porque não há maneira de fazê-lo.
Independente do ramo de negócio ou cargo que ocupa,
encontra-se uma corrida constante contra o tempo. À medida que as
atividades se ampliam, torna-se mais evidente a necessidade da distribuição inteligente
do tempo.
É indispensável a qualquer executivo a distribuição e organização de seu tempo
se quiser fazer frente às crescentes demandas de trabalho. Os executivos progressistas
utilizam-se de dois métodos principais para ganhar sua corrida contra o tempo. É quase
certo que você mesmo os use:
O primeiro é a seleção: isto é, reconhecer aquelas partes do seu trabalho que
sejam antiquadas ou desnecessárias. Os métodos e procedimentos antiquados e
desatualizados devem ser abandonados, impedindo que seus subordinados os usem.
O segundo é a delegação: todas as vezes que você tiver dominado certo tipo de
trabalho, treine um dos seus subordinados para que possa encarregar-se dele. Desta
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forma você pode afastar-se das tarefas rotineiras, ganhando tempo para aprimorar-se e
proporcionando aos seus auxiliares uma oportunidade de desenvolvimento.
Infelizmente estes dois métodos não são suficientes. Você precisa aumentar a
sua capacidade de trabalho. Mas como?
Vamos ver algumas ideias, conceitos e exemplos sobre a administração do
tempo:
A Preocupação
Se desejar modificar a distribuição do seu tempo e
aumentar sua capacidade de trabalho, deve se lembrar de
uma coisa muito importante: cada minuto que desperdiçar
com preocupações é um momento que está roubando da sua
capacidade de trabalho. Você já notou que a preocupação
pode dominar completamente as pessoas que se encontram
sob seu efeito? Tais pessoas movem-se como sonâmbulos. Enquanto falam, com
aparente coerência, seus pensamentos estão a mil quilômetros dali. Não deixe que isto
se transforme em hábito. Concentre-se naquilo que faz, porque se não vale a pena
concentrar-se, tampouco valerá a pena fazer o que está fazendo.
É muito fácil dizer: não se preocupe. No entanto é muito difícil aplicar tal
conceito a si mesmo. Um dos maiores problemas causados pela preocupação é a
estranha capacidade que ela tem de agigantar-se diante dos olhos. Assim como uma
criança assustada vê nas sombras das árvores, braços ameaçadores de um gigante, você
poderá permitir que, a obscuridade da preocupação, o atormentem com pensamentos
sem fundamentos.
Espere o máximo possível antes de preocupar-se.
Escreva as preocupações em sua agenda e preocupe-se com elas somente quando
se tornarem realidade ou surgirem. Esqueça as preocupações inúteis ou que podem
algum dia surgir.
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Na realidade, existem apenas dois tipos de preocupações:
A primeira consiste em preocupar-se com algo inevitável, algo que você não
pode mudar. Nada poderá mudar o resultado final, nem a angústia de sua preocupação,
de modo que você está gastando energia inutilmente.
A segunda consiste em preocupar-se por coisas que você pode mudar. Neste
caso você deve gastar sua energia e tempo em efetivamente fazer algo que possa mudar
e remover sua preocupação. Evite gastar tempo apenas se preocupando, sem fazer nada
para mudar a situação.
Aprenda a deter-se
A atividade que mais particularmente fará economizar
tempo é a de aprender a reconhecer o momento em que deve parar.
Deve-se planejar cuidadosamente o tempo necessário para
determinar um projeto ou atividade e, quando este tempo terminar,
deve-se parar. Se continuar, estará roubando o tempo do projeto
seguinte. Quando incorre neste erro, logo se acha sem tempo para
fazer qualquer coisa. Esta é a brecha por onde escapa o tempo da maioria das pessoas. É
preciso planejar cuidadosamente não somente o uso dos meses, das semanas e dos dias,
mas também o uso das horas e dos minutos.
Os Ladrões do Tempo
Evite transferir tarefas já agendadas
É comum fazer complicados preparativos para alcançar algo e depois começar a
transferir o assunto de um dia para outro. Tanto o transfere que seu propósito se dilui no
indefinido futuro do amanhã, que não chegou e nunca chegará. O antídoto para a
transferência é a decisão. Depois que você tiver determinado o que fazer e como fazer,
faça a si mesmo esta pergunta: quando? Aplique então o antídoto, definindo uma data e
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um prazo para a execução. Você se surpreenderá como tudo fica mais fácil quando você
segue este sistema.
Cuidado com as desculpas
Outro ladrão do tempo é a desculpa aparentemente lógica que muitas pessoas
usam para justificar a inércia frente a um problema. Todos têm certa satisfação, quando
da a si próprio ou a quem os escute, explicações lógicas que justifiquem a transferência
daquilo que planejou. Na realidade, tudo o que você faz e procura desculpas que, com
lógica aparente, apenas ressaltam o fato de que não é capaz de organizar e distribuir o
tempo adequadamente. Se, ao invés das explicações lógicas, empregar seu tempo em
agir com decisão, jamais terá a necessidade de usar artifícios tais como a desculpa.
As lamentações destroem
O mais cruel e impiedoso ladrão do tempo é a lamentação. Nada faz desperdiçar
mais tempo do que as horas que dedica às lamentações inúteis. Não viva do passado.
Depois que você passou por uma determinada experiência em sua vida, pouco poderá
fazer para modificá-la. Ela já é parte do passado. A verdade é que se aprende com erros
do passado, mas o fato é que não pode voltar atrás para corrigi-los. Se pudesse voltar
atrás, certamente não cometeria erros que comete. Então é lógico presumir que deve sua
posição atual às lições que aprendeu do passado. Por que desperdiçar seu tempo
lamentando as experiências que adquiriu no passado, através dos seus erros?
1.5 – O princípio de Pareto
O princípio 80/20 de Pareto é uma teoria bastante antiga criada pelo economista
italiano Vilfredo Pareto. Embora tenha sido criado há mais de cem anos, tal estudo se
adapta à realidade atual e pode ajudá-lo na condução do seu dia.
Trata-se de uma análise que mostra que há um forte desequilíbrio entre ações e
objetivos alcançados. Ao analisar a sociedade, o economista concluiu que 80% dos
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resultados que atingimos se relacionam a 20% dos nossos esforços. Isto significa que
algumas ações específicas e estratégicas dão um retorno muito maior do que outras.
Para ficar mais claro, o estudo indica que, muitas vezes há muito esforço e
pouco resultado. A dificuldade está em identificar, no dia a dia, quais as ações que
merecem prioridade e que proporcionam maiores resultados.
Todo empreendedor deve conhecer e principalmente aplicar o princípio de
Pareto. Ao afirmar que apenas 20% daquilo que você faz é responsável por 80 % dos
seus resultados, o estudo diz que é preciso escolher, ou decidir, quais são os 20%
essenciais.
Um exemplo clássico é que se 20% dos alunos de uma sala de aula, são
responsáveis por 80% da bagunça e do caos enfrentado pelos professores, controle os
20% e você controlará a sala de aula. Se 20% dos clientes de uma empresa são
responsáveis por 80% das compras repetidas. Invista nesses 20% e eles trarão ainda
mais lucros para sua empresa.
É comum no dia a dia, concentrar energia e tempo em ações secundárias que
sobrecarregam sua agenda, projetos que o deixam estressado, mas nem sempre lhe
asseguram bom retorno. O ideal é observar esses atos com cautela e, com base nessa
teoria, experimentar redirecionar esforços e procurar fazer o essencial, já que não é
possível fazer tudo. Agindo dessa forma, terá grandes chances de sucesso e felicidade
tanto na sua vida profissional quanto pessoal.
Os Princípios de PARETO (1848-1923)
� Comemore o valor excepcional de produtividade, em vez de aumentar de
imediato o esforço médio;
� Procure atalhos, em vez de seguir pelo caminho mais longo;
� Controle a sua atividade com um mínimo de esforço possível;
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� Seja seletivo e não exaustivo;
� Procure a excelência num conjunto restrito de coisas, em vez de um bom
desempenho em muitas;
� Delegue ou subcontrate tanto quanto possível no dia a dia, de forma a ser
beneficiado e não penalizado pelo sistema fiscal;
� Escolha a carreira e os colaboradores com muito cuidado;
� Faça apenas aquilo em que é melhor e de que gosta mais;
� Olhe o que está por trás da textura normal das coisas para descobrir
ironias e particularidades;
� Em todas as esferas realmente importantes, procure a que necessita de
apenas 20% de esforço e conduza a 80% de retorno. (“Lei natural do
menor esforço”);
� Acalme-se, trabalhe menos e limite o número de objetivos valiosos que
tem de atingir e para os quais o princípio 80/20 trabalhará por si, em vez
de se agarrar a todas as oportunidades disponíveis.
Máximas de PARETO
� Só um pequeno número de coisas produz resultados importantes, poucas
vitais e muitas triviais;
� A maioria dos esforços realizados não atinge os resultados pretendidos;
� É muito complicado, e por vezes pouco importante, perceber o que está a
acontecer numa determinada situação: É preciso saber se algo está ou não
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a funcionar, mudar o que for necessário e depois manter esse estado de
coisas até que deixe de funcionar;
� A maioria dos acontecimentos bons resulta da ação de um pequeno
número de forças muito produtivas, enquanto a maioria das coisas ruins
acontece devido à ação de um pequeno número de forças destrutivas;
� A maior parte da atividade, individual ou de grupo, é uma perda de
tempo, pois não contribui para a obtenção dos resultados pretendidos;
� Uma pequena percentagem da sua atividade será sempre eficaz e
valorizada pelos clientes, mas provavelmente não é a que você pensa.
1.6 – Princípios da administração do tempo
� Faça uma lista – Nada será feito até que esteja em uma lista de coisas a
fazer;
� Atribua prioridades – O que dever ser feito em primeiro lugar? E a
seguir? O que pode esperar? Arrume os itens da sua lista por ordem de
importância;
� Faça primeiro o mais importante – A mais alta prioridade é mais
importante, por razões que você mesmo determina;
� Não tolere interrupções – Muitas vezes nem atenda ao telefone;
� Mantenha-se no item até que acabe;
� Trabalhe no item um até que o tenha terminado. Então, inicie o item dois,
que agora é o seu item um.
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Os três princípios clássicos da Administração do tempo, ao menos antigamente,
eram:
1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e
concentre-se nelas até que todas estejam executadas;
2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes;
3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho.
O fato é que todo mundo já utilizou estas técnicas frequentemente com algum
grau de sucesso. No entanto, estudiosos renomados como Peter Drucker, Merrill
Douglass e o próprio Vilfredo Pareto, afirmam que elas precisam ser descartadas a fim
de abrir caminho para métodos mais eficazes.
Aparentemente, as regras são boas. Cada uma delas, entretanto, contém aspectos
negativos. Analisemos separadamente estas diretrizes para descobrirmos por que elas
precisam ser riscadas do livro de regras gerenciais.
1. Faça uma lista das tarefas que você precisa executar diariamente e
concentre-se nelas até que todas estejam executadas.
O que há de errado nisto? Uma porção de coisas. Conforme Drucker aponta, é
preciso equilibrar o trabalho com o tempo. Lembre-se que o tempo é imutável, ao passo
que o trabalho é flexível como massa para modelar. Ele pode ser pressionado, moldado,
reformulado e dividido. Portanto, o trabalho deve sempre subordinar-se ao tempo
disponível. Atacar com entusiasmo sua lista diária de itens a fazer não é suficiente. O
tempo deve ser rigorosamente programado para que as tarefas certas realmente sejam
feitas.
26
2. Cuide primeiro dos assuntos urgentes.
Se for urgente, deve ser importante, certo? Errado! Quem é que
diz que o assunto é urgente? É você, seu chefe, sua secretária, um cliente,
um empregado, um vizinho? Urgente implica em necessidade de atenção
imediata. Mas quem está exigindo atenção imediata? Como a tarefa em
questão se relaciona com os objetivos a serem atingidos? Na realidade,
existe um relacionamento matricial entre assuntos urgentes e importantes.
Esta correlação pode ser simplesmente citada como: Assuntos urgentes
podem ser importantes, mas não necessariamente. São quatro os possíveis
relacionamentos. O assunto pode ser:
Tanto importante quanto urgente
Ex.: Você está quase perdendo seu principal cliente.
Importante mas não urgente
Ex.: Planejamento estratégico para os próximos três anos.
Urgente mas não importante
Ex.: A maioria dos telefonemas.
Nem urgente nem importante.
Ex.: Conversa fiada ou comentários excessivos sobre o jogo de futebol da
semana passada.
Conclui-se, portanto, que assuntos importantes os que têm vínculo com os
objetivos deverão sempre ter prioridade sobre assuntos meramente urgentes os que
pressionam pelo tempo.
27
3. Distribua uniformemente sua carga de trabalho.
Há quase 100 anos, Pareto questionou este conceito. Pareto disse que para
qualquer número de itens, um pequeno número destes itens é muito mais importante do
que o restante. Por exemplo, 20% dos clientes de uma companhia provavelmente são
responsáveis por 80% das vendas, ao passo que 20% dos itens em estoque podem
representar 80% do inventário. O Princípio de Pareto é uma prescrição de
discriminação. Ele propõe dedicar mais atenção aos itens importantes e menos atenção
aos itens de menor importância.
Conclui-se, portanto, que uma carga de trabalho
uniforme, que trata de todas as tarefas da mesma maneira, não
atende à necessidade do executivo. O esforço concentrado em
poucos assuntos importantes é que abre o caminho para a
produtividade gerencial. Desta forma, assim como nos outros
exemplos citados, é possível que 20% das atividades do dia, as mais importantes,
podem merecer 80% do seu tempo.
28
Unidade 2 – Comportamento pessoal em relação ao tempo
Olá Aluno(a),
No decorrer desta unidade, você vai conhecer o que talvez nunca tivesse
imaginado: O quanto o comportamento pessoal influencia na administração do tempo.
Não adianta pensar que administrar o tempo depende somente de planejamento, além
disso, é preciso ter disciplina.
Verá como um simples comportamento pessoal pode facilitar a sua vida em
relação ao tempo. Para cumprir seu planejamento diário, semanal ou até anual é preciso
ter foco, disciplina e ser assertivo. Nesta unidade você vai descobrir como desenvolver
essas habilidades.
Outra questão a ser tratada nesta unidade é a importância de fixar metas e os
hábitos desmotivadores que impedem que os objetivos sejam alcançados. Você vai
aprender como lidar com isto.
2.1 – Administração do Tempo e o foco
O foco é peça fundamental para a realização de qualquer atividade, seja na vida
pessoal ou profissional. Para que algo seja realizado com sucesso é preciso ter foco
durante seu desenvolvimento a fim de evitar ações desnecessárias que podem dispersar
sua atenção.
A falta de foco implica na falta de tempo e na baixa produtividade do
profissional, sendo um dos maiores problemas para a Administração do Tempo. É
praticamente impossível administrar o tempo sem estar focado nas atividades a serem
realizadas. Para resolver este problema é preciso apresentar uma grande força de
vontade por parte do próprio indivíduo.
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Pesquisas mostram que um profissional só consegue permanecer focado em uma
tarefa por, no máximo, 11 minutos até que o telefone toque. Uma vez que ele para um
trabalho, custa, em média, 25 minutos até que a atenção se volte àquela primeira tarefa.
A falta de foco pode gerar desorganização no trabalho.
Existem pessoas com uma tendência natural para seguirem processos e serem
organizadas. Por outro lado, há pessoas muito desorganizadas e opostas às regras, o que
resulta em dificuldades para adquirir novos hábitos de produtividade.
Para garantir mais tempo no seu dia, relacionamos algumas estratégias que
podem ser adotadas para combater a falta de foco:
- Priorize suas atividades.
Todos os conceitos de administração de tempo levam você a ter um dia mais
focado. Quando você se organiza, você define objetivos, se planeja e consegue saber o
que precisa realmente fazer no seu dia. Liste todas as atividades e priorize
numericamente. Siga essa ordem na execução das tarefas.
- Operação Shutdown
Quando precisar se focar em alguma atividade, desligue completamente seu
celular e telefone, televisão, sites de relacionamento, e-mail, feche a porta e peça para
ninguém incomodá-lo até terminar. Quanto mais você se afastar das possíveis
interrupções mais sucesso terá na sua concentração.
- Para focar crie um padrão
Você pode ritualizar a sua concentração. Escolha uma música tranquila que você
goste e o ajude a relaxar. Alguns estudos de superlearning comprovam que a música
barroca aumenta em três ou quatro vezes a concentração e a capacidade de absorção do
cérebro. Toda vez que precisar se focar ouça sempre a música que o ajuda a se
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concentrar. Isso criará uma "âncora auditiva" e o colocará em estado de concentração
muito mais rápido.
- Respire
Antes de iniciar seu trabalho, relaxe por alguns minutos. Comece a respirar
profundamente algumas vezes. Concentre-se apenas na sua respiração e no seu corpo.
Deixe sua mente fluir naturalmente. A pressão diária acaba aumentando nossa
adrenalina e deixando nosso ritmo mais ansioso e agitado, o que propicia a falta de foco.
Quando você respira e relaxa, você diminui sua ansiedade e aumenta sua capacidade de
concentração.
- Desligue seu e-mail.
Deixar o e-mail ligado diretamente é um vício perigoso e
hoje, pode-se afirmar, que é um dos maiores causadores da perda
de foco em seu ambiente. Estabeleça horários durante o dia para
essa atividade e não permita que a cada e-mail, sua atenção seja
desligada.
2.2 – Assertividade
Outro comportamento importante que pode influenciar na boa
administração do tempo é a assertividade. A pressão e a correria do dia a
dia acabam envolvendo as pessoas de tal forma que a grande maioria se
sente esgotada.
A sensação de incapacidade e a falta de tempo são sinais de que é necessário
redefinir a sua organização. As pessoas que vivem constantemente sem tempo
trabalham até mais tarde para cumprir todos os compromissos e, geralmente, terminam
o dia tensas e estressadas.
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Pessoas expostas a essas condições precisam administrar melhor o seu tempo,
distribuir a atenção entre os diversos papéis como profissional, familiar, educacional e
diversão e, principalmente, serem assertivas.
De um modo geral, ser assertivo é ter a capacidade de negociar seus limites
consigo mesmo, ou seja, é encarar o problema da falta de tempo para viver e ter
momentos de lazer. A assertividade está intimamente relacionada com a capacidade de
administrar bem o tempo. Mais do que regras e princípios, a administração do tempo é
uma postura, uma atitude de viver o presente sem perder o senso e a perspectiva do
futuro.
A postura assertiva proporciona um bom relacionamento com os demais colegas
de trabalho, afinal essa relação também facilita o cumprimento das tarefas e resulta em
resultados satisfatórios, promovendo assim uma boa administração do tempo.
A postura assertiva é ter uma comunicação sincera e objetiva. No ambiente de
trabalho, esse perfil é cada vez mais valorizado, pois o mercado exige decisões objetivas
e focadas nos resultados esperados. Ser assertivo é apostar na mudança de
comportamento para melhorar e se adaptar a todos os tipos de personalidade.
Ter comportamento assertivo é ser:
� Ativo;
� Direto;
� Honesto;
� Transparente;
� Transmitir respeito pelos outros.
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O profissional, quando assertivo, obtém resultados positivos na sua função por
ter influência, atenção, cooperação e negociação. Ele estimula a comunicação e não o
conflito e a vingança. Ser assertivo é acima de tudo saber dizer “sim” ou “não” quando
for necessário.
Como dissemos, é comum gastar tempo em atividades pouco produtivas, isto
acontece, muitas vezes, para aliviar tensões e ansiedades decorrentes das pressões do
trabalho. A execução de atividades sem importância também é uma alternativa para
fugir de algo mais importante e que causa tensão.
O indivíduo que adota a assertividade e a administração de tempo como
prioridades consegue:
� Ser claro e conciso em suas relações, evidenciando conscientemente o seu
posicionamento;
� Dizer sim ou não quando necessário, defendendo seus direitos quando
apropriado;
� Expressar seus sentimentos;
� Ajudar a si próprio a desenvolver sua autoconfiança, melhorando sua
autoestima;
� Escolher o rumo que deseja dar a uma situação;
� Mudar seu próprio comportamento, quando este for inadequado;
� Pedir aos outros para mudar comportamentos inadequados;
� Assumir a responsabilidade pela própria vida e seus relacionamentos.
33
Frustração, tensão e ansiedade são consequências da tentativa de se esquivar das
grandes responsabilidades, tal ação afasta os objetivos principais. Os efeitos do estresse
também podem ser desastrosos para o desempenho tanto pessoal quanto profissional.
Os efeitos da falta de administração do tempo e consequentemente da falta da
assertividade podem ser combatidos com uma reavaliação consciente dos hábitos,
rotinas e a decisão de fazer o que deve ser feito na hora certa.
Vejamos abaixo as áreas atingidas e as consequências da ausência dessas
competências:
Percepção - perda na frequência, na amplitude e dificuldade para a
tomada de decisões;
Visão global - perde a percepção do todo atingindo a atividade
gerencial de planejamento estratégico e administração do tempo;
Capacidade de autoexpressão - perde no relacionamento humano, na
liderança e na espontaneidade;
Capacidade de concentração - atrapalha a análise e tomada de
decisões;
Tempo de reação - atinge o processo decisório porque o raciocínio fica
lento;
Humor/irritabilidade - baixa compreensão empática atingindo a
habilidade de negociação interpessoal;
Criatividade - fica totalmente comprometida.
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Para desenvolver a capacidade assertiva é preciso:
• Não perder tempo com lamentações;
• Concentrar-se no problema;
• Considerar e avaliar as alternativas;
• Pensar antes de agir;
• Encarar crises como desafio e administrar sua ansiedade antes que ela
predomine em sua mente e suas emoções.
Para atingir esse nível de comportamento é necessário tomar consciência dos
seguintes aspectos:
• Reconheça que a ansiedade é resultado, muitas vezes, das pressões e não
do trabalho;
• Identifique e entenda as pressões que estão causando a ansiedade;
• A ansiedade induz a mecanismos de defesa e fuga que levam ao
desperdício do seu tempo;
• Aprenda a controlar a sua ansiedade através de uma disciplina de
trabalho, com clara definição de objetivos e concentração nas
prioridades;
• Concilie e balanceie suas necessidades de curto prazo com suas
necessidades de longo prazo, usando os esforços na proporção correta.
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Observe e pratique algumas dicas importantes que podem ajudá-lo a organizar
melhor o seu tempo:
E-mails
Cheque sempre o assunto antes de abrir um e-mail. Coloque os menos urgentes em
pastas separadas. Mantenha dois endereços eletrônicos: um pessoal e outro para
assuntos de trabalho. Procure substituir uma ligação por um e-mail para evitar má
interpretação e ter tudo registrado.
Reuniões
Tenha uma pauta definida para reuniões e procure levar todo o material necessário.
Realize encontro com todos os funcionários só no caso de informações gerais, do
contrário, convoque apenas os que têm interesse direto no assunto. Pautas novas devem
ser anotadas para discussão posterior.
Tarefas
Por ordem de prioridade, faça um planejamento diário das
tarefas que devem ser realizadas no dia. Estipule o tempo
previsto para cada atividade. Em caso de atividades mais
longas, determine uma data-limite para a conclusão. O ideal é
deixar espaços na agenda para possíveis imprevistos.
Postura
Saiba dizer não, quando for preciso, desde que use argumentos. Nunca aceite tarefas que
você sabe que não terá condições de cumprir no prazo estipulado.
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Papéis e documentos
Elimine os papéis desnecessários sobre a mesa de trabalho e nas gavetas para não deixar
que o acúmulo prejudique seu rendimento e faça com que você perca prazos
importantes.
Secretária eletrônica
Sempre que tiver de deixar recado em uma secretária eletrônica, adiante o assunto.
Quando a pessoa retornar a ligação saberá do que se trata e agilizará o trabalho de
ambos.
Telefonemas
Faça uma lista das ligações que devem ser realizadas no dia e vá respondendo aos
telefonemas na medida do possível, para não acumular ligações para o outro dia. Nas
conversas telefônicas seja objetivo e conciso.
2.3 – O uso da disciplina para economizar tempo
Existe uma série de formas para economizar tempo nas organizações. O mais
importante é determinar as causas e, a partir destas, estabelecer ações. O uso da
disciplina é essencial para conseguir economizar tempo.
Ser disciplinado é o mesmo que respeitar e obedecer a regras, métodos e
autoridades. Trata-se de um conjunto de princípios e métodos estabelecidos para o
funcionamento adequado de qualquer atividade. Para realizar as tarefas dentro do prazo
é preciso ter disciplina, isto é, ter disposição e determinação para realizar algo. Além da
capacidade de ordem e organização.
Destacamos a seguir algumas práticas simples e disciplinares que podem
contribuir para economizar tempo.
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1. Evite o envolvimento de pessoas desnecessárias no processo de tomadas de
decisões
2. Correspondência
Respostas rápidas. Rascunhe a resposta no verso da carta ou memorando.
Devolva o original. Consideração imediata. Não a coloque de volta na pilha. Responda-
a ou coloque-a onde possa ser respondida.
3. Estabeleça níveis de prioridade
Procure estabelecer, sempre que inicie o dia ou alguma atividade, quais são as
prioridades. Evite atacar os assuntos pressionados pela caixa de entrada do seu e-mail,
visitantes inesperados ou sua própria indisciplina.
4. Correspondência que depende de informação
Se você aguarda informação antes de responder a uma correspondência,
convencione um sinal para que num determinado prazo, você ou alguém possa
conseguir a informação para a resposta.
5. Peça à secretária que responda a correspondência
Procure delegar tanta correspondência quanto ela possa manejar bem. Uma
empresa procura deixar com as secretárias 75 a 80% de toda a correspondência.
6. Reuniões objetivas
Estabeleça critérios e prioridades para a realização de reuniões. Considere o
número de participantes, instalações, equipamento, horário, finalidades e duração.
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7. Memorandos e Cartas mais breves
Um esforço consciente neste ponto pode produzir resultados surpreendentes.
Aperfeiçoe a linguagem objetiva. Treine sua redação constantemente e analise os
resultados.
8. Treinamento dos subordinados
Faça com seus subordinados uma revisão periódica (seis meses ou um ano) das
suas atribuições. Examine a relação entre atividades rotineiras e inovadoras. Não se
esqueça de avaliar os resultados. Estabeleça programas de treinamento ou
desenvolvimento para cada um deles.
9. Cesta de papéis
Evite acumular papéis desnecessários.
10. Responsabilidade X Autoridade
Torna-se de grande utilidade o claro estabelecimento das responsabilidades com
sua respectiva autoridade. Quando isto não ocorre, as pessoas sentem-se perdidas e
consomem tempo em conflitos.
11. Controle das informações
Estabelecer mecanismos de controle da informação lhe dá tranquilidade e evita
desgaste e desperdício de tempo. Você tem uma visão clara das informações que deve
fornecer e daquelas que espera receber?
12. Planejamento e organização do tempo
Assume a responsabilidade de que a administração do tempo é um problema seu.
Não culpe os outros.
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13. Aprenda a dizer não
Um elemento essencial para que você possa administrar melhor seu tempo é
aprender a evitar aquilo que não pode fazer. Esta é uma forma eficaz de reduzir tensões
ou desperdício de tempo.
14. Leitura selecionada
Não leia tudo que aparece na sua mesa. Procure fazer uma seleção e aperfeiçoe o
próprio sistema de leitura.
15. Agenda
(Diária, semanal, mensal ou anual).
É importante e ajuda tanto a você como seus subordinados. Não perca sua
flexibilidade, agenda é meio, não fim.
16. Tempo discricionário
Ao planejar o tempo considere também um período fora da rotina sobre o qual
você pode atuar livremente das imposições organizacionais.
17. Estabeleça tempo para isolamento
Ser um gerente é lidar efetivamente com pessoas. Especialistas estimam que
cerca de 80% do tempo de um executivo é gasto lidando diretamente com outras
pessoas. Fixe tempo para atividades isoladas como pensar, elaborar ideias, ordenar
prioridades, entre outras.
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18. Administração do tempo
Discuta com seu superior, colegas e subordinados a forma como você os tem
influenciado no uso do tempo.
19. Fixar horário para atendimento
Reservar horários (diário ou semanal) para atendimentos. Fixar com o pessoal
interno, padrões de tempo e resultados nos contatos, tornando-os mais objetivos.
Orientá-los na fixação de uma agenda prévia onde sejam também estabelecidas as
prioridades. Procure reduzir os atendimentos sem horário, e trate de evitar interrupções
durante reuniões ou entrevistas.
20. Discipline o uso do telefone
Liste os telefonemas do dia e estabeleça as prioridades. O telefone é o primeiro
colocado na lista dos desperdiçadores de tempo. Considere esta pergunta: Você domina
ou é dominado pelo telefone?
21. Evite atendimentos cruzados
Discuta cada assunto com a pessoa certa e no momento adequado. Esta medida
pode diminuir problemas nas comunicações e desmotivação de pessoal.
22. Concentre os assuntos particulares
Na maioria das vezes, um atendimento desordenado dos assuntos particulares
além de prejudicar o trabalho, prejudica também o encaminhamento dos seus próprios
interesses e sua imagem profissional. Procure destinar momentos mais adequados para
resolver seus assuntos, e você poderá obter melhores resultados.
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23. Ambiente de trabalho
A proximidade física das pessoas, bem como as instalações e a própria posição
da mesa de trabalho podem ser fatores de dispersão. Caso você não consiga maior
privacidade fechando a porta (uma opção que nem sempre é possível para a maioria das
pessoas que trabalha em um escritório), pode-se obter bons resultados mudando a mesa
de trabalho de lugar, de forma a não ficar tão próxima do fluxo de pessoas.
A disposição física do local de trabalho afeta realmente o uso do tempo e merece
uma análise cuidadosa. Faça um plano com o qual possa obter privacidade, mas não se
torne inacessível. Procure também dispor seu ambiente de trabalho de modo a poder dar
conta das tarefas que tiver em mãos, com mínimo de duração ou cansaço.
24. Rotina X Inovação
Equilibre as atividades repetitivas (e que podem ser delegadas) e aquelas que são
inovadoras e, portanto, requerem seu envolvimento ou orientação.
25. Cuidado com o Perfeccionismo
Existe diferença entre buscar qualidade e querer perfeição. O primeiro é
atingível, gratificante e saudável. O segundo é inatingível, frustrante e neurótico. Pode
ser também uma terrível perda de tempo.
26. Limpe a mesa
Mantenha a mesa limpa para diminuir ou ordenar as pressões da papelada.
27. Diluir pressões
Não aguarde a aproximação do prazo para o término de um trabalho. Procure
dividir a atividade em etapas de maneira a diluir a pressão e desgaste resultantes da
pressa e tensão provocadas pelos prazos curtos.
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28. Encurte a interrupção
A interrupção é um desperdiçador muito comum na realidade organizacional.
Encurte-a utilizando algumas destas medidas:
- Receba o visitante em pé;
- Receba-o na antessala;
- Sente-se na ponta da mesa;
- Tenha um relógio em lugar visível;
- Não ofereça cafezinho;
- Defina claramente a finalidade do contato.
29. Peça alternativas
Quando o subordinado lhe trouxer um problema não se limite a ouvi-lo
passivamente. Pergunte também sobre as alternativas para solucioná-lo. Isto pode
apressar as decisões e economizar tempo.
2.4 – Como definir o que é importante e o que é urgente
Vimos brevemente em tópicos anteriores que existem duas maneiras de se
estabelecer prioridades: de acordo com a urgência ou de acordo com a importância.
Agora, você vai conhecer de forma detalhada como usar o urgente e o importante para
estabelecer um critério de uso do tempo.
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Urgente
Refere-se a ações que parecem requerer atuação imediata, têm
pressa e são visíveis. Tais ações se mostram inadiáveis, os outros
pressionam para que sejam feitas, mas poucas vezes têm a ver com a realização de
objetivos considerados maiores.
Importante
Está associado a valores e possui relação com ações que contribuem para a
realização de uma missão, para obter resultados, para alcançar objetivos e para atingir
metas.
Urgente e importante podem ocorrer simultaneamente ou não. A matriz abaixo
ajuda a visualizar o urgente e o importante, dando alguns exemplos do que acontece
quando urgente e importante ocorrem simultaneamente ou não.
MATRIZ DO USO DO TEMPO
Urgente Menos urgente
Importante
I
• Crises
• Projetos com prazo
determinado
• Atividades sob pressão
externa
• Conflito com clientes
significativos
• Situações de conflito ou
atrito com familiares ou
amigos
• Cobrança de resultados
II
• Prevenção de problemas
• Planejamento
• Prospecção de
oportunidades
• Fortalecimento de
relacionamentos e
amizades
• Criatividade na busca de
novas formas de atuação
• Reflexão e avaliação de
sua forma de proceder
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decisivos
Menos
importante
III
• Interrupção do trabalho
com frequência para
atender os outros
• Atividades de efeito em
curto prazo
• Trabalho levado para
casa que poderia ser feito
no dia seguinte
• Resposta imediata a
todas as solicitações
vindas de terceiros
IV
• Apenas manter-se ativo
para parecer que trabalha
duro
• Reuniões e discussões
infindáveis e sem motivo
• Hiperatividade social no
trabalho
• Arquivo morto
• Fofocas com vizinhos
• Visitas sociais por
obrigação
A matriz acima mostra que é necessário estar atento para se concentrar nas
atividades importantes e a estar pronto para questionar e resistir às situações urgentes.
Quadrantes I e II
Situações como as descritas no quadrante I e II merecem sua atenção, seu
esforço e investimento, pois as ações que permitem que você atinja seus objetivos estão
quase sempre presentes nesses quadrantes.
Quadrantes III e IV
Investir seu tempo em situações como as dos quadrantes III e IV faz com que se
pense apenas no aqui e agora, sem resultados imediatos, em geral de pouca duração.
Quadrante II
É aquele capaz de produzir os melhores e mais duradouros resultados para quem
utilizar a matriz do tempo. Quem gasta seu tempo com situações como a do quadrante
II, certamente investe nas coisas que realmente trarão os melhores resultados mais tarde.
45
Nota-se que a característica básica do quadrante II é a não urgência. Portanto,
tome cuidado, pois isso pode impedir o progresso, levar ao adiamento, à procrastinação,
ou seja, ao não fazer nada. Ou ainda à tentação de pensar em deixar para depois só
porque há bastante tempo. Não se esqueça de que as atividades deste quadrante
geralmente são extensas e requerem mais tempo para serem realizadas.
Categorias de utilização do tempo
Importante e Urgente Importante e Não Urgente
• Produção comprometida.
• Tarefas delegadas pelo superior.
• Se não forem feitas, podem
comprometer os resultados da
empresa.
• Tarefas direcionadas às metas
pessoais
• Projetos novos
• Melhorias no processo
• Pesquisas
• Cursos de aperfeiçoamento
Urgente e Não Importante Tarefas Complementares
• Ajuda a colegas
• Relatórios diversos
• Opinião pessoal sobre assuntos
• Reuniões
• Material para leitura
• Arquivos
• Bate papo
A maioria das pessoas estabelece as prioridades de acordo com a urgência, razão
pela qual passam tanto tempo dominando o entusiasmo e não conseguindo nunca
começar um projeto sem que o prazo já esteja se esgotando. Ao se estabelecer prazos
conforme a urgência haverá provavelmente três categorias:
01 - Precisa ser feito hoje.
02 - Deveria ser feito hoje.
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03 - Deveria ser feito algum dia, quando puder eu faço.
Suponhamos que você esteja pronto para preencher sua declaração de imposto
de renda, utilizando este sistema com dois meses e meio do prazo final. Obviamente a
tarefa não se incluiria na primeira categoria, porque você ainda tem pela frente dois
meses e meio antes de expirar o prazo. Poderia ser incluída na segunda categoria, mas
provavelmente não será, pois não há urgência. Muitas vezes irá para a terceira categoria
e você não dará a partida até que o prazo esteja bem próximo. Nesse ponto já será difícil
encontrar ajuda especializada e você será incapaz de fazer um trabalho cuidadoso como
gostaria. Então reclama mentalmente de si mesmo e promete começar mais cedo no
próximo ano. Mas não irá porque no ano que vem aplicará o mesmo raciocínio.
Talvez seja mais preciso determinar as prioridades com base na importância e na
urgência, atribuindo-se um valor maior à importância para que se enfatize de maneira
institucional o cumprimento dos objetivos, sem desprezar as urgências e pequenas ações
de curto prazo, que muitas vezes são rápidas e não demandam tanto tempo. Isso implica
em pegar a sua lista e examinar cada item à luz da pergunta:
"Esta tarefa contribui na verdade para a conquista das metas da minha vida ou de
meus objetivos em curto prazo?"
Em caso afirmativo marque este item. Depois numere os itens marcados na
ordem em que gostaria de realizá-los, levando em conta dois fatores: A Urgência e a
relação tempo/benefício.
A relação tempo/benefício é simplesmente uma forma de reconhecer que, apesar
de certa tarefa poder ser menos importante que outra e carecer de urgência, pode haver
uma boa razão para executá-la primeiro se o tempo envolvido for pequeno e o benefício
significativo. É preciso ter em mente o objetivo de vida, a missão que você escolheu
cumprir em sua vida e qual a importância da tarefa nesse objetivo.
Outra exceção à regra geral de se fazer coisas mais importantes primeiro é o
47
procedimento discutido no Princípio de Pareto. Ao invés de começar o seu dia pela
coisa mais importante da sua lista, talvez seja melhor programar um período de tempo
ininterrupto durante o dia para trabalhar sobre ela.
Um exemplo: Imagine que você precise desenvolver algum trabalho muito
importante. Você sabe que com certeza levará entre três e quatro horas para fazê-lo.
Imagine também que no seu trabalho seja comum a interrupção por telefonemas no
período da manhã, fato que não ocorre no período da tarde. Será melhor então iniciar
este trabalho no período da tarde ao invés de realizá-lo no período da manhã. Este
adiamento possibilitará que você faça o trabalho em menor tempo e com maior
qualidade.
Importante saber que ao final de cada dia tem que ter bem claro o que realizou e
que o saldo de tarefas não realizadas terá prioridade no dia seguinte, acumulando tarefas
não realizadas e evitando o esquecimento. Uma sugestão interessante é fechar o
expediente já com o planejamento do dia seguinte.
A maioria das coisas realmente importantes da nossa vida não é urgente.
É possível realizá-las agora ou mais tarde. Em muitos casos podem ser adiadas
indefinidamente e na maioria deles são. Estas são as coisas que nunca chegamos a
começar, como por exemplo:
- Aquele curso especial que você desejava fazer para seu aperfeiçoamento
profissional;
- Aquele projeto novo que gostaria de submeter ao chefe após ter encontrado
tempo para uma verificação preliminar;
- O artigo que vem pretendendo escrever;
- A dieta que pretendia começar na segunda-feira;
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- Os exames médicos que vem desejando fazer, entre outros.
Todas essas tarefas têm alguma coisa em comum a despeito de sua importância,
pois são relacionadas com sua saúde, prosperidade e bem-estar. Tudo isso será adiado
indefinidamente a menos que você tome alguma atitude, tendo a iniciativa de fazê-las.
Se suas atividades estão ligadas a prioridades alheias ou a um sistema imposto
de prazos que tornam as coisas urgentes, você nunca irá se mobilizar por suas próprias
prioridades.
Lembre-se de seus próprios objetivos a curto, médio e longo prazo.
Lista Mestra
Uma lista mestra é a sua lista de afazeres. É a partir dela que você monta sua
agenda diária.
Veja como se faz: pegue uma folha de papel pautada ou abra uma planilha e faça
as seguintes colunas:
Atividade Prazo Resultado Facilidade Prioridade Completado
Relatório 10/12 Excelente Médio 1° �
Visita a
clientes 11/12 Satisfatório Fácil 2° �
Confira o significado de cada coluna:
• Atividade: O que deve ser feito
• Prazo: A data de entrega. Se não há data fixa defina uma, mas não deixe para
muito longe;
• Resultados: Tente dar um nível de resultado esperado;
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• Facilidade: Estabeleça um nível de facilidade. Pode ser: fácil, médio, difícil ou
1, 2, 3, 4, 5;
• Prioridade: Com base nas outras colunas você pode definir a prioridade de cada
ação;
• Completado: Nesta coluna você coloca uma marca em cada atividade
concluída. Ao terminar uma ação você também pode riscar a linha, se preferir.
Quando uma nova atividade surgir, você deve colocá-la na lista mestra e
completar as outras colunas.
Lembre-se: no começo do dia você examina sua agenda e atualiza sua lista
mestra. No final do dia, repete a ação e planeja o dia seguinte. Consumir bem o seu
tempo permite que você tenha tempo para realizar aquelas tarefas que são
verdadeiramente importantes e necessárias.
Procure considerar o que é importante e o que é urgente. Cabe lembrar que
urgência se refere a algo que tem prazo. Importância se refere a algo que tem valor.
2.5 – Fixando metas e objetivos
Especialistas acreditam que determinar metas e objetivos para a realização de
certas atividades é garantia para obter sucesso na administração do tempo. Para tanto,
recomendam:
� Listar as metas mais importantes da sua vida, tais como família, salário,
vida conjugal, desenvolvimento pessoal e sucesso nos negócios. Após
tudo escrito, deve-se refazer a lista em ordem de importância.
� Estimar o tempo gasto com essas importantes metas. Em seguida, realizar
um acompanhamento e manter um registro das atividades.
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� Pensar: O tempo gasto é proporcional à prioridade de cada meta.
Aqueles com metas bem definidas certamente terão maior probabilidade de
deixar legados permanentes.
É muito comum, encontrar desconexão entre a importância da meta e a
orientação do seu tempo. A maioria das pessoas gasta menos de 15% do seu tempo em
itens prioritários. Se dobrar esse percentual, você estará bem à frente. Vale a pena
trabalhar para estabelecer as metas. Embora o resultado possa demorar, ele pode ser
muito satisfatório.
Destacamos algumas dicas que podem te auxiliar a definir metas a favor do
tempo:
� Corte as atividades que pouco contribuem para as metas de sua vida;
� Quando identificar uma atividade sem prioridade, elimine-a;
� Se uma área necessária toma muito tempo, corte o tempo alocado pela
metade;
� Não poupe tempo em uma atividade para gastá-lo em outra tarefa
igualmente desperdiçadora;
� Ao perguntar a si mesmo: “Esse é um projeto prioritário?”, logo estará
eliminando atividades de baixo valor com pouco esforço consciente;
� Aloque uma hora por dia para o planejamento. Isso pode poupar três
horas de execução. Isso é poder;
� Evite as tarefas incompletas. Cada vez que retoma um trabalho não
terminado, você desperdiça tempo reiniciando, relembrando, terminando
o que estava iniciado;
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� A memória é útil, mas libere sua energia para atividades mais produtivas;
� Delegue as tarefas de rotina. Quanto mais produtivo você for, mais o seu
chefe desejará liberá-lo de detalhes para conseguir mais tempo para o que
somente você pode fazer.
Objetivos e Prioridades
� Estabeleça e escreva suas metas e objetivos;
� O planejamento deve ser feito diariamente e deve ser incluída nele a
definição de prioridades;
� Mantenha uma lista das coisas específicas a ser preparada a cada dia.
Arrume-as em ordem de prioridade e, em seguida, esforce-se por realizar
as coisas mais importantes em primeiro lugar;
� Desenvolva uma filosofia pessoal de tempo e relacione as prioridades a
uma programação de eventos;
� Saiba distinguir entre o urgente e o importante;
� Sempre há tempo suficiente para as coisas realmente importantes;
� Lembre-se da regra de 80/20. 20% dos itens são responsáveis por 80% do
valor, enquanto que 80% dos itens são responsáveis por apenas 20% do
valor. Aprenda a se concentrar nos seus 20% de atividades de grande
valor;
� Coloque avisos em seu escritório para lembrar-se de suas metas.
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Planejamento
� Controle o início dos eventos através de planejamento;
� Reconheça que planejar toma tempo, mas que o resultado final será de
economia;
� Enfatize os resultados e não a atividade;
� Reconheça que em algumas vezes o sucesso não é alcançado em virtude
de métodos utilizados;
� Planejamento das atividades diárias deve estar finalizado antes de você
chegar ao escritório. De outra forma, você corre mesmo o risco de ser
tomado pelos eventos do dia antes que tenha tempo de pensar a esse
respeito;
� Combine todos os registros de programação em um diário.
Para O Superocupado
� Aprenda a dizer não;
� Coloque em primeiro lugar as primeiras coisas;
� Desenvolva uma filosofia pessoal de tempo;
� Relacione as prioridades a uma programação de eventos;
� Cancele as atividades não produtivas tão logo seja possível;
� Você só pode ser bem sucedido trabalhando em uma coisa por vez.
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Além disso, para conseguir cumprir metas é preciso ter perseverança.
Perseverança é “a firmeza ou constância num sentimento, numa resolução, num
trabalho, apesar das dificuldades e dos incômodos. É a virtude que contribui para o
êxito na vida humana. Para a Teologia católica, a perseverança fortifica a vontade
contra o temor de males iminentes e as dificuldades que provêm de um longo exercício
da virtude”.
Obstáculos à perseverança
� Rotina;
� Desânimo – Preguiça, comodidade e a instabilidade do humor são outros
tantos fatores do desânimo;
� Medo da mudança – Ideia de incapacidade de avançar.
Construção da perseverança
� É preciso autodeterminação;
� Deve haver concentração;
� É preciso focalizar a atenção sobre um único ponto;
� Mantenha a atenção voltada para os próprios objetivos da vida.
2.6 – Hábitos desmotivadores
A falta de motivação causa desestímulo nos indivíduos
que acabam não realizando suas atividades corretamente. Isto
se dá devido ao uso inadequado ou insatisfatório do tempo na
perspectiva do indivíduo ou da empresa.
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As causas que provocam esse desperdício do tempo podem ser, basicamente, de
cinco origens:
- Estruturais
- Ambientais
- Culturais
- Individuais
- Gerenciais
Estruturais
Relacionado à estrutura organizacional, tais como:
- Indefinição dos níveis de responsabilidade/autoridade;
- Ausência, insuficiência, excesso ou mau uso das normas internas;
- Níveis hierárquicos não definidos claramente;
- Entre outros.
Ambientais
Referem-se aos fatores ambientais que podem facilitar o desperdício de tempo.
Como:
- Divisórias inadequadas;
- Alto grau de ruídos;
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- Divisões com vidro transparente;
- Distribuição inadequada das áreas;
- Entre outros.
Culturais
Trata-se dos traços da cultura e hábitos organizacionais, são eles:
- “Política de portas abertas”;
- Informalidade;
- Excesso de formalismo;
- Centralização;
- Entre outros.
Individuais
Dizem respeito ao caráter pessoal que se manifesta por meio de estilos
individuais como:
- Falta de autodisciplina;
- Falta ou excesso de delegação;
- Forte envolvimento com detalhes;
- Entre outros.
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Gerenciais
Referem-se a fatores ligados às habilidades gerenciais, tais como:
- Comunicação;
- Delegação;
- Liderança;
- Motivação;
- Entre outros.
Observe abaixo os hábitos mais comuns que provocam a desmotivação e
contribuem para o desperdício do tempo no ambiente de trabalho:
• Gastar tempo excessivo com problemas que lhe são trazidos por
subordinados;
• Supervisionar subordinados em excesso (mais do que o necessário);
• Supervisionar subordinados de forma insuficiente com consequentes
crises de relacionamento;
• Programar trabalho menos importante antes do mais importante;
• Começar a fazer algo sem antes pensar cuidadosamente sobre o mesmo;
• Abandonar um trabalho antes de terminá-lo (para pegar outro);
• Realizar trabalhos rotineiros que poderiam ser delegados a outra pessoa;
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• Fazer coisas que poderiam ser feitas por um equipamento;
• Fazer coisas que na verdade não é parte do seu trabalho;
• Gastar tempo excessivo em áreas de trabalho que eram de sua
especialidade em cargos que ocupava anteriormente;
• Fazer coisas improdutivas por puro hábito;
• Manter quantidade excessiva de registros, complicados e repetitivos;
• Dedicar-se a projetos que provavelmente não vai poder realizar;
• Dar atenção a projetos de baixo rendimento (resultados não
significativos);
• Deixar de planejar e ser apanhado de surpresa por problemas no
departamento;
• Lidar com uma variedade excessiva de coisas ao mesmo tempo;
• Evitar deixar trabalhos pouco conhecidos para depois ou fazer de
qualquer jeito;
• Deixar campo livre para interrupções durante a realização de trabalhos
que exigem concentração;
• Permitir divagações em reuniões;
• Permitir divagações em contatos de trabalho;
• Pessoal não treinado;
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• Pessoal insuficiente;
• Instalações inadequadas;
• Convocar ou participar de reuniões desnecessárias;
• Procurar obter dados não importantes depois de já ter obtido os
principais;
• Dedicar-se em excesso a afazeres ou conversas pessoais;
• Ler revistas profissionais, jornais, documentos e relatórios sem
importância direta para o seu trabalho;
• Incapacidade para dizer não;
• Excesso de interrupções pelo telefone;
• Falta de objetivos, prioridades e prazos nos trabalhos;
• Desorganização pessoal;
• Indecisão/protelar decisões;
• Ausência de controles, padrões e relatórios de resultados;
Com exceção de alguns poucos que se dizem defensores da liberdade irrestrita e
assim se posicionam contrários a todo tipo de administração, inclusive do tempo, a
maior parte das pessoas reconhece que não sabe administrar seu tempo, gostaria de fazê-
lo, mas se vê diante de uma série de empecilhos que dificultam e parecem mesmo
impossibilitar o bom uso do tempo.
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Como vimos no início deste tópico, tais empecilhos são de várias naturezas. Os
principais são de ordem institucional (administrativa, ambiental) e de ordem pessoal.
Vamos discutir primeiro os empecilhos de natureza institucional que engloba excesso de
tarefas, de papéis, de interrupções, de telefonemas, de reuniões.
Ao final discutiremos alguns empecilhos de natureza pessoal: a tendência ao
adiamento, à indecisão, a tentativa de esconder a verdade de nós mesmos. Estes são os
empecilhos mais difíceis de vencer.
Mesmo que os obstáculos institucionais sejam removidos, nossas habilidades em
administrar o tempo serão poucas se os empecilhos pessoais não forem trabalhados.
1. Excesso de Tarefas
Um empecilho famoso é o excesso de tarefas. Grande parte das pessoas, e
certamente a maioria daqueles que estarão lendo este trabalho, têm coisas demais para
fazer. O excesso de tarefas frequentemente paralisa e o indivíduo não sabe por onde
começar e acaba ficando imobilizado.
2. Excesso de Papéis
Junto ao excesso de tarefas, e parcialmente gerado por elas, há o excesso de
papéis.
O excesso de papéis, porém, tem causas independentes do excesso de tarefas.
Muitas pessoas e instituições mandam papéis não solicitados que nada têm a ver com as
tarefas. As malas diretas geradas por computador agravaram sensivelmente o acúmulo
de correspondência que nada significa, mas que frequentemente é olhada antes de ser
jogada fora ou, pior, antes de ser colocada de lado para uma eventual necessidade.
Além disso, alguns colegas e muitos superiores te mandam papéis que não lhes
interessam e com os quais não sabem o que fazer. Limpam, assim, suas mesas à custa da
sua.
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A consequência disso é que sua mesa de trabalho fica escondida debaixo de uma
montanha de papéis. Quando precisa de algo importante, não sabe exatamente onde
encontrar, gasta tempo procurando, custa achar, encontra outras coisas que te interessam
e que desviam e consomem sua atenção, e assim por diante. Por causa do excesso de
papéis, acaba gastando minutos preciosos, algumas vezes, horas.
3. Excesso de Interrupções
A maior parte das pessoas não consegue trabalhar por um período razoável de
tempo sem interrupções de colegas ou de estranhos - exceto talvez, aquelas pessoas que,
pela sua posição e estilo de trabalho, ou por terem uma secretária ciente de seus deveres,
conseguem controlar o acesso à sua sala.
Aqueles que trabalham em locais abertos ou em empresas que adotam o estilo da
porta aberta frequentemente se veem forçados a dar do seu tempo a todos aqueles que se
julgam no direito de colocar a cabeça para dentro da sala e dizer: "Você tem um
minutinho?", "Posso fazer uma perguntinha?", "Dá para você me dar uma ajudazinha
aqui?" etc. Sempre usam o diminutivo para dar a impressão de que serão breves. Nem
sempre o são. Uma coisa leva a outra, e quando o interrompido se dá conta a
"perguntinha", a "ajudazinha", o "minutinho" acabou levando meia hora (quando não
mais).
Como a manutenção de boas relações pessoais no trabalho é algo que a maior
parte das pessoas julga importante, elas ficam sem saber como lidar com o problema
sem ser indelicadas. Acabam se prejudicando, tendo que ficar trabalhando até mais
tarde, ou levar trabalho para casa, ou não fazendo com a qualidade desejada o que
tinham para fazer.
Nem todas as interrupções, obviamente são ruins. Na verdade, existem algumas
interrupções boas, aquelas onde se discutem boas ideias.
Para cortar interrupções indesejáveis:
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- Elimine os assuntos atrasados para não ter de enfrentar as consequências;
- Lide com as coisas de forma total e correta, para reduzir os pedidos de
correções.
- Dê instruções claras e completas para os seus subordinados a fim de reduzir os
pedidos de esclarecimento e as suas frustrações quando as coisas não forem
feitas da maneira certa na primeira vez.
- Caso você ocupe algum cargo de chefia, lembre-se de que a sua função é
educar os seus funcionários quanto à forma de executar tanto as tarefas de rotina
quanto os trabalhos maiores.
• Quando deixar recados, deixe informações completas;
• Peça que anotem os recados completos quando os outros lhe ligarem;
• Lide com as interrupções expondo as suas limitações de tempo. "Temos
apenas 20 minutos para esse assunto";
• Apoie uma cultura com menos interrupções;
• Comece a dividir a sua comunicação em lotes. Evite, a cada assunto que
surgir, discutir imediatamente com o responsável por isso. Em vez disso
discuta vários problemas no mesmo momento.
4. Excesso de Telefonemas
Algo semelhante acontece com telefonemas, principalmente para quem tem que
atender seu próprio telefone, sem o filtro de uma secretária eficiente. Na verdade,
telefonemas é uma das principais formas de interrupção e desvios de tempo.
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Muitas empresas não possuem rotinas e procedimentos bem estabelecidos para
responder a perguntas ou a pedidos de informação, de forma que vários tipos de
telefonemas acabam tendo que ser atendidos por pessoas cujo tempo seria muito mais
bem empregado em outras tarefas. Um telefonema inconveniente em um momento
inconveniente pode estragar um dia.
5. Excesso de Reuniões
O problema do excesso no número e na duração das reuniões
no Brasil é dos mais sérios. Há muito mais reuniões do que seriam
necessárias, elas duram muito mais do que seria sensato esperar, e muito mais gente
participa delas do que seria preciso. No Brasil há essa noção de que a importância de
uma pessoa de certa forma se mede pelo número de reuniões para as quais ela é
convocada.
Além disso, as reuniões são convocadas sem a devida antecedência, causando
miséria nas agendas das pessoas. Seus objetivos não são anunciados com clareza e
antecedência, nem a pauta com a lista de participantes é distribuída previamente. As
pessoas convocadas não sabem por que estão sendo convocadas nem o que se espera
delas, não podendo, portanto, se preparar.
As reuniões nunca começam na hora, frequentemente por atraso de quem as
convoca ou de participantes indispensáveis para a sua realização. Nunca se fixa um
limite para a duração da reunião. Uma vez iniciada a reunião, todo mundo parece sentir
que tem a obrigação de dizer alguma coisa para justificar sua presença.
A duração e o conteúdo das intervenções não são controlados. Gasta-se um
tempo enorme discutindo questões paralelas. Depois das reuniões nenhum dos
participantes tem ideia clara do que ficou resolvido, se é que alguma coisa foi resolvida,
nem é informado do andamento das coisas que foram decididas.
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6. Tendência ao Adiamento
A tendência à procrastinação ou adiamento parece ser uma característica comum
dos seres humanos. Poucas são as pessoas que tomam uma decisão de imediato, assim
que confrontadas com uma tarefa ou um problema. A incapacidade de tomar uma
decisão leva muitas pessoas a protelar, na esperança de que o problema se resolva por si
só e a decisão se torne desnecessária.
É preciso distinguir a tendência à procrastinação do bom senso que recomenda
não tomar uma decisão no calor de uma discussão, ou quando não há informações
suficientes, ou coisa equivalente.
A tendência à procrastinação aparece principalmente quando a tarefa a ser
realizada é muito difícil, complexa, longa, ou desagradável. Parece que temos esperança
de que as coisas se farão ou se resolverão por si próprias, se as deixarmos sós.
O adiamento provavelmente consumirá mais tempo no seu local de trabalho do
que em qualquer outro lugar. Se você for uma pessoa que costuma adiar, a mudança de
atitude para o “Faça Agora” será um elemento chave para ajudá-lo a identificar onde
existe adiamento nos seus hábitos profissionais e a superá-lo.
A maioria das pessoas é muito inteligente, até mesmo engenhosa, no que diz
respeito a adiar as coisas. "Eu não tenho muito tempo" é uma desculpa comum. "Eu
acho que eles disseram que não estariam aqui hoje, então eu não liguei." "Não é tão
importante." A lista e motivos pelos quais uma tarefa não pode ser concluída são
intermináveis.
Seja tão esperto para concluir as coisas quanto o é para adiá-las. Insista até
encontrar a solução para cada problema sem adiá-lo. É aí que você deve concentrar o
poder de sua mente, e não em desculpas inteligentes.
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As oito maneiras de superar o adiamento:
1. Faça agora e fará uma vez somente – Não fique lendo e relendo para fazer uma
ação. Leia e aja.
2. Não postergue nada. Programe o que você vai fazer e realmente faça.
3. Resolva os problemas enquanto eles são pequenos – Caso contrário seus
problemas crescerão e consumirão ainda mais tempo.
4. Diminua as interrupções desnecessárias – Isso o ajudará a ser mais produtivo.
5. Coloque os atrasos em dia – Os trabalhos atrasados criam o seu próprio trabalho
extra.
6. Comece a operar visando o futuro e não o passado – Trabalhe sempre de forma
preventiva, antecipando-se.
7. Pare de se preocupar – O grande dano do adiamento é o cansaço mental e
psíquico que isso causa.
8. Agora se sinta melhor em relação a si mesmo – A conclusão de tarefas evita o
estresse e a ansiedade e traz mais autoconfiança e autorrespeito.
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Conclusão do módulo I
Chegamos ao fim do Módulo I, espero que tenha gostado dessa nossa primeira
jornada e que se sinta animado(a) para continuar.
Lembre-se que o curso é composto por dois módulos e que para ter acesso ao
segundo é necessária a realização da avaliação. Sinta-se a vontade para fazer a prova
assim que estiver preparado(a).
Até mais!