Sistema de Propostas, Contratos e Faturamento

PRODAM – Novembro/2015

PRODAM• Sociedade de Economia Mista

• Cerca de 350 faturas emitidas/mês

2013 2014 2015 (até 26/11)

104.523.772,29 106.199.438,08 83.612.420,00

Esfera Poder ClientesContratos

Contratos % valorEstado Executivo 63 177 77,43%Estado Judiciário 1 3 0,42%Estado Legislativo 1 1 0,04%Federal Executivo 1 1 0,00%

Municipio Executivo 4 7 15,72%Municipio Legislativo 1 2 0,17%OUTROS OUTROS 75 77 6,20%

146 268 100,00%

• Propostas emitidas 281 em 2014, 210 em 2015;• 22 produtos • Faturamento;

Processos comerciais

Comercialização Contratos Secretaria ASSJUR Produção Faturamento Financeiro

1. Elabora proposta

  2. Imprime e Registra entrega

 

       

3. Registra aceite 4. Elabora contrato 

  5. Emite parecer

6 Atualiza quantidades produzidas

7 Emite faturamento (fixo e estimados)

8. Registra entrega

9. Registra pagamentos

10. Encaminha carta de cobrança

  11.Encaminha carta para renovação

12. Imprime e entrega carta

       

  13. Atualiza aditivo

         

Até Julho/2015

• Sistema (somente) de Faturamento • Desenvolvido em 89 - em Clipper • Não podia mais ser evoluído;• Tabela - só de clientes e serviços• Consolidações limitadas;• Faturas emitidas manualmente no site da Prefeitura;• Propostas Notes poucos dados• Contratos controlados em planilha;• Catálogo não padronizado;• Dados do faturamento restrito à área de faturamento;• BI para democratizar os dados

• Integrado: Propostas Contratos Faturamento;• Cadastro de Clientes

Contatos com função, telefones e fotos Responsáveis: Analista e apoio Comercial, Analista de contrato e

Assistente de faturamento para filtros Categorizados por Setor, Esfera e pode

• Serviços x produtos padronizados, classificados e parametrizados Contínuos/Não contínuos Definidos/estimativos; Enquadramentos para prefeitura e contábil Percentuais de imposto

• Parametrização de workflow para Propostas e Contratos;• Envio de avisos, por e-mail, de encaminhamentos de

Propostas e Contratos;• Permite parametrizar avisos: vencimento de contratos,

vencimento de propostas, atraso de tramites, etc• Cadastro de certidões negativas;

Novo Sistema

• Elaboradas e emitidas no Sistema;• Etapas: Elaboração avaliação Revisão Emissão

Entrega - Aceite ...... Contrato• Registro Entrega data e protocolo (acompanhar o

andamento)• Serviços e itens tabelados;• Inserção de anexos;• Visualização da proposta

PROPOSTAS

• Gerado a partir de uma proposta;• Controle do fluxo: Novo e Renovações;• Faturamento a partir do Contrato;• Anexo do contrato digitalizado;• Pode vincular a um contrato de fornecedor externo;• Registro dos aditivos;• Registro dos valores estimados • Gera aviso de vencimentos;• Gestão da cobertura financeira;

CONTRATOS

• Faturamento dos contratos com valores fixos;• Lançamentos de quantidades dos contratos

estimativos (parametrizado e distribuído);• Lançamento de créditos;• Faturamento dos contratos estimativos;• Geração fatura – PMM;• Emissão da fatura com certidões e empenhos;• Registro entrega fatura;• Registro do pagamento;• Relatório de faturamentos pendentes

Faturamento

• Diversos para: Proposta, Contratos, Faturas, Clientes;• Gera em PDF ou Planilha

Relatórios

Integrações

Com quem Para que

Site da Prefeitura Geração e impressão das Notas Eletrônicas

Sistema de Contratos do Estado

Envio das faturas emitidas, para atesto pelos órgãos

Sistema Financeiro do Estado

Recebimento dos empenhos e anulações, Liquidações e Ordens Bancária

Receita Federal Geração de Arquivo EFDBI Geração de dados do faturamento

Sistema de Protocolo do Estado

Consulta aos trâmites dos processos de Propostas, Renovação de Contratos e faturas

• Agilização do processos: contrato e faturamento;• Redução da perda do faturamento;• Melhor gestão dos contratos e propostas (andamento,

vencimento, etc);• Padronização das propostas e contratos;• Redução de retrabalho: transcrições proposta contrato

faturamento• Melhor visualização dos serviços comercializados;• Gestão das coberturas financeiras;• Melhor gestão do andamento das propostas, renovações e

faturas;• Condições necessárias para melhorar ainda mais a gestão;

Benefícios alcançados

• Disponibilização de relatórios gerenciais;

• Melhorias da interface;

• Automatização do envio de carta de cobrança;

• Integração como o Sistema de Protocolo do Estado

exibição do trâmite do processo

Em andamento

• Automatização do envio de carta de renovação;• Gestão de Convênios;• Contratos de Fornecedores;• Registros de oportunidades de negócio;• Geração automática dos volumes dos contratos estimativos; • Inclusão de dados para gestão de serviços específicos: links,

internet, hospedagem, etc;• Controle de serviços não cobrados;• Integração com Sistema de Custos – avaliação de rentabilidade;

Futuro

OBRIGADO

SPCF – Tela Inicial

Clientes

Clientes

Clientes

Tabelas

Serviços

Serviços

Itens de Faturamento

Itens de Faturamento

Parametrização de avisos

Parametrização de avisos

Cadastrar Certidões

Cadastrar Certidões

Propostas

Propostas

Propostas

Propostas

Propostas

Contratos

Contratos

Contratos – controle dos aditivos

Contratos – estimativas

Contratos – Registro de empenhos

Contratos – Registro de empenhos

Contratos – Registro de empenhos

Faturamento - Lançamentos

Faturamento - Lançamentos

Faturamento - Créditos

Faturamento – Gestão das faturas

Faturamento – Registro de entrega

Faturamento – Emissão de faturas

Relatórios

Relatórios

Relatórios