Roteiro de práticas empresariais na contabilidade

Como cumprir obrigações fiscais.

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Morais ContabilidadeFundada em 2008

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Contador-Found: GILDÁSIO RODRIGUES MORAESgildasiomorais@moraiscontabilidade.com

Roteiro de práticas empresariais na contabilidade

Autores

A Morais Contabilidade, desenvolveu este conteúdo para ajudar você acriar estratégias funcionais do cumprimento de obrigações fiscais egerenciais, a fim de melhorar seus resultados e garantir as determinaçõesficais. Este material foi escrito por especialistas e com certeza auxiliaráno seu trabalho. Esperamos que goste do conteúdo e adquira um bomconhecimento para a sua organização.

Nota Importante:

• Este material não contém todas as respostas às necessidades do empreendedor, nem tão pouco a intenção de dar respostas prontas, toda via está disposto neste e-Book as principais informações e ações necessárias para que a empresa mantenha a ordenação fiscal.

• A legislação brasileira é atualizada constantemente, por isso aconselha-se revisar os procedimentos empresariais sempre que possível.

• É necessário que o empresário converse sempre com seu administrador, advogado e contador, na dúvida não execute a ação sem solicitar o perecer do profissional.

Pontos essenciais

Observe a frente informações como

fazer consultorias, sobre documentos,

prazos de pagamento, fazeres e

agendas que gera organização e

cumprimento de metas fiscais.

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O e-mail e sua necessidade:

No ambiente empresarial o correio eletrônico (e-mail) é uma dasprincipais forma de comunicação.

Levando em consideração que as comunicações precisam de histórico,protocolo, registro, ele é o mais eficiente desde sua criação.

A era digital aumentou as funcionalidades do e-mail nas trocas deinformações. No ambiente empresarial sua necessidade é imperiosa porque o fisco comunica nos dias atuais através de e-mail e não mais decomunicação em papel, em sua maioria.

Desta forma, a empresa precisa ter um e-mail operante, que sejamonitorado.

Veja este material: A importância do e-mail na gestão dos negócios.

Certificado Digital e senhas de acesso:

Em sua maioria para que as empresas troquem informações no ambientevirtual necessariamente será preciso de uma senha de acesso oucertificado digital.

O certificado digital é um arquivo eletrônico que funciona como se fosse uma assinatura digital, com validade jurídica, e que garante proteção às transações eletrônicas e outros serviços via internet, de maneira que pessoas (físicas e jurídicas) se identifiquem e assinem digitalmente, de qualquer lugar do mundo, com mais segurança e agilidade.

A Certificação Digital, nos dias de hoje, traduz o que há de mais moderno em termos de segurança para proteger informações trocadas no ambiente virtual. Sua tecnologia foi desenvolvida especificamente para oferecer segurança, autenticidade, confidencialidade e integridade às informações eletrônicas. É como se fosse uma carteira de identidade eletrônica que garante a identidade das partes envolvidas

Certificado Digital e senhas de acesso:

As empresas precisam do certificado digital para:

• Emitir NF-e, NFC-e, MDF-e, CT-e

• Acessar o e-CAC

• Acessar e enviar o e-SOCIAL

• Assinatura e envio documentos pela internet;

• Realização de transações bancárias;

Respostas, Consultorias e Pareceres:

Oferecemos atendimento:

1) Presencial

2) 75 32621902

3) Site de Relacionamento www.moraiscontabilidade.com

4) E-mails

Iremos responder todas as dúvidas dentro da nossa competência decontador/orientar, seja presencial, pelos telefones fixos, emails, e sistema derelacionamento disponível em nosso site www.moraiscontabilidade.com.

Nos atendimento via whatsapp se a dúvida trouxer necessidade de registro efundamentação legal os consultores não deverão responder pelo canal, mas,abrirão uma solicitação no site de relacionamento e responderão pelodomínio ou pelo e-mail.

Entrega de Documentos Fiscais:

Recepcionamos os documentos de forma física e digital.

Deverão entregar o malote com a documentação FÍSICA (Notas Fiscais de compra, venda, pagamentos gerais, folhas de pagamento e etc.) na contabilidade até o 5º dia útil do mês subsequente, importante fazer protocolo de entrega.

O envio de documentos e arquivos digitais segue o prazo anterior, embora, nossos sistemas permitem que os clientes antecipem o envio. Arquivos .XML dos documentos fiscais em sua maioria são buscados automaticamente pelos nossos software. Utilizamos o domínio atendimento e o NIBO, para o envio dos documentos.

Impostos sobre VENDAS:

A empresa optante pelo Simples Nacional (Sistema unificado de pagamento de impostos) emite o DAS (documento de arrecadação do Simples Nacional) que vence todo dia 20 do mês subsequente ao faturamento.

Em regra geral, as empresas não optantes pelo SN, pagam impostos de forma segregada por tributo na área Federal através do DARF (Documento de Arrecadação Federal), que tem datas distintas conforme cada tributo.

No âmbito do munício os impostos são pagos através de DAM (Documento de Arrecadação Municipal).

No âmbito do Estado da Bahia os impostos são pagos através de DAE (Documento de Arrecadação Estadual)

Impostos sobre COMPRAS:

É de conhecimento dos empresários que as operações de venda gera imposto a pagar. No quesito de compras também é possível existir algum tipo de impostos a pagar.

Sabendo que há possibilidade de pagar impostos nas compras, principalmente em compras para revenda, é prudente que consulte a contabilidade para ter a anuência da informação.

Geralmente, as compras efetuadas em operações interestaduais geram ICMS a pagar, por tanto, consulte seu contador antes das aquisições, pois havendo impostos a pagar o valor impacta diretamente em seu preço de venda ou consumo.

Pontos essenciais ÁREA FISCAL:

• EMISSÃO DE NOTA FISCAL:

A contabilidade não é responsável por emitir notas fiscais seja em papel oueletrônica, ou qualquer outro tipo de documento gerencial, fica a cargo totalda empresa, nosso papel é orientar.

• INVENTÁRIO:

A contabilidade não é responsável em escriturar o livro de inventário que deveser escriturado todo ano, levantando os valores de estoques existentes até 31de dezembro.

• CONTROLE DE ESTOQUE

É uma das ferramentas gerenciais mais importante, não pode ficar sem fazer. Controlar o estoque da empresa é dominar 100% da situação financeira/gerencial da empresa. Utilize meios de informática ou até mesmo meios mais antigos como escrita, mas o importante é que seja feito.

Pontos essenciais ÁREA FISCAL:

• VENDA COM CARTÃO DE CRÉDITO E DÉBITO

É sabido que qualquer venda deve ter documento fiscal emitido, principalmente quando ocorre com pagamento por meio de cartão de crédito ou débito, é obrigatória a emissão de nota fiscal das respectivas vendas com cartão de crédito ou débito, transferências bancárias.

• CREDENCIAMENTO ICMS:

A empresa em inicio de atividade, até o sexto mês de vida, deverá pagar o ICMS (diferença de alíquota ou antecipação) no momento da compra das mercadorias, isso para aquisições fora do estado.

• EQUIPAMENTOS, SISTEMAS DE CONTROLES E EMISSORES EFISCAIS:

A aquisição, bem como o manuseio de todo sistema FISCAL, como emissor de Notas Eletrônicos é total responsabilidade da empresa, NÃO é nossa competência manusear o programa de venda, desde a compra até a quebra do equipamento se houver. A contabilidade passa apenas orientação sobre a legislação se houver dúvida.

Pontos essenciais no RH:

É estratégico buscar junto a contabilidade as principiais obrigações a cumprir quando há contratação de funcionário e sua manutenção.

O e-Social é o ambiente que gere as informações das relações de trabalho, um ambiente digital inovador e sistemático.

O e-Social são os olhos do fisco. Por tanto, neste novo século antecipar os fatos é a mais acertada decisão. Se houver que contratar funcionários e não tem a segurança jurídica e a forma de como fazer, procure a contabilidade.

Não é correto que o trabalhador inicie os trabalhos na empresa sem que antes já esteja com a documentação em ordem, já registrada conforme manda a Lei.

Sente com o contador para analisar as situações da empresa no Recursos Humanos (FUNCIONÁRIOS) para avaliar cada admissão ou demissão, esse passo ajudará a corrigir problemas, e prevenir de situações que a empresa pode ser penalizada.

Pontos essenciais:

• ALVARÁS:

É de responsabilidade da empresa, fazer os pagamentos dos alvarás deliberação de portas abertas (municipal, vigilância sanitária...) queanualmente devem ser pagos e retirados nos órgãos.

• CONSELHO DE CLASSE:

É de responsabilidade da empresa registar a empresa nos conselhos declasse ao qual pertencer, ou seja, se a empresa é uma construtora deverábuscar o registro do CREA, e assim sucessivamente um profissionalregistrado no CREA

Contabilidade TerceirizadaPor que contratar a MORAIS CONTABILIDADE?

Entende-se por terceirização contábil a contratação do contador autônomo ou de escritório de contabilidade como prestador de serviços. Entre as partes (empresa e contador) são acertadas as tarefas a serem executadas mediante o pagamento de honorários mensais.

Vossa empresa está contratando um serviço terceirizado de contabilidade, desta feita a MORAIS CONTABILIDADE estará prestando serviços contábeis através dos profissionais capacitados de sua equipe, organizada em departamentos:

• RH• FISCAL• CONTÁBIL • PROCESSOS

COMPARTILHAMENTO

EMPRESA e seus setores

SETOR FISCAL

SETOR CONTÁBIL

FINANCEIRO

MARKETING

LOGÍSTICA

COMERCIAL

ADMINISTRATIVO

Consultoria Fiscal

Consultoria Contábil

Consultoria em RH

EMPRESA

SETOR FISCAL

EMPRESA

Instala, parametriza e alimenta o

software de gestão

Controla o Estoque e Emite Livro de Inventário Anual

Compra, vende, paga, recebe

Elabora o Livro Caixa e o fluxo de

Organiza, controla e arquiva os

documentos

Elabora e publicita as demonstrações contábeis

Elabora e registra os livros fiscais exigíveis

Ensina a classificar as operações contábeis e fiscais

Orienta a classificar a conta contábil no sistema

Ensina a classificar Tributação Produto

SETOR CONTÁBIL

Empresa

Organograma TradicionalO organograma tradicional, como o próprio nome diz, remete à ideia de empresas cujas estruturas seguem uma linha mais tradicional, hierárquica e, de certa forma, rígida.Nele, quanto maior for a autonomia e a responsabilidade exigida por determinado cargo ou setor, maior será a altura da posição desses no organograma. Essas posições serão representadas por retângulos distribuídos de forma vertical e interligados por linhas que representam tanto a comunicação como a hierarquia entre os diversos cargos e setores, conforme o modelo a seguir.

Organograma Funcional

Muito utilizado atualmente e bem semelhante ao tradicional, esse modelo, entretanto, representa as relações funcionais e não hierárquicas. É o mais racional de todos os modelos.

Departamento RECURSOS HUMANOS é responsável por:

• conferir os documentos referentes ao departamento de pessoal, enviados pela empresa;

• registrar empregados;• elaborar folha de pagamento;• elaborar recibo de férias;• elaborar rescisões de contrato de trabalho;• emitir Comunicação de Dispensa;• emitir Comunicado de Acidente de Trabalho;• emitir guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição

Social;• emitir guias de GFIP – FGTS;• emitir GPS – INSS;• orientar quanto à legislação da medicina do trabalho;• cadastrar o empregado no PIS;• atualizar a CTPS e atender as solicitações e consultas de clientes.

Departamento FISCAL é responsável por:

• conferir os documentos fiscais enviados pelas empresas;

• calcular os Impostos federais, estaduais e municipais;

• escriturar os Livros Fiscais;

• confeccionar as Declarações como DIPJ, DIRF, DCTF, PER/DECOMP, DACON, DIMOB, VAF/DAMEF, DAPI, SAPI, SINTEGRA, DES e atender as solicitações e consultas de clientes.

Departamento CONTÁBIL é responsável por:

• conferir os documentos contábeis enviados pela empresa;

• escriturar os atos e fatos contábeis das empresas;

• emitir os Livros: Diário e Razão;

• emitir os Balancetes e Balanços;

• emitir as Demonstrações Contábeis e atender as solicitações e consultas de clientes.

Departamento SOCIETÁRIO é responsável por:

• Constituir, alterar e dar baixa em empresas;

• solicitar parcelamentos de débitos tributários;

• solicitar emissão de CNDs;

• atualizar os registros nos órgãos fiscalizadores e auxiliar o empresário na elaboração do check-list e atender as solicitações e consultas de clientes.

• Elaboração de Contratos Sociais, Alterações Contratuais, ATAS, Contratos de Cessão de Quotas;

• Elaboração de Processos de Fusão, Transformação e Cisão;

• Elaboração e Registro de atos de Dissolução da Sociedade para efeito de baixa de empresa;

• Liberação de CNPJ perante a Receita Federal, Inscrição Estadual perante a Secretaria da Fazenda do Estado;

• Liberação de Alvará de Funcionamento perante a Prefeitura e de Alvará Publicidade junto a SUCOM;

• Liberação e Regularização de pendências para emissão das certidões negativas da Receita Federal, Estadual, Municipal, INSS, FGTS e Procuradoria Nacional;

• Liberação de Alvarás de Saúde, perante a Vigilância Sanitária;

• Emissão de Declarações / Petições a entidades públicas e privadas.

• Liberação de CNPJ perante a Receita Federal, Inscrição Estadual perante a Secretaria da Fazenda do Estado;

Departamento SOCIETÁRIO é responsável por:

A empresa deve contar com profissionais para as consecuções dos trabalhos...

EMPRESA

Administrador Contador economista Advogado

Tem experiência em administrar empresas?

A palavra do contador

Inicialmente agradecemos pela oportunidade de trabalharmos juntos, éprazeroso para nós termos você em nosso convívio de trabalho,acreditamos que será uma parceria de muito sucesso!

As nossas maiores dificuldades podem acontecer agora no início dosnegócios, pois é um momento de conhecimento e troca de experiências,assim, nesse momento inicial será necessário que o FEEDBACK entreVOCÊ (EMPRESA) e nós (CONTABILIDADE) seja mais intenso. O início donegócio deve ser cauteloso, porém criativo e ambicioso.

Diversos são os procedimentos de uma empresa, sejam administrativos, contábeis, judiciais, fiscais, todos parecidos tornando-se difíceis de classificar as competências de execução. Por tanto os serviços contábeis podem em determinados momentos ser confundidos com o do administrador, ou outro profissional, mas, nós iremos orientar de quem será a competência para execução.

Nosso escritório atenderá de forma presencial, via telefone, e as diversasvias de relacionamento disponíveis em nosso sitewww.moraiscontabilidade.com, espaço criado especialmente para vocênosso parceiro.

Nele você encontra serviços essências como EMISSÃO DE CERTIDÃONEGATIVA, EMISSÃO CARTÃO CNPJ, LINKS diretos para sites maisusados no meio empresarial.

No site você terá o canal de relacionamento direto com o escritório, ondevocê poderá solicitar serviços, solicitar documentos com MAISSEGURANÇA, e mais rapidez. Orientamos que faça as solicitações semprepelo canal de atendimento via site, pois automaticamente geraráprotocolo, que dará visibilidade e segurança. Oferecemos também atravésdo telefone 75 3262-1902 os serviços diferenciados e consultorias, alémdo contato pessoal em nosso escritório.

Bem verdade que a administração trabalha lado a lado com a contabilidade,bem como a contabilidade com advocacia, bem como a advocacia dependeda administração. Nessa roda de troca de informações, é comum para osempresários confundir as ações do administrador com o serviço dacontabilidade, trocando os papéis de ambos. Cada ciência tem suacompetência dentro da vida de uma organização empresarial. Assim, épreciso discernir quando o empresário deve usar os atributos deadministrador, e solicitar as ferramentas da contabilidade para suas tomadasde decisões.

Ser empresário não é questionamento, é meramente ação! É ter visão deáguia!

Defina suas metas dentro da empresa, planeje de forma sucinta o quepretende com ela e aonde quer chegar, trace um plano estratégico econseguirá metas. Como na figura acima defina o organograma da empresa,defina O QUE FAZER? QUEM FARÁ? QUANDO FAZER? É importante que astarefas tenham suas definições e planos para serem executados, de formaque quem irá fazer, terá suas atribuições definidas.

No mercado empresarial, são as microempresas (ME) e empresas de pequenoporte (EPP) que tem mais dificuldade em administração de negócios. Sãoquem mais passam dificuldades em relação às atribuições administrativas eprincipalmente em obrigações FISCAIS e CONTÁBEIS. Suas dificuldadesadministrativas estão visivelmente estampadas nas estatísticas. São essestipos de empresa que mais abre no Brasil, entretanto, são as que mais fechamem tempo pré-maturo, dizemos que esse problema está realmente naadministração. São essas empresas que abrem negócios sem conhecimentoprévio do material que irá trabalhar, além de que as tarefas da empresageralmente ficam por conta de uma única pessoa - o empresário – ele temdificuldades em segregar as competências de descobrir quando é o momentodo uso da administração e o da contabilidade, pois esses tipos deorganizações têm os departamentos todos num só lugar, setor pessoal, setorfinanceiro, fiscal, quase sempre exercido por um só administrador. Já asgrandes empresas obtêm êxito na administração, pois conseguem separar ostrabalhos de cada setor, dinamizando e tornando eficiente a organizaçãogeral da empresa, através da separação da administração e da contabilidade,bem como do restante dos outros setores existentes na empresa.

Já pensou no organograma de sua empresa?

Direção

(Você)

FINANCEIRO

QUEM? QUEM?

VENDAS

https://organograma.net/

Nesse momento perguntamos: VOCÊ TEM ALGUAM EXPERIENCIA DEADMINISTRAÇAO DE EMPRESAS?

Se sua resposta for não ou for sim, orientamos que sempre busquem estudarseu negócio. Conhecer de maneira profunda seu negócio é ponto fundamentalpara alavancar a prosperidade, e obter êxito na sua administração: é precisoplanejar, orçar, cortar despesas, buscar receitas, para alcançar o sucessodentro do ramo empresarial, e isso tudo podemos conseguir na parceria entresua administração e o nosso trabalho de CONTADOR.

Sugerimos que procurem uma consultoria administrativa para planejamento eacompanhamento do negócio. O SEBRAE também oferece consultoriaadministrativa profissional, aqueles que estão começando o negócio e precisaconhecer e aprender estratégias empresariais, bem como aqueles que já têmvida ativa no ramo empresarial, para buscar novos conhecimentos ereciclagem. www.sebrae.com.br.

O que enviar a contabilidade?

Enviar a contabilidade

Com a finalidade de orientar V.Sas., elaboramos alguns procedimentosdirigidos aos documentos fiscais e contábeis, a fim de que possamosatendê-los com maior rapidez e cumprir os prazos legais.

Departamento Fiscal:

• As notas fiscais de compras de mercadorias, matérias primas, ativoimobilizado, e as de vendas e prestação de serviços, devem ser ordenadase enviadas ou serão retiradas no início de cada mês, para registro e/ouclassificação e posterior contabilização.

• Os comprovantes de recolhimento dos impostos e taxas pagos deverãoser enviados no original ou por xerox, na qual seja legível a autenticaçãobancária, ou deve ser anotada a data de pagamento. Também poderá serviabilizado o envio digitalmente, verifique com a contabilidade.

Departamento Pessoal:

• Rescisões contratuais, recibos de férias, comprovantes e folhas depagamento, planilhas de comissões e variáveis de salários, documentospara registro de empregados, etc., devem ser encaminhados sempre emtempo hábil para que se possa proceder ao processamento das rotinas,conforme prazos mencionados no item 4 deste.

Departamento Contábil:

• Extratos Bancários: verificar a sequência da movimentação da conta; nafalta de algum extrato solicitar imediatamente o período faltante, ou solicitarum extrato mensal (pelo computador);

• Depósito Bancário: anexar cópia do comprovante da origem. Por exemplo,recebimento de duplicata, anexar cópia desta;

• Avisos de Cobrança: anexar cópias das duplicatas;

• Enviar todos os avisos bancários, tais como: despesas, transferências,aplicações, débitos, créditos, etc.;

• Contratos de seguros, empréstimos, financiamentos, etc., enviar uma cópiado contrato e do pagamento das parcelas;

• Despesas com condução e correio;

• Despesas com refeições, gasolina, álcool, material de limpeza, brindes,conservação, manutenção, e outras pequenas despesas somente poderãoser contabilizadas quando comprovadas com a nota fiscal do consumidorou nota fiscal de serviços;

• Os recebimentos de duplicatas por caixa, anexar cópia da mesma aodepósito ou anotar a data do recebimento no verso;

• Ticket de máquinas registradoras (supermercados) notas de pedidos,notas de controle interno, despesas particulares (sócios) não devem serenviadas, pois não possuem valor contábil.

Documentos legais

Os documentos legais de constituição da pessoa jurídica, que devem serguardados em pastas próprias, à disposição da fiscalização ou para utilizaçãono cumprimento de obrigações acessórias, são os seguintes:

Principais

• - Contrato Social, Ata de Fundação ou Estatuto Social;

• - Alterações Contratuais e Atas de Assembleias Gerais;

• - Inscrição Estadual – Secretaria da Fazenda;

• - Cartão do CNPJ;

• - Cartão de Inscrição na Prefeitura;

• – Matrícula no INSS.

Documentos legaisAcessórios

- Ficha de Cadastro Nacional de Empresas – Junta Comercial;

- Inscrição em órgãos de Fiscalização Específicos, como por exemplo, CREMESP, CREA, CAU, etc.;

- Ficha de Inscrição no CNPJ;

- Fichas de Alteração no CNPJ;

- Fichas de Alteração da DECA;

- Ficha de Inscrição na Prefeitura Municipal;

- Guias de Alteração na Prefeitura;

- Inscrição em órgãos de Fiscalização Específicos;

- Termo de Opção pelo SIMPLES;

- Alvarás de Funcionamento

Documentos legaisAcessórios

- Ficha de Cadastro Nacional de Empresas – Junta Comercial;

- Inscrição em órgãos de Fiscalização Específicos, como por exemplo, CREMESP, CREA, CAU, etc.;

- Ficha de Inscrição no CNPJ;

- Fichas de Alteração no CNPJ;

- Fichas de Alteração da DECA;

- Ficha de Inscrição na Prefeitura Municipal;

- Guias de Alteração na Prefeitura;

- Inscrição em órgãos de Fiscalização Específicos;

- Termo de Opção pelo SIMPLES;

- Alvarás de Funcionamento

Documentos De fixação obrigatória

De fixação obrigatória

1 – Tributária:

PLACA INDICATIVA DA OPÇÃO PELO “SIMPLES”

Obrigados ao cumprimento: empresas optantes do “simples nacional,conforme LC 123/2006”.

2 – Saúde Pública:

PLACA INDICATIVA DA PROIBIÇÃO DE VENDA DE CIGARROS PARAMENORES.

Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos que comerciam cigarros

De fixação obrigatória3 – Trabalhista:

a) DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTEÇÃO AOS MENORES Obrigados ao cumprimento: empregadores demenores - Aprendizes.

b) ESCALA DE REVEZAMENTO

Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias destinados ao repouso.

c) AVISO DE REEMBOLSO CRECHE

Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema.

d) QUADRO DE HORÁRIO

Obrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas empresas, que não adotarem registrosmanuais, mecânicos ou eletrônicos individualizados de controle de horário.

e) SEGURANÇA DO TRABALHO

Avisos e placas referentes à manutenção, armazenagem e manuseio de materiais; materiais perigosos e insalubres;instalações elétricas; interdição de uso; construção civil; explosivos; localização de extintores; carga máxima deequipamentos e caldeiras

De fixação obrigatória3 – Trabalhista:

a) DOCUMENTO COM AS NORMAS DE PROTEÇÃO AOS MENORES Obrigados ao cumprimento: empregadores demenores - Aprendizes.

b) ESCALA DE REVEZAMENTO

Obrigados ao cumprimento: empregadores que exijam trabalho nos dias destinados ao repouso.

c) AVISO DE REEMBOLSO CRECHE

Obrigados ao cumprimento: empregadores que adotarem o sistema.

d) QUADRO DE HORÁRIO

Obrigados ao cumprimento: empregadores, exceto micro e pequenas empresas, que não adotarem registrosmanuais, mecânicos ou eletrônicos individualizados de controle de horário.

e) SEGURANÇA DO TRABALHO

Avisos e placas referentes à manutenção, armazenagem e manuseio de materiais; materiais perigosos e insalubres;instalações elétricas; interdição de uso; construção civil; explosivos; localização de extintores; carga máxima deequipamentos e caldeiras

De fixação obrigatória4 - Defesa do Consumidor

CONDIÇÕES DE VENDA A PRAZO (preço à vista; taxa de juros ao mês, quando prefixada; taxa de juros ao mês queserá acrescida ao índice pactuado, quando pós-fixado; taxa incidente de juros ao ano; multa de mora, que nãopoderá exceder a 2%).

Deixar um exemplar do Código de defesa do consumidor à vista e à disposição do consumidor. Obrigados aocumprimento: estabelecimentos comerciais e os prestadores de serviços.

3.3.2 – Legislação Estadual

1 – Tributária

CARTAZ “SONEGAR É CRIME”

Obrigados ao cumprimento: os estabelecimentos obrigados a emitir nota-fiscal.

2 – Defesa do Consumidor

CARTAZ COM TELEFONES E ENDEREÇOS DE ÓRGÃOS (POLÍCIA CIVIL, PROCON, DISQUEDENÚNCIA e IPEM)

Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais e de prestação de serviços.

De fixação obrigatória5 - Defesa do Consumidor

• CARTAZ COM INDICAÇÃO DAS ALÍQUOTAS E IMPOSTOS A PAGAR . LEI DA TRANSPARÊNCIA FISCAL:

A Lei do Imposto na Nota (Lei nº 12.741/12, de 8 de dezembro de 2012) nasceu com o intuito de informar ao cidadão o quanto representa a parcela dos tributos que paga a cada compra realizada.

Assim, todo estabelecimento que efetuar vendas diretamente ao consumidor final está obrigado a incluir nos documentos fiscais ou equivalentes os impostos pagos, valores aproximados e percentuais.

Como consumidores finais incluem-se as pessoas físicas ou jurídicas que adquirem produtos ou serviços, por exemplo, para consumo próprio, materiais de uso ou consumo e ativo imobilizado.

As Microempresas e Empresas de Pequeno Porte optantes do Simples Nacional podem informar apenas a alíquota a que se encontram sujeitas nos termos do referido regime. Além disso, devem somar eventual incidência tributária anterior (IPI, substituição tributária, por exemplo).

Acesse o site do SEBRAE e faça seu PAINEL: http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/noticias/lei-do-imposto-na-nota-valor-dos-impostos-deve-constar-na-nota,a494224b80776410VgnVCM1000003b74010aRCRD

§ 2º A informação de que trata este artigo poderá constar de painel afixado em local visível do estabelecimento, ou por qualquer outromeio eletrônico ou impresso, de forma a demonstrar o valor ou percentual, ambos aproximados, dos tributos incidentes sobre todas asmercadorias ou serviços postos à venda.

De fixação obrigatória

Fiscalização Sanitária

CARTAZ DE INDICAÇÃO DO ÓRGÃO SANITÁRIO DE FISCALIZAÇÃO

Obrigados ao cumprimento: estabelecimentos comerciais de gênerosalimentícios, abertos à presença do público, fiscalizados pela Secretaria deEstado da Saúde, diretamente ou por órgão delegado.

Observações:

1. Os produtos expostos ao público na vitrine ou dentro do estabelecimentodevem ter seus preços obrigatoriamente afixados no próprio produto, deforma visível ao consumidor.

2. Consulte nossa empresa sobre outras especificações dos mencionadoscartazes e documentos que devem ser afixados.

3. Consulte nossa empresa sobre os cartazes e outros documentos deafixação obrigatória no âmbito da legislação municipal.

Movimentações bancárias

Um bom controle da documentação que envolve as movimentações e operações bancárias éimprescindível para a realização de um bom trabalho de contabilidade, uma vez que estas operaçõesrepresentam a quase totalidade da movimentação contábil e financeira das empresas.

Essas operações são as seguintes:

- Pagamentos;

- Recebimentos;

- Empréstimos Bancários;

- Descontos de Títulos;

- Cobrança Bancária;

- Leasing;

- Despesas Bancárias;

- Outras Operações.

Movimentações Bancárias

Estas operações compreendem todas as formas de efetuarmospagamentos de qualquer natureza, através da rede bancária, práticaabsolutamente usual nos dias de hoje, com alternativas que vão desdeum cheque até procedimentos via Internet e os chamados “homebanking”.

Independente da forma adotada para os pagamentos bancários que todaempresa pratica, a mesma deve manter em seus arquivos cópia dodocumento de pagamento (cópia de cheque, recibo eletrônico, etc.),anexando todos os comprovantes dos pagamentos efetuados (duplicata,título, depósito, guias de recolhimento de impostos e contribuições, etc.).

Pagamentos

Estas operações compreendem todas as formas de recebermos valoresde qualquer natureza, incluindo depósitos de títulos provenientes devendas de bens e serviços, antecipações de clientes e terceiros.

Os valores constantes dos extratos bancários a esse título devem serdocumentados de forma a permitir a clara identificação do valor recebido,da sua natureza, dos dados do remetente, individualizado por documento(nota fiscal, fatura, duplicata, pedido, etc.). Os depósitos bancários devemter indicação no seu verso ou em documento apartado, de todasinformações necessárias ao seu bom controle.

Os demais “créditos” ocorridos na movimentação bancária (empréstimos,adiantamentos, etc.) devem igualmente ser identificados e documentadospelo departamento financeiro e os eventuais “valores a identificar” devemser objeto de controles internos que definam em curto espaço de tempocomo tratá-los nos registros financeiros e contábeis.

Recebimentos

Estas operações compreendem todas as formas de empréstimos que podem ser obtidosjunto ao mercado financeiro. O departamento financeiro deve documentar de maneira“sumária” as principais características de cada contrato, a fim de dar ciência a todos osenvolvidos, tais como:

- Tipo e natureza do contrato;

- Valor do empréstimo;

- Prazos de vencimento;

- Prazos de carência;

- Encargos (juros, spread, etc.);

- Garantias;

- Outras que julgar conveniente.

Esse resumo sumário, anexado à cópia do contrato deve ser encaminhado à nossa empresapara que tenhamos subsídios adequados ao registro correto das operações.

Empréstimos Bancários

Este tópico tem por objetivo esclarecer nossos clientes quanto a contabilização dasdespesas/custos, e como documenta lá perante a legislação fiscal.

As despesas/custos realizadas deverão estar OBRIGATORIAMENTE relacionadas coma atividade da empresa e devem ser comprovadas por meio de documentação idônea,notas fiscais ou recibos, emitidas sempre em nome da empresa, com data do evento,valor, discriminação dos itens ou serviços e sua devida quitação. Ex: Nunca deveremoslançar despesas de manutenção de veículos, se a empresa não possui absolutamentenenhum veículo.

Observar que determinadas despesas/custos sofrem retenção pela fonte pagadora deIRRF/INSS/ISS, devendo ser enviadas em tempo hábil à nossa organização contábilpara cálculo dos mesmos. Ex: Recibo de aluguel, RPA – recibo de pagamento aautônomos, etc.

A legislação não aceita nota fiscal simplificada ou tíquete de caixa como documentocomprobatório de despesa. Somente o cupom emitido pelo ECF (emissor de cupomfiscal) juntamente com as notas fiscais e recibos diversos são reconhecidos pelalegislação.

Se possível, todas as despesas e custos deverão ser pagas com cheque nominal.

Despesas e custos

Para empresas que mantém atividade externa na realização de seusnegócios ou manutenção em seus clientes, é permitido a elaboração de“relatório periódico de despesas”, contendo todas as atividades efetuadasnaquele período (clientes visitados, distância em Km se for no mesmomunicípio ou próximo, táxi, refeições, gorjetas, passagens aéreas quandoutilizadas, etc), sempre com todos os comprovantes anexos.

Para despesas e custos de manutenção permanente e periódica, exigircontrato das empresas que as realizam. Ex: Manutenção doscomputadores, dos aparelhos de ar condicionado, etc.

Observação:

Qualquer dúvida que eventualmente apareça na apresentação dosdocumentos para serem lançados em despesas/custos, etc., consultesempre o nosso Depto. Contábil.

Despesas e custos

Departamento Fiscal

DOCUMENTOS FISCAIS

CT-eMDF-e

¹ ERP - é o sistema emissor de notas fiscais/gestão financeira² MANIFESTAÇÃO - é ato de dar ciência ou desconhecer a NF-e. Saiba Mais³ CF - Está relacionado aos eventos dos códigos fiscais, como CFOP, CSOSN...

NOTA: Os livros ou relatórios enviados do ERP deverão conter as informações necessárias para a correta escrituração fiscal: data de entrada e emissão, CFOP utilizado, n º da nota, Nome do destinatário ou remetente, Valor Contábil e TOTALIZAÇÃO. Deverão conter os descontos efetuados e/ou devoluções ocorridas. A legislação brasileira exige a guarda dos XML das entradas e saídas por 05 (cinco) anos.

ENTRADAS e SAÍDAS escrituradas no ERP:

COMPRAS e VENDAS

A partir dos dados escriturados no

EMISSOR, compare os documentos lançados no

ERP ¹ com os que aparecem na RFB.

Equipara-se os registros dos documentos na

RFB X ERP (EMISSOR)

Será necessário desconhecer

algum documento fiscal?

A classificação ³ Fiscal dos documentos no ERP está correta?

Registro de Saídas

Registro de Entradas

Apuração de ImpostosGuardar por 05

(cinco) anosEnviar a CONTABILIDADE

Quais documentos enviar a contabilidade mensalmente?ESCRITURAR

DOCUMENTOS FISCAIS

NF-e NFC-e CT-e MDF-e NFS-e

MANIFESTAÇÃO²

CFOPXML e RELATÓRIOS RELATÓRIOS

Departamento Fiscal

Qual a diferença entre:NF-eNFC-eNFS-e

Clique no link abaixo e entenda sobre estes documentos querevolucionário a história fiscal:

NF-e, NFS-e, NFC-e entenda a diferença

Estoques

O estoque é representado pelo conjunto de: matérias primas, produtos emfabricação, produtos prontos, material de aplicação e material deembalagem, nas indústrias; e pelas mercadorias nas empresascomerciais.

Conceito

Os produtos e mercadorias acima mencionados, bem como os mesmositens em poder de terceiros e os de terceiros em poder da empresa,existentes no fim do período (anual ou trimestral, conforme o regimetributário do contribuinte), devem ser relacionados observando-se osseguintes itens: quantidade, unidade, discriminação, preço unitário, valortotal e NCM (classificação fiscal).

Essa relação servirá para a escrituração do Livro de Registro deInventário, obrigatório pela legislação federal e estadual, e necessáriopara a apuração do resultado do exercício (lucro ou prejuízo).

Inventário

Para a avaliação dos estoques, de matérias primas e mercadorias, regrageral, utiliza-se o custo médio ponderado, ou o “PEPS” (Primeiro a Entrar,Primeiro a Sair), porém existem outros métodos aceitos pela legislação,bem como outras formas de avaliação praticadas em situaçõesespecíficas. Consulte nosso departamento contábil no caso de dúvidasobre o melhor método.

A legislação do Estado da Bahia concede prazo de 60 dias para aescrituração do estoque no Livro de Registro de Inventário, enquanto alegislação federal é vaga quando determina que o “o inventário seráescriturado no término do período”. A falta de escrituração do Livro deRegistro de Inventário e do livro de Controle da Produção e do Estoque,sujeitam o contribuinte a multa elevada.

Inventário

O inventário físico (contagem dos estoques existentes no fim do período)deve coincidir com a apuração escritural (estoque inicial, mais comprasno período, menos vendas no mesmo período, igual a estoque final) e aspossíveis diferenças devem ser justificadas sob pena de autuação pelofisco. Alguns percentuais para perdas (quebra de estoque) são aceitospela legislação, variando em conformidade com o produto ou mercadoriaou em razão de situações especiais. Consulte nosso departamentocontábil para maiores esclarecimentos.

A destruição de produtos ou mercadorias inservíveis (estragados,deteriorados, obsoletos, etc.), deve ser comunicada antecipadamente àReceita Federal, e os impostos creditados por ocasião da compra,deverão ser estornados.

Inventário

As empresas construtoras que possuam material de construção a seraplicado nas obras no exercício seguinte, bem como, os imóveis prontos eainda não vendidos, deverão também ser relacionados no Livro deRegistro de Inventário, para fins de registro e apuração de resultado nofim do exercício.

Os bens que compõe o imobilizado da empresa, tais como: maquinas,moveis, veículos, etc., não precisam ser relacionados no Livro de Registrode Inventário.

Inventário

Compras, transferências e beneficiamentos de mercadorias e produtos.

As compras de matérias-primas, mercadorias e materiais secundáriosgerarão para as empresas créditos tributários passíveis de compensação,de acordo com o tipo e ramo de atividade.

As compras deverão ser necessariamente lastreadas por notas fiscaiscontendo as informações previstas na legislação, tais como: tipo daoperação, dados do adquirente, condições de pagamento, descrição dosprodutos e destaques dos impostos incidentes, não esquecendo deanotar a data de recebimento da mercadoria. É vedada a utilização dealguns cupons fiscais, tíquetes emitidos por caixas registradoras e notasfiscais simplificadas.

As notas fiscais de compras deverão ser escrituradas em livros próprios,presume-se que antes a empresa já registrou o documento no sistema degerenciamento fiscal. Para tanto faz- se necessário o envio periódico danota em arquivo ou o arquivo gerado pelo sistema, à organizaçãocontábil, sob protocolo especial para esse fim, conforme o acordado nocontrato de prestação de serviços.

Escrituração dos Livros Fiscais

A melhor classificação de uma compra, sem sombra de dúvida, érealizada pelo próprio comprador, pois este sabe para que e porque a fez.Assim sendo, recomenda-se a utilização de um carimbo próprio para estefim.

Classificação

Por determinação legal e para atender aos aspectos gerenciais, ascompras deverão ser controladas separadamente em: à vista e a prazo.

As compras à vista deverão ser acompanhadas da cópia do chequeutilizado para o pagamento, se pagas por este meio ou com umaanotação da utilização de dinheiro no referido pagamento, e sempre viracompanhadas da respectiva duplicata quitada, recibo de pagamento ouutilização de um carimbo próprio, esclarecendo quanto à sua quitação.Salientamos que a simples referência de venda à vista, não quita a notafiscal.

Controle financeiro das compras

Transferências e remessas

Os recebimentos de mercadorias em transferências de depósitos ou filiais, e os recebimentos por remessas de ou para conserto ou industrialização, previstos na legislação vigente deverão receber uma orientação especial de nossa organização contábil.

Devolução de compras

As devoluções de compras devem receber um tratamento próprio, nos termos da legislação fiscal, devendo receber uma orientação especial de nossa organização contábil

Imobilizado –Aquisição e Venda

Imobilizado é o conjunto de bens e direitos que a empresa necessita parafuncionar. Exemplos de bens: imóveis (terrenos, edifícios e construções),máquinas, computadores, móveis, instalações e ferramentas. Exemplosde direitos: marcas, patentes e direito de uso. Na compra de bens edireitos exija o comprovante da aquisição (nota fiscal, escritura, recibo,etc.).

O original ou uma cópia deverá ser enviada a nossa organização contábilpara registro fiscal e contábil. Se tiver qualquer dúvida sobre odocumento, consulte um dos nossos sócios.

Na compra de veículo de pessoa jurídica, tire uma cópia da nota fiscal, ena compra de particular, tire uma cópia autenticada, frente e verso, dodocumento de transferência após o reconhecimento da firma e antes deenvia-lo para efetivar a transferência.

Aquisição

Na aquisição de bens pelo valor residual ao término do arrendamento(leasing), exija, também, a nota fiscal correspondente.

Não se esqueça que a nota fiscal é comprovante de venda, não é comprovantede pagamento. Exija do vendedor o correspondente recibo ou duplicataquitada para sua segurança. Quando a compra for de valor significativo:imóvel, veículo, máquina, etc., consulte um dos nossos sócios sobre asimplicações legais e tributárias e sobre as diversas modalidades deaquisição: a vista, a prazo, financiada, leasing, etc., antes de efetivar onegócio.Antes de iniciar a construção ou reforma de imóvel, consulte-nos,pois além de diversas exigências burocráticas há incidência de tributos econtribuições (INSS, FGTS, ISS etc.).

No caso de benfeitorias em imóvel de terceiros (construção, reforma,ampliação), consulte-nos sobre as implicações relacionadas com esse tipoespecial de imobilização.

Aquisição

Na venda de bens ou direitos, pode ocorrer lucro ou prejuízo. Antes deconcretizar uma venda consulte-nos sobre o valor do bem a ser vendido, poisele pode ter sofrido alterações em razão de atualizações e depreciações.

Se houver lucro haverá tributação em conformidade com o regime tributárioescolhido pelo contribuinte. Na venda de veículo emita nota fiscal ou, seestiver desobrigado, tire cópia do documento de transferência após assiná-loe reconhecer a firma e antes de entregá-lo ao comprador.

Toda venda deverá estar amparada por documentação própria, tal como:contrato ou escritura para bens imóveis, nota fiscal ou recibo para bensmóveis e direitos, além de outros específicos para determinadas operações.No caso de bens sinistrados cuja indenização for paga por companhia deseguro, enviar original ou cópia do comprovante do valor recebido. Érecomendado o arquivo em separado dos comprovantes de compras para oativo imobilizado.

Aquisição

Vendas e circulação de produtos e mercadorias e prestação de serviço

Vendas e circulação de produtos e mercadorias

As vendas de produtos, mercadorias e serviços gerarão para as empresas, aobrigação de pagamento de vários tributos, tais como IPI, ICMS, ISS, PIS ECOFINS; e, Se optante pela modalidade do lucro presumido, as vendascomporão a base de cálculo para a apuração do IRPJ (imposto de renda dapessoa jurídica) e da CSLL (contribuição social sobre o lucro líquido); e, Seoptante pelo Simples, as ME ou EPP, pagarão esses tributos de formasimplificada com base nas suas vendas, o mesmo acontecendo para asoptantes do Regime Simplificado, com relação ao ICMS.

As notas fiscais deverão ser emitidas em conformidade com a legislaçãovigente, em modelos próprios, destacando-se principalmente o tipo deoperação, os dados do adquirente, as condições de pagamento, os produtoscomercializados e os impostos incidentes na referida operação.

O cancelamento dos documentos fiscais merece tratamento específico.Consulte o nosso departamento fiscal. A Nota Fiscal Eletrônica somente podeser cancelada em até 24 horas da sua emissão.

Vendas e circulação de produtos e mercadorias

É obrigatória a guarda da via fixa da nota fiscal em ordem numéricasequencial.

Alertamos que o destaque do talonário da nota fiscal deverá ser efetuadono momento da saída das mercadorias, sendo necessário a assinatura dorecebedor no respectivo canhoto.

As vendas a prazo deverão ser identificadas quanto a sua forma derecebimento, ou seja, dinheiro, cheques, cheques pré-datados, cobrançabancária, cartão de crédito, etc.

Observação:

Quanto às Notas Fiscais Eletrônicas, faz-se necessário o arquivo por 5anos dos arquivos XML. Aconselhamos a arquivarem também os arquivosem PDF. Não é necessário o arquivo em papel.

Escrituração dos livros fiscais

As notas fiscais, bem como os cupons fiscais deverão ser escriturados em livros próprios. Para tanto, faz-se necessário o envio periódico de uma via dos respectivos documentos ou resumo diário dos equipamentos próprios de cupons fiscais, à nossa organização contábil, utilizando-se um protocolo especial para esse fim, obedecendo a periodicidade estabelecida em nosso Contrato de Prestação de Serviços. É imprescindível que sejam enviados também à Contabilidade os arquivos XML e PDF.

Prestadoras de Serviços

Algumas atividades de serviços deverão destacar o Imposto deRenda/PIS-COFINS-CSLL e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seusdocumentos de venda de serviços, nos termos de legislações específicas,consulte nosso departamento fiscal.

As empresas dispensadas da emissão da nota fiscal deverão emitir orecibo ou documento equivalente em pelo menos 2 vias enviando umacópia para nossa organização contábil para o devido registro contábil.

Transferências e remessas

Algumas atividades de serviços deverão destacar o Imposto deRenda/PIS-COFINS-CSLL e/ou o INSS a ser retido na fonte, nos seusdocumentos de venda de serviços, nos termos de legislações específicas,consulte nosso departamento fiscal.

As empresas dispensadas da emissão da nota fiscal deverão emitir orecibo ou documento equivalente em pelo menos 2 vias enviando umacópia para nossa organização contábil para o devido registro contábil.

Devoluções de vendas

A legislação prevê condições e especificações legais próprias às devoluções de vendas, devendo ser consultada a organização contábil, sobre os aspectos tributários e considerações especiais.

Recolhimento de tributos

Este tópico tem por objetivo orientar nossos clientes sobre quais são osprincipais tributos existentes, e os cuidados que se deve ter na liquidação eguarda desses documentos.

Esteja atento ao prazo de recolhimento de todos os seus tributos. Procurepagá-los dentro dos prazos estabelecidos por lei. Se não o fizer fique cientede que incidirá multa, juros de mora e correção a ser aplicado na efetivaliquidação do tributo, bem como de eventuais notificações e fiscalizações quepoderão ocorrer em função do não pagamento do mesmo.

Enviar mensalmente para a contabilidade as guias quitadas no mêsimediatamente anterior, para que se efetue o lançamento de baixa dasmesmas.

Observação:

ANTECIPA-SE o recolhimento dos tributos federais quando o vencimento caiem feriado ou fim de semana, EXCETO no SIMPLES e INSS; nestes casosPRORROGA-SE.

Tributos Federais

IMPOSTO TRIBUTAÇÃO PRAZO

IRPJ LUCRO REAL ESTIMATIVA MENSAL5993 DIA 30 *

CSSL LUCRO REAL 2484 DIA 30 *

IRPJ LUCRO REAL TRIMESTRAL 3373 DIA 30 #

CSSL LUCRO REAL TRIMESTRAL 6012 DIA 30 #

IRPJ TRIMESTRAL LUCRO PRESUMIDO 2089 DIA 30#

CSSL TRIMESTRAL LUCRO PRESUMIDO 2372 DIA 30#

IPI 1097 DIA 25 *

IPI 5123 DIA 25 *

Tributos Federais

SIMPLES NACIONAL DAS DIA 20 *

COFINS FATURAMENTO 2172 DIA 25*

2172 DIA25 * FATURAMENTO 8109 DIA 25 *

8109 DIA 25 * LUCRO REAL 5856 DIA 25 *

PIS LUCRO REAL 6912 DIA 25 *

INSSGPS/CONTRIBUINTE

INDIVIDUAL OU FACULTATIVO 1007 OU 1406

DIA 15*

INSS GPS/CONTRIBUINTE INDIVIDUAL OU FACULTATIVO 1007 OU 1406 DIA 15*

INSSGPS/FUNCIONÁRIOS/SÓCIOS/

AUTÔNOMOS – SIMPLES 2003

DIA 20*

Tributos Federais

INSS GPS/FUNCIONÁRIOS/SÓCIOS/AUTÔNOMOS – GERAL 2100 DIA 20*

GFIP FGTS 0115 DIA 07 *

PIS/COFINS/CSLL 5952 DIA 20*

IRRF S/ SERVIÇOS PRESTADOS PJ A PJ1708 DIA 20*

IRRF S/ COMISSÕES DE PJ A PJ 8045 DIA 20*

IRRF S/ ALUGUÉIS 3208 DIA 20*

IRRF S/ SALÁRIO OU PRÓ-LABORE0561 DIA 20*

IRRF S/ SERVIÇOS PRESTADOS PF A PJ0588 DIA 20*

Tributos estaduais

DIA 10- ICMS Conta Corrente FiscalBase legal: artigo 332 inciso I alínea "a", do RICMS/BA.

DIA 15

- Diferencial de Alíquotas - Operações Interestaduais Destinadas a Não Contribuintes - EC 87/2015Base legal: artigo 332, inciso XVII, do RICMS/BA.

DIA 20 ICMS Simples Nacional

DIA 25 ICMS Antecipação

Observação: - A data de vencimento varia de acordo com a atividade da empresa. - ICMS ST também é variável. - ICMS Diferencial de Alíquota depende de normatização. - A EC 87/2015 definiu recolhimento a cada emissão de nota fiscal de venda interestadual a consumidor final.

As empresas descredenciadas e os Microempreendedores Individuaisnão tem direito a fazer a quitação dos impostos das aquisições interestaduaisConforme tabela acima, deverão quitar o imposto antes da entrada no estado.

Tributos MunicipaisPeríodo de vencimento

ISS SOBRE FATURAMENTO MENSAL DIA 10#

ISS SOCIEDADES PROFISSIONAIS - PROF. REGULAMENTADA MENSAL DIA 10#

# do mês seguinte ao fato geradorObservação:A data de vencimento varia de acordo com o Município da empresa.IMPORTANTE:QUALQUER DÚVIDA QUE EVENTUALMENTE APAREÇA NA CONFERÊNCIADAS GUIAS PARA PAGAMENTO, ETC., CONSULTE SEMPRE A NOSSAORGANIZAÇÃO CONTÁBIL.

Arquivo

Os documentos podem ser divididos em duas categorias para fins dearquivos:

Documentos Contábeis e Documentos Legais.

Arquivo

Documentos Contábeis

Os documentos contábeis devem ser arquivados em ordem cronológicade data, em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos noslivros fiscais, separados e arquivados por mês, por trimestre ou por ano,de conformidade com o volume de documentos de cada empresa.

ArquivoDocumentos Contábeis

Os principais documentos contábeis são:

- Notas de compra/serviços

- Notas de vendas/serviços

- Extratos bancários

- Duplicatas pagas

- Comprovantes de despesas/custos

- Cópias de cheques

- Comprovantes de débitos/créditos bancários

- Outros documentos contabilizados

ArquivoDocumentos Legais

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:

1 - FEDERAL

2 - ESTADUAL

3 - MUNICIPAL

4 - MINISTÉRIO DO TRABALHO (empregados)

5 - CONTRATOS

6 - INSS

7 - SINDICAL

8 - DIVERSOS

Prazos para guarda de documentos

A legislação estabelece diferentes prazos de manutenção e guarda de documentos e livros fiscais. Existem, inclusive, situações em que um mesmo documento tem mais de um prazo fixado. Isto ocorre em virtude das várias normas legais e dos vários ramos envolvidos (societário, tributário, trabalhista, previdenciário, etc.).

Consulte as tabelas de temporalidade de guarda de documentos à disposição em nossa organização contábil.

Contabilidade

Os profissionais de contabilidade estão obrigados seja por Lei ou por necessidade gerencial a manter a

contabilidade regular das empresas e entidades.

Entretanto, a visão da obrigatoriedade não deve sobrepor a ESSENCIALIDADE da INFORMAÇÃO, se não

haver escrituração contábil não haverá dados suficientes para tomada de decisão.

Gildásio Rodrigues Moraes

Essencialidade porexigêncialegal

Os profissionais de contabilidade estão obrigados a aplicar a ITG 2000 (R1), aprovada pela Resolução

CFC nº 1.330/11:

O item 2 da referida Interpretação determina que a mesma deve ser adotada por todas as entidades, independente da natureza e do

porte, na elaboração da escrituração contábil, observadas as exigências da legislação e de outras normas aplicáveis, se houver.

A Legislação Federal também prevê a escrituração contábil como obrigatória, conforme

transcrevemos a seguir:

ITG 2000 R1 – Resoluções CFC

Lei 10.406/2002 (Novo Código Civil)

O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico (artigo 1.179).

Os artigos 1.180 e 1.181 determinam a obrigatoriedade da autenticação do Livro Diário no órgão de registro competente.

O Balanço Patrimonial deverá ser lançado no Diário e firmado pelo empresário e pelo responsável pela contabilidade (contador ou técnico em contabilidade legalmente habilitado) (artigo 1.184).

Lei 10.406/2002 (Novo Código Civil)

Portanto, a partir do novo Código, não existe mais dúvida sobre a obrigatoriedade de todos os empresários e as sociedades empresárias manterem sua escrituração contábil regular, especialmente em atendimento ao que estabelece o artigo 1.078, quanto à prestação de contas e deliberação sobre o balanço patrimonial e a demonstração de resultado, cuja ata deverá atender ao que prevê o artigo 1.075, para ser arquivada e averbada na Junta Comercial.

art. 27 - As microempresas as empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional poderão, opcionalmente, adotar contabilidade simplificada para os registros e controles das operações realizadas, conforme regulamentação do Comitê Gestor do Simples Nacional.

Resolução 140/2018 do Comitê Gestor Simples Nacional , art. 3º – As ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional deverão adotar para os registros e controles das operações e prestações por elas realizadas…§ 3°A apresentação da escrituração contábil, em especial do Livro Diário e do Livro Razão, dispensa a apresentação do Livro Caixa. (Incluído pela Resolução CGSN n° 28, de 21 de janeiro de 2008).

Portanto, de acordo com a legislação vigente, a manutenção da escrituração contábil regular é obrigatória a toda entidade, independentemente do tipo de tributação. Considera-se exceção a tal regra apenas o micro empreendedor individual.

Lei complementar 123/2006

Essencialidade Gerencial

Somente a contabilidade regular fornece ao empresário fatos formais e científicos que servirá de embasamento para as tomadas de decisões.

Necessidade gerencial

Os registros contábeis fornecerá dados necessários para que o empreendedor saiba o exato momento de investir a curto, médio ou longo prazo, bem como a hora de reduzir custos ou de praticar outros atos gerenciais sem pôr em risco o patrimônio da empresa.

A escrituração contábil é ação profissional voltada para a defesa, controle e preservação do patrimônio das empresas, é essencial a qualquer tipo de empresa.

Os registros contábeis são responsáveis por criar a identidade e a memória da empresa, fornecendo os dados necessários para a os planejamentos, estratégia que enobrece a administração. Não há favorecimento para o porte, todas empresas são beneficiadas quando utilizam a contabilidade regular.

Outras Essencialidades

Recuperação Judicial

Para instruir o pedido do benefício de recuperação judicial devem ser juntadas as demonstrações e os demais documentos contábeis, na forma do art. 51, inc. II, ou no § 2º da Lei nº 11.101-2005, que regula a recuperação judicial, a extrajudicial e a falência do empresário e da sociedade empresária. Esta mesma Lei estabelece severas punições pela não execução ou pela apresentação de falhas na escrituração contábil (arts. 168 a 182)

Perícias contábeis

Em relação a demandas trabalhistas, a empresa que não possui contabilidade fica em situação vulnerável, diante da necessidade de comprovar, formalmente, o cumprimento de obrigações trabalhistas, pois o ônus da prova é da empresa mediante a comprovação dos registros no Livro Diário.

Dissidências Societárias

As divergências que porventura surjam entre os sócios de uma empresa poderão ser objeto de perícia para apuração de direitos ou responsabilidades. A ausência da contabilidade, além de inviabilizar a realização do procedimento contábil, poderá levar os responsáveis a responder, judicialmente, pelas omissões.

Crimes contra a ordem tributária

A Demonstração Contábil elaborada sem o suporte da contabilidade formal é demonstração falsa e criminosa, tanto sob o aspecto do profissional, como do empresário, passível de punição pelo Conselho Regional de contabilidade e pela Justiça.

Ações para aplicação da contabilidade regular

Controle de Estoques

O QUE É:

Ferramenta indispensável Tem amparo legal, e determinadas vezes são obrigatórios. Existem diversos tipos de avaliação de estoques, entretanto o mais usado é pela MÉDIA PONDERADA.

PORQUE FAZER O CONTROLE DE ESTOQUE?

É parte importante do processo de gerenciamento da empresa, sem informação é impossível desenvolver a atividade comercial ou industrial de maneira plena e segura.

Existem sistemas parceiros na região para uso do sistemas também grátis, ou se preferir a empresa pagar pelo uso.

Avaliação ativos

Registro e controle

Patrimônio

custos

Extratos Bancários

Devem chegar até a contabilidade:

• Os extratos bancários da conta corrente, poupança, empréstimos, investimentos, cartão de crédito, contratos e demais transações.

• Preferencialmente ou dependendo do setor contábil, devem enviar os extratos em arquivo .OFX ou .TXT

• Impresso ou em .pdf

Impresso ou em .pdf

O extrato em arquivo .OFX ou .TXT

Documentos Necessários

• Extratos bancários: Verificar a sequência da movimentação da conta; na falta de algum extrato solicitar imediatamente o período faltante, ou solicitar um extrato mensal (Banco, Fax, Correio ou Internet);

• Depósito bancário: anexar cópia do comprovante de origem. Por exemplo: recebimento de duplicata anexar cópia desta;

Documentos necessários

Despesas com: Refeições, combustível, material de

limpeza, água, energia, telefone e outras pequenas

despesas, somente poderão ser contabilizadas quando

comprovadas com a nota fiscal de venda de produtos ou

serviços

Impostos e pagamentos do setor de recursos humanos,

como pagamento de INSS, FGTS, Folha de pagamento,

Pró labore, Rescisão contratual, multa rescisória e outros

documentos.

Impostos e taxas ex: DAS, DAE, DAM E DARF

Contrato de seguros, empréstimos, financiamentos etc...(enviar uma

cópia do contrato e do pagamento das parcelas.

Demonstrações Contábeis:

Para que a contabilidade siga a essencialidade contábil será necessário registrar os fatos contábeis através do fornecimento de documentos e dados conforme já visto anteriormene, onde ocorrerá a apuração dos resultados, que servirá de base para geração de informações e documentos como:

• Bens + Direitos –Obrigações = Patrimônio Líquido

Balanço Patrimonial

• Receitas – Despesas = Lucro ou Prejuízo

DRE - Demonstrativo

Balanço Patrimonial

Bens + Direitos – Obrigações =

Patrimônio Líquido

O que é o Ativo ?

O Ativo faz parte das Contas Patrimoniais e compreende o conjunto de Bens e Direitos da organização (entidade, empresa), possuindo valores econômicos e podendo ser convertido em dinheiro (proporcionando ganho para a empresa).

• É a parte positiva da posição patrimonial e identifica onde os recursos foram aplicados. Representa os benefícios presentes e futuros para a empresa.

• As contas do Ativo são classificadas em ordem decrescente do grau de liquidez (de acordo com a rapidez com que podem ser convertidas em dinheiro).

DireitosBens

O que é o Ativo ?É um recurso controlado pela entidade como resultado de eventos passados e do qual se espera que resultem, no futuro, benefícios econômicos para a entidade. Ou seja, deve ser compreendido como o conjunto de recursos financeiros e econômicos que são administrados de forma a gerarem mais recursos financeiros e econômicos. A finalidade de uma empresa é o lucro, e o Ativo é a aplicação de bens e direitos de modo a produzir lucro.

Para que algo possa ser considerado um ativo, é necessário que ele cumpra quatro requisitos: constituir bem ou direito para a empresa, ser de propriedade, posse ou controle da sociedade, ser mensurável monetariamente e trazer benefícios (ou expectativa de benefícios) para a empresa. O dinheiro é o ativo por excelência, pois é o meio de troca da economia e sua liquidez é plena.

As contas deste grupo não se encerram com a apuração do resultado do exercício e podem ser debitadas ou creditadas, sendo o saldo sempre devedor (com exceção das Contas redutoras do ativo).

O Ativo se divide em duas partes: Ativo Circulante e Ativo Não Circulante.

DireitosBens

O que é o Ativo Circulante ?

O Ativo Circulante agrupa dinheiro e tudo o que será transformado em dinheiro rapidamente. São contas que estão constantemente em giro, movimento, circulação.

Neste grupo são registrados os bens e direitos que a empresa consegue realizar (transformar) em dinheiro até o final do exercício seguinte, ou seja, no curto prazo.

As contas de direitos classificadas nesse grupo se transformarão em dinheiro aumentando o caixa da empresa (ex.: Clientes) ou diminuindo pagamentos pendentes (ex.: Adiantamento a fornecedores).

Fazem parte do Ativo Circulante os grupos a seguir:

Curto Prazo

Disponível

▪ CAIXA

▪ BANCO CONTA MOVIMENTO

▪ APLICAÇÕES FINANCEIRAS

▪ DÉPOSITOS A VISTA

Curto Prazo

Créditos

▪ DUPLICATAS A RECEBER

▪ CLIENTES

▪ TÍTULOS A RECEBER

▪ JUROS A RECEBER

▪ ADIANTAMENTO A FORNECEDORES

Curto Prazo

Estoques

▪ ESTOQUE DE PRODUTOS ACABADOS

▪ ESTOQUE DE MERCADORIA PARA REVENDA

▪ ESTOQUE DE PRODUTOS EM ELABORAÇÃO

▪ ESTOQUE DE MATÉRIA-PRIMA

▪ ESOQUES DE MATERIAIS

▪ ESTOQUE DE MERCADORIA EM TRANSITO

▪ CLIENTES

▪ TÍTULOS A RECEBER

▪ JUROS A RECEBER

▪ ADIANTAMENTO A FORNECEDORES

Curto Prazo

Impostos a recuperar

▪ ICMS A RECUPERAR

▪ PIS A RECUPERAR

▪ COFINS A RECUPERAR

▪ IPI A RECUPERAR

Curto Prazo

O que é o Ativo Não Circulante ?

São registrados os direitos que serão realizados (transformados em dinheiro) após o final do exercício seguinte (longo prazo), assim como os bens de uso (veículos, máquinas, etc.) e de renda da empresa (aluguéis, imóveis para vendas, etc.).

Longo Prazo

O que é o Passivo ?O Passivo compreende as obrigações da organização, entidade ou empresa para com terceiros, por sua natureza e por sua expressão monetária.

É a parte negativa do Patrimônio e identifica a origem dos recursos aplicados. As contas representam os recursos de terceiros que foram usados e são classificadas segundo a ordem decrescente de exigibilidade (são classificadas de acordo com o seu vencimento, através do curto e longo prazo).

Ou seja, o Passivo se classifica de acordo com o prazo de realização das obrigações.

Simplificadamente, evidencia toda a obrigação (dívida) que a empresa tem com terceiros, por exemplo: contas a pagar, fornecedores de matéria-prima à prazo, impostos a pagar, financiamentos, empréstimos, etc.O Passivo é uma obrigação exigível, isto é, no momento em que a dívida vencer, será exigida (reclamada) a liquidação da mesma. Por isso é mais adequado chamá-lo Passivo Exigível.

ÇõesObriga

O que é o Passivo Circulante ?

Neste grupo, classificam-se as contas que representam obrigações da empresa para com terceiros no curso do exercício seguinte. Ex.: Salários a Pagar, Fornecedores, Impostos a Pagar, Empréstimos Bancários etc.

São as obrigações (dívidas) exigíveis que deverão ser pagas até o fim do exercício seguinte.

Neste grupo são escrituradas as obrigações da entidade, inclusive financiamentos para aquisição de direitos do ativo não-circulante, quando se vencerem no exercício seguinte. No caso de o ciclo operacional da empresa ter duração maior que a do exercício social, a concepção terá por base o prazo desse ciclo.

Curto Prazo

O que é o Passivo Circulante ?

Exemplos:

Fornecedores, Duplicatas a pagar, Energia elétrica a pagar, Prêmio de seguros a pagar, FGTS a recolher, Salários a pagar Comissões a pagar, Financiamentos a pagar de curto prazo, IR a recolher (a pagar), ISS a pagar, COFINS a recolher: impostos a recolher, ICMS a recolher, PIS a recolher, Impostos sobre vendas a pagar

Curto Prazo

O que é o Passivo Não Circulante ?

Neste grupo são escrituradas as obrigações da entidade, inclusive financiamentos para aquisição de direitos do ativo não-circulante, quando se vencerem após o exercício seguinte. No caso de o ciclo operacional da empresa ter duração maior que a do exercício social, a concepção terá por base o prazo desse ciclo.

1) Exigível a longo prazo

• Fornecedores longo prazo

• Financiamentos longo prazo

São as obrigações exigíveis que deverão ser pagas após o exercício social seguinte ao do levantamento do Balanço.

Curto Prazo

O que é o Patrimônio Líquido

Patrimônio Líquido é formado pelo grupo de contas que registra o valor contábil pertencente aos acionistas ou quotistas.

A partir de 01.01.2008, por força da Lei 11.638/2007, para as sociedades por ações, a divisão do patrimônio líquido será realizada da seguinte maneira:

• a) Capital Social

• b) Reservas de Capital

• c) Ajustes de Avaliação Patrimonial

• d) Reservas de Lucros

• e) Ações em Tesouraria

• f) Prejuízos Acumulados.

LíquidoPatrimônio

DEMONSTRATIVO DE RESULTADO DO

EXERCÍCIO

Receitas – Despesas = Lucro ou

Prejuízo

O que DRE ?

A Demonstração do Resultado do Exercício é um relatório contábil elaborado em conjunto com o balanço patrimonial e descreve as operações financeiras realizadas pela empresa em um determinado período, formando o seu resultado líquido: o lucro ou prejuízo resultante de suas operações.

Segundo a legislação brasileira, a DRE, assim como todos os registros contábeis empresariais (salvo raras exceções), deve ser elaborada obedecendo ao princípio do Regime de Competência, de modo que as receitas e as despesas sejam lançadas no período que aconteceram, e não somente quando recebidas ou pagas.

2017 2018

LUCRO PREJUÍZO

Qual objetivo da DRE ?

Seu objetivo é demonstrar a composição do resultado líquido em um exercício ou em determinado período de interesse da empresa, valendo-se do confronto das receitas, despesas e resultados apurados. Dessa forma, ela gera informações de impacto para tomada de decisão. Portanto, é ferramenta essencial para avaliação do desempenho da empresa e da eficiência de seus gestores em gerar lucro.

2017 2018

LUCRO PREJUÍZO

Como Estruturar a DRE ?• A Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404/1976), em seu artigo 187, define a forma

como as empresas devem discriminar a Demonstração do Resultado do Exercício. Nos termos da lei, portanto, a DRE deverá conter:

• a receita bruta das vendas e serviços, as deduções das vendas, os abatimentos e os impostos;

• a receita líquida das vendas e serviços, o custo das mercadorias e serviços vendidos, e o lucro bruto;

• as despesas com as vendas, as despesas financeiras, deduzidas das receitas, as despesas gerais e administrativas, e outras despesas operacionais;

• o lucro ou prejuízo operacional, as outras receitas e as outras despesas;

• o resultado do exercício antes do Imposto sobre a Renda e a provisão para o imposto;

• as participações de debêntures, empregados, administradores e partes beneficiárias, mesmo na forma de instrumentos financeiros, e de instituições ou fundos de assistência ou previdência de empregados, que não se caracterizem como despesa;

• o lucro ou prejuízo líquido do exercício e o seu montante por ação do capital social.

2017 2018

LUCRO PREJUÍZO

ATENÇÃO EMPRESÁRIO:❑ NÃO É CORRETO PAGAR CONTAS PESSOAIS NA CONTA DA EMPRESA

❑ ABRIR CONTAS E NÃO COMUNICAR A CONTABILIDADE

❑ ESCLAREÇA OS FATOS DESCRITOS NO EXTRATO BANCÁRIO

❑ CONSULTAR A CONTABILIDADE AO TRANSFERIR VALORES A TERCEIROS E AOS SÓCIOS, OU VICE E VERSA

❑ MEU IRMÃO, QUER TRANSFERIR VALORES PARA CONTA DA EMPRESA PARA EU DÁ A MINHA MÃE, POSSO FAZER? NÃO DEVE.

❑ ENVIAR MENSALMENTE OS EXTRATOS BANCÁRIOS PARA A CONTABILIDADE

❑ ENVIAR OS DOCUMENTOS PARA A CONTABILIDADE REGISTRAR RIGOROSAMENTE

❑ GERE RECIBOS PARA QUITAR AS NOTA FISCAIS

❑ NÃO PAGUE SEM DOCUMENTO HÁBIL

❑ OS MOVIMENTOS EXISTENTES NO EXTRATO BANCÁRIO DEVEM TER DOCUMENTOS COMPROBATÓRIOS

DICAS:❑ Se há dúvida ou não conhece o documento que irá pagar, liga na

contabilidade e tira a dúvida.❑ Se há prestação de serviço, e há a necessidade de emissão de

recibos, liga na contabilidade e solicita informações de como confeccionar, muito das vezes será necessário a contabilidade gerar o documento.

❑ Se o documento a pagar estiver rasurado, liga na contabilidade para ter anuência do documento.

❑ Crie agendas de pagamentos, desta forma melhora a dinâmica do pagamento, pois permitirá observar melhor os documentos.

Departamento de Pessoal

Cuidados especiais

O cumprimento das obrigações trabalhistas e do recolhimento dos encargossociais requer especial atenção, seja pela peculiar condição da relação entre aempresa e seus empregados ou pela exiguidade de prazos para a execuçãodas muitas rotinas envolvidas, aliada às severas multas quando de sua nãoobservância.

Outra questão de enorme importância é quanto ao aspecto das várias fontesda legislação que norteiam a matéria. Além da própria CLT e de vários outrosregulamentos específicos, sempre deverá ser verificada a Convenção Coletivade trabalho das categorias de empregados contratados pela empresa. Istoporque, no mais das vezes, são assegurados direitos e vantagens, muitasvezes enormemente variáveis de uma para outra categoria de trabalhadores.

Evidentemente, por tudo isto, as considerações aqui expressas não esgotamo assunto. Sempre que surgirem dúvidas, recomendamos entrar em contatocom o nosso departamento de pessoal. Abaixo listamos as ocorrências eprazos mais comuns dentro dessa área de atividade:

Precauções com:

• Retiradas Pró-labore

• Pagamentos a prestação de serviços a pessoa física

• Pagamentos a prestação de serviços a pessoa jurídica

• Admissões de funcionários

• Marcação do Ponto pelos funcionários

Devo fazer retirada pró-labore?

A palavra pró-labore vem do latim, e o seu significado é “pelo trabalho”. Ele significa a remuneração do sócio de uma empresa ou o seu administrador pelo trabalho desempenhado.Ele é diferente do lucro, aonde todos os sócios recebem de acordo com a sua participação no Capital Social da empresa.Esse valor é o equivalente ao salário recebido pelos funcionários. A diferença está no fato de não ser regido pela CLT e por isso não tem 13º salário, não se paga o FGTS e tampouco as férias e o 1/3 adicional.Muitas das confusões neste tema está relacionada a se achar que todo o valor recebido pelos sócios é pró-labore. O sócio de uma empresa pode ter vários rendimentos como o pró-labore pelo trabalho, alugueis por alguma máquina, equipamento ou imóvel, e o lucro pelo investimento de Capital.O pró-labore recebido do sócio deve ser enviado junto com as informações dos funcionário ao INSS (GFIP) e nunca pode ser inferior a 1 salário mínimo.Acesse o link abaixo e entenda melhor sobre o assunto Retira Pró-labore:

https://www.moraiscontabilidade.com/pro-labore-um-guia-com-tudo-o-que-voce-precisa-saber

Pessoas Físicas

Pessoas Físicas inscritas são aquelas que estão registradas como autônomas nas PrefeiturasMunicipais, e junto ao INSS, e devem apresentar RPA (recibo de pagamento a autônomo) e NotaFiscal de Serviços ou Recibos.

Os cuidados na contratação desses profissionais são os seguintes:

- Exigir, e se preciso emitir o comprovante RPA (recibo de pagamento a autônomo), descrevendoadequadamente os serviços prestados, todos os dados cadastrais do prestador dos serviços,incluindo RG, CPF, endereço completo, pois essas informações serão necessárias no eventualpreenchimento da GFIP, DIRF, bem como ao fornecimento do informe de rendimentos obrigatórios;

- Descontar dos valores a serem pagos pela fonte, do Imposto de Renda Devido, quando couber, deacordo com a tabela de incidência desse tributo e exigir a declaração de dependentes do Imposto deRenda para os casos que assim o exigirem;

Pessoas Físicas

- O valor bruto dos serviços prestados deve ser incluído na base de cálculo do INSS a fim de garantiro recolhimento da quota previdenciária.

- Deve observar a legislação Municipal para a retenção do ISS.Alguns cuidados especiais e adicionais devem ainda ser considerados no tocante às legislaçõesprevidenciárias e trabalhista:

- A legislação trabalhista e previdenciária poderá interpretar o pagamento com habitualidade comosendo decorrente de vínculo empregatício, se a relação apresentar as características próprias paratanto, implicando em sérios riscos de ações trabalhistas ou autuações administrativas, sendonecessários cuidados especiais na administração desses casos.

Pessoas Jurídicas

A empresa que se utilizar da contratação de serviços prestados por pessoas jurídicas deve atentarpara os seguintes detalhes:

- Elaboração de contrato de prestação de serviços, estabelecendo todas as condições básicas, a fimde assegurar as responsabilidades profissionais envolvidas, além das demais situações;

- Exigir a devida nota fiscal de serviços ou documento hábil;

- Exigir recibo de pagamento inclusive dos adiantamentos efetuados;

- Verificar se a prestação de serviço está sujeita à retenção do Imposto de Renda na Fonte e , de 1,5% pela lista das 40 atividades, bem como das atividades sujeitas a 1,0 % e casos especiais de autoretenção;

- Verificar se a prestação de serviço está sujeita à retenção do INSS nos casos previstos em lei, queé de 11%, e em caso afirmativo descontar o valor desse imposto..

Admissão do funcionário

A contratação de colaboradores deve ser bem planejada, considerando que a empresa deverácumprir alguns requisitos da Lei, contudo, no âmbito gerencial, se a mesma não tiver êxito traráconsequências financeiras à empresa, um funcionário poderá trazer prejuízos.

Planeje de forma prévia, SAIBA MAIS lendo os dois artigos importantes sobre o assunto:

CUIDADOS AO ADMITIR E MANTER FUNCIONÁRIOS SATISFEITOS

https://www.moraiscontabilidade.com/cuidados-ao-admitir-e-manter-funcionarios-satisfeitos

FUNCIONÁRIO, QUANTO CUSTA PARA EMPRESA?

https://www.moraiscontabilidade.com/funcionario-quanto-custa-para-empresa

Admissão do funcionário

A legislação estabelece prazo de 48 horas para que seja procedido ao registro do funcionário. Osdocumentos devem ser enviados imediatamente à Contabilidade.

Acesse o link abaixo e tenha a relação de documentos necessários para admissão:

CHEQUE LIST ADMISSIONAL_MORAIS CONTABILIDADE V102018

Contrato de experiência

Quando da contratação, o procedimento indicado é o de que o contrato de experiência seja firmadopor escrito. A sua falta torna o contrato por prazo indeterminado, com o ônus da necessidade deconcessão do aviso-prévio para dispensa do empregado e da multa de 50% do FGTS, se houverinteresse na extinção do contrato de trabalho.

O contrato de experiência pode ser prorrogado uma única vez. O prazo máximo considerado comoexperimental é de noventa dias. O mais comum é que se contrate.

Alerte-se que se não houver interesse na continuidade do funcionário, o contrato de experiência nãopode superar a data limite, sob pena de passar a ser considerado um contrato por prazoindeterminado, surgindo novamente a necessidade da concessão de aviso-prévio e do pagamentoda multa de 50% do FGTS para a rescisão contratual.

Marcação do Ponto

Aconselhamos que a empresa independentemente da quantidade de funcionários que utilize esse tipo de controle

regularmente, para trazer o benefício da organização e virtuosidade da precaução.

Marcação do Ponto

Nos termos do artigo 4° da CLT, a jornada de trabalho é o período em que o empregado se encontra à disposição do empregador, independente sua atividade, executando ou até mesmo aguardando ordens.

Importante ressaltar que, a jornada de trabalho, para empregados qualquer que seja sua atividade, não poderá ultrapassar 08 horas diárias e 44 horas semanais, desde que seja fixado expressamente outro limite, conforme regulamenta a Constituição Federal, artigo 7°, inciso XIII.

Marcação do Ponto

o que tange ao controle de jornada, os estabelecimentos com mais de dez empregados devem adotar uma forma de controlar a jornada dos empregados, ou seja, anotar o horário de entrada e de saída de cada empregado, podendo ser por meio de registro manual, mecânico ou eletrônico, devendo abranger a pré-assinalação do período de repouso (intervalo para descanso e alimentação), conforme previsto no § 2° do artigo 74 da CLT, com o intuito de evitar fraudes.A marcação de ponto do empregado é fundamental para o controle de faltas e horas extras, podendo assim administrar de maneira correta os registros de entrada ao trabalho, intervalos e horário de saída.Este procedimento poderá ser utilizado pelas empresas com diversos setores, de modo que para cada setor poderá existir um sistema de controle de jornada diferente, ou seja, a referida legislação não cria nenhuma restrição à utilização dos sistemas manuais e mecânicos entre setores.Desse modo, será indispensável o controle de jornada, a fim de acompanhar a duração de trabalho dos empregados.

Rescisão do contrato de trabalho

Aviso prévio

O aviso prévio deverá ser concedido pela parte que provoca a rescisão do contrato de trabalho e tema duração de 30 dias.Durante o aviso prévio, caso a rescisão tenha sido promovida pelo empregador, o horário normal doempregado será reduzido de duas horas diárias, podendo a redução ser convertida em ausências desete dias corridos. Se a rescisão for promovida pelo empregado e o mesmo não conceder o avisoprévio ao empregador, este poderá descontar os salários correspondentes ao prazo respectivo.O prazo para a quitação e homologação é o primeiro dia útil após o término do aviso préviotrabalhado. Caso o aviso prévio seja indenizado, o prazo passa a ser o décimo dia, contado a partirda data da dispensa. Nos casos de empregados com mais de 1 ano de serviço na empresa haveránecessidade de homologação no sindicato da categoria profissional do trabalhador ou no Ministériodo Trabalho, previamente agendados.

a) Empregados com menos de 1 ano: - Termo de Rescisão de Contrato; - CTPS - Carteira de Trabalho e Previdência Social; - Livro ou Ficha de Registro de Empregados; - Aviso Prévio; - CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego; - Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador); . Movimentação do FGTS pela Conectividade Social – Chave de Movimentação; - Atestado Médico Demissional.

b) Empregados com mais de 1 ano: - Termo de Rescisão de Contrato; - Cheque administrativo nominal ao ex-funcionário – no valor das verbas rescisórias; ou dinheiro, no caso de analfabeto; ou depósito bancário (preferencialmente); - CTPS-Carteira de Trabalho e Previdência Social; - Livro ou Ficha de Registro de Empregados; - Comprovante de Aviso Prévio; - CD-Comunicado de Dispensa Requerimento do Seguro-desemprego; - Extrato do FGTS (nos casos de dispensa pelo empregador); - Movimentação do FGTS pela Conectividade Social – Chave de Movimentação; - Atestado Médico Demissional; - 06 últimas guias do FGTS – GFIP; - GRFP paga. - GRs das contribuições sindical, assistencial e confederativa do empregado – referente ao exercício; - 3 últimos holerites; - 3 últimos cartões de ponto; - Carta de Preposto.

Cuidados especiais

Convém lembrar que nos casos em que a rescisão de contrato se opere nos trinta dias que antecedem a data-base da categoria, a lei estabelece uma indenização adicional correspondente ao valor de um mês do salário do empregado.

Da mesma forma, é necessário sempre consultar a Convenção Coletiva aplicável, tendo em vista direitos especiais que podem ser assegurados, tais como situações especiais de estabilidade (funcionário em fase de alistamento, com determinada idade e/ou tempo de serviço, gestantes, etc.).

Férias

4.4.1 – Férias Normais e ColetivasA cada período de 12 meses o trabalhador tem direito ao gozo de 30 dias de férias, sem prejuízo desua remuneração. A Constituição de 1988 assegura o pagamento de 1/3 a mais do que o salárionormal, a título de férias. Além disso, o empregado pode, ainda, converter 10 dias de suas férias emabono pecuniário.4.4.2 – ConcessãoA época da concessão das férias é a de melhor conveniência para o empregador. Contudo, sevencidos 2 períodos de aquisição, o empregado faz jus ao recebimento do primeiro período emdobro.Somente em casos excepcionais e para os maiores de 18 anos e menores de 50 anos de idade, asférias poderão ser concedidas em 2 períodos, um dos quais não poderá ser inferior a 10 diascorridos. O empregado estudante, com menos de dezoito anos, terá direito a férias coincidentescom as férias escolares.

Férias

4.4.3 – Férias ColetivasPoderão ser concedidas férias coletivas a todos os empregados, a um setor ou a umestabelecimento específico da empresa.Neste caso, deverá ser feita comunicação com no mínimo 15 dias de antecedência ao Ministério doTrabalho e aos sindicatos que representem os empregados, além da afixação de avisos nos locaisde trabalho.4.4.4 – Comunicação e AnotaçãoAs férias deverão ser comunicadas por escrito ao empregado com antecedência mínima de trintadias. A concessão das férias deve ser anotada na CTPS do empregado, antes que este entre emgozo das mesmas.4.4.5 – Perda do DireitoNão terá direito a férias o empregado que no curso do período aquisitivo permanecer em licençaremunerada por mais de 30 dias ou tiver sido afastado pela Previdência Social por mais de 6 meses,ainda que descontínuos.Não pode ser procedido desconto de faltas a título de férias. Contudo, haverá redução do período degozo, sempre que o funcionário tiver mais de 5 faltas injustificadas durante o período aquisitivo.4.4.6 – PagamentoO pagamento das férias deverá ser efetuado até 2 dias antes do início do respectivo período.

Horário de trabalho

4.5.1 – DuraçãoA duração normal da jornada de trabalho não deverá ser superior a 8 horas diárias, se não fixadooutro limite inferior no contrato de trabalho, salvo se houver acordo para prorrogação oucompensação.

4.5.2 – Trabalho NoturnoO trabalho entre as 22 horas de um dia e as cinco horas do dia seguinte é considerado trabalhonoturno. A hora do trabalho noturno é computada com 52 minutos e 30 segundos. A hora noturna éremunerada com adicional de 20% sobre a hora normal. Também é variável esse percentualconforme a Convenção Coletiva de Trabalho do Sindicato da Classe.

4.5.3 – Trabalho aos DomingosO trabalho aos domingos, exceto algumas atividades específicas, requer autorização prévia dosórgãos do Ministério do Trabalho e o cumprimento das demais posturas da legislação local. Aremuneração das horas trabalhadas aos domingos é no mínimo 100% superior às horas normais.

4.5.4 – Horas ExtrasA jornada poderá ser aumentada em até 2 horas por dia, mediante acordo escrito, individual oucoletivo. Neste caso, a remuneração mínima das horas extras é 50% superior à da hora normal.Contudo, muitas das convenções coletivas têm fixado este percentual em patamares superiores.

4.5.5 – Controle de PontoAs empresas com mais de 10 empregados deverão manter controle de frequência através de livro ouregistro de ponto, que demonstre a hora de entrada e saída dos funcionários. Deverá ainda conterpré-assinalado o horário de almoço e portar a assinatura do empregado. Lembramos que háConvenções Coletivas que exigem a anotação do ponto para qualquer número de empregados, oque, aliás, é um procedimento recomendável, a fim de evitar reclamações trabalhistas.

4.5.6 - Intervalo para repouso e alimentaçãoSempre que a jornada de trabalho for superior a 6 horas contínuas deverá ser concedido umintervalo mínimo de 1 hora para repouso e alimentação. Este intervalo não é computado na duraçãodo trabalho e não deverá ser superior a 2 horas, exceto se houver acordo escrito que traga aprevisão dessa possibilidade. Nas jornadas superiores a 4 horas e inferiores a seis, deverá serobservado intervalo mínimo de 15 minutos. Há, ainda, situações especiais de intervalo, como nocaso dos digitadores e de atividades insalubres e/ ou perigosas.4.5.7 - Intervalo entre jornadasO intervalo entre as jornadas de trabalho não pode ser inferior a 11 horas.

4.5.8 – Trabalho da Mulher e do Menor e Categorias DiferenciadasEmbora a Constituição Federal estabeleça que homens e mulheres são iguais em direitos e deveres,pela própria diferença natural existente, a legislação estabelece intervalos peculiares ao trabalho damulher, como, por exemplo, o período para amamentação. Da mesma forma, o trabalhador menor,sobretudo o estudante, tem direitos especiais assegurados, tanto pela CLT, quanto por acordos econvenções coletivas. Igualmente, as chamadas categorias diferenciadas (telefonistas,ascensoristas, etc.) contam com intervalos e jornadas específicas, até pelas condições próprias dedeterminadas atividades e tarefas.

Remuneração

4.6.1 – Pagamento dos saláriosA periodicidade do pagamento de salários não pode ser superior a 1 mês, devendo ser efetuado atéo 5° dia útil do mês subsequente ao vencido.

4.6.2 – Adiantamento SalarialA quase totalidade das convenções coletivas e os próprios usos e costumes do mercadodeterminam a concessão de adiantamento salarial, cuja data varia de empresa para empresa e deacordo com a data em que é efetuado o pagamento mencionado no item 4.6.1.

4.6.3 – Itens que integram os saláriosAlém do valor fixo estipulado, deverão ser considerados para efeito de remuneração também ascomissões, percentagens, gratificações, diárias para viagens quando excedentes a 50% do saláriodo empregado, e abonos.

Remuneração

4.6.4 – GarantiasA lei estabelece a impossibilidade de redução salarial. Da mesma forma, não pode haverdesigualdade de salários entre dois funcionários com diferença de tempo de serviço na mesmafunção inferior a dois anos, que realizem trabalho com igual produtividade e perfeição técnica, namesma localidade. É o chamado paradigma.4.6.5 – Vale TransporteO benefício do vale-transporte consiste na antecipação e parte do custeio das despesas realizadaspelos empregados para o deslocamento ao local de trabalho. É devido aos trabalhadores em geral.É custeado pelo empregador na parcela que excede a 6% do salário do empregado.Sua aquisição deve ser comprovada através de recibo emitido pelas empresas autorizadas à vendadeste.

Remuneração

4.6.6 – Outras Vantagens e BenefíciosSe por liberalidade ditada pela política de RH da empresa, ou ainda por determinação de acordoindividual ou acordo ou convenção coletiva forem concedidos benefícios in natura, os mesmos nãopodem ser suprimidos, exceto pelo surgimento de fato novo que justifique a supressão. Osexemplos mais usuais de benefícios e vantagens adicionais são:- Ticket Refeição- Cesta Básica- Assistência Médica

Décimo terceiro

13° Salário

4.7.1 - Normas GeraisA todo trabalhador é assegurado o pagamento de uma gratificação até o dia 20 de dezembro decada ano. Trata-se do 13° Salário. O décimo terceiro salário é devido à razão de 1/12 daremuneração do mês de dezembro, por mês de serviço, do ano correspondente. Para este efeito, sãoconsiderados como mês completo as frações iguais ou superiores a quinze dias.

4.7.2 - Antecipado por ocasião da concessão de fériasA primeira parcela do décimo terceiro salário poderá ser paga por ocasião da concessão das férias,sempre que o empregado assim o solicitar até 31 de janeiro do ano a que se refere.

4.7.3 – Prazo para PagamentoSe a primeira parcela não for paga juntamente com a remuneração das férias, a mesma deverá serquitada até o dia 30 de novembro do ano correspondente. O saldo, ou seja, a segunda parcela deveráser paga até o dia 20 de dezembro do respectivo ano

Obrigações legaisem geral

Obrigações Legais

4.8.1 – Livros que devem permanecer no local de trabalhoA legislação estabelece a obrigatoriedade do Livro de Inspeção do Trabalho que deve ser mantidoem cada um dos estabelecimentos que tenham empregados, para verificação e eventuais anotaçõesdos autos de infração e dos termos de ocorrência.Igualmente, o Livro ou Fichas de Registro de Empregados deverão ser apresentados à fiscalização,sempre que solicitados.

4.8.2 - Normas RegulamentadorasCom o fim de criar regulamentos de Segurança, Higiene e Medicina do Trabalho, foram instituídas asNR – Normas Regulamentadoras. As mesmas dispõem sobre vários aspectos voltados a diminuir osriscos de insalubridade e periculosidade nos ambientes de trabalho. Dentre os principais aspectosque as NR abordam, ressaltamos:- PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional- PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais- CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes- EPI – Equipamentos de Proteção Individual

Obrigações Legais

4.8.3 – Estojo de Primeiros SocorrosO empregador deverá manter em cada um de seus estabelecimentos o material necessário àprestação de primeiros socorros, de acordo com o risco da atividade. Este material deve serguardado em local adequado e aos cuidados de pessoa treinada para esse fim.

4.8.4 – Inscrição dos Sócios ou Diretores na Previdência SocialSão segurados obrigatórios da previdência social, na qualidade de contribuintes individuais, asseguintes pessoas físicas: diretor não empregado e o membro de conselho de administração nasociedade anônima; todos os sócios, nas sociedades em nome coletivo e de capital e indústria; osócio administrador e o sócio cotista que recebam remuneração decorrente de seu trabalho nasociedade empresária limitada e na sociedade simples limitada.O contribuinte individual deverá contribuir obrigatoriamente ao INSS sobre o valor total daremuneração percebida decorrente do trabalho (pró-labore).

4.9 – PenalidadesAs multas por infração à legislação trabalhista e previdenciária poderão variar entre 7,5657 e7.565,6943 UFIR, dependendo da Infração. Consulte sempre nossa organização contábil.

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