Post on 18-Apr-2015
Noções Básicas de Organização de
Eventos, Cerimonial e Protocolo
Lygia Veny Casas
1. TIPOS DE EVENTOS
Os eventos podem ser:
• Comerciais: convenção, workshop, mostra, leilão, feira, exposição, desfile, encontro, reunião, etc;
• Institucionais: inaugurações, comemorações e efemérides
• Culturais: congresso, seminário, simpósio, conferência, curso, palestra, mesa-redonda, painel, fórum, etc;
• Sociais: recepção, baile, casamento, formatura, garden party, aniversário, passeio, etc;
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Planejamento = concepção e desenvolvimento de um evento
• Ficha de Briefing: identificar e listar necessidades e características de um produto ou serviço
• Check-list: listar todas as etapas de trabalho; acompanhamento do começo ao fim
• Projeto: análise do cenário, justificativa, objetivos, metas, público-alvo, critérios de aceitação, possíveis restrições, previsão de receitas e despesas, estratégias de ação, cronograma de execução
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Os eventos passam por três etapas:
Etapa 1 – Pré-evento: Hora de colocar tudo no papel
• Organização do check-list
• Organização da planilha de receitas e despesas
• Avaliação do local, orçamento e contratação de serviços terceirizados (elaborar contrato para cada fornecedor), programação da divulgação e assessoria de imprensa, planejamento dos materiais impressos e comuniação visual, decoração, taxas de liberação e cerimonial
* Check-list é a bíblia de quem trabalha com eventos. Sem ele, é o mesmo que andar num barco furado.
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Os eventos passam por três etapas:
Etapa 2 – Evento: Mãos à obra!
• Checagem e acompanhamento dos serviços contratados
• Circulação de pesquisa de satisfação
• Plano B, Plano C, Plano D….
Esteja preparado para imprevistos, pois certamente irão acontecer.
ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS
Os eventos passam por três etapas:
Etapa 3 – Pós-evento: Fechando a conta…
• Avaliação dos resultados: o que deu certo e o que não deu?
• Fechamento financeiro: o orçamento previsto foi cumprido?
• Relatório final: clipagem da assessoria de imprensa, registro do evento (CD com fotos e filmagem), materiais de divulgação (CD com materiais impressos, mídia e veiculações), resultado das pesquisas
• Emissão de nota fiscal
* Um trabalho que começa planejado, termina organizado, mesmo com possíveis imprevistos
ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO
a) Espaço físico e instalações adequadas
- Verificar se o espaço comporta o público esperado
- Analisar as condições do local: umidade, ventilação, iluminação, acústica, necessidade de rebaixamento de teto, instalações elétricas, hidráulicas e planta baixa
- Verificar condições de segurança: rotas de fuga e extintores de incêndio
ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO
b) Material didático adequado
- Preparar cartilhas, manuais, apostilas, conforme a necessidade do evento
- Criar um “kit participante”, com bloco de anotação, o material escolhido (apostila, por exemplo), caneta e outros itens necessários
- Verificar com palestrantes/ministrantes quais materiais irão utilizar
ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO
c) Recursos Audiovisuais e Sonorização
- Organizar em arquivo digital (cd, pendrive) os vídeos a serem exibidos e listar o momento de cada exibição
- Testar com antecedência e salvar cópia do arquivo no computador que será utilizado, pois se exibido do próprio CD, o arquivo pode travar ou ficar mais lento
- Montar e testar microfone, telão, datashow, iluminação com antecedência.
ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO
d) Divulgação
- Materiais impressos, convites, follow-up, meios eletrônicos e comunicação visual: preparar folder, banner, faixa, backdrop, outdoor, email marketing, hotsite, banner eletrônico, folheteria, material promocional dos patrocinadores e/ou apoiadores e organizá-los por necessidade de utilização (pré-evento/evento/pós-evento)
- Mídia: criar spot/jingle para rádios e VT para televisão. Organizar veiculação conforme necessidade
- Assessoria de Imprensa: disparar releases para e agendar entrevistas nos veículos de comunicação
ESTRUTURA E MATERIAIS DE APOIO
e) Recursos Humanos
- Organizar e dividir a equipe de trabalho: secretaria do evento, recepção, apoio às salas
- Coordenar os serviços terceirizados: sonorização, projeção, segurança, limpeza
2. CERIMONIAL: O BRILHO DO EVENTO
- É um ritual que reúne um conjunto de formalidades, com linguagem própria, a serem seguidas pelo protocolo durante um ato solene ou festivo
- É responsável em aplicar ordens de precedência e organizar a realização de discursos, lugares de honra, placas, etc
- É o momento onde autoridades e pessoas ilustres irão se manifestar sobre os objetivos do evento. Pode ser realizado na abertura ou encerramento do evento.
3. PROTOCOLO: AS REGRAS DO JOGO
- É a regulamentação do cerimonial, as regras que estabelecem a ordem hierárquica nas instâncias de poderes, indicando as posições e tratamentos de cada personalidade
- Quebra de protocolo: abandono ou relaxamento das regras, geralmente praticada pelo desejo de agradar os participantes do cerimonial.
4. O PAPEL DO MESTRE DE CERIMÔNIAS
- Ser porta-voz do organizador do evento
- Organizar e anunciar a composição da mesa diretiva
- Listar e citar autoridades presentes que não foram à mesa
- Organizar as placas de identificação na mesa diretiva
- Orientar a equipe de sonorização sobre os microfones da mesa
- Orientar as autoridades sobre seus lugares à mesa
- Agir com sobriedade e calma mediante imprevistos e gafes
4. O PAPEL DO MESTRE DE CERIMÔNIAS
- Ser discreto e sóbrio
- Ter boa dicção
- Ser ágil em eventuais imprevistos e gafes
5. ROTEIRO DO CERIMONIAL
- O mestre de cerimônias jamais se apresenta, ele saúde ou dá boas-vindas em nome de. Ele também pode agradecer dessa maneira
- Preferencialmente utilizar verbos na forma impessoal ou no plural. Exemplo: “Inicia-se a sessão solene...” ou “Convidamos para compor a mesa diretiva...”
- Na composição da mesa de honra, as autoridades chamadas devem seguir a ordem de precedência. Primeiramente fala-se o nome da pessoa, seguido do cargo
IMPORTANTE: Ao citar o nome de uma autoridade, deve-se utilizar o pronome de tratamento conforme o cargo
5. ROTEIRO DO CERIMONIAL
- Após a composição da mesa é o momento mais adequado para citar e agradecer a presença das autoridades que não a compuseram. Vale lembrar que deve ser falado primeiramente o nome depois o cargo. Por exemplo: “Agradecemos a presença do Excelentíssimo Senhor João da Silva, governador do Pará”
- O mestre de cerimônias não saúda as autoridades da mesa de honra, apenas as chama para tomarem seus lugares. Quem presidirá a solenidade fará o cumprimento
5. ROTEIRO DO CERIMONIAL
- O mestre de cerimônias não passa a palavra, que o faz é a autoridade que presidirá o evento
- Ao citar o representante de uma autoridade, deve-se falar o nome e cargo do representante e depois o nome e cargo da autoridade representada. Exemplo: “Convidamos o senhor Antônio Alves, secretário de comunicação da Secretaria da Fazenda, neste ato representando o senhor José Henrique, diretor da secretaria”
5. ROTEIRO DO CERIMONIAL
- Em caso de órgãos e entidades que usam siglas como identificação, primeiramente deve ser citado o nome por extenso e posteriormente poderá utilizar a sigla. Por exemplo: “O Instituto do Patrimônio Histórico e Artístico Nacional lançou (...)”. “(...) os dados apresentados pelo IPHAN indicam (...)”
6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA
Poder Executivo (Federal)
- Presidente da República (na ausência, o vice)
- Ministérios (critério histórico de criação)
- Fundações
- Autarquias
- Empresas de Economia Mista
6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA
Poder Executivo (Estadual)
- Governador (ordem de constituição histórica)
- Secretarias
- Fundações
- Autarquias
- Empresas de Economia Mista
6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA
Poder Executivo (Municipal)
- Prefeito
- Secretarias
- Fundações
- Autarquias
- Empresas de Economia Mista
6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA
Poder Legislativo
- Senadores
- Deputados Federais
- Deputados Estaduais
- Vereadores
6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA
Poder Judiciário
- Presidente do Tribunal de Justiça
- Juiz de Direito da Comarca onde se realiza a cerimônia
- Presidente do Tribunal Regional Eleitoral
- Procurador Geral da República no Estado
- Procurador Geral do Estado
- Presidente do Tribunal Regional do Trabalho
- Presidente do Tribunal de Contas
6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA
Poder Judiciário
- Presidente do Tribunal de Alçada
- Desembargadores do Tribunal de Justiça
- Juizes do Tribunal Regional Eleitoral
- Juizes do Tribunal Regional do Trabalho
- Juiz Federal
- Juizes do Tribunal de Contas
6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA
Poder Judiciário
- Juizes de Direito
- Procurador Regional do Trabalho
- Auditores do Tribunal de Contas
- Promotores Públicos
OBS.: Há uma discussão sobre a precedência no Ministério Público, que não se encaixa em nenhum dos Três Poderes
6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA
Empresas Privadas (conforme organograma). Exemplo:
- Presidente
- Vice-Presidente
- Diretor de Finanças
- Diretor de Comunicação
- Gerente de Produção
- Supervisor de Fábrica
- Coordenador de Projetos
6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA
DICAS IMPORTANTES:
- Por cortesia, pode ser cedida a precedência aos representantes estrangeiros e autoridades visitantes em eventos que se façam presentes
- A precedência é organizada a partir do anfitrião, seguindo a ordem de autoridades de maior à menor importância. Já no momento dos discursos, a ordem é contrária: devem falar autoridades de menor ao maior grau
- A idade gera precedência: o mais velho precede sobre o mais novo
6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA
DICAS IMPORTANTES:
- E nos sexos também: a mulher tem precedência sobre o homem
- Ordem histórica: a data de constituição de uma instituição é fator de precedência, sendo a data mais antiga precedente sobre as atuais
- Ordem alfabética
- Titulação: a precedência é organizada com base nos títulos (Bacharel, Mestre, Doutor)
6. ORDEM GERAL DE PRECEDÊNCIA
DICAS IMPORTANTES:
- Nas solenidades federais, o Presidente da República ou Vice-Presidente, nesta ordem, presidirão a solenidade
- Nas solenidades estaduais, desde que o Presidente da República ou o Vice-Presidente não compareçam, quem preside a solenidade são os governadores
- O prefeito presidirá as solenidades municipais
7. MESA COM AUTORIDADES
Mesas com lugares ímpares:
- Anfitrião ao centro
- Por ordem de precedência, assento à direita e à esquerda do anfitrião (perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa, olhando para a plateia) até que todos os lugares sejam ocupados
7. MESA COM AUTORIDADES
Mesas com lugares ímpares:
6 4 2 1 3 5 7
01 – Presidente da Mesa02 – Segunda precedência03 – Terceira precedência04 – Quarta precedência05 – Quinta precedência06 – Sexta precedência07 – Sétima precedência
7. MESA COM AUTORIDADES
Mesas com lugares pares:
- Anfitrião ao centro e primeira precedência ao centro
- Por ordem de precedência, assento à direita e à esquerda do anfitrião, até que todos os lugares sejam ocupados
7. MESA COM AUTORIDADES
Mesas com lugares pares:
5 3 1 2 4 6
01 – Presidente da Mesa02 – Primeira precedência03 – Segunda precedência04 – Terceira precedência05 – Quarta precedência06 – Quinta precedência
7. MESA COM AUTORIDADES
Lugar de honra
Geralmente cedido a uma autoridade ilustre, que sentará ao lado direito de quem presidir a solenidade
Dispositivos e identificação de lugares
Cada autoridade deverá estar identificada com placas colocadas sobre a mesa, em frente ao seu assento, com o nome e cargo
8. REGISTRO E CITAÇÃO DE AUTORIDADES
Precedência
- As autoridades que não compuserem a mesa devem ser citadas logo após a composição, seguindo a ordem de importância do maior ao menor grau
- Nas recepções de eventos, é comum instalar uma secretaria para o credenciamento de autoridades, onde uma pessoa registra o nome e o cargo e repassa ao mestre de cerimônias
8. REGISTRO E CITAÇÃO DE AUTORIDADES
Procedimentos na fala
- O mestre de cerimônias cita e agradece a presença das autoridades citadas
- Autoridades que chegarem atrasadas no cerimonial (após o momento de citação), podem ser anunciadas entre as falas das autoridades da mesa
9. SÍMBOLOS NACIONAIS
Uso e disposição das bandeiras
Número ímpar de mastros
Bandeiras: Brasil, Santa Catarina e Joinville
Organização: Brasil ao centro, Santa Catarina à direita (perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa olhando para a plateia) e Joinville à esquerda
9. SÍMBOLOS NACIONAIS
Uso e disposição das bandeiras
Número par de mastros
Bandeiras: Brasil, Santa Catarina, Joinville e Rotary Club
Organização: Brasil e Santa Catarina ao centro (sendo que a do Brasil deve ficar ao lado direto da perspectiva de quem está posicionado atrás da mesa olhando para a plateia), Joinville à direita do Brasil e Rotary Club à esquerda de Joinville
9. SÍMBOLOS NACIONAIS
Hino Nacional
- Pode ser executado por um grupo de músicos ou por CD
- Se executado por músicos, o Hino não deve ser cantado, mas se utilizado CD, os participantes podem cantar
- Independente da forma de execução, todos devem estar em posição de respeito, com o corpo direcionado à bandeira.
10. AS FORMAS DE TRATAMENTO
Linguagem Protocolar
- Na abertura: “Inicia-se...”; “tem início...”; “Em nome de(o)...”; “A presidência...dá as boas-vindas...”
- Na composição da mesa: “compõem a mesa...”; são convidados a compor a mesa...”; “Integram a mesa...” para os casos de apresentação dessa; “À mesa, são convidados...”
- Nos hinos: “É momento do Hino Nacional Brasileiro...”; “Todos são convidados, em atitude de respeito, a...”
10. AS FORMAS DE TRATAMENTO
Linguagem Protocolar
- No registro de presenças: “Fazem-se presentes a este ato...”; “Registre-se as presenças das autoridades e personalidades...”
- Nos pronunciamentos: “vai usar da palavra...”; “fará uso da palavra...”; “para o seu pronunciamento é convidado...”
- No encerramento: “A presidência agradece e os convida...”; “encerrada esta solenidade...”; “Ao final deste ato...”
“Nossa personalidade social é a ideia que os outros fazem de nós.”
(Marcell Proust)
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