Post on 27-Nov-2015
MÓDULO CONTROLE DE DOCUMENTOS
1. CADASTRO
a. Palavras Chaves
Este cadastro serve para criar localizadores para os documentos.Exemplo: EXTRUSAO
2. IMPLANTAÇÃO
a. Importação do Documento
Este deve ser importado somente em formato Word.
Documento Origem: Clicar no CD para procurar o documento no diretório em que se encontra.Documento: Deve ser apontado o código do documento conforme TABELA DE TIPOS DE DOCUMENTOS X CÓDIGOS DOS DOCUMENTOS.Revisão: Sempre com 03 casas decimais (Exemplo: 000, 005, 015)Titulo Documento: Apontar em maiúscula e sem acentos o título do documento.Digitador: Sempre “01” + o código funcional (Chapa).Tipo de Documento: Deve ser apontado o código do Tipo do Documento (Via F3).
Após efetuada a importação, deve-se obrigatoriamente dar manutenção no documento.Deve ser alterado o campo As Geral para o assunto correspondente.
Na pasta Opções:
Objetivo: Informar o objetivo do documento.
Responsáveis: Deletar (se necessário) os elaboradores que não são responsáveis pelo documento (para deletar: posicione na linha do usuário a ser deletado, aperte “Del” e saia do cadastro, dando OK).
Destinatários: Informe quem deverá receber este documento, clicando no CD para incluir. Via F3, informe o Setor que o usuário pertence. Clique 02 vezes no usuário para marcar ou desmarcar o recebimento.
Observe se o usuário receberá cópia eletrônica ou em papel.
Referência: Caso possua algum documento que queira referenciar ao documento que está cadastrando, informe:
Origem: Interno ou externo.Rv Obrigato: Se a revisão do documento é obrigatória ou não.Descrição: O código + o nome do documento.
Localizadores: Neste momento, informe Via F3, as palavras chaves cadastradas anteriormente (Exemplo: EXTRUSAO, ESTRUSAO, EXTRUZAO).
Motivo da Revisão: Informe “Implantação no sistema Microsiga”.Documento: Abra o documento e visualize se a configuração está correta.Finalizar Documento
b. Inclusão de um Novo Documento
Para criar um novo documento (que não exista em Word), deve-se clicar em Incluir documento e preencher os campos:
Cod Doc: Deve ser apontado o código do documento conforme TABELA DE TIPOS DE DOCUMENTOS X CÓDIGOS DOS DOCUMENTOS.Revisão: Sempre com 03 casas decimais (Exemplo: 000, 005, 015)Doc Int/Ext: Informar se o documento é interno ou externo.Tipo de Documento: Deve ser apontado o código do Tipo do Documento (Via F3).As Geral: Informar qual o assunto geral do documento.Titulo Doc: Apontar em maiúscula e sem acentos o título do documento.
E na pasta Opções, proceder da mesma forma que no item “a.”.
c. Circulação do Documento
Após a finalização do documento este é encaminhado (eletronicamente) para os usuários que, se necessário, deverá revisar e aprovar, voltando, após liberado ao distribuidor (elaborador).
Para saber em que “passo” está o documento clique em Detalhe e será apresentada a tela do andamento do documento.
Quando o usuário entra no sistema e se tiver alguma pendência é apresentada a tela de pendências.
Se for confirmada ela traz a tela especificando o Tipo de Pendência, e o Objetivo do Documento.
3. CRÍTICA NO DOCUMENTO
Caso o Revisor ou o Aprovador queira apontar uma crítica, na pasta Opções, clique em Críticas.
Será aberta uma tela já preenchida, onde somente deverá ser apontada a crítica, para isto clique no botão Texto da Crítica.
Digite sua crítica, confirme e clique em Devolver Documento. Assim que devolver o documento, ele voltará para o elaborador independente em que grau do processo esteja.
Somente o usuário elaborador do documento poderá baixar a crítica.
4. DISTRIBUIÇÃO
Para distribuir o documento é aconselhável apontar todos que poderão visualizar o documento, mas que não necessariamente deverão receber cópia em papel ou eletrônica.
Neste caso aponte-os como Não Recebe.
O sistema irá trazer uma tela onde deverá ser informada a data de vigência do documento e quantidade de dias da validade. É aconselhável deixar a data que o sistema traz e na quantidade de dias preencher com 9999.
Ao confirmar o sistema distribui as cópias eletrônicas e manda imprimir as cópias em papel, e neste momento deve-se cancelar as demais cópias, para assim poder tirar xerox do documento (minimizando o uso da impressora).
O sistema também gera o protocolo de recebimento das cópias, onde o usuário distribuidor deverá entregar ao leitor e pedir que seja protocolado.
5. TREINAMENTO
Para usuários que não possuem acesso ao sistema, pode ser incluso um treinamento para um determinado documento.
Informe os campos:
Ano Treina: Ano vigente.Cod Treina: Seqüencial informado pelo sistema.Cod Doc: Informe o código do documento que deverá ser feito o treinamento (via F3).Revisão: O sistema traz automaticamente.Data Inicio: A data que será iniciado o treinamento.Data Final: A data que será concluído o treinamento.Hora Inicio: Hora que será iniciado o treinamento.Hora Final: Hora prevista para o término do treinamento.Local Treina: Local onde será feito o treinamento.Txt Convoc: Se os treinandos possuírem e-mail cadastrado no sistema, receberão um e-mail de convocação, e este campo poderá ter a chamada para o treinamento.
Na pasta treinandos clique 02 vezes no usuário que deseja convocar.
Após concluído o treinamento, baixa-lo, clicando em Confirmar e apontando, se necessário, as ausências.
Para apontar as ausências clique no usuário que não foi e automaticamente abrirá uma tela que deverá conter o motivo da falta.
Ao confirmar o sistema pede a data de conclusão do treinamento, e o encerra.
6. REVISÃO
Para gerar uma revisão posicione no documento que gerará nova revisão, clique em Gerar Revisão, o sistema abrirá a tela de Motivo da Revisão, e após confirmada, automaticamente trará a tela com todos os dados já preenchidos.
Altere o que estiver incorreto ou incompleto e salve o documento.
Até a nova revisão estiver aprovada e distribuída ficará vigente o documento anterior, após distribuída o anterior “sumirá” da tela.
7. SOLICITAÇÕES
Pode ser gerada solicitação de novos documentos ou de revisão de documentos já existente.
Para documentos a serem criados deve ser informadas apenas a Descrição do documento e a Razão pela qual deve ser criada, esta rotina para novos documentos, é como uma agenda do que deverá ser criado.
Posicione no documento que queira sugerir uma nova revisão, aponte a Descrição e a Razão, e o sistema encaminha para o usuário elaborador do documento.
Clique duas vezes sobre a solicitação ou para aprova-la ou para reprova-la, se reprovar é aberta uma tela para especificar o motivo, caso contrário é aberta a tela de cadastro do documento, gerando assim uma nova revisão.
8. CONSULTA
Para consultar um documento, clique em Pesquisar Localizadores e Todos os Documentos, escreva a palavra que quer consultar e clique em Pesquisa.
Todos os documentos que possuírem o “link” com a palavra digitada serão apresentados em tela.