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MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO
AUDITORIA INTERNA
RELATÓRIO DA ATUAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA DO MPU NO ÂMBITO DO
MINISTÉRIO PÚBLICO DO DISTRITO FEDERAL E TERRITÓRIOS
O presente relatório visa apresentar subsídios para o atendimento das informações solicitadas pelo Tribunal de Contas da União contidas no Sistema e-Contas, quanto ao item “RELATÓRIO E PARECER DA UNIDADE DE AUDITORIA INERNA”, as quais deverão constar do Relatório de Gestão relativo à prestação de contas do exercício de 2016, nos termos da Decisão Normativa TCU nº 154/2016.
Os trabalhos de auditoria interna nas Unidades do Ministério Público da União foram desenvolvidos no exercício de 2016 por esta Auditoria Interna do MPU com base em um processo anual estruturado nas etapas de planejamento, execução e monitoramento.
O planejamento priorizou aspectos relevantes da gestão, sendo consolidado por meio do Planejamento Geral das Fiscalizações, do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna e do Cronograma de Atividades de Auditoria (anexos).
A execução, por sua vez, consistiu na materialização integral desse planejamento mediante a realização das inspeções físicas previstas e de análises à distância, sendo elaborados, para cada auditoria, os respectivos relatórios e notas de auditoria (anexos), os quais registram os resultados quantitativos e qualitativos das auditorias (Unidade auditada, objeto, etc), expressam a opinião da AUDIN-MPU sobre os aspectos relevantes da gestão e sobre a efetividade dos mecanismos de controle interno administrativo, além de registrarem as constatações, os achados de auditoria, as eventuais fragilidades nos controles e as providências informadas pelas unidades gestoras e a análise deste Órgão de Controle Interno sobre a implementação das recomendações.
A AUDIN-MPU realiza o acompanhamento do cumprimento de suas recomendações ao longo do exercício e eventuais pendências são objeto de inclusão nas auditorias dos anos subsequentes, até a solução ou resultado final quanto aos achados de auditoria e às recomendações transmitidas à Unidade. Além disso, este Órgão de Controle Interno mantém sistemático registro dos resultados dos trabalhos de auditoria realizados.
Especificamente sobre a gestão do Ministério Público do Distrito Federal e Territórios no exercício de 2016, não foram identificadas impropriedades que pudessem comprometer a regularidade da gestão. Nas análises, verificou-se que a Unidade Prestadora de Contas vem realizando esforços no sentido de aperfeiçoar, cada vez mais, os mecanismos de controle interno administrativo, com vistas a identificar, evitar e corrigir falhas, bem como minimizar os riscos relacionados a seus processos relevantes.
Brasília, 24 de março de 2017.
SEBASTIÃO GONÇALVES DE AMORIM Auditor-Chefe
Sumário
Anexo I - Planejamento Geral de Auditorias – PGA – EXERCÍCIO 2016 .................................. 3
Anexo II – Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT – EXERCÍCIO 2016 ..... 8
Anexo III - Cronograma de atividades de Auditoria. ..................................................................... 2
Anexo IV - Relatórios ........................................................................................................................ 4
RELATÓRIO DE AUDITORIA N.º 9/2016 ................................................................................ 5
RELATÓRIO DE AUDITORIA N.º 19/2016 ............................................................................ 51
Anexo I - Planejamento Geral de Auditorias – PGA – EXERCÍCIO 2016
Planejamento Geral de Auditorias – PGA – EXERCÍCIO 2016
1 . INTRODUÇÃO
O presente Planejamento Geral de Auditorias – PGA consiste na ordenação das áreas
da gestão com prioridades para as fiscalizações a serem realizadas pela AUDIN-MPU a curto prazo,
considerando todas as ações de controle que devam ser executadas de maneira integrada,
compreendendo o planejamento e a execução das ações de capacitação necessárias. As diretrizes ora
definidas deverão servir para direcionar a elaboração do Plano Anual de Auditoria – PAA, que
compreende o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT e o Programa de Auditoria.
O escopo definido nos normativos do Tribunal de Contas da União – TCU para
composição dos respectivos Relatórios de Gestão e Relatórios de Auditoria de Gestão do exercício
corrente servirá como referência para a definição dos temas a serem abordados nas ações de controle,
devendo haver a reavaliação e eventual adequação em relação aos normativos referentes ao exercício
seguinte, quando publicados. Bem assim, a evolução da jurisprudência da Corte de Contas Federal
deve ser acompanhada para efeito de realização das fiscalizações.
2. PRIORIDADES NAS AÇÕES DE FISCALIZAÇÃO
As ações de fiscalização a cargo da AUDIN-MPU são desenvolvidas levando-se em
conta diversos critérios, dentre eles a força de trabalho disponível para alocação nas inspeções in loco
a serem realizadas nas unidades do MPF, MPT, MPDFT, MPM e ESMPU.
As ações de controle interno a serem desenvolvidas pela Secretaria de Auditoria no
âmbito das unidades gestoras do MPU compreenderão a avaliação dos atos de gestão relacionados
aos sistemas orçamentário, contábil, financeiro, patrimonial, de gestão de pessoas e demais sistemas
administrativos e operacionais, e devem ser observadas as áreas da gestão com prioridades para a
fiscalização, conforme ordenação a seguir, tendo como referencial o Processo Anual de Contas.
No âmbito da Coordenadoria de Auditoria de Acompanhamento de Gestão – COGES
A) Itens requeridos pelo TCU para elaboração dos Relatórios de Auditoria de Gestão. B) Obras e serviços de engenharia:
§ Regularidade de acréscimos contratuais; § Adequação dos efeitos financeiros decorrentes de atrasos por culpa da contratada
(reajustes, custos com administração local etc); § Adequação do diário de obras; § Adequação dos acréscimos de custos de administração local;
§ Efetividade na execução dos contratos de fiscalização.
C) Contratação de serviços continuados: § Adequação da fiscalização de contratos, em conformidade com a IN
SLTI/MPOG nº 2/2008 e com as orientações exaradas pela AUDIN-MPU.
D) Aquisições diversas (inclusive ARP): § Formação de preços de referência: pesquisas em órgãos públicos.
E) Gestão estratégica:
§ Indicadores de gestão; § Contribuição das Unidades no atingimento dos objetivos estabelecidos no
Planejamento Estratégico dos ramos.
F) Gestão ambiental socioeconômica: § Sustentabilidade nas contratações; § Acessibilidade das dependências.
G) Gestão e Governança de Tecnologia da Informação. No âmbito da Coordenadoria de Auditoria de Recursos Humanos – COAPE
A) Itens requeridos pelo TCU para elaboração dos Relatórios de Auditoria de Gestão; B) Pagamentos de pessoal, com prioridade nos cálculos de passivos; C) Ajuda de custo e diárias; D) Gestão estratégica:
§ Indicadores de gestão.
E) Programa de Saúde e Assistência Social/Plan-Assiste, com ênfase na eficiência dos processos de pagamentos a prestadores;
F) Funpresp-Jud.
3. OUTRAS ÁREAS OBJETOS DE FISCALIZAÇÃO
Além das áreas prioritárias, serão objeto de fiscalização as seguintes áreas de gestão:
No âmbito da COGES
A) Contratações diretas (dispensa/inexigibilidade);
B) Outras licitações e contratos;
C) Fracionamento de despesas realizadas no exercício anterior;
D) Atas de registros de preços;
E) Portal da Transparência;
F) Gestão patrimonial (bens móveis/almoxarifado);
G) Bens Imóveis: Locação de imóveis;
H) Transportes (gestão de frota/controle de gastos);
I) Telefonia celular/fixa;
J) Controles Internos Administrativos.
No âmbito da COAPE
A) Controles internos administrativos;
B) Acumulação de cargos;
C) Consistência das informações nos sistemas de Recursos Humanos.
4. AÇÕES DE CAPACITAÇÃO As ações de capacitação prioritárias para as atividades de controle a serem executadas são as
relacionadas a seguir, e deverão ocorrer preferencialmente até o mês de março, e no máximo até abril,
a fim de subsidiar a conclusão do programa de auditoria e evitar interrupção na execução das
auditorias programadas, que têm previsão de início em maio.
A) Como Fiscalizar Contratos de Compras e Serviços na Administração Pública – Melhores práticas para uma atuação eficiente do fiscal e do gestor;
B) Auditoria de Contratações de Serviços em Tecnologia da Informação;
C) Auditoria de Editais, Contratos e Termos Aditivos de Obras e Serviços de Engenharia. Superfaturamento e sobrepreço nas obras públicas;
D) Auditoria de Licitações e Compras Sustentáveis;
E) Auditoria de Avaliação de Controles Internos Administrativos na Administração Pública;
F) Auditoria de Planilhas de Custos de Serviços Terceirizados;
G) Elaboração de Planilhas de Orçamentos de Obras com o Novo Sinapi;
H) Acordos de Leniência - impactos na contratação pública e o papel do controle interno;
I) SIAFI Operacional, Tesouro Gerencial e Novo CPR;
J) Trilhas de Auditoria na Folha de Pagamento no Serviço Público;
K) Prático da Legislação de Pessoal Lei nº 8.112, de 1990.(Atualizado pelas Leis 11.784/08,11.907/09, 12.269/10 e 12.527/11);
L) Folha de Pagamento, Cálculos dos Proventos de Aposentadorias e Pensões e Apuração de Tempo de Serviço na Administração Pública;
M) Redação de Documentos Oficiais e Elaboração de Relatórios e Pareceres Técnicos - Atualizado pelo o Novo Acordo Ortográfico da Língua Portuguesa e o Manual de Redação Oficial da Presidência da República;
Outras ações de capacitação poderão ser solicitadas ou autorizadas pelas chefias
imediatas, desde que compatíveis com o programa de auditoria e com as prioridades da AUDIN-
MPU.
5. VIGÊNCIA A vigência do presente Planejamento Geral de Auditorias terá início a partir de sua
assinatura e término quando outro vier a ser aprovado.
Anexo II – Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT – EXERCÍCIO 2016
2016
MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO
Auditoria Interna
PLANO ANUAL DE
ATIVIDADES DE
AUDITORIA INTERNA –
PAINT 2016
BRASÍLIA
2015
MINISTÉRIO PÚBLICO DA UNIÃO
AUDITORIA INTERNA
SECRETARIA DE AUDITORIA
PLANO ANUAL DE ATIVIDADES
DE AUDITORIA INTERNA
EXERCÍCIO 2016
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................................... 4 2. APRESENTAÇÃO ................................................................................................................. 5 3. PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA ...................................... 7
3.1. Prioridades nas Ações de Fiscalização ............................................................................ 7 3.2. Outras Áreas Objetos de Fiscalização ............................................................................ 8 3.3. Descrição das Ações de Auditoria Interna .................................................................... 10 3.4. Informações Orçamentárias .......................................................................................... 18 3.5. Cronograma das Atividades de Auditoria ..................................................................... 18 3.6. Desenvolvimento Institucional ..................................................................................... 19
AUDIN-MPU PAINT 2016
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1 . INTRODUÇÃO
O presente Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT da Auditoria
Interna do Ministério Público da União – AUDIN-MPU, concebido para o exercício 2016, está
estruturado em conformidade com o disposto no Manual de Auditoria da Secretaria de Auditoria
da AUDIN-MPU.
O PAINT tem como finalidade definir os objetos de auditoria que, devido à
relevância, devem ser incluídos no escopo das fiscalizações a serem realizadas pela AUDIN-
MPU, em conformidade com o Planejamento Geral de Auditorias aprovado pelo Auditor-Chefe,
e estabelecer parâmetros para organização e coordenação dos trabalhos de auditoria. Também
estabelece o cronograma sintético dos projetos de auditoria, bem como os prazos para
elaboração dos Relatórios de Auditoria de Gestão e peças complementares a serem
encaminhados ao Tribunal de Contas da União. Constam ainda as ações de desenvolvimento
institucional e de capacitação profissional previstas para o aperfeiçoamento e modernização das
atividades da auditoria interna.
AUDIN-MPU PAINT 2016
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2 . APRESENTAÇÃO A Auditoria Interna do Ministério Público da União, AUDIN-MPU, órgão de
controle interno diretamente subordinado ao Procurador-Geral da República, tem as seguintes
finalidades, conforme seu Regimento Interno, em conformidade com os artigos 70 e 74 da
Constituição Federal:
I - avaliar o cumprimento das metas previstas no Plano Plurianual e a
execução dos programas e dos orçamentos do Ministério Público da
União;
II - comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à eficácia e
eficiência, da gestão orçamentária, financeira, patrimonial e de pessoal
nos órgãos e unidades do Ministério Público da União;
III - apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional.
Para cumprimento de sua missão institucional de fiscalizar a aplicação dos
recursos públicos alocados ao MPU, em benefício da sociedade, a AUDIN-MPU conta com a
seguinte estrutura organizacional:
Auditor-Chefe
Secretaria de Orientação e Avaliação
SEORI
Coordenadoria de Orientação de Atos de Gestão
CORAG
Divisão de Legislação Aplicada DILEG
Divisão de Acompanhamento de Licitações e Contratos
DILIC
Coordenadoria de Análise de Atos de Gestão de Pessoal
COGESP
Divisão de Atos de Provimento e Vacância
DIPE
Divisão de Atos de Aposentadoria e Pensão
DIAPE
Coordenadoria de Controle e Análise Contábil
CONAC
Divisão de Análise Contábil DINAC
Divisão de Normas e Procedimentos Contábeis
DICON
Assessor SEORI
Secretaria de Auditoria SEAUD
Coordenadoria de Auditoria de Acompanhamento de
Gestão COGES
Divisão de Auditoria de Gestão DIAUG
Divisão de Planejamento de Auditoria e Pesquisa
DIPLAN
Coordenadoria de Auditoria de Recursos Humanos
COAPE
Divisão de Auditoria de Pessoal Ativo
DIAGA
Divisão de Auditoria de Pessoal Inativo e Pensionista
DIAGI
Assessor SEAUD
Auditor-Chefe Adjunto
Assessoria
Divisão de Apoio Administrativo
DIAP
Núcleo de Registro, Informação e
Documentação NUINF
AUDIN-MPU PAINT 2016
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A Secretaria de Auditoria é responsável pela coordenação das atividades de
fiscalização nas Unidades Gestoras do MPU, realizando auditorias sobre os sistemas contábil,
financeiro, patrimonial, de execução orçamentária, de pessoal e demais sistemas
administrativos e operacionais.
Diretamente subordinadas à Secretaria de Auditoria encontram-se a
Coordenadoria de Auditoria de Acompanhamento de Gestão – COGES e a Coordenadoria de
Auditoria de Recursos Humanos – COAPE.
A Auditoria Interna do MPU tem como visão de futuro ser reconhecida como
órgão de excelência no controle interno e continuar contribuindo para o aperfeiçoamento da
gestão das Unidades do MPU, e adota como valores Independência, Ética, Justiça, Efetividade,
Respeito e Profissionalismo.
3 . PLANO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA
O Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT para 2016 foi
elaborado em conformidade com as diretrizes e prioridades estabelecidas no Planejamento
Geral de Auditorias aprovado pela AUDIN-MPU, e estabelece os objetos de auditoria a serem
auditados no exercício, além de outras variantes necessárias.
As ações de controle no âmbito da Secretaria de Auditoria da AUDIN-MPU são
desenvolvidas visando subsidiar a elaboração das peças complementares aos processos de
contas anuais do Ministério Público da União, a serem julgados pelo Tribunal de Contas da
União. Assim, têm como objetivo precípuo a elaboração dos relatórios e peças complementares
que comporão os processos de contas, em conformidade com a Instrução Normativa – TCU nº
63, de 1/9/2010, bem como a Decisão Normativa relativa ao processo de contas do exercício
2016.
3.1. Prioridades nas Ações de Fiscalização
No planejamento e na execução das auditorias, deverá ser realizada análise de
risco, considerando o histórico da execução orçamentária e financeira das unidades, além de
outros critérios, como materialidade, relevância e criticidade, devendo ser observada a seguinte
ordem de prioridade, definida no Planejamento Geral de Auditorias:
AUDIN-MPU PAINT 2016
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No âmbito da Coordenadoria de Auditoria de Acompanhamento de Gestão – CO-
GES
A. Itens requeridos pelo TCU para elaboração dos Relatórios de Auditoria de Gestão.
B. Obras e serviços de engenharia:
§ Regularidade de acréscimos contratuais;
§ Adequação dos efeitos financeiros decorrentes de atrasos por culpa da contratada (reajustes, custos com administração local etc);
§ Adequação do diário de obras;
§ Adequação dos acréscimos de custos com administração local;
§ Efetividade na execução dos contratos de fiscalização.
C. Contratação de serviços continuados:
§ Adequação da fiscalização de contratos, em conformidade com a IN SLTI/MPOG nº 2/2008.
D. Aquisições diversas (inclusive ARP):
§ Formação de preços de referência: pesquisas em órgãos públicos.
E. Gestão estratégica:
§ Indicadores de gestão;
§ Contribuição das Unidades no atingimento dos objetivos estabeleci-dos no Planejamento Estratégico dos ramos.
F. Gestão ambiental socioeconômica:
§ Sustentabilidade nas contratações;
§ Acessibilidade das dependências.
G. Gestão e Governança de Tecnologia da Informação.
No âmbito da Coordenadoria de Auditoria de Recursos Humanos – COAPE
A. Itens requeridos pelo TCU para elaboração dos Relatórios de Auditoria de Gestão;
B. Folha de pagamento de pessoal, com prioridade nos cálculos de passivos;
C. Ajuda de custo e diárias;
D. Gestão estratégica:
§ Indicadores de gestão.
E. Programa de Saúde e Assistência Social/Plan-Assiste, com ênfase na eficiência dos processos de pagamentos a prestadores;
F. Funpresp-Jud.
AUDIN-MPU PAINT 2016
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3.2. Outras Áreas Objetos de Fiscalização
Além das áreas prioritárias definidas no item 3.1, as seguintes áreas de gestão
serão objetos de fiscalização, devendo, quando da elaboração do programa de auditoria
específico, haver definição de critérios de análise de risco dos objetos a serem auditados.
No âmbito da Coordenadoria de Auditoria de Acompanhamento de Gestão – CO-
GES
A. Contratações diretas (dispensa/inexigibilidade);
B. Outras licitações e contratos;
C. Fracionamento de despesas realizadas no exercício anterior;
D. Atas de registros de preços;
E. Portal da Transparência;
F. Gestão patrimonial (bens móveis/almoxarifado);
G. Bens Imóveis: Locação de imóveis, cessão de espaços;
H. Transportes (gestão de frota/controle de gastos);
I. Telefonia celular/fixa;
J. Controles Internos Administrativos.
No âmbito da Coordenadoria de Auditoria de Recursos Humanos – COAPE
A. Controles internos administrativos;
B. Acumulação de cargos;
C. Consistência das informações nos sistemas de Recursos Humanos.
No período compreendido entre janeiro e abril de 2016 e 2017, serão realizadas
pela COGES, concomitantemente às eventuais ações de capacitação, fiscalizações
complementares indiretas tendo como objeto e escopo os procedimentos licitatórios de grande
vulto, realizados no final do exercício anterior, com prioridade nas aquisições de equipamentos
e serviços de tecnologia da informação (Gestão e governança de tecnologia da informação).
AUDIN-MPU PAINT 2016
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3.3. Descrição das Ações de Auditoria Interna
As principais ações de auditoria interna a serem realizadas no exercício 2016 estão detalhadas na tabela a seguir, as quais serão efetivadas
por meio de fiscalização indireta (à distância) ou in loco:
Nº Objeto da Auditoria Objetivos da Auditoria Escopo da Auditoria Local de Realização
Cronograma previsto Equipe de Auditoria Início Fim
1 Gestão Estratégica
Atestar a integridade dos índices e o cumprimento dos objetivos estratégicos da unidade relativos a recursos humanos.
Avaliar o cumprimento dos objetivos estratégicos da unidade; Avaliar os índices estratégicos pelo menos quanto a:
- Capacidade de representar com a maior proximidade possível a situação que a Unidade pretende medir;
- Confiabilidade da fonte de dados utilizados para o cálculo do indicador, avaliando se a metodologia escolhida para a coleta, processamento e divulgação é transparente e reaplicável por outros agentes;
- Facilidade de obtenção de dados, elaboração do indicador e de compreensão dos resultados pelo público em geral.
Unidades orgânicas de Gestão de Pessoas dos
ramos do MPU 01/08/2016 15/11/2016 COAPE
2
Folha de pagamento de pessoal ativo:
membros e servidores, requisitados, cedidos
e sem vínculo
Atestar a conformidade dos pagamentos de pessoal, por meio das diversas rubricas que compõem a folha de pagamento. Atestar a legalidade dos atos de gestão relativos à folha de pagamento.
- Regularidade dos cálculos de passivos;
- Legalidade dos atos de cessões, requisições e remoções de servidores; Concessões de adicionais, gratificações, auxílios e indenizações; Exercícios de funções de confiança e cargos em comissão;
- Legalidade dos pagamentos, suspensões e ressarcimentos de parcelas remuneratórias, indenizatórias e subsídios a membros e servidores.
Unidades orgânicas de Gestão de Pessoas dos
ramos do MPU 01/08/2016 15/11/2016 COAPE
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Nº Objeto da Auditoria Objetivos da Auditoria Escopo da Auditoria Local de Realização
Cronograma previsto Equipe de Auditoria Início Fim
3
Folha de pagamento de pessoal inativo:
membros, servidores e pensionistas
Atestar a conformidade dos pagamentos de pessoal, por meio das diversas rubricas que compõem a folha de pagamento.
Avaliar a conformidade dos pagamentos e suspensões de parcelas remuneratórias, indenizatórias e subsídios a membros e servidores inativos e pensionistas.
Unidades orgânicas de Gestão de Pessoas dos
ramos do MPU 01/08/2016 15/11/2016 COAPE
4 Ajuda de custo Confirmar a regularidade e conformidade na concessão de ajuda de custo a membros e servidores
- Verificar se há autorização prévia da autoridade competente para concessão de ajuda de custo;
- Verificar se houve o efetivo deslocamento, inclusive dos dependentes, se for o caso;
- Verificar a regularidade do valor pago a título de ajuda de custo
Unidades orgânicas de Gestão de Pessoas dos
ramos do MPU 01/08/2016 15/11/2016 COAPE
5 Diárias Confirmar a regularidade e conformidade na concessão de diárias a membros e servidores
- Verificar se o pagamento efetuado guarda conformidade com os dias de afastamento e com o cargo do beneficiário;
- Verificar se nos pagamentos efetuados foram observados os descontos regulamentares relativos aos benefícios;
- Verificar se há pagamento indevido de adicional de deslocamento.
Unidades orgânicas de Gestão de Pessoas dos
ramos do MPU 01/08/2016 15/11/2016 COAPE
6 Serviços de Saúde Confirmar a regularidade dos procedimentos relativos aos serviços de saúde
Avaliar:
- Procedimentos adotados nas homologações das licenças concedidas aos servidores submetidos ao Regime Geral de Previdência Social;
- Utilização do berçário do MPF (Materninho) de acordo com o regulamento;
- Média de consultas efetuadas pelos profissionais de saúde da unidade.
Unidades orgânicas de Serviços de saúde dos
ramos do MPU 01/08/2016 15/11/2016 COAPE
AUDIN-MPU PAINT 2016
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Nº Objeto da Auditoria Objetivos da Auditoria Escopo da Auditoria Local de Realização
Cronograma previsto Equipe de Auditoria Início Fim
7 Plan-Assiste Confirmar a regularidade e conformidade dos atos relativos à gestão dos recursos do Plan-Assiste
- Avaliar a regularidade do processamento dos pagamentos a prestadores;
- Avaliar a regularidade das contribuições mensais dos beneficiários ativos e inativos;
- Avaliar a regularidade dos valores relativos a custeios, inclusive o processamento de cobrança das dívidas de custeio dos beneficiários desligados;
- Analisar o conjunto das demonstrações contábeis e outros relatórios financeiros divulgados pelo Plan-Assiste.
Unidades orgânicas de Gestão de Pessoas dos
ramos do MPU 01/08/2016 15/11/2016 COAPE
8 Funpresp-Jud Atestar a conformidade das adesões e respectivos repasses efetuados ao Funpresp-Jud
§ Avaliar as adesões dos participantes, a modalidade de adesão (patrocinado, facultativo e vinculado);
§ Avaliar a regularidade das retenções efetuadas dos participantes, bem como dos repasses efetuados pela unidade patrocinadora.
Unidades orgânicas de Gestão de Pessoas dos
ramos do MPU 01/08/2016 15/11/2016 COAPE
9 Portal da
Transparência Atestar a conformidade dos portais da transparência do MPU na inter-net
Avaliar os dados do Portal da Transparência de cada ramo do MPU, em relação à inclusão das informações demandadas no art. 5°, incisos I (por ramo) e II da Re-solução CNMP n.° 86/2012.
Unidades Gestoras do MPU 11/04/2016 25/11/2016 COGES
AUDIN-MPU PAINT 2016
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Nº Objeto da Auditoria Objetivos da Auditoria Escopo da Auditoria Local de Realização
Cronograma previsto Equipe de Auditoria Início Fim
10
Análise da Conformidade dos
Procedimentos Administrativos
Confirmar a regularidade de aspectos relevantes da atuação da administração, com destaque para a aderência dos procedimentos e atos emitidos com os normativos legais vigentes, acórdãos do TCU e atos regulamentares emitidos pela própria administração, bem como a verificação da sua legitimidade, economicidade e eficiência.
Analisar os processos administrativos, escolhidos por amostragem, referentes aos seguintes temas:
- Contratação direta – dispensa e inexigibilidade de licitação, conforme critérios de relevância, risco e materialidade;
- Fracionamento de despesas referente ao exercício anterior;
- Processos licitatórios com destaque para:
§ licitações de grande vulto realizadas ao final do exercício anterior;
§ pregão ou concorrência que tenha por objeto o registro de preços;
§ formação de preços de referência: pesquisas em órgãos públicos.
- Adesões à ata de registro de preços: § Foco em adesão a ARP realizados no fim do
exercício.
- Alterações contratuais: repactuações, reequilíbrio, reajuste, acréscimo ou supressão;
- Pagamentos de bens e serviços;
Avaliar os controles internos administrativos.
Unidades Gestoras do MPU 01/02/2016 02/12/2016 COGES
AUDIN-MPU PAINT 2016
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Nº Objeto da Auditoria Objetivos da Auditoria Escopo da Auditoria Local de Realização
Cronograma previsto Equipe de Auditoria Início Fim
11 Almoxarifado e
Material de Consumo
Certificar a adequação dos procedimentos relativos ao almoxarifado e material de consumo, em relação à legislação vigente.
Avaliar:
- Adequação das instalações do almoxarifado, inclusive quanto aos equipamentos de segurança e acesso de pessoas;
- Entrada e saída do material (Entradas e saídas selecionadas por amostragem no RMA; Data de emissão da Nota Fiscal e do atesto);
- Controle físico do estoque/inventários; Quantidade do material objeto da inspeção (físico e o constante do sistema);
- Data de validade dos materiais;
- Existência e controle de requisições de material;
- Estado dos materiais estocados;
Avaliar os controles internos administrativos.
Unidades Gestoras do MPU 11/04/2016 25/11/2016 COGES
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Nº Objeto da Auditoria Objetivos da Auditoria Escopo da Auditoria Local de Realização
Cronograma previsto Equipe de Auditoria Início Fim
12 Patrimônio: bens móveis e imóveis
Certificar a adequação dos procedimentos relativos ao controle de bens móveis e imóveis, em relação à legislação vigente.
Avaliar:
- Entradas e saídas de bens: Valores e quantidades das entradas e saídas de bens móveis selecionados na amostragem; Data e assinatura do atesto; Relatório de entrada dos bens móveis, expedido pelo sistema utilizado pela Unidade; respectivas Notas Fiscais; RMB do SIAFI; Notas de Empenho;
- Controle da existência física do bem (Descrição dos bens nos Termos de Responsabilidade; Número de tombamento; Visita in loco. Atualização dos Termos de Responsabilidade);
- Inventário;
- Adequação dos procedimentos de locação de bens imóveis;
- Cessão de espaço público; Avaliar os controles internos administrativos.
Unidades Gestoras do MPU 11/04/2016 25/11/2016 COGES
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Nº Objeto da Auditoria Objetivos da Auditoria Escopo da Auditoria Local de Realização
Cronograma previsto Equipe de Auditoria Início Fim
13 Contratos de Obras e
Serviços de Engenharia
Atestar a conformidade na contratação e execução dos contratos de obras e serviços de engenharia, assim como a sua aderência à legislação vigente.
Avaliar: - Adequada previsão orçamentária de obras e
serviços de engenharia para contratação, execução e formalização de aditivos;
- Regularidade na contratação;
- Regularidade nas modificações contratuais;
- Eficiência da fiscalização da obra (própria ou contratada) e adequação do diário de obras;
- Adequação dos efeitos financeiros decorrentes de atrasos por culpa da contratada (reajustes, custos com administração local, etc.);
- Adequação dos acréscimos de custos com administração local (detalhamento/justificativa dos custos acrescidos).
- Regularidade na contratação da obra/serviços de engenharia quanto à existência de ART/RRT, adequação dos custos constantes do orçamento com base no SINAPI ou pesquisa de mercado.
Unidades Gestoras do MPU 15/02/2016 25/11/2016 COGES
14 Gestão Estratégica Atestar a integridade e confiabilidade dos indicadores de desempenho e o cumprimento dos objetivos estratégicos da unidade.
Avaliar:
- Os resultados alcançados pela Unidade em comparação aos índices previstos no Planejamento Estratégico do respectivo ramo;
- A adequação dos indicadores de desempenho em relação ao que a Unidade pretende medir e ao respectivo Objetivo Estratégico;
- A confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do indicador.
Unidades Gestoras do MPU 11/04/2016 25/11/2016 COGES
AUDIN-MPU PAINT 2016
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Nº Objeto da Auditoria Objetivos da Auditoria Escopo da Auditoria Local de Realização
Cronograma previsto Equipe de Auditoria Início Fim
15 Telefonia móvel Atestar a conformidade do controle dos gastos com telefonia móvel.
Verificar o respeito aos limites de gastos estabelecidos em normas internas;
Avaliar os controles internos administrativos.
Unidades Gestoras do MPU 11/04/2016 25/11/2016 COGES
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25
Nº Objeto da Auditoria Objetivos da Auditoria Escopo da Auditoria Local de Realização
Cronograma previsto Equipe de Auditoria Início Fim
16 Gestão Ambiental Socioeconômica
Realizar diagnóstico quanto à ado-ção de práticas de gestão ambiental e socioeconômica, bem como quanto à definição de metas e indi-cadores, para aderência à legislação vigente.
Analisar, em âmbito geral: - Adoção de práticas de gestão ambiental como
parte dos objetivos estratégicos;
- Existência de Plano de Gestão de Logística Sustentável;
- Existência de gerenciamento periódico de itens críticos como água, energia elétrica e papel, a fim de promover o consumo consciente;
- Promoção de ações de conscientização e capacitação dos servidores quanto ao uso racional dos bens e serviços disponibilizados, bem como as que agregam bem-estar ao ambiente laboral;
- Adoção de critérios de acessibilidade universal nos prédios do MPU.
Analisar, no âmbito das contratações:
- Adoção de compras compartilhadas para aquisição conjunta de bens e serviços, com a concordância de todos os participantes quanto ao objeto, ao quantitativo e ao Termo de Referência/Projeto Básico, a fim de subsidiar a compra apenas da quantidade necessária;
- Adequação dos editais de aquisição de bens e serviços quanto ao estabelecimento de critérios de sustentabilidade ambiental, social e econômica;
- Existência de monitoramento das práticas sustentáveis contratadas.
Unidades Gestoras do MPU 11/04/2016 25/11/2016 COGES
AUDIN-MPU PAINT 2016
26
Nº Objeto da Auditoria Objetivos da Auditoria Escopo da Auditoria Local de Realização
Cronograma previsto Equipe de Auditoria Início Fim
17 Gestão e Governança
de Tecnologia da Informação
Confirmar a regularidade das contratações em Tecnologia da Informação.
Avaliar:
- Conformidade das contratações de TI em relação à IN SLTI/MPOG nº 4/2014;
- Atendimento às normas pertinentes ao planejamento das contratações de TI;
- Adequação da realização de pesquisa de preços para contratação de TI;
- Regularidade da fiscalização da execução contratual.
Unidades Gestoras do MPU 15/02/2016 25/11/2016 COGES
18 Contratos de
Prestação de Serviços Continuados
Atestar a legalidade, legitimidade e economicidade dos principais processos de gestão relativos à contratação e execução de serviços continuados.
Avaliar:
- Regularidade dos procedimentos de contratação; a formação do preço máximo da licitação;
- Adequação da fiscalização, em conformidade com a IN SLTI/MPOG nº 2/2008;
- Vigência do Contrato; Valores contratuais iniciais e posteriores aos aditivos;
- Critérios para acréscimos e supressões;
- Valores da planilha de custos e seus itens componentes, bem como adequação aos limites da respectiva Portaria SLTI/MPOG;
- Pagamentos aos empregados, bem como o fornecimento dos benefícios a estes devidos (CCT/planilha de composição de custos).
Avaliar os controles internos administrativos.
Unidades Gestoras do MPU 11/04/2016 25/11/2016 COGES
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27
Nº Objeto da Auditoria Objetivos da Auditoria Escopo da Auditoria Local de Realização
Cronograma previsto Equipe de Auditoria Início Fim
19 Transportes Atestar a adequação da utilização dos veículos oficiais.
Avaliar: - Consistência das informações contidas nas
autorizações de saídas de veículos (quilometragem x hodômetro);
- Controle de abastecimento;
- Indenização adicional por trecho;
Avaliar os controles internos administrativos.
Unidades Gestoras do MPU 11/04/2016 25/11/2016 COGES
AUDIN-MPU PAINT 2016
28
20
Itens requeridos pelo Tribunal de Contas da União para elaboração
dos Relatórios de Gestão e de Auditoria
de Gestão
Garantir a execução do processo de contas
Realizar auditorias, de forma suficiente para a emissão de relatórios de auditoria de gestão e certificados de auditoria relativos aos ramos que encaminharão prestação de contas anual ao TCU; Realizar auditorias para emissão de opinião quanto aos seguintes aspectos:
- Resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento de objetivos e metas físicas e financeiras;
- Indicadores instituídos para avaliar o desempenho da gestão;
- Qualidade e suficiência dos controles internos instituídos nas unidades;
- Força de trabalho existente e a observância à legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadoria, reforma e pensão;
- Tempestividade e qualidade dos registros pertinentes no sistema contábil e nos sistemas corporativos obrigatórios no que concerne à gestão de pessoas;
- Qualidade do controle das unidades para identificar e tratar as acumulações ilegais de cargos;
- Gestão de compras e contratações, uso de cartões de pagamento do governo federal;
- Passivos assumidos sem prévia previsão orçamentária de créditos ou de recursos;
- Gestão da tecnologia da informação;
- Gestão do patrimônio imobiliário; e
- Outras situações identificadas e analisadas que possam afetar o julgamento da gestão dos
Unidades Gestoras do MPU 01/01/2016 31/12/2016
COGES E COAPE
AUDIN-MPU PAINT 2016
29
Nº Objeto da Auditoria Objetivos da Auditoria Escopo da Auditoria Local de Realização
Cronograma previsto Equipe de Auditoria Início Fim
responsáveis arrolados no processo de contas.
3.4. Informações Orçamentárias
A proposta orçamentária para o exercício 2016 (PLOA 2016) do Ministério
Público da União prevê a autorização de despesas no montante de R$ 5.757.034.949,00 dos
orçamentos fiscal e da seguridade social, assim distribuídos entre os ramos:
RAMO VALOR %
Ministério Público Federal 3.416.885.682,00 59,4%
Ministério Público Militar 220.180.400,00 3,8%
Ministério Público do Distrito Federal e dos Territórios 672.304.353,00 11,7%
Ministério Público do Trabalho 1.423.495.908,00 24,7%
Escola Superior do Ministério Público da União 24.168.606,00 0,4%
TOTAIS 5.757.034.949,00 100%
3.5. Cronograma das Atividades de Auditoria
Para fins de elaboração do Programa de Auditoria e demais atividades
relacionadas ao planejamento e execução das fiscalizações, bem como para apresentação do
processo de contas anual, deverá ser observado o seguinte cronograma:
ATIVIDADE PRAZO (em dias corridos)
PERÍODO INÍCIO FIM
Elaborar e Aprovar o Programa de Auditoria
78 dias após a aprovação do PAINT 10/12/2015 26/2/2016
Realizar Ações de Capacitação Profissional 99 dias 7/1/2016 15/4/2016
Realizar Fiscalizações Indiretas e concluir relatórios 113 dias 7/1/2016 29/4/2016
Realizar Fiscalizações Diretas 179 dias 2/5/2016 28/10/2016
Realizar Fiscalizações Indiretas e concluir relatórios
111 dias 7/1/2017 28/4/2017
Emitir Relatórios de Auditoria 15 dias após o encerramento do trabalho de campo 20/5/2016 30/11/2016
Emitir Notas de Auditoria 15 dias após a manifestação dos gestores das unidades auditadas 15/2/2016 10/2/2017
Acompanhar a apresentação dos Relatórios de Gestão
Conforme Decisão Normativa – TCU (a ser publicada) 31/3/2017
Concluir os Relatórios de Auditoria de Gestão
60 dias após o envio dos Relatórios de Gestão ao TCU 31/7/2017
Expedição das demais peças complementares do Processo de Contas
10 dias após a conclusão do Relatório de Auditoria de Gestão
3.6. Desenvolvimento Institucional
No exercício de 2016, as ações visando ao desenvolvimento institucional devem
ter como foco a modernização dos processos de auditoria e a capacitação de servidores.
Para o aperfeiçoamento do processo de trabalho, consideram-se prioritárias as
ações com vistas a aprimorar as auditorias em bases de dados informatizadas das unidades
gestoras e concluir/implantar o sistema de gestão de auditoria em desenvolvimento.
Dado o cronograma das atividades de auditoria, as ações de capacitação deverão
ser realizadas preferencialmente no período de janeiro a abril de 2016, na forma de cursos
presenciais ou à distância, de acordo com as prioridades informadas pela AUDIN/MPU à
Secretaria de Educação e Desenvolvimento Profissional – SEDEP/MPF.
Anexo III - Cronograma de atividades de Auditoria.
ATIVIDADE PRAZO (em dias corridos)
PERÍODO INÍCIO FIM
Elaborar e Aprovar o Programa de Auditoria
78 dias após a aprovação do PAINT 10/12/2015 26/2/2016
Realizar Ações de Capacitação Profissional 99 dias 7/1/2016 15/4/2016
Realizar Fiscalizações Indiretas e concluir relatórios 113 dias 7/1/2016 29/4/2016
Realizar Fiscalizações Diretas 179 dias 2/5/2016 28/10/2016
Realizar Fiscalizações Indiretas e concluir relatórios
111 dias 7/1/2017 28/4/2017
Emitir Relatórios de Auditoria 15 dias após o encerramento do trabalho de campo 20/5/2016 30/11/2016
Emitir Notas de Auditoria 15 dias após a manifestação dos gestores das unidades auditadas 15/2/2016 10/2/2017
Acompanhar a apresentação dos Relatórios de Gestão
Conforme Decisão Normativa – TCU (a ser publicada) 31/3/2017
Concluir os Relatórios de Auditoria de Gestão
60 dias após o envio dos Relatórios de Gestão ao TCU 31/7/2017
Expedição das demais peças complementares do Processo de Contas
10 dias após a conclusão do Relatório de Auditoria de Gestão
Anexo IV - Relatórios
RELATÓRIO DE AUDITORIA N.º 9/2016
Órgão : 34.000 – Ministério Público da União
Ramo do MPU : Ministério Público do Distrito Federal e Territórios
Unidade Gestora : 200.009 – Ministério Público do Distrito Federal e Territórios
Responsável pela UG : Dr. Wagner de Castro Araújo
Equipe de Auditores : Ítalo Silveira da Costa
Kamilla Turnes Lemos
Everaldo Antônio de Jesus
Helton Demetrio de Barros
Ronaldo da Silva Pereira
Período da Auditoria : 13/6/2016 a 17/6/2016
1. INTRODUÇÃO
Em atendimento ao disposto no cronograma de auditoria deste Órgão de
Controle, apresentamos o relatório de auditoria que trata dos exames dos atos de gestão
praticados durante o exercício de 2016.
1.1 ESTRUTURA DA UNIDADE
A sede do MPDFT funciona em imóvel próprio, localizado no Eixo Monumental,
Praça do Buriti, Lote 2, Brasília-DF. Desempenha suas funções em Brasília e nas cidades de
Brazlândia, Ceilândia, Gama, Núcleo Bandeirante, Paranoá, Planaltina, Samambaia, Santa
Maria, São Sebastião, Sobradinho e Taguatinga.
1.2 RESPONSÁVEIS PELOS ATOS DE GESTÃO
A estrutura e competências administrativas do Ministério Público do Distrito
Federal e Territórios estão estabelecidas no Regimento Interno – Estrutura Administrativa,
aprovado pela Portaria Normativa/PGJ nº 214, de 25/5/2012 e atualizado pela Portaria
Normativa nº 432, de 11/4/2016. De acordo com o inciso XX, do art. 372, do referido
Regimento, incumbe ao Procurador-Geral de Justiça praticar atos de gestão administrativa,
financeira e de pessoal e conforme o § 1º do mesmo artigo, as atribuições do Procurador-Geral
de Justiça, previstas no inciso XX, poderão ser delegadas ao Secretário-Geral.
O Exmo. Sr. Procurador-Geral de Justiça, por meio da Portaria nº 254, de
27/3/2008, delegou competência ao Diretor-Geral para a:
Prática de atos de gestão administrativa, financeira e de pessoal, ordenando despesas no que se referir aos atos necessários à execução orçamentária e financeira dos recursos alocados ao Ministério Público do Distrito Federal e Territórios, observando a legislação pertinente à matéria.
A Portaria estabelece, ainda, que o Diretor-Geral poderá subdelegar competência
para a prática de atos decorrentes da referida delegação.
O Diretor-Geral, por meio da Portaria nº 134, de 28/3/2008, subdelegou
competências ao titular do Departamento de Orçamento e Finanças:
Prática de atos relativos à execução orçamentária e financeira, devendo observar rigorosamente as normas de administração financeira e de contabilidade, bem como toda legislação pertinente à matéria, assinando, em conjunto com o Chefe da Divisão de Execução Orçamentária e Financeira do Departamento de Orçamento e Finanças, as relações de Ordens Bancárias e Notas de Empenho.
1.3 ABRANGÊNCIA DOS PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA
EFETUADOS
Nenhuma restrição foi imposta quanto ao método ou ao escopo dos trabalhos de
auditoria. Os exames foram efetuados por amostragem, na extensão julgada necessária para as
circunstâncias apresentadas e de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço
Público Federal, com o objetivo de avaliar a regularidade da gestão dos recursos públicos
alocados durante o período examinado.
Os programas de auditoria e respectivos procedimentos estabelecidos para a
execução dos trabalhos foram aplicados de acordo com a natureza das atividades da Unidade
auditada e contemplaram a realização de testes e exames dos procedimentos administrativos
referentes a processos de licitações, dispensas, contratos, registros de preços, pagamentos
diversos, bens móveis e imóveis, almoxarifado, transportes, telefonia, planejamento estratégico,
gestão ambiental e transparência, conforme previsto na Ordem de Serviço SEAUD/AUDIN –
MPU/nº 8/2016, de 2/5/2016 e nas matrizes de planejamento deste Órgão de Controle.
2. PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO
O MPDFT iniciou, em fevereiro de 2010, um ciclo de planejamento institucional
orientado para a geração de resultados reais entregues à sociedade. O Projeto Gestão Estratégica
2010-2020, resultado do processo de planejamento, utiliza a metodologia Balanced Scorecard
– BSC como base e tem caráter eminentemente participativo. A aprovação do projeto ocorreu
por meio da Portaria Normativa nº 290/2013.
Conforme o documento “Projeto Gestão Estratégica 2010-2020”, os principais
produtos gerados foram:
· Definição da visão de futuro 2020 do MPDFT; · Construção da estratégia da Instituição (mapa estratégico) para o período 2010-2020; · Definição de Indicadores e Metas para cada Objetivo Estratégico; · Alinhamento das rotinas operacionais do MPDFT à estratégia estabelecida.
A partir da missão e visão foram estabelecidos inicialmente 29 objetivos
estratégicos. Em 2015, o mapa estratégico foi revisto e houve alteração para 28 objetivos
(conforme dispõe Portaria PGJ/MPDFT nº 410/2015), distribuídos entre as perspectivas
“Pessoas, Clima Organizacional e Tecnologia”, “Atividades Internas” e “Resultado para a
Sociedade”. Os objetivos estratégicos foram priorizados, estabelecendo-se a ordem de
importância para que o MPDFT cumpra sua missão e alcance a visão estabelecida.
Dos objetivos estratégicos, originaram-se as metas e os indicadores para
mensuração dos resultados alcançados. Houve elaboração de iniciativas, envolvendo análise e
ajuste de programas existentes, bem como a criação de novos programas, de modo a atingir os
objetivos estabelecidos. Os servidores da Secretaria de Planejamento da Unidade informaram
que, para as metas não atingidas, há cursos de ação com medidas corretivas para os problemas
encontrados. Segundo o “Projeto Gestão Estratégica 2010-2020”, as alternativas de solução
geralmente são:
· Alocação de mais recursos para o programa/etapa;
· Antecipação/adiamento de etapas do programa;
· Proposta de novas etapas;
· Exclusão de etapas;
· Ajuste no escopo de etapas.
Ainda conforme o “Projeto Gestão Estratégica 2010-2020” e entrevista com com
os servidores responsáveis pelo planejamento, a Unidade também identificou seus processos
críticos, que influenciam diretamente no resultado pretendido e permitem o desdobramento da
estratégia para os níveis tático e operacional. Houve uma série de reuniões com as unidades
administrativas para identificar as ações e rotinas existentes, que de um lado representa o Plano
Tático do MPDFT como um todo e do outro o Plano Operacional de cada unidade
administrativa. Esse mapeamento dos processos visa demonstrar como cada unidade contribui
para a realização dos objetivos estratégicos. A partir disso, foi construído o Painel de
Contribuição das unidades, que representa o desdobramento da estratégia da organização.
Anualmente, a Unidade divulga relatórios com os resultados alcançados para
cada objetivo estratégico estabelecido. No Relatório de Gestão Estratégica 2015 apurou-se um
aumento na relação de iniciativas realizadas pela instituição em relação aos anos anteriores,
apontando um resultado positivo quanto ao que foi planejado.
Conforme entrevista com a Unidade, esforços, nos primeiros anos do Projeto,
foram voltados para a disseminação da cultura de planejamento, em que a Secretaria de
Planejamento ensinava como planejar, mensurar, acompanhar e corrigir, bem como enfatizava
a importância desse processo a todos os envolvidos na organização. Os servidores relataram
também que a metodologia BSC foi adaptada ao longo dos anos à realidade da unidade, já que
a metodologia original é voltada para empresas privadas, não abarcando as peculiaridades da
administração pública. No segundo quinquênio, o setor atuará como consultor para as unidades,
pois elas passarão a conduzir o próprio planejamento.
O Planejamento estratégico foi analisado quanto à metodologia adotada,
elaboração e adequação de indicadores, desdobramento do planejamento estratégico e alcance
dos resultados. A análise se baseou nos documentos “Projeto Gestão Estratégica 2010-2020”,
“Relatório Gestão Estratégica 2015” e “Painel de Contribuição 2016”, bem como em entrevista
realizada com servidores da Secretaria de Planejamento. Não foram encontradas
impropriedades, exceto quanto ao achado a seguir:
2.1 Achado
Não existem indicadores a nível tático, mas tão somente no nível estratégico.
No Painel de Contribuição do MPDFT, apesar de existirem objetivos táticos e
respectivas metas para cada unidade administrativa, a mensuração de resultados é realizada
apenas em relação aos indicadores estratégicos. Sem indicadores para cada objetivo tático, a
unidade administrativa fica limitada em sua atividade de monitorar e gerenciar o atingimento
dos objetivos institucionais.
3. GESTÃO SOCIOECONÔMICA E AMBIENTAL
Para fins de análise da gestão socioeconômica e ambiental, solicitamos
informações acerca dos insumos consumidos (papel, água, energia elétrica, etc.) na Unidade e
ações para promoção da acessibilidade nas dependências do MPDFT. Verificamos ainda as
metas e os indicadores relacionados às áreas, itens de editais licitatórios que remetessem à
temática socioeconômica e ambiental, bem como o Programa de Gestão Socioambiental.
Por meio da Solicitação de Auditoria nº 02/2016, foram disponibilizados à
equipe de auditoria dados relacionados ao consumo de água, energia elétrica, copos descartáveis
e resmas de papel nos períodos de 2014/2015. Foram avaliados os dados do Edifício-Sede por
serem mais representativos. Em regra, os números apresentaram consumo médio menor quando
comparados, como é o caso da energia elétrica que saiu do consumo de 270.611 Kwh/ano em
2014 para 363.526 Kwh/ano em 2015, o que representa 34,33% de aumento. Em alguns meses
constatou-se variações consideráveis, como nos meses de março e de junho com
respectivamente 78,90% e 83,93% de elevação em comparação com o ano anterior.
Comparando os meses de janeiro a maio de 2015 com consumo de 150.869 kwh/h, e de janeiro
a maio de 2016 com consumo de 107.838 kwh/h, constatamos que os números apresentados
indicam queda no consumo em percentual de 39,90%.
Tratando da acessibilidade nos imóveis da Unidade, realizamos vistoria e não
identificamos impropriedades.
Ademais, foi emitido, pela Secretaria de Projetos e Obras, o Despacho SPO nº
50, de 27/5/2016, em que informaram medidas para promoção da acessibilidade nas
dependências do Edifício-Sede e promotorias de Taguatinga, Ceilândia e São Sebastião. Tais
medidas abrangem sinalização podotátil; rotas acessíveis; pisos com superfícies regulares,
firmes, estáveis e antiderrapantes; rampas com inclinações adequadas; dentre outras. Foram
anexadas fotos que demonstram algumas destas medidas já implementadas.
Quanto às metas e aos indicadores, verifica-se a existência da iniciativa – Gestão
Ambiental – com a seguinte finalidade:
(…) a conscientização ambiental das pessoas que trabalham no âmbito do MPDFT, através da educação ambiental; o incentivo de racionalização do uso de materiais e outros insumos, visando benefícios ambientais; a promoção da coleta seletiva de lixo internamente produzido e o reaproveitamento do material reciclável.
Neste quesito, verifica-se que o Serviço de Gestão Ambiental instituiu Painel de
Contribuições 2015 cujos dados consolidados indicam Índice de Realização Física – IRF em
percentual de 83% de implementação e atendimento dessas metas.
Além disso, verificamos que contemplam a questão socioeconômica e
ambiental, a exemplo da Declaração de Sustentabilidade Ambiental, a qual consta como anexo
dos instrumentos convocatórios e por meio da qual a licitante declara atender aos “critérios de
qualidade ambiental e sustentabilidade socioambiental”, sob as penas da Lei nº 6.938/81,
dentre outros termos e legislações aplicáveis à matéria. Ressalta-se também a existência de
licitações exclusivas para MEs e EPPs na página da Unidade na internet.
Ainda com relação a cláusulas em editais, importa mencionar informação da
Secretaria de Administração, através do Memorando S/N, de 24/5/2016, especificamente no
que diz respeito a aquisições realizadas pela Unidade, que estão em conformidade com o
disposto no art. 5º, inc. III, da IN MPOG nº 01, de 19/1/2010, para as quais se exigem:
(…) que os bens devam ser, preferencialmente, acondicionados em embalagem individual adequada, com o menor volume possível, que utilize materiais recicláveis, de forma a garantir a máxima proteção durante o transporte e o armazenamento.
Foi verificado ainda que, em um caso citado, houve compra compartilhada. Tal
citação diz respeito à licitação para descarte de lâmpadas, cuja adesão se deu ao procedimento
licitatório da Câmara dos Deputados. Em todos os editais consultados foram constatados a
inserção de cláusulas de sustentabilidade ambiental, social ou econômica.
Quanto à formalização da Gestão Ambiental, enquanto programa, a Portaria nº
1.226/2002, instituiu o Programa de Integração do MPDFT com a Sociedade e, mais
especificamente no art. 3º, inc. XIV, define que uma das ações para tal finalidade será a de
Gestão Ambiental, com vistas a:
(...) conscientização ambiental das pessoas que trabalham no âmbito do MPDFT através da educação ambiental; o incentivo de racionalização do uso de materiais e outros insumos, visando benefícios ambientais; a promoção da coleta seletiva de lixo internamente produzido e o reaproveitamento do material reciclável.
Ressalte-se que a regulamentação do Programa de Gestão Ambiental se deu pela
Portaria nº 367, de 20/4/2005. Para o quesito em análise, não foram verificadas
desconformidades.
4. LICITAÇÕES E CONTRATOS
Os contratos objetos de análise foram selecionados em função da materialidade
dos valores executados e do objeto contratual.
4.1 SERVIÇOS
Trata-se da análise da execução dos contratos que tenham como objeto serviços
continuados. Foram analisados os seguintes contratos:
Item Contrato Nº/Ano
Vigência Início/Fim
Empresa Contratada
Objeto
4.1.1 56/2012 1º/12/2012 a 30/11/2016
Agroservice Segurança Ltda.
Serviços de vigilância armada no âmbito do MPDFT
4.1.2 7/2013 22/03/2016 a 21/03/2017
Fortaleza – Serviços Empresariais Ltda.
Serviços de limpeza, conservação e higienização no âmbito do MPDFT
Quadro 1 – Contratos analisados pela Auditoria em 2016
As peculiaridades de cada contratação encontram-se elencadas a seguir.
4.1.1 VIGILÂNCIA
AGROSERVICE SEGURANÇA LTDA. – CONTRATO Nº 56/2012
Trata-se do Contrato nº 56/2012, assinado em 1º de dezembro de 2012 com
vigência de 1º/12/2012 a 30/11/2016. O contrato tem por objeto a prestação de serviços de
vigilância armada no âmbito do MPDFT, com previsão de 164 postos de trabalho na época em
que ocorrer toda a implantação das Promotorias de Justiça. A licitação foi realizada por meio
do Pregão Eletrônico nº 83/2012. O valor anual máximo estabelecido para a contratação foi de
R$ 13.206.564,12 - o que equivale ao valor mensal de R$ 1.100.547,01 - tendo o contrato sido
celebrado com valor mensal inicial de R$ 1.059.999,57.
Foram assinados onze Termos Aditivos e quatro Apostilamentos, relacionados à
prorrogação de vigência contratual, repactuação, acréscimo, supressão e remanejamento de
postos de serviço. Tendo em vista que os primeiros Termos Aditivos e todos os Apostilamentos
foram contemplados em auditoria anterior, esta análise se ateve ao 8º, 9º, 10º e 11° Termos
Aditivos.
O 8º Termo Aditivo (TA), assinado em 25/10/2015, refere-se à retificação de
cláusula de Termo Aditivo anterior. O 9º TA, de 25/11/2015, prorrogou a vigência do contrato
por mais 12 meses. O 10º TA, assinado em 19/2/2016, buscou promover o reequilibro
econômico-financeiro em 0,4871%, devido ao reajuste de vale-transporte. Por fim, o 11º TA,
datado de 24/5/2016, repactuou os preços em 8,2043% em virtude da CCT 2016/2016, reduziu
o item Lucro de 7,2% para 7,1%, excluiu o valor do item Plano de Saúde e reduziu o valor
inicial atualizado do contrato em 12,4389%, devido à supressão de postos. Assim, o valor
mensal atual passou a ser R$ 1.198.514,19, num total de 107 postos, sem a implantação de todas
as Promotorias de Justiça, e valor mensal de R$ 1.502.693,77, num total de 137 postos após a
implantação de todas as promotorias de Justiça e alterações feitas pelos Termos Aditivos.
Foi analisada a execução do Contrato quanto a cumprimento de cláusulas
contratuais, formalização de modificação contratual, planilha de custos, existência de garantia
contratual e atualizações da garantia, conformidade com os limites estabelecidos pela Portaria
SLTI/MPOG nº 7/2015 (divulgado em 9/6/2015), fiscalização do contrato, pagamentos dos
salários aos empregados de acordo com a CCT vigente, benefícios aos empregados, contagem
de postos e aplicação de penalidades.
Diante das análises não foram identificadas impropriedades, salvo quanto aos
achados relacionados a seguir.
4.1.1.1 Achado
Constatou-se a não entrega de todos os itens de uniformes dos vigilantes, na
quantidade estipulada no contrato. A análise se deu por amostragem a partir dos recibos de
entrega dos uniformes.
O Contrato nº 56/2012, nos itens 47, 49 e 50 da Cláusula Terceira, estipula a
obrigação da contratada a entregar os uniformes completos anualmente, cuja especificação, com
quantitativos, encontra-se no item 4.2 do Anexo I do referido contrato. O item 4.3 determina
ainda que a contratada deve entregar aos vigilantes o uniforme completo de uma só vez:
4.UNIFORME [...] 4.2. A empresa CONTRATADA será responsável pelo fornecimento dos uniformes, uma vez por ano, e seus complementos, aos vigilantes, […], de acordo com o respectivo Acordo, Convenção ou Dissídio Coletivo de Trabalho. (grifo nosso) 4.3. A CONTRATADA não poderá repassar os custos de qualquer desses itens de uniforme e equipamento a seus empregados, devendo entregar aos vigilantes o uniforme completo de uma só vez. (grifo nosso)
Na amostra selecionada, todos os vigilantes receberam a metade da quantidade
determinada, sendo que, na entrega dos uniformes femininos, lenço, cinto e meia calça não
constam no controle de recebimento.
A tabela a seguir demonstra a quantidade determinada no item 4.2 (supracitado)
e a quantidade que foi entregue aos vigilantes em maio de 2016.
Masculino Feminino Uniforme Quantidade
prevista Quantidade
entregue Uniforme Quantidade
prevista Quantidade
entregue Paletó 2 1 Paletó 2 1 Calça 2 1 Calça 2 1 Camisa 4 2 Blusa 4 2 Gravata 2 1 Lenço 2 0 Cinto 2 1 Sapato 2 1 Sapato 2 1 Meia calça 4 0 Meia 4 2 Cinto 2 0
Tabela 1 – Quantidades de itens que compõem os uniformes
Ressalte-se que o valor mensal constante, para o item “uniforme”, na planilha de
custos do Contrato nº 56/2012 totaliza R$ 48,04 por vigilante, conforme informações incluídas
pela Unidade no Sistema de Contratos desta AUDIN/MPU. Este é o mesmo valor que integrou
a proposta de preços da empresa à época da licitação, datada de 3/10/2012.
De acordo com o voto do Ministro-Relator, no Acórdão TCU nº 1.212/2013 –
Plenário, as planilhas de custos não são elementos meramente informativos, não facultando,
portanto, o pagamento de itens irregulares ou de serviços não prestados.
13. (…) b) as planilhas de custos e formação de preços, mesmo em licitações com adjudicação por preço global, não são elementos meramente informativos, não se facultando, portanto, o pagamento de itens irregulares ou de serviços não prestados.
4.1.2 LIMPEZA E CONSERVAÇÃO
FORTALEZA – SERVIÇOS EMPRESARIAIS LTDA. – CONTRATO Nº
7/2013
Em 1º/4/2013 foi assinado o Contrato nº 7/2013 com a empresa Fortaleza –
Serviços Empresariais Ltda.-EPP, com vigência de 1º/4/2013 a 30/9/2016, conforme 7º Termo
Aditivo. O objeto deste contrato consiste na prestação de serviços terceirizados de limpeza,
conservação e higienização, a ser realizado no âmbito do MPDFT, com fornecimento de
materiais de consumo, insumos e equipamentos necessários e adequados para a execução dos
serviços. A empresa foi contratada após licitação por meio do Pregão Eletrônico nº 2/2013. O
valor máximo mensal estabelecido para a contratação foi de R$ 417.837,89, e o contrato foi
assinado com valor mensal inicial de R$ 315.562,74.
Foram assinados nove Termos Aditivos (TAs) relacionados à repactuação e
prorrogação de vigência contratual. Tendo em vista que os cinco primeiros TAs foram
contemplados em auditoria anterior, esta análise se ateve do 6º ao 9º.
O 6º TA, datado de 28/10/2015, objetivou acrescentar 04 (quatro) postos de
serventes, aumentando em 2,5166% o valor inicial atualizado do contrato, enquanto que o 7º
TA, datado de 10/3/2016, se refere à última prorrogação, conforme mencionado acima. O 8º
TA, datado de 19/5/2016, repactuou o valor contratual em razão da edição da CCT 2016/2016.
O MPDFT passou a pagar à contratada, em razão desse TA, pelos serviços contratados e
efetivamente prestados o valor mensal de R$ 489.409,14. O 9º TA, datado de 30/5/2016,
modificou o quantitativo de postos, com supressão de 12 postos, reduzindo em 8,7812% o valor
inicial atualizado do contrato, sendo o valor mensal atual de R$ 446.433,04.
Analisamos a execução do contrato quanto ao cumprimento das cláusulas
contratuais, planilha de custos, adequação aos limites estabelecidos pela Portaria SLTI/MPOG
nº 07/2015, com limites publicados em 20/5/2015, fiscalização do contrato, pagamentos e
benefícios aos empregados, coberturas de faltas de funcionários, além de garantias contratuais,
não tendo sido identificadas impropriedades, exceto quanto aos achados a seguir:
4.1.2.1 Achado
Não foi excluído o aviso prévio trabalhado da planilha de custos, após um ano
de vigência do Contrato n° 7/2013.
Com relação às cláusulas editalícias, não constou no instrumento convocatório
previsão para exclusão de custos não renováveis já saldados no primeiro ano de contrato.
Conforme art. 19, inc. XVII, da IN SLTI/MPOG nº 02/2008 (alterado pela IN nº 03/2009):
Art. 19. Os instrumentos convocatórios devem o conter o disposto no art. 40 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, indicando ainda, quando couber: (...) XVII – regra estabelecendo que, nas eventuais prorrogações contratuais, os custos não renováveis já pagos ou amortizados no primeiro ano da contratação deverão ser eliminados como condição para a renovação; (grifamos)
O 8º Termo Aditivo, assinado em 19/5/2016, previu valor para o item “aviso
prévio trabalhado” (Grupo II) na planilha de custos e, portanto, foi pago esse item para os anos
de 2014 e 2015, quando deveria somente ter sido pago no primeiro ano de vigência do Contrato.
Em consonância com o normativo da SLTI e embasado em Acórdãos do
Tribunal de Contas da União, esta AUDIN-MPU tem recomendado às unidades auditadas do
MPU que excluam o item “Aviso Prévio Trabalhado” após o primeiro ano de contrato. Abaixo
os Acórdãos e Parecer desta AUDIN-MPU:
ACÓRDÃO TCU nº 1.904/2007 - PLENÁRIO O item ‘Aviso Prévio Trabalhado’ (inciso XXI do art. 7º da Constituição Federal e art. 487 da CLT), corresponde ao valor repassado para pagar o funcionário enquanto este não trabalha. Apesar de não haver lei complementar para disciplinar essa matéria, a doutrina e a jurisprudência aconselham que o funcionário seja avisado de sua dispensa e, a partir de então, ele passa a receber seu último salário referente a 30 dias de serviço, dos quais 7 ele tem direito a ausentar-se do trabalho para ter tempo de procurar por outro emprego ou, se preferir, trabalhar 2 horas a menos por dia durante o período de 30 dias. Neste tempo em que o empregado não presta serviço, a Contratada terá de pagar, ao mesmo tempo, o funcionário que está saindo mais aquele que está entrando no posto e, por isso, há de constar esse item da planilha de custos. O percentual mais adequado a este item da planilha é 1,94%, mas que deve ser pago apenas no primeiro ano do contrato, devendo ser excluído da planilha a partir do segundo ano, uma vez que só haverá uma demissão e uma indenização por empregado. O cálculo está demonstrado a seguir: [(100% / 30) x 7]/ 12 = 1,94% Onde: 100% = salário integral 30 = número de dias no mês 7 = número de dias de aviso prévio a que o empregado tem direito de se ausentar 12 = número de meses no ano (grifamos) ACÓRDÃO TCU Nº 3.006/2010 – PLENÁRIO (…) 9.2. assinar prazo de 15 (quinze) dias, com fundamento no art. 71, inciso IX, da Constituição Federal, c/c o art. 45 da Lei 8.443/1992 e com o art. 251 do Regimento Interno do TCU, para que o Núcleo Estadual do Ministério da Saúde no Rio de Janeiro - NERJ/MS adote as providências necessárias ao exato cumprimento da lei, de forma a promover a repactuação do Contrato (...), a fim de adequar as planilhas de custos dos serviços contratados, bem como proceder ao ajuste de contas, nas futuras faturas, entre os valores efetivamente pagos e os decorrentes da repactuação ora determinada, em relação aos seguintes quesitos: (...) 9.2.2. supressão do percentual de 1,94 % da Planilha de Custos dos Serviços Contratados, referente ao Aviso Prévio Trabalhado, tendo em vista que os referidos custos consideram-se integralmente pagos no primeiro ano do Contrato, devendo ser zerado nos anos subsequentes, nos termos do cálculo demonstrado quando da apreciação do Acórdão TCU nº 1904/2007 - Plenário;. (grifamos) PARECER SEORI/AUDIN-MPU N° 3.432/2014 (…) 7. Em face do exposto, somos de parecer que, após o primeiro ano de vigência contratual, o custo relativo ao Aviso Prévio Trabalhado deve ser excluído da planilha por se tratar de custo não renovável.
4.1.2.2 Achado
Foi identificada falta sem cobertura do dia 1º/4/2016, não tendo sido constatada
glosa nas faturas por faltas de empregados.
A análise foi feita através dos relatórios fornecidos pelo Gestor do Contrato com
controle de faltas e reposições nos meses de março e abril de 2016. No mês de abril foi
identificada falta sem cobertura do funcionário de Nº 119 da listagem. Conforme informações
do Gestor do Contrato, a glosa seria apurada a cada 90 dias.
Vale lembrar disposição da IN SLTI/MPOG nº 02/2008 (alterada pela IN nº
03/2009) a qual, em seu art. 36, § 6º, II, define que haverá glosa no pagamento à contratada
quando esta deixar de utilizar recursos humanos exigidos para execução dos serviços:
§ 6º A retenção ou glosa no pagamento, sem prejuízo das sanções cabíveis, só deverá ocorrer quando o contratado: (...) II – deixar de utilizar materiais e recursos humanos exigidos para a execução do serviço, ou utilizá-los com qualidade ou quantidade inferior à demandada.
4.1.2.3 Achado
O controle, realizado pela fiscalização contratual, do recebimento de uniformes
pelos prestadores de serviços alocados ao Contrato nº 7/2013 impossibilita a aferição de
quantidades de itens para fins de comparação com as quantidades contratadas (previstas no
Termo de Referência – TR) e pagas mensalmente.
Analisamos a relação de fornecimento de uniformes aos empregados da
contratada e constatamos ausência de algumas assinaturas dos respectivos empregados. Foi
declarado pelo Gestor do Contrato nº 7/2013 que a entrega destes uniformes é feita em relação
nominal datada e assinada por todos os prestadores de serviços, conforme Termo de Referência,
item 3.7, alínea “c” do referido contrato.
Não obstante a menção da citada alínea “c”, o mesmo TR traz a relação de
quantidades dos itens componentes do uniforme em seu item 3.7, alínea “a”:
A empresa será responsável pelo fornecimento, gratuitamente, de 2 (dois) conjuntos de uniformes completos e 1 (um) par de meias e sapatos, entregues de 6 (seis) meses em 6 (seis) meses, aos funcionários que prestarão serviços objeto desta contratação, de acordo com a Cláusula Quadragésima Segunda, da Convenção Coletiva de Trabalho do Sindicato da Categoria (Sindiserviços x Seac/DF) vigente.
Ressalte-se que o valor constante, para o item “uniforme”, na planilha de custos
do Contrato nº 7/2013 totaliza R$ 14,30 por servente e R$ 18,47 para o encarregado, conforme
consulta às informações incluídas no Sistema de Contratos desta AUDIN/MPU. Este é o mesmo
valor que integrou a proposta de preços da empresa à época da licitação, datada de 17/5/2013.
Com a finalidade de se chegar ao valor dos uniformes, por servente e
encarregado, para integrar o valor de suas planilhas de custos, a Fortaleza cotou preços unitários
para cada item (“conjunto de uniforme completo”, “meia”, “sapato” e “botas” - exceto para o
encarregado) e os multiplicou pelas quantidades previstas para o ano conforme especificados
no 8º TA do Contrato 7/2013.
Portanto, ao fornecer uma relação nominal de recebimento dos uniformes sem
especificação das quantidades, não é possível a aferição da real e devida quantidade de itens
fornecidos pela contratada, sendo que mensalmente a Administração arca com o custo de todos
os itens discriminados. No caso de constatação de fornecimento de itens a menor, restaria
configurada não prestação de itens componentes da planilha de custos, porém, pagos ainda
assim pela Administração, fato que enseja possibilidade de ressarcimento junto à empresa
Fortaleza.
4.1.2.4 Achado
Desatualização das informações referentes ao Contrato de Serviços de Limpeza
nº 07/2013, constantes no Sistema de Contratos da página da AUDIN/MPU na internet.
4.2 COMPRAS
4.2.1 PREGÃO ELETRÔNICO Nº 82/2015 – AQUISIÇÃO DE LICENÇAS DE
SOFTWARES
Procedemos à análise do Processo nº 08190.184240/15-20, referente ao Pregão
Eletrônico nº 82/2015, do Ministério Público do Distrito Federal e Territórios, e à Ata de
Registro de Preços nº 45/2015, decorrente do pregão. O certame teve como objeto Registro de
Preços, pelo prazo de até 12 meses, para eventual aquisição de licenças de softwares Microsoft,
no valor máximo de R$ 20.356.415,36 para a soma dos itens.
O critério de seleção foi o de menor preço por item, sendo os preços máximos
aceitáveis baseados nos menores valores de cada item verificados em pesquisas de preços
realizadas junto a 3 fornecedores.
A Empresa ALLEN RIO SERVIÇOS E COMÉRCIO DE PRODUTOS DE
INFORMÁTICA LTDA. ofertou o melhor lance para todos os itens, conforme tabela abaixo
discriminada.
ITEM DESCRIÇÃO QTDE.
VALOR MÁXIMO
UNITÁRIO (R$)
VALOR MÁXIMO
TOTAL
(R$)
VALOR UNITÁRIO
REGISTRADO
(R$)
VALOR TOTAL
REGISTRADO
(R$)
1 ExchgSvrEnt 2013
4 21.925,03 87.700,12 21.290,00 85.160,00
2 ExchgSvrEnt SNGL
4 38.368,81 153.475,24 37.300,00 149.200,00
3 ExchgEntCAL 2013
4000 292,02 1.168.080,00 283,80 1.135.200,00
4 ExchgEntCAL SNGL
4000 847,19 3.388.760,00 823,50 3.294.000,00
5 Outlk 2013 4000 426,99 1.707.960,00 415,00 1.660.000,00
6 Outlk SNGL 4000 796,26 3.185.040,00 768,50 3.074.000,00
7 CoreCAL SNGL
4000 2.666,35 10.665.400,00 2.598,00 10.392.000,00
Tabela 2 - Valores registrados na licitação.
Após a finalização da licitação, foi celebrada Ata de Registro de Preços nº 45/2015, em
16/12/2015, e, até os términos do trabalho de campo de auditoria, foi realizada apenas uma
compra, em 15/3/2016, em que foram adquiridas 2 unidades do item 1 e 3.186 unidades do item
5.
Analisamos o Edital e o Termo de Referência no que se refere à justificativa de
contratação, caracterização do objeto, prazo de entrega dos softwares, previsão de sanções em
caso de inadimplemento, vantajosidade da contratação, normativos relacionados a contratações
de TI, pesquisa de preços, normas pertinentes à execução da solução de TI, e a aquisição no
que se refere a itens, valores e especificações.
Não foram encontradas impropriedades, exceto quanto aos achados descritos a seguir.
4.2.1.1 Achado
Não houve observância às normas e procedimentos em contratações de TI,
conforme prescrito na Resolução CNMP nº 102, de 23 de setembro de 2013, norma obrigatória
para todo o Ministério Público Brasileiro.
A unidade seguiu um trâmite normal dos processos de aquisições de bens ou
serviços comuns, tendo instruído o processo, entre outros elementos, com solicitação da
contratação e justificativa, termo de referência com indicação de gestor e fiscal técnico do
futuro contrato e seus respectivos substitutos, além das demais peças comuns nos processos de
contratações de bens ou serviços.
Entretanto, as contratações de Tecnologia da Informação, há mais de 5 anos, vêm
sendo tratadas de forma diferenciada pelos tribunais de contas e pelas legislações pátrias, tendo-
se em vista a especialidade sui generis do objeto envolto em tais contratações.
Sendo assim, na análise do processo, verificou-se a falta de alguns elementos
obrigatórios, conforme a Resolução CNMP nº 102/2013.
Resolução CNMP nº 102/2013. Art. 7º A fase de Planejamento da Contratação terá início com o recebimento pela Área de Tecnologia da Informação do Documento de Oficialização da Demanda, a cargo da Área Requisitante da Solução, que conterá no mínimo: I - necessidade da contratação, considerando os objetivos estratégicos e as necessidades corporativas da instituição; II - explicitação da motivação e demonstrativo de resultados a serem alcançados com a contratação da Solução de Tecnologia da Informação; III - indicação do Integrante Requisitante para composição da Equipe de Planejamento da Contratação; IV - Declaração de Avaliação dos Processos de Trabalho, quando couber.
Veja-se que a instrução processual, conforme pp. 3/4, basicamente, justifica que
a compra está prevista no PDTI (p.3) e apresenta alguma funcionalidade de forma resumida
sobre cada produto a ser adquirido. Por exemplo, a compra do Microsoft Outlook 2013 (itens 5
e 6) apresenta a seguinte justificativa: “Atualizar a licença de uso do software cliente de e-mail,
Outlook 2003, atualmente em uso no MPDFT. Além de novas funcionalidades presentes na
versão mais atual do software, a versão antiga foi descontinuada e apresenta constantes falhas”.
Dessa forma, não há definição clara da necessidade de contratação corroborada
com os objetivos estratégicos e com as necessidades corporativas da instituição. Não ficam
claras as novas funcionalidades, presentes na versão, quais falhas foram verificadas e não mais
existirão no novo produto ou mesmo por que o produto atenderia as necessidades do MPDFT.
Menos ainda há explicitação e demonstrativo de resultado esperado – pois não há qualquer
demonstrativo – nem houve indicação de Fiscal Requisitante. Não se verificou, no processo, a
formação de equipe de contratação, a qual está prevista no inciso II, do art. 8º da Resolução
CNMP nº 102/2013.
Não identificamos, no processo, o atendimento aos quatro primeiros incisos do
art. 9º da Resolução CNMP nº 102/2013, que estabelece:
Art. 9º A fase de Planejamento da Contratação consiste nas seguintes etapas: I - Análise da viabilidade da contratação; II - Análise de Riscos; III - Plano de Sustentação; IV - Estratégia da contratação; V - Termo de Referência. Parágrafo único. Os documentos resultantes das etapas elencadas nos incisos I a IV poderão ser consolidados em um único documento, a critério da Equipe de Planejamento da Contratação
Ainda, o art. 23 da referida resolução estabelece a necessidade de nomeação de:
I – Gestor do Contrato; II – Fiscal Técnico do Contrato; III – Fiscal Requisitante do Contrato;
e IV – Fiscal Administrativo do Contrato. No entanto, a Portaria MPDFT nº 1476, de 15 de
dezembro 2015, nomeou apenas o Gestor da Ata de Registro de Preços e o Fiscal Técnico da
Ata de Registro de Preços, com seus respectivos substitutos legais, não tendo sido identificada,
nos autos, portaria de nomeação de Fiscal Requisitante nem de Fiscal Administrativo.
4.2.1.2 Achado
Não houve celebração de instrumento contratual, houve, sim, celebração de ata
de registro de preços com elementos comuns a ata e a contrato.
Conforme consta do Processo nº 08190.184240/15-20, fls. 450 a 473 e 501 a
504, houve todo o procedimento licitatório, celebração da ata de registro de preços e empenho
já visando à aquisição. Não havendo, portanto, celebração de termo de contrato.
É importante destacar que, conforme consta do próprio Edital nº 82/2015 e seus
anexos, especialmente o Termo de Referência, “As licenças adquiridas deverão ser fornecidas
na modalidade perpétua, para uso permanente”. Além disso, determina o TR que o prazo será
de até 15 dias corridos para avaliação das licenças, não configurando, assim, compra com
entrega imediata e integral, não se enquadrando no §4º, do art. 62 da Lei 8.666/1993.
Lei nº 8.666/1993. Art. 62. O instrumento de contrato é obrigatório nos casos de concorrência e de tomada de preços, bem como nas dispensas e inexigibilidades cujos preços estejam compreendidos nos limites destas duas modalidades de licitação, e facultativo nos demais em que a Administração puder substituí-lo por outros instrumentos hábeis, tais como carta-contrato, nota de empenho de despesa, autorização de compra ou ordem de execução de serviço. § 4o É dispensável o "termo de contrato" e facultada a substituição prevista neste artigo, a critério da Administração e independentemente de seu valor, nos casos de compra com entrega imediata e integral dos bens adquiridos, dos quais não resultem obrigações futuras, inclusive assistência técnica.
Vale destacar, ainda, que que o Tribunal de Contas da União, em seu
ACÓRDÃO Nº 1359/2011 – TCU – Plenário, afirma que é obrigatória a celebração de termo
de contrato quando os valores correspondam a concorrência ou tomada de preços.
Acórdão 1359/2011. 9.2. alertar a Subsecretaria de Assuntos Administrativos - SAA/SE/MEC quanto à necessidade de, nas licitações para registro de preços, formular o instrumento de contrato quando os valores envolvidos se encaixarem nas hipóteses de concorrência e de tomada de preços, na forma estabelecida no art. 11 do Decreto nº 3.931/2001, c/c o art. 62 da Lei nº 8.666/1993;
No mesmo sentido segue o Informativo de Jurisprudência sobre Licitações e
Contratos nº 23 – TCU, que faz distinção entre contrato e ata de registro de preços.
Informativo de Jurisprudência sobre Licitações e Contratos nº 23 – TCU Ata de registro de preços: 1 - Distinção entre ata e contrato Representação formulada ao TCU apontou indícios de irregularidade no Pregão n.º 187/2007, sob o sistema de registro de preços, (...) tendo sido constatado que a formalização da ata de registro de preços e a celebração do contrato para fornecimento das mercadorias “ocorreram em um mesmo instrumento”, isto é, ao mesmo tempo em que foram estabelecidas características de uma ata de registro de preços, tais como a vigência do registro e os prazos e condições para contratação, foram fixadas condições, direitos, obrigações e regras próprias de um termo contratual, tais como o valor pactuado, as penalidades a que se sujeita a contratada e as obrigações das partes. Com base no Decreto Federal n.º 3.931/2001 – que regulamenta o registro de preços previsto na Lei n.º 8.666/93 –, o relator salientou que a ata de registro de preços tem natureza diversa da do contrato. Na verdade, “a ata firma compromissos para futura contratação, ou seja, caso venha a ser concretizado o contrato, há que se obedecer às condições previstas na ata”. Ademais, “a ata de registro de preços impõe compromissos, basicamente, ao fornecedor (e não à Administração Pública), sobretudo em relação aos preços e às condições de entrega. Já o contrato estabelece deveres e direitos tanto ao contratado quanto ao contratante, numa relação de bilateralidade e comutatividade típicas do instituto”.
Embora o Decreto nº 3.931/2001, citado no Acórdão transcrito e na Informação
de Jurisprudência, tenha sido revogado, pelo Decreto nº 7.892, de 23 de janeiro de 2013, o
decreto vigente também estabelece a necessidade de assinatura de contrato para aquisições por
registros de preços:
Decreto nº 7.892/2013 Art. 15. A contratação com os fornecedores registrados será formalizada pelo órgão interessado por intermédio de instrumento contratual, emissão de nota de empenho de despesa, autorização de compra ou outro instrumento hábil, conforme o art. 62 da Lei nº 8.666 de 1993.
No caso em análise, embora a aquisição tenha ultrapassado os valores de
referência para tomada de preços e para concorrência, a Unidade não formalizou o devido
contrato com a empresa fornecedora. Conforme Acórdão 3273/2010 – 1ª Câmara:
Acórdão 3273/2010 – 2ª Câmara. 9.2.2. evite que as atas de registro de preço e os contratos, assim como seus aditivos, sejam formalizados em um mesmo termo ou instrumento, vez que têm natureza e finalidades distintas;
4.2.2 PREGÃO ELETRÔNICO Nº 20/2016 – FORNECIMENTO E
INSTALAÇÃO DE CONDICIONADORES DE AR
Trata-se do processo nº 08190.044319/2016-36, referente ao Pregão Eletrônico nº
20/2016, o qual teve por objeto promover Registro de Preços, consignado em Ata, para
aquisição eventual de condicionadores de ar, com um total de 22 itens licitados, subdivididos
da seguinte forma: os itens de nº 01 a 11 se relacionam a equipamentos condicionadores de ar;
os de nº 12 a 18 se relacionam a redes e acessórios; e os de nº 19 a 22 à mão de obra (instalação).
O Pregão Eletrônico contou com a participação de várias empresas, conforme se
verificou na ata da sessão, datada de 4/5/2016, constante da Página do MPDFT na internet. O
critério de seleção da proposta mais vantajosa foi o de menor preço por grupo/lote, sendo que à
licitante caberia observar o preço máximo de cada item.
O valor máximo da licitação foi de R$ 448.658,12 (quatrocentos e quarenta e oito mil
seiscentos e cinquenta e oito reais e doze centavos), tendo a empresa Bom Ar Service LTDA –
ME se sagrado vencedora da licitação com lance final de R$ 358.350,82 (trezentos e cinquenta
e oito mil oitocentos e cinquenta reais e oitenta e dois reais).
Consta nos autos que os valores estimados no Termo de Referência seriam
resultantes de composição de preços unitários baseados nos sistemas SINAPE, VOLARE e
pesquisa junto ao mercado em janeiro de 2016. Segue abaixo demonstrativo dos valores
estimados e contratados dos itens 01 a 11, 20 e 21, que apresentam maior relevância:
Item Material Qtd. Estimado/Unid. (R$)
Proposta/Unid. (R$)
1 Ar condicionado tipo split, modelo hi-wall
inverter, capacidade de 9.000 BTU/h, modelo
de referência: Fujitsu ASBA09JGC +
AOBR09JGC, ou similar equivalente técnico ou
de melhor qualidade, incluindo controle remoto;
10 3.915,52 2.400,00
Item Material Qtd. Estimado/Unid. (R$)
Proposta/Unid. (R$)
e demais acessórios.
2 Ar condicionado tipo split, modelo hi-wall
inverter, capacidade de 12.000 BTU/h, modelo
de referência: Fujitsu ASBA12JGC +
AOBR12JGC, ou similar equivalente técnico ou
de melhor qualidade, incluindo controle remoto;
e demais acessórios
10 4.404,96 2.799,60
3 Ar condicionado tipo split, modelo hi-wall
inverter, capacidade de 18.000 BTU/h, modelo
de referência: Fujitsu ASBA18JGC +
AOBR18JGC, ou similar equivalente técnico ou
de melhor qualidade, incluindo controle remoto;
e demais acessórios
8 6.240,36 3.399,60
4 Ar condicionado tipo split, modelo piso-teto,
capacidade de 18.000 BTU/h, modelo de
referência: Carrier 42XKCD018515LC +
38KCD018515MC, ou similar equivalente
técnico ou de melhor qualidade, incluindo
controle remoto; e demais acessórios
2 8.809,92 5.899,20
5 Ar condicionado tipo split, modelo piso-teto,
capacidade de 36.000 BTU/h, modelo de
referência: Carrier 42XQD036515LC +
38CCD036515MC, ou similar equivalente
técnico ou de melhor qualidade, incluindo
controle remoto; e demais acessórios
2 11.085,82 10.872,00
6 Ar condicionado tipo split, modelo cassete 4
vias, capacidade de 18.000 BTU/h, modelo de
referência: LG LTC182QLE0 + LTUC182QLE0,
ou similar equivalente técnico ou de melhor
qualidade, incluindo controle remoto; bomba de
dreno incorporada; e demais acessórios
2 8.932,28 7.799,20
Item Material Qtd. Estimado/Unid. (R$)
Proposta/Unid. (R$)
7 Ar condicionado tipo split, modelo cassete 4
vias, capacidade de 36.000 BTU/h, modelo de
referência: LG LTC362NLE0 + LTUC362NLE0,
ou similar equivalente técnico ou de melhor
qualidade, incluindo controle remoto; bomba de
dreno incorporada; e demais acessórios
2 13.435,13 12.999,60
8 Ar condicionado tipo split, modelo de embutir
(built-in), capacidade de 18.000 BTU/h, modelo
de referência: Carrier 42BQA018510HC +
38KCD018515MC, ou similar equivalente
técnico ou de melhor qualidade, incluindo
controle remoto com fio; kit filtro; bomba de
dreno; e demais acessórios
2 11.433,78 10.998,46
9 Bomba de condensado, vazão 14l/h, altura
manométrica 8mca, com reservatório, adequada
para drenagem de condensados de unidades tipo
split de até 30.000 BTU/h ou superior com
suporte em PVC ou canaletas de fixação. Modelo
de referência: Elgin Mini Orange ou similar
equivalente técnico ou de melhor qualidade
30 1.541,74 1.499,39
10 Separador de líquido isolado termicamente,
capacidade volumétrica mínima de 600ml, fab.
Elgin ou similar equivalente técnico ou de melhor
qualidade
4 274,40 269,11
11 Válvula solenóide incluindo bobina, fab. Elgin ou
similar equivalente técnico ou de melhor
qualidade
4 830,21 814,20
20 Instalação de aparelho de ar condicionado tipo
split, modelo de embutir (built-in), inclusive
fixação do conjunto de unidade evaporadora e
condensadora; eventual carga adicional de gás;
realização de conexões e demais serviços
35 1.188,31 1.001,88
Item Material Qtd. Estimado/Unid. (R$)
Proposta/Unid. (R$)
necessários ao perfeito funcionamento do
conjunto
21 Registro do contrato junto ao conselho de classe
(ART)
1 1.027,85 812,35
Tabela 3 - Equipamentos/Instalações – itens 1 a 11, 20 e 21
Até o fim dos trabalhos de campo da auditoria, constatamos a execução
demonstrada a seguir:
ITEM DESCRIÇÃO Vr. Unit. (R$)
VALOR (R$)
01 split, hi-wall inverter, capacidade de 9.000 BTU/h – 01 unid. 2.400,00 2.400,00
03 split, hi-wall inverter, capacidade de 18.000 BTU/h – 02 unid. 3.399,60 6.799,20
04 split, piso-teto, capacidade de 18.000 BTU/h – 01 unid. 5.899,20 5.899,20
09 Bomba de condensado – 04 unidades 1.499,39 5.997,56
12 Rede frigorífica – 100 metros 53,35 5.335,00
14 Rede de dreno em PVC – 32 metros 48,07 1.538,24
16 Rede de alimentação elétrica – 210 metros 24,98 5.245,80
17 Disjuntor termomagnético – 04 unidades 12,00 48,00
19 Instalação de ar condicionado – 03 unidades 592,14 1.776,42
20 Instalação de ar cond. split, de embutir (built-in) – 01 unid. 1.001,88 1.001,88
TOTAL 36.041,30
Tabela 4 – Aquisições efetuadas através da ARP do Pregão Eletrônico nº 20/2016
Constaram no processo as seguintes justificativas para as aquisições por preço
global, a seguir resumidas: I - Prejuízo ao conjunto ou complexo dos sistemas por considerar
que adjudicar a empresas diferentes daria a origem a interferência e confronto de
responsabilidades, bem como impossibilidade de definição da garantia; II - Perda de economia
de escala por considerar que diferentes empresas para fornecimento de itens individuais ou
serviços distintos resultaria em situação desvantajosa à administração; III - Custo
administrativo aumentado, IV - Padronização para operação e manutenção e V - Possibilidade
de insucesso em itens individuais
Foi realizada análise das regras contantes do edital, da Ata de Registro de Preço
(ARP) e de regramentos correlatos com objetivo de verificar a conformidade às normas vigentes.
Verificamos, ainda, as formalidades relativas ao procedimento licitatório, notadamente em
relação à caracterização do objeto, justificativa para contratação, existência e adequação da
pesquisa de preços, termo de referência, edital e anexos tendo em vista a economia de escala.
Quanto a aquisição, foram analisados a aderência aos preceitos estabelecidos e a conformidade
da compra em relação à orientação normativa vigente, bem como a atenção ao entendimento
majoritário do Órgão de controle externo.
Não foram identificadas impropriedades, exceto quanto aos achados a seguir
descritos:
4.2.2.1 Achado
Justificativas apresentadas no registro de preços incompatíveis com a adjudicação por
preço global em aquisições por item. Realizado procedimento licitatório para aquisição por
preço global, verifica-se aquisição de certos e determinados itens, mas não a aquisição do lote
integral. De acordo com o TCU, em decisão exarada no Acórdão nº 1712/2015 – Plenário, a
adjudicação por lote é incompatível com licitações para Registro de Preços, conforme trecho
transcrito abaixo:
ACÓRDÃO TCU nº 1712/2015 – PLENÁRIO em futuras licitações para registro de preços, atente que é obrigatória a adjudicação por item como regra geral, tendo em vista o objetivo de propiciar a ampla participação de licitantes e a seleção das propostas mais vantajosas, de forma que a adjudicação por preço global é medida excepcional que precisa ser devidamente motivada, além de ser incompatível com a aquisição futura por itens.
Nessa mesma linha seguem entendimentos do TCU, explanados no Acórdão nº
2695/2013 – Plenário e na Súmula nº 247:
ACÓRDÃO TCU nº 2695/2013 – PLENÁRIO (…) na licitação por grupos/lotes, a vantajosidade para a Administração apenas se concretizaria se fosse adquirido do licitante o grupo/lote integral, pois o menor preço é resultante da multiplicação de preços de diversos itens pelas quantidades estimadas. Em registro de preços, a realização de licitação
utilizando-se como critério de julgamento o menor preço global por grupo/lote leva, vis à vis a adjudicação por item, a flagrantes contratações antieconômicas e dano ao erário, potencializado pelas possibilidades de adesões, uma vez que, como reiteradamente se observa, itens são ofertados pelo vencedor do grupo a preços superiores aos propostos por outros competidores. SÚMULA TCU n° 247
É obrigatória a admissão da adjudicação por item e não por preço global, nos editais das licitações para a contratação de obras, serviços, compras e alienações, cujo objeto seja divisível, desde que não haja prejuízo para o conjunto ou complexo ou perda de economia de escala, tendo em vista o objetivo de propiciar a ampla participação de licitantes que, embora não dispondo de capacidade para a execução, fornecimento ou aquisição da totalidade do objeto, possam fazê-lo com relação a itens ou unidades autônomas, devendo as exigências de habilitação adequar-se a essa divisibilidade.
O critério de julgamento por lote somente deve ser adotado quando for
demonstrada inviabilidade de se promover a adjudicação por item e evidenciadas razões que
demonstrem ser aquele o critério que conduzirá a contratações economicamente mais vantajosas,
nos termos definidos nas Decisões do TCU; tendo em vista que alguns itens, em geral, podem
ser ofertados pelo vencedor do lote a preços superiores aos propostos por outros competidores, o
que ficou evidenciado no caso concreto. Entretanto, a Unidade apresenta justificativas a
fundamentar a opção pela aquisição do lote, sem que todo ele tenha sido adquirido do vencedor
do certame, demonstrando assim, que o objeto era divisível. Reforça-se que, por esse
entendimento trazido, só é cabível a licitação por preço global como medida excepcional, além
disso, o objeto licitado deve ser integralmente adquirido do fornecedor.
4.2.2.2 Achado
Aquisição individual de itens registrados para os quais a licitante vencedora não
apresentou o menor preço, fato que deu ensejo a aquisições de itens com inobservância do
menor preço, quando de sua análise individual.
No caso em análise, a adjudicação se deu pelo menor preço por grupo, não
observando o menor preço de cada item cotado pelo fornecedor.
Assim, constatou-se que ao se levar em conta o lote integral, para fins de
contratação e não os itens individualmente, houve desclassificação de itens com lances
inferiores, conforme se observa na tabela abaixo:
ITEM MENOR LANCE (em
R$)
CNPJ NÃO VENCEDOR LANCE VENCEDOR
(em R$)
PERCENTUAL (%)
5 7.000,00 19.108.740/0001-74 10.872,00 55,31
7 9.000,00 19.108.740/0001-74 12.999,60 44,40
8 10.000,00 19.108.740/0001-74 10.998,46 9,98
9
612,25 12.510.074/0001-57
1.499,39
144,89
800,00 10.666.918/0001-28 87,42
900,00 18.114.016/0001-90 66,59
11 500,00 10.666.918/0001-28
814,20 62,84
800,00 09.624.713/0001-09 01,77
19 500,00 10.666.918/0001-28
592,14 18,42
500,00 12.510.074/0001-57 18,42
20 600,00 10.666.918/0001-28 1.001,88 66,98
22 230,00 18.114.016/0001-90 234,00 1,74
Tabela 5 – Itens adjudicados por valor maior que o menor lance individual
Dessa forma, há item considerado divisível, em que a empresa que ofertou valor
superior a até 144% (caso do item 9) sagrou-se vencedora. Divisível porque não houve
aquisição da totalidade do grupo, demonstrando assim que não haveria “prejuízo para o
conjunto ou complexo ou perda de economia de escala” se a Unidade optasse por atender à
regra que é a aquisição por item.
Ainda sobre esse aspecto, é de se perceber que a Unidade optou por agrupar a
aquisição dos condicionadores de ar, com a instalação, que possuem natureza distinta. Dessa
forma, o objeto do edital foi dividido em um grupo, mas evidenciou-se, pelas aquisições, que o
objeto é divisível. Sendo assim, conforme estabelecido nos arts. 15, IV, e 23, § 1º, da Lei
8.666/1993, e conforme ainda o disposto na Súmula TCU nº 247, a adjudicação do objeto
poderia ter sido feita, no mínimo, em dois grupos.
Isso porque, caso o objeto tivesse sido licitado separadamente, seja em certames
distintos ou no mesmo pregão, dividido em grupos, haveria aumento da concorrência e poderia
ocorrer de a Administração conseguir preços mais baixos, visto que, no primeiro grupo,
concorreriam empresas especializadas em fornecimento de condicionadores de ar e, no segundo
grupo, unicamente, fornecedores de mão de obra.
Em vista do ocorrido, com as informações levantadas, é possível mensurar a
desvantajosidade para a administração, somente considerando as aquisições por itens levadas a
efeito pela Unidade:
A- ITEM B- PAGO (R$)
C–MENOR VALOR (R$)
D- QUANTIDADE E– TOTAL PG (B)x(D) - (R$)
F- PAGARIA (C)x(D) - (R$)
G- DIFERENÇA (E-F) (R$)
09 1.499,39 612,25 4 5.997,56 2.449,00 3.548,56
19 592,14 500,00 7 4.144,98 3.500,00 644,98
20 1.001,98 600,00 1 1.001,98 600,00 401,98
TOTAL 11.144,52 6.549,00 4.595,52
Percentual apurado nas aquisições (Total de F/Total de E * 100) 58,76%
Tabela 6 – Apuração da diferença entre item vencedor versus perdedor
Entretanto, há que se ressaltar que é ainda maior o risco de prejuízo ao erário
com a possibilidade de aquisição individual dos itens em que o vencedor do certame não
ofereceu os menores preços, conforme demonstrado na Tabela 6, seja pela própria Unidade ou
por terceiros, mediante adesão à ata.
Acrescente-se que é nesse sentido o Voto do Ministro-Relator, constante do
Acórdão TCU nº 343/2014 – Plenário:
(...) 9. No entanto, esse procedimento não evitou que algumas empresas concorrentes oferecessem para os itens licitados 1, 2, 5, 7, 10, 11, 12 e 16 valores menores que a proposta vencedora. Tal fato, confrontado com o que estabelece a ata de registro de preços resultante do Pregão (peça 20), possibilita a aquisição individualizada desses itens, seja pelo próprio IFB ou por terceiros, mediante pedido de adesão à dita ata.
10. Dito isso, reconheço no mérito a procedência parcial da representação e julgo, em consonância com o exame da unidade técnica, apropriada a determinação ao IFB para que se abstenha de adquirir, individualmente, os itens em que a empresa Nogueira Nobre não apresentou os menores preços, bem como se abstenha, ainda, de autorizar adesões à Ata de Registro de Preços 112/2013, decorrente do Pregão Eletrônico SRP 35/2013.
11. Por fim, embora não se tenha observado consequências indesejáveis no resultado da licitação, em face da natureza distinta dos objetos, avalio que careceu de mais fundamentação a opção de agrupar, em único lote, o fornecimento de materiais (itens de 1 a 12) e a prestação de serviços de impressão digital (itens de 13 a 16). Assim, avalio também oportuno dar ciência à entidade que, no caso de se licitar itens agrupados, no processo licitatório respectivo deve constar justificativa da vantagem da escolha,
devidamente fundamentada, em atenção aos artigos 3º, § 1º, I; 15, IV e 23, § 1º, todos da Lei 8.666/1993, e à Súmula TCU nº 247.
Ressaltamos as determinações expedidas pela Corte de Contas no citado Acórdão,
no sentido de que o órgão não promovesse mais aquisições para os itens que não contaram com
os menores preços adjudicados, bem como que não permitisse adesões à ata:
9.2.1. se abstenha de adquirir, individualmente, os itens em que a empresa (...) não apresentou os menores preços, quais sejam, os itens 1, 2 5, 7, 10, 11, 12 e 16 do Pregão Eletrônico SRP 35/2013, sendo permitida sua aquisição apenas para a composição de kits escolares, conforme disposto no item II.2.9 do termo de referência, e dos itens 13 a 16 para a confecção de apostilas;
9.2.2. se abstenha de autorizar adesões à Ata de Registro de Preços 112/2013, decorrente do Pregão Eletrônico SRP 35/2013;
Reforça-se que, dos 22 itens do lote, 8 (36,36%) tiveram fixados valores superiores,
ainda assim, sagraram-se vencedores do certame.
4.2.2.3 Achado
Aquisição por preços que, em princípio, estão superiores a contratações de
objetos similares realizadas por outros órgãos, não tendo sido observados os requisitos
estabelecidos pela IN/SLTI/MPOG nº 5/2014 para a realização da pesquisa de preços.
A título de exemplo, verificamos aquisição realizada pela PRT 24ª/MS, que
aderiu à Ata de Registro de Preços (ARP) do Pregão Eletrônico nº 042/2015, inclusive para
itens com maior quantidade de “btus”. Ressalta-se que a compra se efetivou, neste caso, em
novembro de 2015, conforme empenhos 2015NE000832 e 2015NE000836, emitidos pela UG
200206 para o fornecedor M&A Distribuidora e Logística LTDA, que tem domicílio fiscal em
Goiânia/GO. Importante mencionar que a vencedora do Pregão do MPDFT em análise também
tem domicílio fiscal naquele Estado. Por outro lado, o edital do Pregão Eletrônico nº 20/2016,
do MPDFT, informa que o valor máximo apurado seria resultante de composição de preços
unitários baseados nos sistemas SINAPE, VOLARE e pesquisa junto ao mercado datada de 26
janeiro de 2016.
A tabela a seguir demonstra os valores constantes do Pregão Eletrônico nº
042/2015 da PRT 9ª/PR, cujos bens foram adquiridos pela PRT 24ª por meio de adesão, em
comparação às aquisições do Pregão Eletrônico nº 20/2016, do MPDFT:
ITEM PRT 9ª REGIÃO
PREGÃO ELETRÔNICO Nº 042/2015
M&A DISTRIBUIDORA E LOGÍSTICA LTDA
MPDFT
PREGÃO ELETRÔNICO Nº 20/2016
BOM AR SERVICE LTDA
DESCRIÇÃO VALOR DESCRIÇÃO VALOR
1 Ar Condicionado INVERTER, Split Hi-Wall, 12.000 btus – 04 UNIDADES 1.765,00
hi-wall inverter, capacidade
de 9.000 BTU/h 2.400,00
2 Ar Condicionado INVERTER, Split Hi-Wall, 22.000 btus – 14 UNIDADES 3.450,00
hi-wall inverter, capacidade
18.000 BTU/h e piso-teto,
capacidade de 18.000 BTU/h
5.899,20
6.799,20
Tabela 7 – Aquisição de ar condicionado PRT 9ª/PR. Fonte: ARP do Pregão nº 042/2015
No caso da aquisição pelo MPDFT, a proposta vencedora para o item 1 (um), de
ar condicionado de 9.000 btus, foi de R$ 2.400,00 (dois mil e quatrocentos reais); por sua vez,
o aparelho adquirido pela PRT 24ª Região tem quantidade de “btus” superior (12.000 btus) e
foi registrado por R$ 1.765,00 (um mil setecentos e sessenta e cinco reais), estando superior em
26,45% o preço praticado pelo MPDFT.
O Tribunal de Contas da União se manifestou sobre pesquisa de preços em seu
Acórdão nº 1445/2015 – Plenário, definindo que a orçamentação de licitações de bens e serviços
deve priorizar pesquisas no “Portal de Compras Governamentais” e contratações similares de
outros órgãos:
ACÓRDÃO TCU nº 1445/2015 - PLENÁRIO 9.3.2. para fim de orçamentação nas licitações de bens e serviços, devem ser priorizados os parâmetros previstos nos incisos I e III do art. 2º da IN SLTI/MPOG 5/2014, quais sejam, "Portal de Compras Governamentais" e "contratações similares de outros entes públicos", em detrimento dos parâmetros contidos nos incisos II e IV daquele mesmo art. 2º, isto é, "pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo" e "pesquisa com os fornecedores", cuja adoção deve ser vista como prática subsidiária, suplementar. IN SLTI/MPOG 5/2014: Art. 2º A pesquisa de preços será realizada mediante a utilização de um dos seguintes parâmetros: (Alterado pela Instrução Normativa nº 7, de 29 de agosto de 2014) I - Portal de Compras Governamentais www.comprasgovernamentais.gov.br II - pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo, desde que contenha a data e hora de acesso;
III - contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços; ou IV - pesquisa com os fornecedores. § 1º No caso do inciso I será admitida a pesquisa de um único preço.(Alterado pela Instrução Normativa nº 7, de 29 de agosto de 2014)
Dessa forma, verificou-se a prevalência de preços unitários baseados nos
sistemas SINAPE, VOLARE e pesquisa junto ao mercado em janeiro de 2016 para fins de
definição do preço máximo da licitação, embora houvesse ARP vigente, à época da
orçamentação, com valores menores que o correspondente aos bens efetivamente adquiridos
pelo MPDFT.
5. CONTRATAÇÕES DIRETAS
Procedemos ao levantamento, por meio de análise da execução no SIAFI, das
contratações realizadas no exercício de 2015 e no período de janeiro a abril de 2016, mediante
dispensa de licitação, bem como suprimentos de fundos; com fundamento no disposto no Art.
24, II, Lei nº 8.666/1993 e considerando ainda o disposto no Parecer CORAG/SEORI/AUDIN
nº 187/2012. Não identificamos impropriedades.
6. GESTÃO PATRIMONIAL
6.1 BENS MÓVEIS
A Unidade possui servidor responsável pelo setor de patrimônio e utiliza o
Sistema denominado ASIWeb para realizar o controle de bens patrimoniais.
Foram analisadas, por amostragem, as entradas constantes do Relatório de
Movimentação de Bens Móveis - RMB (extraído do SIAFI), as entradas de bens móveis
extraídas do ASIWeb e as respectivas notas fiscais, Inventário Anual, depreciação, bem como
o controle físico dos bens. Não foram constatadas impropriedades, exceto quanto ao achado
descrito a seguir:
6.1.1 Achado
Em análise ao Relatório de Movimentação de Bens Móveis – RMB da Unidade e
SIAFI, verificamos divergências no que tange ao saldo das contas, com relação ao saldo final do
mês de janeiro de 2016:
Conta Contábil Conta Saldo RMB do
MPDFT Saldo no SIAFI (R$)
123110101 Apar. de Medição 94.621,46 94.290,45
123110102 Apar. e Equip. de Comunicação 1.898.413,70 1.892.570,00
123110103 Equipamento, Utensílios Odontológicos, laborat/hosp.
250.086,20 249.130,42
123110105 Equip. De Proteção, Segurança e Socorro 2.726.012,39 2.711.702,45
123110107 Máq. e Equip. Energéticos 607.067,94 604.987,43
123110201 Equip. De Processamento de Dados 22.681.907,23 22.564.044,37
123110302 Máquinas e Utensílios de Escritório 92.245,06 101.929,18
123110303 Veículo de Tração Mecânica 8.980.503,20 8.944.037,03
TOTAL 37.330.857,18 37.162.691,33
Diferença entre o RMB e o SIAFI 168.165,18
Tabela 8 – Saldos bens móveis: RMB x Siafi. Fonte: Siafi Op.31/01/16
No Relatório de Auditoria nº 14/2015, por meio do item 10.5, foi registrado
idêntico achado. Houve recomendação à Unidade no sentido de proceder “à atualização, no
ASIWeb, dos valores dos bens patrimoniais”. Conforme Nota de Auditoria nº 19/2016, a Unidade
comunicou que os dados referentes aos lançamentos ainda seriam atualizados. A análise desta
AUDIN/MPU consignou que fossem adotadas “(...) providências cabíveis, para que os registros
constantes do RMB passem a refletir com fidedignidade a movimentação dos bens móveis”.
Em visita à Unidade, foi solicitada informação sobre a providência que está sendo
tomada para solucionar a divergência, sendo a resposta no seguinte sentido:
(...) durante o exercício de 2015, esta unidade, juntamente com a Secretaria de Tecnologia da Informação, tomaram várias medidas visando a atualização do sistema para eliminar a citada diferença, quando foi autuado o processo 08191.043243/2015-39, disponível no Tabularium. Já em 2016, por conta do contingenciamento orçamentário, não foi possível avançar na contratação da solução, o que deve ocorrer até o mês de agosto do corrente, quando haverá recursos disponíveis.
6.1.2 Achado
Ausência de medidas, por parte da Administração, para localizar bens não
encontrados pela Comissão de Inventário. A constatação foi evidenciada em análise ao relatório
final da comissão instituída para realização do inventário dos bens móveis, no exercício de 2015,
conforme Portaria MPDFT nº 693, de 19 de julho de 2015, e em entrevista com o responsável
pelo setor de bens móveis, quando da realização dos trabalhos de campo.
Os bens móveis e equipamentos de informática inventariados totalizaram 69.597
itens. Deste total de bens, 5.259 apresentaram algum dentre os seguintes problemas no controle:
a) ausência de identificação do número de patrimônio; b) localização diversa da registrada no
sistema de controle patrimonial; e c) não localização pela Comissão de Inventário. Dos BENS
EM TRÂNSITO foram mais de 400 (quatrocentos) não localizados pela Seção de Patrimônio.
Consta ainda do relatório que, dos 262 equipamentos notebooks, a comissão não
obteve êxito na visualização de 68. Segundo o próprio documento, não há indicação de medidas
para localizar os bens não identificados por parte da Administração.
No relatório foi constatado que “diante dos resultados do inventário, vê-se que a
estrutura para o controle desses bens não acompanhou esse ritmo”.
6.1.3 Achado
Foram identificados bens de informática em localização diversa da informada
pelo sistema de controle patrimonial, evidenciando movimentações de bens sem comunicação
prévia ao setor de patrimônio.
Especificamente para os bens de informática, enquanto os seus registros de
entrada e de movimentações são lançados no sistema ASIWeb pelo setor de patrimônio
(SEPAT), o controle, a distribuição e a efetiva movimentação física estão a cargo do
Departamento de Tecnologia da Informação (DTI), não havendo mecanismos de controle
interno estabelecidos com vistas a comunicar previamente ao SEPAT as alterações físicas
realizadas, de forma a garantir o controle patrimonial efetivo.
Em visita ao DTI, verificamos vários registros de movimentações efetuadas por
este setor, mas ainda pendentes de repasse à SEPAT para registro no sistema. Como exemplo,
a transferência dos bens de patrimônio nos 61220, 61224 e 61226, datada de 20/5/2016, a qual,
em 8/6/2016, ainda não havia sido enviada ao setor de patrimônio para o devido registro.
6.1.4 Achado
O acondicionamento dos equipamentos de informática, enquanto ainda
pendentes de destinação, se dá em espaço na própria sala de trabalho (656 e 657 - DTI), em
contato direto com o piso. Existem, ainda, bens diversos (como móveis) estocados em vagas de
veículos no estacionamento coberto. Constatamos ainda, equipamentos guardados no
consultório desativado, sala 6, conforme registrado a seguir:
No piso da DTI:
Figura 1 Figura 2
No estacionamento:
Figura 3 Figura 4
Em confronto com o que prevê a Norma que trata da guarda de bens patrimoniais,
IN SEDAP 18481986 - Bens Patrimoniais, constata-se:
4.1. Os principais cuidados na armazenagem, dentre outros são: a) os materiais devem ser resguardados contra o furto ou roubo, e protegidos contra a ação dos perigos mecânicos e das ameaças climáticas, bem como de animais daninhos;
O chefe do patrimônio informou que os bens localizados no consultório deverão
ser movimentados, pois a sala seria utilizada para outra finalidade. Ressalte-se que já há
utilização de espaço, em dois locais na garagem, para estoque de bens patrimoniais.
6.2 ALMOXARIFADO
A Unidade possui servidor responsável pelo setor de almoxarifado e utiliza o
sistema ASI adaptado para o controle dos materiais de consumo. O almoxarifado, localizada na
Sala 1, 1º Subsolo do Edíficio-Sede, é acessado apenas por servidores da área. Há, também,
uma sala com estoque de materiais de uso exclusivo da área de engenharia, na qual o setor de
almoxarifado apenas libera acesso aos servidores do Setor de Engenharia.
Foram verificadas as instalações do almoxarifado quanto à segurança, o
armazenamento de materiais e existência de extintores, bem como o recebimento de material,
o controle físico do estoque e o Relatório de Inventário Anual de 2015. Analisaram-se também
os Relatórios de Movimentação de Almoxarifado – RMA, de janeiro a maio/2016, sendo
executada, por amostragem, a confrontação dos valores de entrada do RMA com as respectivas
notas fiscais e verificação do atesto de recebimento.
Diante das análises, não foram constatadas impropriedades, exceto quanto aos
achados descritos a seguir:
6.2.1 Achado
Não há um controle definido para os materiais relativos ao Setor de engenharia.
O chefe do setor de almoxarifado informou que esses materiais pertencem ao
Setor de Engenharia, e que os servidores dessa área requisitam as compras e são responsáveis
pelo material lá estocado. Ainda conforme informações dadas pelo chefe do almoxarifado, o
acesso à sala com materiais de engenharia não é de acesso restrito aos servidores do
almoxarifado, sendo esse setor responsável apenas pela liberação da sala aos responsáveis da
área da engenharia. Tal situação fragiliza o controle dos materiais.
Na contagem de estoque do material destinado à engenharia, verificou-se que o
item “Espelho PVC interruptor 1 tecla cinza” apresentava-se em quantidade superior à
registrada no sistema (24 em quantidade física contra 10 no sistema).
6.3 BENS IMÓVEIS
6.3.1 CESSÕES DE ESPAÇO
Foram analisadas quatro cessões de uso de espaço físico, nas dependências do
MPDFT, assinados com a Associação dos Servidores do Ministério Público do Distrito Federal e
Territórios – ASMIP, a Associação do Ministério Público do Distrito Federal e Territórios –
AMPDFT, Caixa Econômica Federal – CEF e Banco do Brasil – BB, sendo que as cessões para
as duas associações de servidores se encontram em um mesmo processo administrativo. Seguem,
na Tabela, informações referentes aos processos.
ASMIP/AMPDFT CEF BB
Nº do Processo 08190.121004/13-31 08190.142164/14-86 08190.125485/06-33
Valor da Cessão - R$ 2.980,35 R$ 4.284,89
Tabela 9 - Informações sobre os Instrumentos de Cessão do MPDFT
Analisamos as cessões de espaço quanto aos termos dos Instrumentos de Cessão
de Uso, previsão de rateio das despesas comuns, taxa de ocupação, reajustamento, bem como os
efetivos recolhimentos. Não identificamos impropriedades, exceto quanto aos achados descritos
a seguir:
6.3.1.1 Achado
Não há celebração de termo de cessão de uso oneroso celebrado entre o MPDFT
e as associações de membros e servidores. Porém, após orientação tanto desta Auditoria Interna
do Ministério Público da União – AUDIN/MPU, quanto do Conselho Nacional do Ministério
Público – CNMP, houve iniciativa de tornar oneroso os termos de cessão celebrados com as
associações, sendo que o Parecer nº 153/2016-Conjur/SG, bem como a decisão do Senhor
Procurador-Geral de Justiça, nos autos do processo 08190.121004/13-31, pp. 143/144, posiciona-
se pela cessão onerosa, com determinação de produção de todos os trâmites para a cobrança,
inclusive com ciência, aceite e produção de novo termo de cessão. Não havia conclusão dos
procedimentos administrativos até o término da inspeção pela equipe de auditoria.
6.3.1.2 Achado
Está havendo cobrança a menor a título e cessão de espaço, desde janeiro de 2016,
no contrato de cessão de uso celebrado entre o MPDFT e a Caixa Econômica Federal – CAIXA.
Além disso, houve celebração de ato administrativo com efeito retroativo, e nos foi informado
pela chefe da Seção de Controle de Bens Imóveis que ela estaria designada como fiscal de 37
contratos.
Após análise dos autos do Processo 08191.038920/2016-88, verificou-se que o 2º
Termo Aditivo ao CONTRATO DE CESSÃO DE USO Nº 001/PGJ/MPDFT/2015 celebrado
entre o MPDFT e a Caixa Econômica Federal, datado de 29 de abril de 2016, em que o MPDFT
cede espaço para a CAIXA, acresce o espaço cedido em 31m², sendo que o valor da cessão passará
de R$ 1.645,14 (um mil, seiscentos e quarenta e cinco reais e quatorze centavos) para R$ 2.800,02
(dois mil, oitocentos reais e dois centavos), entretanto tal valor só será cobrado após a efetiva
ocupação.
Já a APOSTILA Nº 1 ao CONTRATO DE CESSÃO DE USO Nº
001/PGJ/MPDFT/2015 reajusta o valor da cessão em 10,9612%, utilizando o índice do IGP-
M/FGV, em respeito ao parágrafo primeiro da cláusula segunda do contrato de cessão
supracitado, passando o novo valor para R$ 2.980,35 (dois mil, novecentos e oitenta reais e trinta
e cinco centavos), produzindo efeitos retroativos a 7/1/2016, tendo em vista o disposto no art. 65,
§8º, da Lei nº 8.666/93. Além disso, foi-nos informado pela Chefe da Seção de Controle de Bens
Imóveis, que a ocupação do novo espaço, 31m² a mais, ainda não se tinha dado, com possibilidade
de ocorrer em julho de 2016. Verificou-se, também, que os valores cobrados e recolhidos até
maio/2016, conforme Memorando SECOBI nº 010/2016, foram de R$ 1.645,14 (um mil,
seiscentos e quarenta e cinco reais e quatorze centavos), equivalente ao valor anterior à ocupação
do novo espaço, e sem o reajuste contratual.
Dessa forma, o valor cobrado de janeiro a maio de 2016 está R$ 180,33 a menor
que o valor devido, visto que não compreende o reajuste contratual.
Além disso, vale destacar que, em entrevista com a Chefe da Seção de Controle
de Bens Imóveis, fomos informados pela servidora de que ela, na ocasião, seria fiscal de 37
contratos. A esse respeito, posiciona-se o Tribunal de Contas da União – TCU pela
impossibilidade de controle de excessivo número de contratos, e a referida nomeação de fiscais
deve sempre avaliar, entre outros elementos, a sobrecarga devido a excessivo número de
contratos.
Acórdão Nº 1.094/2013 – TCU – Plenário 41.1.2. designe fiscais considerando a formação acadêmica ou técnica do servidor/funcionário, a segregação entre as funções de gestão e de fiscalização do contrato, bem como o comprometimento concomitante com outros serviços ou contratos, de forma a evitar que o fiscal responsável fique sobrecarregado devido a muitos contratos sob sua responsabilidade (item 31.5.2. desta instrução);
6.3.2 LOCAÇÃO DE IMÓVEL
Paulo Octávio Imobiliária e Administradora LTDA. – Contrato nº
028/PGJ/MPDFT/2014
Trata-se de análise do contrato de locação de imóvel na Região Administrativa de
Brasília – DF, situado no SIG, Quadra 1, Lotes 985 a 1055, Salas 203, 204 e 205, 2º Andar, com
área total de 2.124.42m² (dois mil, cento e vinte e quatro metros e quarenta e dois centímetros
quadrados), bem como 32 (trinta e duas) vagas de garagem.
Foram analisadas a Ata da Reunião e Deliberações da Comissão constituída pela
Portaria DG nº 1.592/2013 onde deliberou-se pela juntada aos autos do Ofício nº1663/2013
/SIRDE/SPU/DF que informou acerca da indisponibilidade de Imóvel na região de interesse do
MPDFT, motivo pelo qual a comissão juntou aos autos pesquisa de imóveis juntamente com as
propostas enviadas pelas empresas Domos e Paulo Octávio. Analisamos ainda, a documentação
que trata da compatibilidade quanto ao preço de mercado, bem como se a contratação ao
prescrito na Nota Orientativa AUDIN/MPU nº 01/2004, que trata dos procedimentos para
aquisição ou locação de imóvel.
O objetivo do MPDFT, estabelecido pela Portaria DG nº 761/201, alterada pela
Portaria DG nº 1.592/2013, era proceder ao levantamento de imóveis para locação com vistas à
instalação de Unidades do MPDFT, sendo importante ressaltar que a mencionada portaria
estabeleceu os seguintes critérios para o desenvolvimento dos trabalhos: I – Área; II –
Proximidade do Fórum ou Unidade do MPDFT, se for o caso; III – Atendimento às normas de
acessibilidade e de combate a incêndio e pânico; IV – Instalação hidrossanitária; V – Instalação
elétrica quadro geral de energia; VI – Segurança das instalações, dentre outros.
A locação do imóvel se deu para as salas 203 (com 684,92m²), 204 (com
184,87m²) e 205 (com 298,02m²); perfazendo área total de 1.167,81m², nos termos apontados
no registro do imóvel.
Após levantamento foi acordado aluguel inicial no valor de R$ 96.000,00
(noventa e seis mil reais), condomínio não fixo de R$ 12.000,00 (doze mil reais) e IPTU em
2013 no valor de R$ 16.788,00 (dezesseis mil setecentos e oitenta e oito reais). A contratação
foi realizada por dispensa de licitação.
Analisamos a contratação no intuito de confirmar a aderência aos procedimentos
inicialmente estabelecidos, especialmente quanto à Nota Orientativa AUDIN/MPU nº 01/2004
e à Portaria DG nº 1.592/2013. Não foram encontradas desconformidades, exceto por:
6.3.2.1 Achado
Houve lançamento de R$ 44.900,78 (quarenta e quatro mil, novecentos reais e
setenta e oito centavos) na conta de controle de contratos do SIAFI em valor inferior ao
desconto efetivamente recebido.
O contrato define que o reajuste será anual com base no IGP-DI/FGV.
Identificamos que em decorrência dessa previsão, no primeiro ano, foi aplicado o índice de
3,937%. Com isso, o novo valor passou para R$ 99.779,52 (noventa e nove mil setecentos e
setenta e nove reais e cinquenta e dois centavos). Verificamos que em decorrência desse ajuste,
a conta contábil de controle dos contratos (812310301) recebeu lançamento por meio da
2016NL000015 no valor de R$ 181.416,96 (cento e oitenta e um mil quatrocentos e dezesseis
reais e noventa e seis centavos), valores estes referentes ao acréscimo de R$ 3.779,52 (três mil
setecentos e setenta e nove reais e cinquenta e dois centavos), que deve ser considerado para o
período de 48 meses restantes do contrato.
Decorridos 12 meses, por solicitação da Unidade foi concedido desconto no
aluguel no percentual de 5%, passando a vigorar o valor mensal de $ 94.790,54 (noventa e
quatro mil setecentos e noventa reais e cinquenta e quatro centavos). Neste caso, houve o
reconhecimento da baixa no total de R$ 44.900,78 (quarenta e quatro mil novecentos reais e
setenta e oito centavos), decorrentes da aplicação do desconto concedido para o período de 09
meses do exercício de 2016.
O valor de reporte referente à redução no aluguel deve também ser extrapolado
para o período restante do contrato, até para guardar simetria com o lançamento anterior
referente ao reajuste, nos termos previstos no art. 87 da Lei nº 4.320/64, o qual define que
“haverá controle contábil das obrigações oriundas de contratos em que a administração pública
for parte”, bem como o disposto item 4, alínea “d” da NBCT 16.5 que dispõe que “os registros
contábeis realizados e as informações apresentadas devem representar fielmente o fenômeno
contábil que lhes deu origem”, razão pela qual, o registro deve guardar relação com a memória
de cálculo a seguir:
VALOR DA LOCAÇÃO
NORMAL COM DESCONTO
VR DO DESCONTO
ANO – 2016
(9 M)
ANO 2017 A 2019 (31 M)
TOTAL
99.779,52 94.790,54 4.988,98 44.900,82 154.658,38 199.559,20
Tabela 10 – Cálculo valores de desconto
Ressalta-se que o ajuste acima deve ser considerado em todos os casos que
envolvam aumentos ou reduções contratuais, de modo a manter os registros contábeis
fidedignos, refletindo a real situação dos atos e fatos contábeis, e a satisfazer a finalidade da
escrituração, qual seja a de apresentar informações que auxiliem na tomada de decisão pela
Administração.
7. TRANSPORTES
Verificamos o preenchimento dos Controles de Saída de Veículos oficiais, por
amostragem, correspondente ao meses de março, abril, maio e junho de 2016, conforme o art.
10 da Portaria PGR nº 70/2015, o controle de abastecimento de combustível, fornecido pela
empresa Fast Fleet Gestão de Frotas LTDA - EPP, a realização de vistorias, as condições de
oito veículos, se houve utilização de transporte oficial e recebimento concomitante de
indenização prevista no art. 1º, § 1º, da Portaria PGR nº 41/2014.
A Unidade utiliza o cartão de abastecimento da Fast Fleet Gestão de Frotas Ltda
- EPP, contratada de acordo com o Pregão Eletrônico nº 87/2015, por meio do Contrato nº
057/DG/MPDFT/2015, com vigência de 1º/1/2016 até 31/12/2016.
Nas análises realizadas, não foram encontradas impropriedades, exceto quanto
aos achados descritos a seguir:
7.1 Achado
Constatado o pagamento da indenização adicional por trecho, prevista no art. 1º,
§ 1º, da Portaria PGR nº 41/2014, destinada à cobertura de despesas com deslocamento do local
de trabalho ou da residência até o local de embarque, bem como do local de desembarque até o
local de trabalho ou da residência, concomitantemente à utilização de veículo oficial. A norma
traz que a indenização é devida “desde que não fornecido transporte pela Administração”.
Na análise, observamos diário de tráfego do veículo FORD/Fusion, placa PAE
1054, conforme horário de saída do setor de garagem e oficinas norte às 16:00 horas, com diversos
destinos, inclusive aeroporto, no dia 11/3/2016. Conforme e-mail do setor de transporte o veículo
foi requisitado pela Chefe de Gabinete da Corregedoria-Geral. Segundo a concessão de diárias
informada pelo setor responsável, houve pagamento de indenização de transporte, conforme
requisição de bilhete de passagens Nº 03/2016, de 22 de fevereiro de 2016, com trajeto de Porto
Alegre - RS/Brasília – DF.
A previsão de chegada do voo ao Aeroporto de Brasília era às 20h24 do dia
11/3/2016, de acordo com informações constantes da requisição. Verifica-se, portanto, falha nos
controles administrativos da Unidade sobre a concessão da indenização de modo concomitante à
utilização de veículo oficial.
No entanto, o setor de concessão de diárias e o setor de transportes informaram
que não são informados sobre opção do membro/servidor quanto ao recebimento da indenização
ou utilização de veículo oficial. O setor de diárias informou, ainda, que todo aquele que tem
emitida passagem em seu nome recebe a citada indenização indiscriminadamente, o que é
possível observar no controle da concessão que foi apresentado à equipe de auditoria pelo setor.
7.2 Achado
Conforme análise, por amostragem, aos Diários de Tráfego, constatou-se que
alguns campos não foram preenchidos, como natureza do serviço, identificação do usuário,
nível do combustível e horário de chegada.
O art. 10 da Portaria PGR nº 70/2015 traz os dados que devem constar nas SSVs:
Art. 10 – Na SSV e e-SSV devem constar, necessariamente, os registros da placa do veículo, da data e dos horários de saída e chegada, do local de embarque e desembarque, da quilometragem constante do hodômetro no momento da saída e da chegada, da natureza do serviço, do nível de combustível na chegada, se o percurso está ou não coberto pelo pagamento de diária ou de indenização adicional por trecho, do nome do condutor e do
usuário e da identificação da unidade solicitante. (grifo nosso)
Uma vez que os Diários de Tráfego analisados não continham informação sobre
o usuário e de modo a possibilitar a comparação entre recebimento de indenização adicional
por trecho e utilização de veículo oficial, a equipe de auditoria emitiu a Solicitação de Auditoria
nº 3, de 15/6/2016, solicitando informações.
Em resposta, foi informado à equipe de auditoria que os Diários de Tráfego de
alguns setores, como a Corregedoria e o Gabinete da Procuradoria-Geral, são apenas arquivados
no setor de transportes, inexistindo qualquer tipo de controle por parte deste. Os únicos Diários
com trajeto abrangendo aeroporto foram identificados nos setores citados.
8. CELULAR CORPORATIVO
Verificamos o Relatório de Gastos Mensais de Telefonia Celular com a
discriminação das funções ocupadas por servidores, para fins de confrontação com os limites
estipulados na Portaria MPDFT nº 156, de 18/3/2011. O setor responsável informou que os
valores que ultrapassam os limites são comunicados ao usuário para que este autorize o
desconto em folha. Assim, os valores que ultrapassaram os limites foram descontados.
Analisamos o controle da Unidade sobre os limites das cotas mensais de
telefonia móvel estipulados pela Portaria MPDFT nº 156/2011, bem como o desconto em folha
de valores que ultrapassaram tais limites, e não foram encontradas impropriedades.
9. TRANSPARÊNCIA
Foi analisado Portal da Transparência do MPDFT, disponível para acesso na
internet, quanto ao atendimento do disposto no Art. 5º, incisos I e II, da Resolução CNMP n°
86/2012, relativo a informações orçamentárias, financeiras, licitações, contratos e convênios.
Não foram encontradas impropriedades.
10. SISTEMA DE GESTÃO DE RISCOS
Tendo em vista recomendação emitida pelo Tribunal de Contas da União ao
Ministério Público Federal, por meio do Acórdão nº 1.956/2016 – 1ª Câmara, e levando em
consideração que MPF e MPDFT compõem o MPU, foi indagado ao chefe da Secretaria de
Planejamento sobre a existência ou implantação de sistema de gestão riscos. Foi identificada a
seguinte impropriedade:
10.1 Achado
Foi informado à equipe de auditoria que não há sistema de gestão de riscos
formalmente implantado no âmbito do MPDFT. Esclareceram que existe controle sobre a
consecução dos objetivos pré-definidos com ações empreendidas para solução dos problemas
constatados.
A recomendação do TCU ao MPF, no citado Acórdão nº 1.956/2016 – 1ª Câmara,
foi no sentido de que aquele ramo estabeleça um sistema de gestão de riscos:
1.7.3. estabeleça um sistema de gestão de riscos, de modo a que os riscos considerados críticos pelo órgão sejam adequadamente identificados, permitindo a adoção de medidas mitigadoras, não olvidando a atribuição da responsabilidade pela coordenação e continuidade do mencionado sistema.
Por meio do Ofício nº 112/2016/AUDIN-MPU, enviado à Assessoria de
Modernização e Gestão Estratégica do MPF, este órgão de controle interno esclareceu que é
incumbência dos gestores a implementação do sistema de gestão de riscos, cabendo à AUDIN-
MPU avaliá-lo e verificar necessidades de aperfeiçoamento:
(…) 5. Assim, para atendimento à recomendação constante do item 1.7.3 do Acórdão TCU n° 1.956/2016 - lª Câmara, o sistema de gestão de riscos deve ser objeto de estudos e implementação pelos gestores do Ministério Público Federal, cabendo à AUDIN-MPU, nesse caso, avaliar a adequação e eficácia dos procedimentos estabelecidos, com vistas a verificar a necessidade de aperfeiçoamento.
11. MONITORAMENTO DAS RECOMENDAÇÕES EXARADAS EM
RELATÓRIOS ANTERIORES
Monitoramos o atendimento das recomendações expedidas em Relatórios de
Auditorias anteriores, conforme a seguir.
11.1 RELATÓRIO DE AUDITORIA Nº 14/2015
ITEM VERIFICAÇÃO DA AUDIN - MPU
11.1 Inclusão, na planilha de custos e formação de preços do Contrato nº 56/2012, de valor referente ao benefício de plano de saúde dos empregados, sem o estabelecimento de necessidade da devida comprovação da efetiva despesa pela empresa, para aqueles empregados vinculados ao contrato e que aderiram ao plano de saúde.
O benefício de plano de saúde foi excluído da planilha de custos do Contrato nº 56/2012.
Recomendação atendida.
11.8 Veículo de serviço modelo Ford Fiesta, placa JKH 7081, com avaria (batido na frente), aguardando laudo da Polícia Civil do DF para as providências cabíveis.
Após constar, no item 12 da Solicitação de Auditoria nº 01/2016, o pedido de informação a respeito do andamento do processo de apuração de responsabilidade pelo sinistro referenciado, a Unidade informou que foi enviado o Ofício SG nº 79 à Advocacia Geral da União, para fins de cobrança do ressarcimento pelo terceiro envolvido, tendo em vista ter sido ele o responsável pela batida de acordo com o Laudo Pericial da polícia civil.
Recomendação atendida.
Quadro 2 – Monitoramento de recomendações pendentes de atendimento
12. CONCLUSÃO
Em face dos exames preliminares realizados nos dados coletados, constatou-se,
na execução orçamentária, financeira e patrimonial, assim como na aplicação dos recursos
públicos alocados à Unidade, a aderência aos princípios da Administração Pública, exceto em
relação aos fatos relatados nos itens 2.1, 4.1.1.1, 4.1.2.1, 4.1.2.2, 4.1.2.3, 4.1.2.4, 4.2.1.1, 4.2.1.2,
4.2.2.1, 4.2.2.2, 4.2.2.3, 6.1.1, 6.1.2, 6.1.3, 6.1.4, 6.2.1, 6.3.1.1, 6.3.1.2, 6.3.2.1, 6.3.2.2, 7.1, 7.2
e 10.1, para os quais propõe-se o encaminhamento do presente relatório de auditoria à Unidade
Gestora, recomendando que os Administradores apresentem esclarecimentos, informações,
justificativas e/ou providências eventualmente adotadas em relação às seguintes recomendações
de auditoria:
12.1 Avaliar a conveniência e oportunidade de adoção, no Painel de Contribuição do
MPDFT, de indicadores de resultados para gerenciar o alcance dos objetivos táticos. (item 2.1);
12.2 Informar quanto à apuração da responsabilidade e aplicação de penalidades à
empresa Agroservice Segurança Ltda. pela não disponibilização de uniformes aos vigilantes
alocados ao Contrato nº 56/2012 em conformidade à quantidade demandada no Termo de
Referência do Pregão Eletrônico nº 83/2012. (item 4.1.1.1);
12.3 Realizar levantamento quanto à execução do Contrato nº 56/2012, com vistas a
apurar os valores pagos por itens de uniformes não fornecidos pela empresa, e providenciar o
ressarcimento dos valores pagos indevidamente. (item 4.1.1.1);
12.4 Passar a incluir nos editais de licitações para contratação de serviços cláusula
prevendo a eliminação de custos não renováveis já pagos ou amortizados no primeiro ano de
contrato, quando da sua prorrogação. (item 4.1.2.1);
12.5 Excluir das planilhas de custos do Contrato nº 7/2013, firmado com a empresa
Fortaleza Serviços Empresariais LTDA - EPP, os custos não renováveis, já pagos ou
amortizados no primeiro ano de contrato. (item 4.1.2.1);
12.6 Informar a respeito da glosa pela falta sem cobertura constatada no curso da
execução do Contrato nº 7/2013. (item 4.1.2.2);
12.7 Aprimorar as atividades de controles internos administrativos quanto à
verificação das quantidades de itens componentes dos uniformes fornecidos aos empregados
alocados à execução do Contrato nº 7/2013 e, caso constatado não fornecimento de algum item,
apurar valores e buscar o ressarcimento junto à contratada. (item 4.1.2.3);
12.8 Manter atualizadas, no Sistema de Contratos da página da AUDIN/MPU na
internet, as informações referentes ao Contrato nº 07/2013, assinado com a empresa Fortaleza
Serviços Empresariais LTDA – EPP. (item 4.1.2.4);
12.9 Observar, em contratações de Tecnologia da Informação, as normas e os
procedimentos estabelecidos pela Resolução CNMP nº 102/2013. (item 4.2.1.1);
12.10 Evitar que as atas de registro de preço e os contratos, assim como seus aditivos,
sejam formalizados em um mesmo termo ou instrumento, vez que têm natureza e finalidades
distintas. (item 4.2.1.2);
12.11 Celebrar instrumento contratual sempre que se tratar de valores correspondentes
à tomada de preços ou à concorrência, conforme art. 62, caput e § 4, da Lei nº 8.666/93, cc. Art.
15 do Decreto nº 7.892/2013. (item 4.2.1.2);
12.12 Abster-se, em futuros procedimentos licitatórios para Registro de Preços, de
adquirir itens separadamente quando licitar por grupo/lote. (item 4.2.2.1);
12.13 Abstenha-se de adquirir, individualmente, itens licitados por lote quando a
empresa vencedora não tiver apresentado para eles o menor preço, bem como de autorizar
adesões à ata de registro de preços decorrentes do Pregão nº 20/2016. (item 4.2.2.2);
12.14 Em futuras licitações de bens e serviços, realizar pesquisas de mercado
priorizando os parâmetros previstos nos incisos I e III do art. 2º da IN SLTI/MPOG 5/2014,
quais sejam, “Portal de Compras Governamentais” e “contratações similares de outros entes
públicos”, em conformidade com as orientações contidas na jurisprudência do TCU, a exemplo
do Acórdão TCU nº 1445/2015 – Plenário, a fim de evitar contratações por preços superiores
aos praticados por outros órgãos da Administração Pública Federal. (item 4.2.2.3);
12.15 Informar a esta AUDIN/MPU sobre a implementação de medidas com vistas à
atualização do sistema ASIWeb. (item 6.1.1);
12.16 Adotar providências com vistas a localizar os 5.259 bens, assim como os 68
notebooks, não encontrados pela comissão de inventário instituída pela Portaria MPDFT nº
693/2015 e/ou providenciar o devido ressarcimento, informando à AUDIN-MPU, com a maior
brevidade possível, os resultados alcançados. (item 6.1.2);
12.17 Aperfeiçoar as atividades de controle interno administrativo referentes à gestão
patrimonial, em especial em relação aos bens de informática, de forma que todas as
movimentações físicas sejam previamente comunicadas ao setor de patrimônio, para fins de
acompanhamento e registro. (item 6.1.3);
12.18 Adotar providências com vistas à disponibilização de espaço adequado para a
guarda dos bens patrimoniais (item 6.1.4);
12.19 Aperfeiçoar as atividades de controles internos administrativos do Almoxarifado
relativos a materiais de consumo destinados ao setor de engenharia, de forma que esse setor
detenha o controle efetivo sobre tais materiais. (item 6.2.1);
12.20 Informar a esta AUDIN, com a maior brevidade possível, quanto à conclusão dos
trâmites administrativos visando à cessão onerosa de espaço público para as associações de
membros e servidores do MPDFT. (item 6.3.1.1);
12.21 Apurar os valores recebidos a menor a título de cessão de espaço à CAIXA, e
providenciar o devido recebimento de tais valores, comunicando os resultados à AUDIN-MPU.
(item 6.3.1.2);
12.22 Evitar que os fiscais de contratos fiquem sobrecarregados devido a muitos
contratos sob sua responsabilidade. (item 6.3.1.2);
12.23 Reconhecer a redução, na conta contábil 812310301(controle dos contratos), no
valor de R$ 154.658,38 (cento e cinquenta e quatro mil seiscentos e cinquenta e oito reais e trinta
e oito centavos), referente ao desconto obtido, bem como adotar a sistemática de reconhecimento
de acréscimos e decréscimos em valores de contratos no SIAFI, sempre que for o caso. (item
6.3.2.1);
12.24 Aperfeiçoar as atividades de controles internos administrativos, de forma a evitar
a concessão da indenização adicional por trecho de que trata a Portaria PGR nº 41/2014
cumulativamente com a utilização de veículo oficial, adotando medidas para que haja
comunicação entre os setores de transportes e de diárias para tal finalidade. (item 7.1);
12.25 Realizar o levantamento, com vistas ao ressarcimento, de todos pagamentos de
indenização adicional por trecho realizados, desde a edição da Portaria PGR nº 41/2014, a
membros e servidores que tenham feito uso de veículos oficiais para os deslocamentos do local
de trabalho ou da residência até o local de embarque ou do local de desembarque até o local de
trabalho ou da residência, comunicando os resultados a esta AUDIN-MPU. (item 7.1);
12.26 Observar o preenchimento de todos os campos dos Diários de Tráfego, conforme
instrui a Portaria PGR nº 70/2015. (item 7.2);
12.27 Aprimorar as atividades de controles internos administrativos sobre a utilização
dos veículos oficiais, de forma que todas as saídas observem os requisitos estabelecidos pela
Portaria PGR nº 70/2015. (item 7.2);
12.28 Empreender ações para implementação de sistema de gestão de riscos no âmbito
do MPDFT. (item 10.1).
É o relatório.
Brasília, de novembro de 2016.
ÍTALO SILVEIRA DA COSTA Analista do MPU – ATE – Finanças e
KAMILLA TURNES LEMOS Analista do MPU – ATE – Finanças e
Controle COORDENADOR DA EQUIPE DE AUDITORIA
Controle MEMBRO DA EQUIPE DE AUDITORIA
EVERALDO ANTÔNIO DE JESUS Analista do MPU – ATE – Finanças e
Controle MEMBRO DA EQUIPE DE AUDITORIA
RONALDO DA SILVA PEREIRA Analista do MPU – ATE – Finanças e
Controle MEMBRO DA EQUIPE DE AUDITORIA
HELTON DEMETRIO DE BARROS Analista do MPU – ATE – Finanças e Controle
MEMBRO DA EQUIPE DE AUDITORIA
De acordo.
À Srª. Coordenadora da COGES
NELSON SILVA LOPES
CHEFE DA DIVISÃO DE AUDITORIA DE GESTÃO De acordo. Encaminhe-se ao Sr. Secretário de Auditoria JOSI BRANDÃO SILVA
COORDENADORA DE AUDITORIA DE
ACOMPANHAMENTO DE GESTÃO
À consideração do Sr. Auditor-Chefe. Em de novembro de 2016.
EDER SARDINHA E SILVA SECRETÁRIO DE AUDITORIA APROVO. Encaminhe-se à Unidade com vista a adoção das providências cabíveis. Em de novembro de 2016. SEBASTIÃO GONÇALVES DE AMORIM AUDITOR-CHEFE
RELATÓRIO DE AUDITORIA N.º 19/2016
Auditor-Chefe: Sebastião Gonçalves de Amorim Auditor-Chefe Adjunto: Edson Alves Vieira Secretário de Auditoria: Eder Sardinha e Silva Coordenador da COAPE: Paulo Patrocínio de Souza Composição da Equipe:
Auditores
Daiane Gabriela Lucas Tavares Coordenadora de Equipe
Lidiane Vieira Weberling Membro da Equipe
Denise Brasil Sales Membro da Equipe
Adriana Helena F. de Souza Carvalho Dias Membro da Equipe
Período da realização da Auditoria: 16 de agosto a 30 de novembro
Ato de designação: Ordem de Serviço SEAUD/AUDIN-MPU Nº3/2016
Unidades auditadas e respectivos responsáveis:
Unidade Auditada Responsável
Secretaria de Gestão de Pessoas Cinara Maria Carneiro Rocha
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO 53
2. TESTES E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA EFETUADOS 53
3. MONITORAMENTO DE RECOMENDAÇÕES DE AUDITORIAS ANTERIORES 54
4. GOVERNANÇA NA GESTÃO DE PESSOAS 55
4.1. LEVANTAMENTOS DE GOVERNANÇA NA GESTÃO DE PESSOAS 55
4.1.1.ACHADO DE AUDITORIA .................................................................................................................... 57
4.2. ADEQUABILIDADE DA FORÇA DE TRABALHO 57
4.3. INDICADORES GERENCIAIS DE RECURSOS HUMANOS 59
4.4. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO/METAS INDIVIDUAIS 63
4.5. TREINAMENTOS 64
5. ACUMULAÇÃO DE CARGOS/PROVENTOS/PENSÕES 65
5.1. ACHADOS DE AUDITORIA 65
6. CESSÃO 69
6.1 ACHADOS DE AUDITORIA 70
7. REQUISIÇÃO 72
7.1. ACHADOS DE AUDITORIA 72
8. ADICIONAL DE INSALUBRIDADE/PERICULOSIDADE 73
8.1. ACHADOS DE AUDITORIA 73
9. TELETRABALHO 75
9.1. ACHADOS DE AUDITORIA 75
10. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARES 77
11. ÓBITOS 77
11.1. ACHADOS DE AUDITORIA 77
12. CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS 79
12.1 ACHADO DE AUDITORIA 81
13. CONCLUSÕES 81
1. INTRODUÇÃO
Em atendimento à Ordem de Serviço SEAUD/AUDIN – MPU Nº 3/2016, apresentamos o
Relatório de Auditoria de Gestão de Pessoas que trata dos resultados decorrentes de exames efetu-
ados sobre os atos de gestão de pessoal praticados no âmbito do Ministério Público do Distrito
Federal e Territórios.
O escopo da auditoria contemplou o monitoramento do atendimento de recomendações
de auditorias anteriores, avaliação da situação atual da governança na gestão de pessoas, observân-
cia da legislação de pessoal sobre os assuntos selecionados1 e avaliação da consistência dos contro-
les internos administrativos relacionados à gestão de pessoas.
2. TESTES E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA EFETUADOS
Nenhuma restrição foi imposta quanto ao método ou extensão dos nossos trabalhos. Os
exames foram efetuados, na extensão julgada necessária, nas circunstâncias apresentadas, de acordo
com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal, com o objetivo de avaliar a regu-
laridade e conformidade dos recursos públicos alocados nos processos de recursos humanos.
Os programas de auditoria e respectivos procedimentos estabelecidos para execução dos
trabalhos foram aplicados de acordo com a natureza das atividades da unidade auditada, que con-
templaram a aplicação de técnicas apropriadas para consecução dos objetivos propostos.
1 No presente trabalho de auditoria foi avaliada a observância da legislação de pessoal sobre acumulação de cargos, cessão, requisição, adicionais de insalubridade/periculosidade, teletrabalho, procedimentos ad-ministrativos disciplinares, licença para atividade política e óbitos.
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3. MONITORAMENTO DE RECOMENDAÇÕES
DE AUDITORIAS ANTERIORES
RESSARCIMENTO DE CONTRIBUIÇÃO E CUSTEIO EFETUADOS A MENOR AO PLAN-ASSISTE DO SERVIDOR CEDIDO MAT. 3019
Referência: Item 5.3 do Relatório de Auditoria nº 13/2015
Trata-se de ressarcimento ao Plan-Assiste, relativo a contribuição e custeio efetuados a me-
nor, do servidor cedido Eduardo Alexandre Zaratz Vieria da Cunha, matr. 3019, tendo em vista que
a remuneração do órgão cessionário não estava sendo computada no cálculo da contribuição men-
sal e do custeio, sendo tal fato relatado no Relatório de Auditoria nº 13/2015.
Em análise verificamos que, a partir de fevereiro de 2016, foram adotados os procedimentos
visando a atualização das contribuições e custeios do servidor incluindo na base de cálculo a remu-
neração do órgão cessionário, bem como o início do desconto dos valores pagos a menor, no mon-
tante de R$ 2.169,67, o qual foi dividido em 10 parcelas de R$ 216,97.
Sobre o valor das parcelas, detectamos que estavam em desacordo com o art. 46, §1º, da Lei
nº 8.112/90, o qual define que “o valor de cada parcela não poderá ser inferior ao correspondente a
dez por cento da remuneração, provento ou pensão”, sendo que tal impropriedade foi relatada na
Nota de Auditoria nº 15/2016, de 18/3/2016, havendo recomendação à unidade para que providen-
ciasse os devidos acertos.
Em resposta a unidade informou que a Divisão de Pagamento de Pessoal foi orientada
a enquadrar os ressarcimentos aos ditames da lei. Em consulta a ficha financeira verificamos
que foi adotado a correção do valor das parcelas, entretanto, constatamos que não houve
continuidade do ressarcimento, tendo em vista que o servidor entrou em gozo de licença
sem vencimento.
Assim, esta situação será monitorada pela AUDIN nas próximas auditorias.
55/114
4. GOVERNANÇA NA GESTÃO DE PESSOAS
4.1. LEVANTAMENTOS DE GOVERNANÇA NA GESTÃO DE PESSOAS
A gestão de pessoas na administração pública brasileira passa por exigência de redução de
gastos, maior atenção ao atendimento do cidadão, necessidade de profissionalização na gestão, foco
em produtividade, dentre outras tendências, com vistas a contribuir com o alcance dos objetivos
institucionais.
Nesse sentido, em 2013, o Tribunal de Contas da União – TCU realizou
levantamento acerca da governança pública na área de pessoal, buscando assim
conhecer e avaliar a situação da governança e da gestão de pessoas dos órgãos da
Administração Pública Federal com o intuito de identificar os pontos mais vulneráveis e
induzir melhorias nessa área.
O referido levantamento se baseou em informações coletadas por meio de
questionário, contendo 88 perguntas, sendo que 305 organizações da Administração Pública
o responderam (92% da amostra selecionada), dentre as quais os quatro ramos do MPU.
Este foi o 1° Levantamento de Governança e Gestão de Pessoas do TCU – Ciclo 2013.
O resultado da avaliação revelou, de modo geral, que, em regra, os respondentes
apresentaram baixa capacidade em quase todos os componentes do modelo de
avaliação utilizado no referido levantamento, sendo verificadas significativas
deficiências nos sistemas de governança e gestão de pessoas da maioria das
organizações avaliadas, o que certamente estava comprometendo a capacidade de
gerar resultados e benefícios para a sociedade, além de expô-las a riscos relevantes.
A fim de induzir melhoria na situação encontrada, o TCU proferiu o Acórdão
3.023/2013-Plenário, na sessão do dia 13/11/2013, recomendando a adoção de
medidas para promover maior comprometimento da alta administração dos órgãos da
Administração Pública Federal com a eficiência, efetividade e transparência da gestão
56/114
de pessoas, de sorte que o esforço laborativo de cada organização pudesse ser mais bem
alocado proporcionando a produção de melhores resultados para a sociedade.
Já no exercício de 2016 o TCU aplicou novo questionário, contendo 96 perguntas,
para coletar dados a serem utilizados no 2° Levantamento de Governança e Gestão de
Pessoas – Ciclo 2016, o qual visa avaliar a situação atual e a evolução da governança e da
Gestão de Pessoas na Administração Pública Federal.
Diante do exposto e tendo em vista que o Ministério Público do Distrito Federal e Territórios
foi um dos Órgãos participantes, tanto do 1° Levantamento – Ciclo 2013, quanto do 2° Levantamento
– Ciclo 2016, foi solicitado à unidade – SGP que informasse acerca das providências que foram e
serão adotadas de forma a atender às recomendações do TCU exaradas no Acórdão 3.023/2013-
Plenário e de forma a implementar as práticas de boa Governança listadas pelo TCU nos dois
levantamentos efetuados. Além disso, também foi solicitado à unidade que encaminhasse as
respostas enviadas ao TCU referente ao questionário do último levantamento efetuado, ou seja, as
respostas ao questionário do levantamento do ciclo de 2016.
Analisando as respostas da unidade quanto ao estágio de implementação das práticas de
boa governança e gestão de pessoas, constatamos a seguinte situação, representada graficamente:
Constata-se que a unidade ainda possui 21% das boas práticas de governança e
gestão de pessoas em estágio inicial.
Estágio inicial21%
Estágio intermediário
23%
Estágio avançado56%
ESTÁGIOS DE IMPLEMENTAÇÃO DAS PRÁTICAS DE GOVERNANÇA NA GESTÃO DE
PESSOAS
57/114
Tendo em vista as informações apresentadas pela unidade quanto às providências
que estão sendo adotadas de forma a implementar e aperfeiçoar as boas práticas de
governança na gestão de pessoas recomendadas pelo TCU, constatamos o achado de
auditoria descrito a seguir:
4.1.1. ACHADO DE AUDITORIA
Ausência de adoção de providências para a implementação das seguintes práticas
de boa governança na gestão de pessoas:
Boa prática de Governança
Providência adotada
Item 89.
Executa procedimentos para identificar as causas que influen-ciam a movimentação dos colaboradores dentro da organização
Não foram informadas providências até a data do fechamento da auditoria.
Item 90.
Utiliza as informações relativas às causas de movimentação in-terna para promover melhorias na gestão organizacional
Não foram informadas providências até a data do fechamento da auditoria.
4.2. ADEQUABILIDADE DA FORÇA DE TRABALHO
Avaliamos neste item a adequabilidade da força de trabalho tanto em termos quantitativos
quanto em termos qualitativos.
Adequabilidade da força de trabalho em termos quantitativos
Tendo em vista avaliar a adequação do quadro de pessoal do MPDFT em termos
quantitativos, a SGP foi instada a se manifestar acerca da existência de procedimentos
técnicos para definir o quantitativo necessário de pessoal por unidade organizacional.
A unidade se manifestou quanto a essas questões mediante o Ofício 123/2016 –
SGP/MPDFT, de 16/09/16, da seguinte forma:
“No MPDFT, para o dimensionamento da força de trabalho, está sendo desenvolvido pela
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Secretaria de Planejamento, por meio da Divisão de Análise Administrativa, os serviços de Mapeamento de Processos e Análise Administrativa. Neste trabalho são estabelecidos os recursos humanos, materiais e tecnológicos necessários para que a atividade das áreas sejam desempenhadas de maneira mais adequada. No que se refere, especificamente, aos recursos humanos são identificados os recursos atuais, os recursos necessários e os recursos ideais, tomando como base principalmente os processos de trabalho, além da análise da demanda, da complexidade e do volume de tarefas de cada área.
Como rotina de solução para as demandas levantadas, todas as Análises Administrativas com o seu diagnóstico situacional, no que se refere à necessidade de recursos humanos, são encaminhadas à Secretaria de Gestão de Pessoas, por meio da Assessoria de Políticas Institucionais. Registramos que até o momento temos 57% das Unidades da Instituição mapeadas.
Cabe ressaltar, ainda, que atualmente no MPDFT está estabelecido um padrão de estrutura mínima para a criação e implantação de uma Coordenadoria Administrativa de Promotoria de Justiça com no mínimo, cinco ofícios (Promotorias de Justiça).”
Diante do informado, constatamos que encontra-se em andamento o estudo do
dimensionamento da força de trabalho, já tendo sido efetivado em 57% das Unidades da
Instituição; já a movimentação interna vem priorizando a manutenção do quadro de pessoal
já existente nas unidades, redução da desigualdade no número de servidores entre as
circunscrições e as situações emergenciais definidas pela Administração Superior.
Adequabilidade da força de trabalho em termos qualitativos
Visando avaliar a adequação do quadro de pessoal do MPF em termos qualitativos, a uni-
dade foi instada a se manifestar acerca da implementação da gestão por competências, a qual busca
mapear e fomentar as competências requeridas para o atingimento dos objetivos estratégicos do
órgão.
O MPDFT informou que adotou formalmente o modelo de gestão por competências
em 2014 e vem gradativamente incorporando aos processos de gestão de pessoas.
Entretanto, foram mapeadas apenas as competências comuns e gerenciais, não sendo ainda
mapeadas as competências específicas. A forma adotada para reduzir o GAP de
competências do quadro de pessoal tem sido treinamento para capacitação nas
competências já mapeadas.
Diante do exposto, contata-se que a unidade tem envidado esforços no sentido de
adequar sua força de trabalho tanto em termos quantitativos quanto qualitativos, sendo que
59/114
o processo visando ao atingimento da referida adequabilidade será monitorado pela AUDIN
nas próximas auditorias.
4.3. INDICADORES GERENCIAIS DE RECURSOS HUMANOS
De acordo com Takashina e Flores (1996, p. 19), “indicadores são formas de representação
quantificáveis das características de produtos e processos. São utilizados pela organização para con-
trolar e melhorar a qualidade e o desempenho dos seus produtos e processos ao longo do
tempo”.
Em documento da Secretaria de Gestão do Ministério do Planejamento (2009), parte do
Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização, os indicadores são definidos como “mé-
tricas que proporcionam informações sobre o desempenho de um objeto (seja governo, política, pro-
grama, organização, projeto), com vistas ao controle, comunicação e melhoria”. Os indicadores são
essenciais ao planejamento e controle dos processos organizacionais, pois estabelecem medi-
das verificadoras do alcance das metas e objetivos, sinalizam o rumo que a organização está
seguindo e oferecem melhor respaldo para tomada de decisão da gerência (Pinto, 2006).2
Tendo em vista avaliar a qualidade dos indicadores gerenciais de recursos humanos
do MPDFT, foi solicitado à unidade que informasse quais são os indicadores existentes, sua
fórmula, o que pretende medir, fonte e metodologia dos dados, data e resultado da última
medição e meta a ser alcançada.
A unidade enviou a seguinte tabela:
2 http://www.anpad.org.br/diversos/trabalhos/EnAPG/enapg_2012/2012_EnAPG254.pdf
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NOME DO INDICADOR
O QUE O INDICADOR PRETENDE
MEDIR
META FÓRMULA
DO INDICADOR
FONTE
DE DADOS
METODOLOGIA DE OBTENÇÃO
DOS DADOS
VALOR MENSURADO
E DATA DA MENSURAÇÃO
2011 2012 2013 2014 2015
Índice de capacitação
Mede a eficácia do MPDFT em capacitar
membros e servidores
nas competências
definidas
2
Número de participações
em cada curso
realizado / Total de
membros e servidores
Listas de
presença dos cursos
Aplicação da fórmula na base
de dados 2,39 1,29 1,51 1,13 2,31
Índice de cumprimento do plano de capacitação
Mede a eficácia do MPDFT em capacitar os membros e servidores
nas competências definidas no
plano de capacitação
80%
Percentual das ações de treinamento realizadas / Número de
ações de treinamento planejadas
Plano
de Capacit
ação
Aplicação da fórmula na base
de dados 75% 91% 75% 80% 84%
Índice de satisfação
com os treinamentos
Mede o grau de satisfação dos treinados
quanto ao treinamento
recebido 4,7
Relatório final de avaliação de curso com
índice de satisfação igual ou
maior do que a respectiva
meta (meta = 5)
Avaliação de reação
Pesquisa de satisfação
4,45 4,4 4,58 4,66 4,69
61/114
NOME DO INDICADOR
O QUE O INDICADOR PRETENDE
MEDIR
META FÓRMULA
DO INDICADOR
FONTE
DE DADOS
METODOLOGIA DE OBTENÇÃO
DOS DADOS
VALOR MENSURADO
E DATA DA MENSURAÇÃO
2011 2012 2013 2014 2015
Índice de crescimento
técnico
Mede a quantidade
de servidores que
adquiriram alguma
capacitação técnica
(especialização, mestrado, doutorado)
após ingresso no MPDFT
20
Quantitativo de servidores
que adquiriram
alguma capacitação técnica no
período (ano)
Secor
Aplicação da fórmula na base
de dados 9 15 10 43 32
Efetividade de ações de
ambiência organizaciona
l
Mede a capacidade do DGP em
executar com efetividade as
ações propostas no
painel de contribuição
70%
Percentual de ações do DGP
executadas com
efetividade*
Secplan Aplicação da
fórmula na base de dados
___ 95% 44% 70% 67%
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NOME DO INDICADOR
O QUE O INDICADOR PRETENDE
MEDIR
META FÓRMULA
DO INDICADOR
FONTE
DE DADOS
METODOLOGIA DE OBTENÇÃO
DOS DADOS
VALOR MENSURADO
E DATA DA MENSURAÇÃO
2011 2012 2013 2014 2015
Retenção de Talentos
Mede a capacidade
do MPDFT de reter os seus
talentos
< 5%
Total de servidores
que ingressaram
no MPDFT no período – total de
servidores que perderam o vínculo com o MPDFT no
período (excluir
mortes e aposentadorias) / Total de servidores no
início do período
SGP Aplicação da
fórmula na base de dados
___ 4,2% 14,8% 7,9% 8%
Índice de compatibili-
dade do quadro
funcional
Mede o grau de adequação das unidades em termos de
possuir lotação
adequada (quantidade e competência)
60%
Total de unidades
com lotação adequada
(quantidade e competência)
/ Total de unidades
SGP Aplicação da
fórmula na base de dados
___ 66,3% 83,9% 66,3% 57%
*Conforme informação prestada posteriormente pela unidade por email, a fórmula consiste no índice de realização física do Painel de Contribuição da Secretaria de Gestão de Pessoas, ou seja, no percentual de ações prevista pela SGP para o ano e a quantidade de ações efetivamente realizadas pela unidade.
Por meio do quadro exposto, verificamos que a unidade possui 7 Indicadores
Gerenciais de Recursos Humanos, para os quais houve estipulação de metas e de fórmulas,
definição do que pretende medir e da fonte e metodologia dos dados. As medições foram
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realizadas a partir de 2011, demonstrando que há cinco exercícios a unidade vem
controlando o atingimento das metas estipuladas.
4.4. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO/METAS INDIVIDUAIS
Neste item foi avaliada a qualidade da avaliação de desempenho e a existência de
metas individuais a serem cumpridas pelo quadro de pessoal. Tendo em vista estas
avaliações, enviamos à unidade questionário com perguntas acerca do método de avaliação
de desempenho e de sua qualidade.
Diante das informações prestadas, constatamos que, embora a unidade tenha
classificado em nível 4 (em uma escala de 0 a 5) a capacidade de seu sistema de avaliação
de desempenho em refletir o desempenho efetivo dos avaliados, a inexistência de avaliação
sistemática e periódica acerca da qualidade do método da avaliação de desempenho por
parte da unidade e também a ausência de adoção de prática para averiguar se as avaliações
de desempenho estão sendo adequadas denota que a avaliação da qualidade do método
feita pela unidade não é assertiva e precisa.
Quanto a este ponto cabe ressaltar que a unidade informou que:
“É importante observar que o método de avaliação de desempenho adotado hoje pelo MPDFT segue as regulamentações e direcionamentos da Procuradoria-Geral da República, significa dizer que a instituição não é totalmente autônoma para decidir e implantar metodologia de avaliação de desempenho.”
Quanto à implementação de metas individuais para o quadro de pessoal do MPDFT,
a unidade informou que não há prazo para adoção, pois está dependente da implementação
do projeto de gestão por competências para que possam ser implementadas metas setoriais
e individuais.
Diante do exposto e tendo em vista que a unidade está implementando a gestão por
competências e que segue as regulamentações da PGR no que tange às avaliações de
desempenho, informamos que a AUDIN monitorará o total mapeamento da competências
e a adesão do MPDFT às novas regulamentação da PGR referentes à nova metodologia de
64/114
avaliação de desempenho.
4.5. TREINAMENTOS
A prestação de serviços públicos de excelência tem se mostrado um imperativo na Admi-
nistração Pública, sendo que para tal objetivo ser alcançado fazem-se necessários investimentos em
treinamento e desenvolvimento do quadro de pessoal dos órgãos públicos, de forma a desenvolver
competências que possibilitem o atendimento dos objetivos estratégicos definidos. Entretanto, tam-
bém deve ser considerada a boa gestão do dinheiro público, avaliando o custo X benefício dos in-
vestimentos feitos, buscando assim atingir a melhor qualidade na prestação dos serviços, mas a cus-
tos razoáveis.
Entretanto, em que pese a necessidade de investimentos nas ações de treinamento e de-
senvolvimento do quadro de pessoal, deve sempre ser avaliado o retorno proporcionado ao órgão
pelos referidos investimentos. É necessário avaliar se tem havido o retorno esperado, de forma a
adotar providências cabíveis, se for o caso, para garantir a efetividade das ações de treinamento.
Objetivando conhecer a qualidade do processo de treinamento e desenvolvimento da força
de trabalho do MPDFT, foram avaliados, por meio de perguntas e pedidos de informações à SGP, os
seguintes pontos:
a) Valor investido em ações de treinamento e desenvolvimento nos exercícios de
2015 e 2016;
b) Forma de controle acerca da qualidade e efetividade das ações de treinamento e
desenvolvimento;
Conforme informações prestadas pela unidade, a avaliação de reação aos
treinamentos tem taxa de resposta de 80% e, juntamente com outros critérios, serve de
parâmetro para selecionar ações de capacitação, conforme determina o art. 9º, §2º, da
Portaria PGR nº 198/2011, que prevê que “O resultado da avaliação de cada ação realizada
deverá ser considerado no planejamento das próximas ações, com vistas ao aprimoramento
contínuo dessas ações.”
A avaliação de impacto, forma mais assertiva de monitoramento dos resultados de
65/114
treinamento, é considerada pela unidade como uma necessidade para melhoria contínua
das ações de capacitação e vem sendo aprimorada, passando a ser utilizada mediante
formulário eletrônico, para facilitar o envio das respostas. No entanto, a unidade informou
que há limitações de pessoal que impedem sua expansão.
Diante do exposto, concluímos que a unidade está envidando esforços para
aperfeiçoamento do controle da qualidade das ações de treinamento.
5. ACUMULAÇÃO DE CARGOS/PROVENTOS/PENSÕES
Neste item avaliamos a regularidade das acumulações de
cargos/proventos/pensões e a qualidade do controle da unidade em propiciar segurança
razoável no atingimento do objetivo de aderência às normas e regulamentações aplicáveis
com relação a: legalidade das acumulações, regularidade no pagamento de benefícios e
compatibilidade da jornada de trabalho.
Objetivando conhecer o sistema de controle da unidade sobre as acumulações de
cargos, foi aplicado questionário e solicitado que fossem enviados os casos de acumulações
de forma a avaliar sua regularidade.
Da análise das informações apresentadas, constatamos os achados de auditoria a
seguir descritos:
5.1. ACHADOS DE AUDITORIA
I – Incompatibilidade de jornada de trabalho no caso dos servidores que acumulam cargos efetivos e cargos em comissão.
Por meio da análise das informações apresentadas detectamos incompatibilidade
de jornadas de trabalho dos servidores listados na tabela a seguir, tendo em vista que a
nomeação ou designação para o exercício de cargo em comissão ou função de confiança
impõe ao servidor, mesmo que originalmente ocupante de cargo efetivo com regime
especial de trabalho, regime de dedicação integral, de acordo com o disposto no art.14 e §
66/114
4° do art. 19 da Portaria PGR/MPU n° 707, de 20 de dezembro de 2006, in verbis:
“Art. 14. Os ocupantes de função de confiança e cargo em comissão estão sujeitos ao regime de integral dedicação ao serviço, podendo ser convocados para o trabalho fora do horário do cumprimento da jornada de trabalho, sempre que houver interesse da administração ou necessidade do serviço. (Redação dada pela Portaria PGR/MPU nº 61, de 22 de julho de 2016)” (...)
“art. 19. Os serviços ou postos de saúde do Ministério Público da União funcionarão, preferencialmente, em regime contínuo e ininterrupto de 12 (doze) horas, com a elaboração de escalas ou turnos. (...) § 4º Os analistas e técnicos de saúde ocupantes de função de confiança ou cargo em comissão cumprirão a jornada de trabalho fixada para a respectiva especialidade, podendo ser convocados para o desempenho de suas atribuições fora do horário, em observância ao regime de integral dedicação e sempre que o interesse da Administração ou a necessidade do serviço exigir. (Redação dada pela Portaria PGR/MPU nº 61, de 22 de julho de 2016)
Tal entendimento foi corroborado nos pareceres SEORI/AUDIN-MPU n°964/2015 e
1.734/2016.
Dessa forma, os servidores ocupantes de CC/FC devem observar o regime de
integral dedicação, sendo que a jornada no órgão onde ocorre a acumulação deve ser fora
do horário do exigido pelo regime de integral dedicação ao serviço.
MAT
CARGO EFETIVO NO MPDFT
CARGO EM COMI-SÃO / FUNÇÃO DE CONFIANÇA NO MPDFT
JORNADA NO MPDFT
JORNADA NO OUTRO ÓRGÃO
967
ANALISTA DO MPU / MEDICINA / CARDIO-LOGIA
Secretário de Atendimento à Saúde (CC-05)
Servidor dispensado do controle de fre-quência
Ter, Qua e Qui – 13h às 17h
3746
ANALISTA DO MPU / MEDICINA / FISIATRIA
Chefe de Setor
(FC-03)
Seg e Sex – 8h às 13h
Ter e Qua – 12h30 às 15h30
Qui – 12h30 às 16h30
Seg e Sex - 13 às 18h
Ter, Qua e Qui – 7h às 12h
1337
ANALISTA DO MPU / APOIO TECNICO ESPE-CIALIZADO / GESTAO PUBLICA
Chefe de Divisão
(CC-02)
Seg, Ter, Qua, Qui e Sex –
12h às 19h
Seg, Ter, Qua, Qui e Sex –
7h25 às 12h25
e 19h às 23h
67/114
II - Ausência de intervalos e sobreposição entre jornadas cumpridas em órgãos
onde ocorre a acumulação de cargos. Mediante análise dos dados relativos às jornadas de trabalho fixadas no caso das acumula-
ções de cargos, detectamos, a exemplo dos casos citados na tabela a seguir, ausência de intervalos
e sobreposição de jornadas.
MAT
CARGO EFETIVO NO MPDFT
CARGO EM COMI-SÃO / FUNÇÃO DE CONFIANÇA NO MPDFT
JORNADA NO MPDFT
JORNADA NO OUTRO ÓRGÃO
3746
ANALISTA DO MPU / MEDICINA / FISIATRIA
Chefe de Setor
(FC-03)
Seg e Sex – 8h às 13h
Ter e Qua – 12h30 às 15h30
Qui – 12h30 às 16h30
Seg e Sex - 13 às 18h
Ter, Qua e Qui – 7h às 12h
1337
ANALISTA DO MPU / APOIO TECNICO ESPE-CIALIZADO / GESTAO PUBLICA
Chefe de Divisão
(CC-02)
Seg, Ter, Qua, Qui e Sex –
12h às 19h
Seg, Ter, Qua, Qui e Sex –
7h25 às 12h25
e 19h às 23h
III – Pagamentos cumulativos de benefícios no MPDFT e no órgão onde ocorre a acu-
mulação de cargos.
Confrontando os dados apresentados pela unidade com a ficha financeira no MPDFT, cons-
tatamos pagamento de auxílio-alimentação em duplicidade à servidora mat. 4696, a qual acumula
cargos no MPDFT (Técnico do MPU/Apoio Técnico Administrativo/Tecnologia da Informação e Co-
municação) e na Secretaria de Estado de Educação do DF (Professor de Educação Básica), em desa-
cordo com a Portaria PGR N.º 666, de 12.12.96:
“Art. 3º (...)
Parágrafo único - Os membros e servidores que acumulem cargos na forma da Constituição, farão jus à percepção de um único Auxílio-Alimentação, mediante opção.”
Planilha enviada pela unidade:
68/114
Ficha financeira no MPDFT:
IV - Indícios de possível acumulação indevida de cargos dos Membros/servidores detectados em auditoria do TCU.
Indícios de possível acumulação indevida de cargos dos Membros/servidores abaixo, tendo em vista
os achados apontados em recente auditoria efetuada pelo TCU na unidade, conforme tabela a seguir:
69/114
MAT. CARGO NO MPDFT POSSÍVEL CARGO/PROVENTOS
ACUMULADOS
SE RECADASTROU EM 2015?
DECLARAÇÃO DE ACUMULAÇÃO DE
CARGOS
4821 TÉCNICO DO MPU / APOIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO /
ADMINISTRAÇÃO
ASSITENTE - EMBRAPA Sim Declarou não acumulação
5141 TÉCNICO DO MPU / APOIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO /
ADMINISTRAÇÃO
SEGUNDO SARGENTO - AERONÁUTICA
Não, pois a servidora ingressou após a realização
do recadastramento (em 15/03/2016).
Declarou não acumulação no momento da posse
458 PROMOTOR DE JUSTIÇA PROVENTOS DE CAPITÃO – POLÍCIA
MILITAR
- -
4555 TÉCNICO DO MPU / APOIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO /
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO E COMUNICAÇÃO
ANALISTA - EMPBRAPA Sim Declarou não acumulação
4887 ANALISTA DO MPU / APOIO JURÍDICO / DIREITO
MEMBRO DE ÓRGÃO DE DELIBERAÇÃO
COLETIVA - DETRAN
Sim Declarou não acumulação
5081 TÉCNICO DO MPU / APOIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO /
SEGURANÇA INSTITUCIONAL E TRANSPORTE
ASSISTÊNCIA PÚBLICA À SAÚDE –
SECRETARIA DE ESTADO DA SAÚDE
Não, pois o servidor ingressou após a realização
do recadastramento (em 24/11/2015).
Declarou não acumulação no momento da posse
4732 TÉCNICO DO MPU / APOIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO /
ADMINISTRAÇÃO
ANALISTA JUDICIÁRIO - TSE
Sim Declarou não acumulação
1820 TÉCNICO DO MPU / APOIO TÉCNICO ADMINISTRATIVO /
SEGURANÇA INSTITUCIONAL E TRANSPORTE
MÉDICA DO QPDF – SECRETARIA DE
ESTADO DA SAÚDE
Sim Declarou não acumulação
V - Ausência de pesquisa em base de dados externa.
Quando perguntada acerca da qualidade de seus controles internos administrativos
em assegurar a regularidade da acumulação de cargos, a unidade informou que não possui
pesquisa com base de dados externa, de forma a averiguar possíveis acumulação de cargos.
6. .......................................................................... CESSÃO
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Neste item, avaliamos a qualidade do processo de cessão em proporcionar
segurança razoável no atingimento do objetivo de aderência às normas e regulamentações
aplicáveis com relação a: regularidade da cessão, correção no pagamento de benefícios e
qualidade dos registros na base cadastral.
Para esta avaliação enviamos questionário à unidade e solicitamos que fossem
informados os casos de cessão.
Por meio da análise dos dados apresentados, constatamos que o MPDFT possui
atualmente 31 servidores cedidos, todos para órgãos da União e com consequente ônus
para o MPDFT.
Avaliando as respostas ao questionário e as outras informações prestadas pela
unidade, foram detectados os achados de auditoria descritos a seguir:
6.1 ACHADOS DE AUDITORIA
I –Inconsistência de informações no sistema Mentorh quanto aos servidores cedidos.
Confrontando os dados enviados pela unidade com os registros no sistema Mentorh,
detectamos inconsistências, tendo em vista que a unidade enviou informações que os
servidores mat. 3609, 3975, 4230 e 4364 exercem FC/CC, mas não há informação no sistema
com respeito ao exercício das referidas FC/CC, conforme telas a seguir:
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II – Ausência de registro da remuneração no órgão cessionário no sistema Mentorh.
Por meio da análise dos dados apresentados, detectamos ausência de registro no
“Cadastro de Remuneração Externa”, a exemplo dos servidores cedidos mat. 2081 e 4170.
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7. REQUISIÇÃO
Neste item, avaliamos a qualidade do processo de requisição em proporcionar segurança
razoável no atingimento do objetivo de aderência às normas e regulamentações aplicáveis com re-
lação à regularidade da requisição, correção nos pagamentos de benefícios e qualidade dos registros
na base cadastral.
Foi aplicado questionário à unidade visando conhecer a qualidade do referido processo,
sendo também solicitado informações acerca dos atuais servidores requisitados.
Conforme informações prestadas pela unidade, constatamos que o MPDFT possui
atualmente 174 servidores requisitados, sendo 4 com ônus ao MPDFT.
Avaliando as informações prestadas, foram detectados os achados de auditoria
descritos a seguir:
7.1. ACHADOS DE AUDITORIA
Ausência dos comprovantes de reembolso dos servidores requisitados com
ônus ao MPDFT
Analisando as informações prestadas, detectamos ausência de documentos relativos
aos reembolsos dos servidores requisitados com ônus ao MPDFT matrs. 5147 e 5152,
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conforme solicitação da AUDIN. Instada a se manifestar a unidade informou que efetua o
reembolso do servidor mat. 5152 ao órgão de origem, sem contudo ter enviado o
comprovante de reembolso; quanto ao servidor mat. 5147 a unidade informou que ainda
não realiza os reembolsos referentes à sua remuneração, mas que está tomando
providências para a regularização da situação.
8. ADICIONAL DE INSALUBRIDADE/PERICULOSIDADE
Neste item, avaliamos a qualidade do processo de concessão dos adicionais de
insalubridade/periculosidade em afiançar segurança razoável no atingimento do objetivo de
aderência às normas e regulamentações aplicáveis com relação à regularidade nos
pagamentos, lotação em locais periciados e controle das alterações desses ambientes.
Foi aplicado questionário à unidade visando conhecer o referido processo e
solicitado que fossem informados os beneficiários dos referidos adicionais.
Da análise dos dados apresentados constatou-se que, atualmente, 35 servidores
estão recebendo adicional de insalubridade e 4 estão recebendo adicional de
periculosidade. Ressalte-se que não há pagamentos de gratificação por trabalhos com raio-
X.
Avaliando as informações prestadas pela unidade foram detectados os achados de
auditoria descritos a seguir:
8.1. ACHADOS DE AUDITORIA
I – Ausência de respaldo de laudo técnico individual que comprove a exposição
em caráter habitual e permanente no caso de servidores ocupantes de função de chefia
ou direção.
Ausência de respaldo de laudo técnico individual a exemplo dos servidores mat.
3746 e 967, ocupantes dos cargos ANALISTA DO MPU/MEDICINA/FISIATRIA e ANALISTA DO
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MPU/MEDICINA/CARGIOLOGIA, em exercício da função de Chefe de Setor - FC-03 e
Secretário de Atendimento à Saúde – CC-05, respectivamente, e beneficiários do adicional
de insalubridade.
De acordo com o art. 11, inciso IV, da Orientação Normativa n° 6, de 18 de março de 2013:
Art. 11. Não geram direito aos adicionais de insalubridade e periculosidade as atividades:
(...)
IV - em que o servidor ocupe função de chefia ou direção, com atribuição de comando administrativo, exceto quando respaldado por laudo técnico individual que comprove a exposição em caráter habitual ou permanente.
Tendo em vista o disposto na norma, o servidor que ocupe função de chefia ou
direção, com atribuição de comando administrativo, não terá direito aos adicionais de
insalubridade ou periculosidade, exceto quando estiver respaldado por laudo técnico
individual que comprove a exposição em caráter habitual ou permanente.
II - Ausência de controle das alterações de lotação, no ambiente ou nos processos de
trabalho.
Quando questionada acerca do controle da regularidade do pagamento dos adicionais, a
unidade assim se manifestou:
“Não é realizado o controle de alterações no ambiente ou dos processos de trabalho ou da legislação vigente acerca do pagamento de adicional de periculosidade/insalubridade.”
Vejamos o que diz a legislação sobre o assunto:
ART. 10, § 3° DA ORIENTAÇÃO NORMATIVA Nº 6, DE 18 DE MARÇO DE 2013 “§ 3º O laudo técnico não terá prazo de validade, devendo ser refeito sempre que houver alteração do ambiente ou dos processos de trabalho ou da legislação vigente.”
Tendo em vista o disposto na norma, constata-se que não há necessidade de
renovação anual do laudo, desde que haja controle da alteração de lotação, do ambiente
ou dos processos de trabalho. Entretanto a unidade informou que tal controle não é feito.
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9. TELETRABALHO
Este item buscou verificar o quantitativo de servidores que se encontram em regime
de teletrabalho no MPDFT, o cumprimento das metas estabelecidas e o parecer das chefias
imediatas.
Sobre o assunto a Portaria PGR/MPU n° 110, de 11 de dezembro de 2015 que rege
o teletrabalho no MPU assim dispõe:
“Art. 2º A realização de trabalhos do Ministério Público da União fora de suas dependências ocorrerá, a princípio, por 12 (doze) meses a título de experiência-piloto, devendo ser realizadas avaliações trimestrais dos resultados auferidos.
Art. 6º A realização do teletrabalho é de adesão facultativa dos ramos do Ministério Público da União - MPU e da Escola Superior do Ministério Público da União - ESMPU a ser adotada a critério do gestor da unidade macro, em razão da conveniência do serviço, a pedido do servidor interessado, não constituindo direito, nem dever deste, sendo restrita às atribuições em que seja possível, em razão da característica do serviço, mensurar objetivamente a produtividade do servidor.
Art. 7º A estipulação de metas de desempenho diárias, semanais ou mensais, alinhadas ao Planejamento Estratégico de cada ramo do MPU e ao Plano de Desenvolvimento Institucional da ESMPU, é requisito para a implantação do teletrabalho na unidade.
Parágrafo único. As chefias imediatas estabelecerão as metas e prazos a serem alcançados, observados os parâmetros da razoabilidade e, sempre que possível, em consenso com os servidores.”
Tendo em vista as informações prestadas pela unidade, constatou-se que,
atualmente, o MPDFT possui 78 servidores em regime de teletrabalho.
Após a avaliação dos dados, foram detectados os achados de auditoria descritos a
seguir:
9.1. ACHADOS DE AUDITORIA
I - Ausência de metas que possam ser objetivamente mensuráveis, em desacordo com
o disposto no art. 6º da Portaria PGR/MPU nº 110/2015;
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Avaliando as informações prestadas pela unidade detectamos ausência de objetividade na
estipulação de determinadas metas, em desacordo com o art. 6° da Portaria PGR/MPU nº 110/2015
antes descrito, conforme demonstra quadro a seguir:
II – Ausência de Relatório Trimestral acerca dos resultados obtidos com o teletrabalho.
A unidade informou que parte dos setores que adotaram o teletrabalho
apresentaram, em agosto de 2016, Relatórios Trimestrais com informações referentes aos
resultados alcançados pela iniciativa nos períodos de maio a julho. Informou, ainda, que os
resultados alcançados pelos servidores em teletrabalho relativos ao período de agosto a
outubro seriam encaminhados pelos setores em novembro de 2016.
Entretanto a unidade também informou que alguns setores ainda não
encaminharam o Relatório Trimestral de Teletrabalho referente aos resultados alcançados
pela iniciativa nos períodos de maio a julho, apesar do envio de mensagem eletrônica
solicitando a apresentação do mencionado documento, em desatendimento às disposições
do inciso III, do art. 13, da Portaria PGR nº 110/2015, in verbis:
“Art. 13. São deveres da chefia imediata:
(...)
III – encaminhar relatório trimestral ao gestor da unidade macro com a relação de servidores, as dificuldades verificadas e quaisquer outras situações detectadas que possam auxiliar no desenvolvimento do teletrabalho, bem assim os resultados alcançados, inclusive no que concerne ao incremento da produtividade”.
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10. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DISCIPLINARES
Neste item, avaliamos a qualidade do trâmite dos Processos Administrativos Disciplinares
em propiciar segurança razoável no atingimento do objetivo de aderência às normas e regulamen-
tações aplicáveis com relação à efetiva implementação das penalidades advindas desses processos.
Foi enviado questionário à unidade e solicitado que fossem informados os casos de PAD
que resultaram em algum tipo de penalidade nos últimos três anos.
Em análise aos documentos apresentados pela unidade, verificamos a ausência de acerto
financeiro decorrente da aplicação da penalidade de demissão ao servidor mat. 4665, ocorrida em
29.03.2016.
Em contato com a unidade, foi informado que o processo encontra-se em análise com a
direção superior, aguardando orientação quanto ao acerto a ser efetuado, tendo em vista haver ou-
tros valores a serem recebidos e ressarcidos pelo servidor.
11. ÓBITOS
Neste item avaliamos a qualidade dos sistemas de controle interno da unidade em
garantir segurança razoável de que não haja pagamentos indevidos após a data de óbito
dos membros/servidores inativos e dos pensionistas.
Foi solicitado à unidade que respondesse a um questionário, o qual buscou
conhecer a qualidade dos referidos sistemas de controle, além de informações sobre óbitos
nos últimos quatro anos.
Após a avaliação dos dados, foram detectados os achados de auditoria descritos a
seguir:
11.1. ACHADOS DE AUDITORIA
I – Ausência de acerto financeiro de valores pagos após a data do óbito de
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pensionista falecido.
Na análise dos dados enviados pela unidade, verificamos que foi pago ao
pensionista de matrícula 1231, falecido em 31/10/2012, o valor integral do benefício em
novembro/2012, sem que tenha registro dos acertos financeiros pertinentes em ficha
financeira, conforme demonstra figura a seguir:
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II - Possibilidade de melhorias no controle da detecção tempestiva dos óbitos
de pessoal inativo e pensionista, evitando pagamentos indevidos após a data de
falecimento.
Instada a se manifestar quanto à forma de verificação de possíveis óbitos nos quadros de
pensionistas e pessoal inativo, a unidade informou que o controle para evitar o pagamento indevido
de proventos e pensões após falecimento é realizado via recadastramento anual.
Em que pese a forma de controle adotada, a mesma não se mostra muito eficiente, haja
vista a sua intempestividade na detecção dos óbitos que podem ocorrer no intervalo de recadastra-
mento, podendo acarretar pagamentos indevidos.
Assim, como forma de fomentar a adoção de melhores práticas de gestão, verificamos nas
auditorias efetuadas que o MPF está em tratativas para aderir ao convênio firmado entre o Instituto
Nacional do Seguro Social (INSS) e o Conselho Nacional do Ministério Público para acesso ao Sis-
tema de Óbitos – SISOB.
Nesse sentido, entendemos como oportuno que a unidade avalie a conveniência de uma
possível adesão ao referido convênio de formar a minimizar o risco de pagamentos indevidos por
reconhecimento tardio dos óbitos de inativos e pensionistas.
12. CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS
O AICPA, American Institute of Certified Public Accountants (Comitê de
Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados),
por meio de Relatório Especial da Comissão de Procedimentos de Auditoria, definiu o
controle interno como sendo “o plano da organização e todos os métodos e medidas
coordenados, aplicados a uma empresa, a fim de proteger seus bens, conferir a
exatidão e a fidelidade de seus dados contábeis, promover a eficiência e estimular a
obediência às diretrizes administrativas.”
O COSO, Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
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(Comitê das Organizações Patrocinadoras), definiu controle interno como “um processo
levado a cabo pelo Conselho de Administração, Direção e outros membros da
organização com o objetivo de proporcionar um grau de confiança razoável na
concretização dos seguintes objetivos:
- Eficácia e eficiência dos recursos;
- Fiabilidade das informações financeiras;
- Cumprimento das leis e normas estabelecidas.”
Ante o exposto entendemos que o Controle Interno é o conjunto de
procedimentos, normas e práticas estabelecidos pela Gestão do Órgão com o objetivo
assegurar segurança razoável que seus objetivos sejam atingidos. Quanto ao Órgão de
Controle Interno (no caso a AUDIN-MPU), cabe a atribuição de avaliar a qualidade dos
controles internos administrativos implementados pela gestão do órgão.
Neste sentido, objetivando avaliar a qualidade dos Controles Internos
Administrativos da Secretaria de Gestão de Pessoas, foi aplicado questionário cujas
perguntas tiveram como modelo o COSO II.
Tendo em vista as respostas ao questionário, foram indicadas pela própria unidade
algumas fragilidades em seu sistema de controle interno, como por exemplo a ausência de
treinamento e conhecimento formal acerca das teorias que regem os Controles Internos
Administrativos (COSO I e II) e o Gerenciamento de Riscos (ISO 31.000 e 31.010);
ausência de formalização do gerenciamento de riscos em conformidade com a ISO 31.000 e
31.010; insuficiência de pessoal o que, segundo a unidade, reflete em falta de tempo para
revisão dos procedimentos; por fim, também citou que o sistema de gestão de pessoas não
abrange todas as necessidades e, considerando a diversidade dos temas tratados pela área
de RH, muitos procedimentos são realizados de forma manual, o que acarreta erros nos
processamentos das tarefas.
Diante do exposto, destacamos o achado de auditoria a seguir:
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12.1 ACHADO DE AUDITORIA
Ausência de treinamento e conhecimento formal acerca das teorias que regem os Con-troles Internos Administrativos (COSO I e II) e o Gerenciamento de Riscos (ISO 31.000 e 31.010) por parte dos servidores do RH e ausência de formalização do gerenciamento de riscos.
Em análise das informações apresentadas, foi constatado que a força de trabalho do setor
de RH do MPDFT não dispõe de conhecimento formal acerca dos melhores modelos de controles
internos administrativos e gerenciamento de riscos, além da SGP não possuir o gerenciamento de
riscos formalizado.
13. CONCLUSÕES
Tendo por base as análises preliminares, não foram detectadas impropriedades na gover-
nança, no sistema de controle interno e na aplicação das normas e regulamentações referentes à
gestão de pessoas, com exceção dos achados de auditoria 4.1.1, 5.1, 6.1, 7.1, 8.1, 9.1, 11.1 e 12.1,
para os quais propõe-se o encaminhamento do presente relatório de auditoria à Unidade Gestora,
recomendando que os Administradores apresentem esclarecimentos, informações, justificativas e/ou
providências eventualmente adotadas em relação às seguintes recomendações de auditoria:
13.1 Informar se a unidade possui pretensões de adotar providências para implementar as
boas práticas de governança e gestão de pessoas para as quais ainda não foram adotadas
medidas para implementá-las, detalhando quais serão as referidas medidas. Caso não haja
pretensões, informar a causa da opção por não fomentar as referidas práticas (Item 4.1.1).
13.2 Avaliar a situação dos servidores mat. 967, 3746 e 1337, os quais possuem
incompatibilidade de jornadas de trabalho ao acumularem cargos efetivos e CC/FC, tendo
em vista que a nomeação ou designação para o exercício de cargo em comissão ou função
de confiança impõe ao servidor regime de integral dedicação ao serviço, mesmo que
originalmente ocupante de cargo efetivo com regime especial de trabalho. (ITEM 5.1 - I)
13.3 Adotar providências de forma a regularizar os casos de ausência de intervalo ou
sobreposição de jornadas nos casos de acumulação de cargos (Item 5.1 – II).
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13.4 Providenciar a regularização do pagamento de benefícios em duplicidade à servidora mat. 4696,
a qual acumula cargos no MPDFT e no GDF, e aperfeiçoar os controles internos administrativos de
forma a evitar recorrência da impropriedade neste e em outros casos (ITEM 5.1 - III)
13.5 Apurar os possíveis indícios de acumulação de cargos apontados pelo TCU, informando
a AUDIN os resultados da apuração, inclusive quanto à legalidade da acumulação, da jornada
de trabalho e do pagamento de benefícios. (ITEM 5.1 - IV)
13.6 Avaliar a oportunidade e conveniência de efetuar pesquisa com base de dados externa
de forma a aperfeiçoar os mecanismos de controles internos da acumulação de cargos (item
5.1 - V).
13.7 Aperfeiçoar os registros no Sistema Mentorh de forma a que as informações registradas
sejam fidedignas (ITEM 6.1 - I)
13.8 Registrar no sistema Mentohr a remuneração externa recebida no órgão cessionário,
no caso dos servidores cedidos, tendo em vista que a referida remuneração entra na base
de cálculo da contribuição e custeio do Plan-Assiste, das reposições ao erário, entre outras
e aperfeiçoar os registros no Sistema Mentorh de forma a que as informações registradas
sejam fidedignas (ITEM 6.1 - II).
13.9 Encaminhar os comprovantes de reembolso dos servidores requisitados mats. 5147 e
5152 (ITEM 7.1)
13.10 Justificar o pagamento de adicional de insalubridade/periculosidade a servidor
ocupante de CC/FC que não está respaldado por laudo técnico individual que comprove a
exposição em caráter habitual ou permanente, adotando providências para regularizar a
situação, e aperfeiçoar as atividades de controle de forma a evitar recorrência da situação
(Item 8.1 - I).
13.11 Implementar ações para que haja controle das alterações de lotação, do ambiente ou
dos processos de trabalho, com vistas à continuidade do pagamento dos adicionais (item
8.1 - II).
13.12 Estabelecer metas em que seja possível mensurar objetivamente a produtividade do servidor,
conforme determina as regras vigentes (Item 9.1 – I)
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13.13 Adotar providências com vista a que seja observado o regulamento no quesito referente a
ausência de Relatório Trimestral dos servidores mats. 4406, 2264, 3443, 3140, 3024, 2668, 3174, 3015,
3666 e 3167, em regime de teletrabalho, referente ao período de maio a junho. (ITEM 9.1 - II)
13.14 Informar se houve ressarcimento relativo ao pagamento indevido após a data do óbito
ao pensionista mat. 1231 (ITEM 11.1 - I)
13.15 Avaliar a possibilidade e conveniência de uma possível adesão ao convênio firmado entre o
Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e o Conselho Nacional do Ministério Público para acesso
ao Sistema de Óbitos – SISOB de formar a minimizar o risco de pagamentos indevidos por reconhe-
cimento tardio dos óbitos de inativos e pensionistas. (Item 11.1 - II).
13.16 Avaliar a oportunidade e conveniência de promover treinamentos sobre controles internos
administrativos e gerenciamento de riscos ao quadro de pessoal do RH e de proceder a formalização
do gerenciamento de riscos, conforme instruído pelas normas ISO 31.000 e 31.010, apresentando
justificativas caso não haja pretensões de implementar as referidas recomendações (item 12.1).
DAIANE GABRIELA LUCAS TAVARES Coordenadora da Equipe de Auditoria
LIDIANE VIEIRA WEBERLING Membro da Equipe de Auditoria
DENISE BRASIL SALES
Membro da Equipe de Auditoria
ADRIANA HELENA F. DE SOUZA
CARVALHO DIAS Membro da Equipe de Auditoria
De acordo.
Encaminhe-se ao Senhor Secretário de Auditoria.
Em de dezembro 2016.
PAULO PATROCÍNIO DE SOUZA
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Coordenador de Auditoria de Recursos Humanos
De acordo.
À consideração do Senhor Auditor-Chefe.
Em de dezembro 2016.
JOSI BRANDÃO SILVA Secretária de Auditoria Substituta
Aprovo.
Encaminhe-se à Secretaria-Geral, com vistas à adoção das providências cabíveis.
Em de dezembro 2016.
SEBASTIÃO GONÇALVES DE AMORIM Auditor-Chefe