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Identificação de tipologia documental em arquivos
Ana Célia RodriguesUniversidade Federal Fluminense
anyrodrigues@yahoo.com.br
UNIRIO, 2013
Tipologia documental
Estudo da gênese do documento de arquivo, desenvolvido nos
parâmetros da diplomática.
Identificação
Etapa da metodologia arquivística onde são realizados os estudos de
diplomática e tipologia documental
Diplomática e Tipologia Documental
trajetória, conceito e objeto
Anos 80 ...
• revisão da diplomática
• aplicabilidade do método nos programas de gestão de
documentos e no tratamento de fundos acumulados em arquivos.
Diplomática revisitada pela arquivística
práticas normalizadas de planejamento da produção, avaliação, classificação
e descrição dos documentos de arquivo.
Diplomática
Ciência compreende a teoria, o método e a prática.
A teoria reporta-se a natureza do documento e seus componentes (suporte, assinatura, pessoas competentes, ato administrativo, etc).
O método estabelece a maneira de proceder à critica do documento (análise das características).
A prática, chamada de diplomática especial, aplica a teoria e método a situações concretas.
Diplomática geral
É um corpo de conceitos, cuja aplicabilidade a casos individuais constitui a função da crítica
diplomática, isto é a diplomática especial.
Diplomática especial
Se ocupa “da tipologia documental, ou seja, dos documentos, dos conjuntos documentais (séries)
e do estudo das instituições produtoras”.
Trajetória da diplomática e de seu objeto
A diplomática surgiu ligada ao direito patrimonial, desenvolvendo
um estudo sistematizado do documento escrito para provar a autenticidade de títulos de terras
da Igreja.
Século XVII
As guerras diplomáticas travadas dentro da Igreja Católica pelos
Bolandistas e Dominicanos, deram nascimento a disciplinas técnicas
modernas para determinar a confiabilidade dos documentos,
entre elas a Paleografia e a Diplomática.
1675: Daniel Papenbroeck
bolandistas publicam o Acta Santorum (sobre a vida dos santos), questionando a autenticidade dos documentos gerados pela ordem beneditina, preservados no Mosteiro Beneditino de Saint-Denis.
esboça critérios gerais para estabelecer a autenticidade dos diplomas (doações, privilégios) Merovíngios e outros papéis da França antes do ano 1000.
(MACNEIL, 2000)
Séc. XVI e XVII
Jean Mabillon
monge de Saint-Denis, publica em 1681 o tratado de Diplomática De
Re Diplomatica Libri VI e estabelece as regras fundamentais
da critica textual, instituindo a ciência da Diplomática e
Paleografia (análise da escritura).
Obra de Mabillon destaca a vinculação jurídica dos
documentos diplomáticos, “aspecto que constituía sua própria essência”.
As suposições fundamentais eram que “o contexto em que o documento é criado se manifesta na sua forma física e intelectual, e que esta forma pode ser separada do conteúdo do documento e examinada independentemente disto”.
(MACNEIL, 2000)
Anos 50 do século XX
“Foi a partir daí, com o apoio dos consagrados arquivistas e teóricos
da arquivística inglesa e italiana, respectivamente, Hilary Jenkinson e
Giorgio Cencetti, que a moderna diplomática veio a encontrar seu
pouso enriquecedor na arquivística”. (Heloisa Bellotto, 2001)
Entre 1960 e 1970
Surge uma nova corrente diplomatista, formada por
estudiosos que alargam o conceito de documento e as tradicionais
fronteiras cronológicas, ampliando o campo de estudo da diplomática, até então restrito aos documentos
medievais.
Escola francesa
Georges Tessier
Diplomática
é o conhecimento racional das regras de forma que se aplicam às atas escritas e aos documentos similares” e
sua finalidade é “a descrição e explicação das formas do documento escrito”, o que supõe analisar não só a forma dos documentos, mas também a busca de uma explicação sobre as circunstâncias de sua produção.
aplicar os conceitos da disciplina a qualquer documento que fosse prova de ação
Anos 60
Robert Henri Bautier
renovação da Diplomática
em sua conferência de abertura do curso de diplomática da L’École de Chartes
propõe ampliar o objeto da diplomática a todas as peças do arquivo, sem
distinção de língua, escrita, geografia ou tempo.
Diplomática contemporânea: tipologia documental?
anos 80
a partir dos modernos estudos arquivísticos que a diplomática ressurge, “reinventada”,
para alguns, ou “adaptada”, para outros, com o objetivo de aplicar os princípios
teóricos e metodológicos aos documentos de arquivo.
novo campo de estudos? tipologia documental
Diplomática
Nova ciência?Nova abordagem?
Diplomática contemporânea
Diplomática arquivística
Tipologia documental
Escola francesa: Tessier e Bautier
ItáliaPaola Carucci e Luciana Duranti (Canadá)
EspanhaNuñez Contreras, Manuel Romero Tallafigo, Vicenta
Cortés Alonso e Antonia Heredia Herrera
Brasil Heloisa Liberalli Bellotto
Diplomática contemporânea
Diplomática “nova”
as competências, funções e atividades desempenhadas, que se articulam no
procedimento de gestão, são elementos inovadores, introduzidos na metodologia da
diplomática contemporânea para identificar o documento de arquivo.
A finalidade desta análise agora é revelar os vínculos de proveniência e organicidade que o documento
apresenta com sua origem, base de sustentação e perspectiva da crítica para a arquivística.
Diplomática e Arquivística
Para os interesses diplomáticos importa a estrutura do documento,
seu discurso e para a tipologia documental interessa as relações
que apresentam os documentos dentro do seu conjunto, em seu
contexto de produção.
Tradição arquivística do Brasil
Diplomática e tipologia documental são campos de estudos distintos,
com metodologias complementares para identificar a gênese do documento de arquivo
e, portanto, definir as séries documentais.
Diplomática e Tipologia Documental
No Brasil, os textos publicados por Heloísa Liberalli Bellotto,
primeiramente em 1982 e, com novas abordagens, em 1990, são
considerados como referencial teórico sobre tipologia documental.
Heloísa Bellotto
Diplomáticaestuda a peça singular, a espécie
documental
Tipologia documentalestuda o documento de arquivo
considerado em seu conjunto, o tipo documental
Identificação arquivística
pesquisando o órgão produtor e seus documentos…
Identificação arquivística
Termo e o conceito Anos 80
Experiências metodológicas desenvolvidas pelos grupos de trabalho
que se formaram em países ibero-americanos, para tratamento de
documentos acumulados em arquivos e implantação de programas de gestão
de documentos.
Espanha
Conceito
Fase do tratamento arquivístico que consiste na investigação e
sistematização das categorias administrativas e arquivísticas em que se sustenta a estrutura de um
fundo. (Diccionario de Terminologia Archivistica, 1993)
Brasil
Conceito
Processo de reconhecimento, sistematização e registro de
informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou
intelectual. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)
Identificação
Uma nova função arquivística?
Identificação
pesquisa sobre os elementos que caracterizam o órgão produtor (contexto de produção) e seus
documentos (tipologia documental produzida no exercício de
atividades)
Objeto da identificação
órgão produtor (contexto de produção)
eseus documentos
(tipologia documental)
Identificação do órgão produtor
elemento orgânico (estrutura administrativa)
elemento funcional (competências, funções, atividades, tarefas, procedimentos)
Base teórica: Direito e Administração
Instrumento
Quadro de estudos de identificação de órgão produtor
Registro de dados das competências, funções, atividades e tarefas atribuídas ao
órgão produtor; elaborado a partir dos regulamentos e demais fontes legais e
normativas que dispõe sobre sua estrutura administrativa e funcionamento
interno.
Identificação do tipo documental
Estudo dos caracteres internos e externos que apresentam a tipologia documental.
Base teórica: Diplomática, na perspectiva clássica e
contemporânea
Identificação do tipo documentalo estudo das características que apresentam
a tipologia documental
elementos externos (extrínsecos, físicos, de estrutura ou formais)estrutura física e com a forma de apresentação do
documento elementos internos
(intrínsecos, substantivos ou de substancia) conteúdo substantivo do documento (atividade) e
natureza de sua proveniência e função(BELLOTTO, 2004)
Tipologia documental
tem como tem como parâmetro conceitual a identificação do tipo,
cuja fixação depende primeiramente do reconhecimento da espécie, conceito proposto por
Heloísa Liberalli Bellotto.
ArquivosArquivos
““os conjuntos de documentos que os conjuntos de documentos que independentes de sua natureza o suporte independentes de sua natureza o suporte
físico são reunidos por acumulação físico são reunidos por acumulação natural, por pessoas físicas ou jurídicas, natural, por pessoas físicas ou jurídicas,
públicas o privadas, públicas o privadas, no exercício de suas no exercício de suas atividadesatividades”. ”.
(Dicionário SP, 1996)(Dicionário SP, 1996)
Documentos de arquivo
característica essencial: natureza probatória
“são os próprios processos de tomada de decisão autodocumentadas (...) são as transações, petrificadas, congeladas e
preservadas, com a finalidade de tornar possível o retorno posterior a elas”.
Angélika Menne-Haritz (1998)
Arquivo
segunda característica: o arquivo se forma por um processo de
acumulação natural
organicidade “qualidade segundo a qual os arquivos
refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade acumuladora em
suas relações internas e externas”. (DicionárioTerminologia SP, 1996)
Documento de arquivo
espelho da ação
“prova documental”
análise das suas características, em sua natureza intrínseca e
extrínseca
Tipologia documental
método de análise
se fundamenta no princípio de que é no procedimento administrativo que
reside a contextualização e a chave para compreender o tipo documental.
Diplomatistas do século XVIII
procedimentos, que geravam formas documentais
idênticas, constavam igualmente de atividades
idênticas.
Método diplomático
duas perspectivas:
analítico - crítico documental genético - comparativo
Documento diplomático
a espécie documental
Documento diplomático
São DIPLOMÁTICOS os documentos públicos que refletem, no ato escrito, as relações políticas, legais, sociais e
administrativas entre o Estado e os cidadãos, assim como os documentos
notariais que refletem as relações entre os indivíduos.
Excluem-se as fontes narrativas e os documentos administrativos
rotineiros.
Espécie documental
configuração que assume o documento de acordo com a disposição e a natureza das
informações nele contidas(Dicionário SP, 1996)
Ex: requerimento, lei, decreto, portaria
objeto da diplomática
PORTARIA
Definição
Ato pelo qual as autoridades competentes (titulares de órgãos) determinam providências de caráter administrativo, visando a estabelecer normas de serviço e procedimentos para o(s) órgão(s), bem como definir situações funcionais e medidas de ordem disciplinar.
Partes componentes (conteúdo)
1. Título (a palavra PORTARIA), seguido da sigla do órgão, numeração e data, em letras maiúsculas, e em negrito.
2. Ementa da matéria da Portaria, em letras maiúsculas, à direita da página.
3. Preâmbulo: denominação completa da autoridade que expede o documento, em maiúsculas e negrito; fundamentação legal, seguida da palavra RESOLVE, também em maiúsculas, acompanhada de dois pontos, à esquerda da folha.
4. Texto, subdividido em artigos, parágrafos e alíneas, explicitando a matéria da Portaria.
5. Local e data, por extenso.
6. Assinatura, nome e cargo da autoridade que subscreve a Portaria.
Tipo documental
É a configuração que assume a espécie documental de acordo
com a atividade que ela representa. (Dicionário Terminologia
SP, 1996)
objeto da tipologia
Portaria de nomeação de cargo
Espécie Documental
Atividade (verbo + objeto da ação)
Série documental
Seqüência de unidades de um mesmo tipo documental.
(Dicionário Terminologia SP, 1996)
É o conjunto de documentos resultantes do exercício da mesma atividade, tem idêntico modo de produção, tramitação e resolução
(despacho final).
tipo documental =
série documental
Série documental
Tipo documental Espécie + atividade (verbo que
indica a ação e objeto)
Exemplo:Processo (espécie) de aquisição (verbo) de material de consumo
(objeto)
Série documental
A ação que trata o documento, não o assunto
Assunto: VeículoAção
Compra de veículoVenda de veículo
Controle da frota de veículo
Elementos dos documentos
Elementos externos (físicos) Estrutura
espaço, volume,suporte, formato, forma, gênero
Elementos internos (substantivos) Substância
proveniência, funções, natureza do assunto/conteúdo, grau de concentração
informativo, data tópica e cronológica.
Resultados da pesquisa
Toda a informação resultante desta fase de pesquisa – identificação -
será compilada em instrumentos:
manuais ou bancos de dados de identificação de tipologias documentais
Programa de Gestão de Documentos do Governo
do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ)
Estudo de caso: PGD-RJ
Projeto de pesquisa “Identificação arquivística: utilizando a
diplomática contemporânea como fundamento metodológico no Programa de Gestão de Documentos do Governo do Rio de Janeiro”, projeto financiado pelo Programa Jovem Pesquisador UFF 2009 (PROPPi/UFF).
Estudo de caso: PGD-RJ
São aplicados os parâmetros da diplomática contemporânea para a identificação da
tipologia documental, objetivando a normalização de procedimentos para
classificar e avaliar os documentos das Secretarias de Fazenda e de Planejamento do
Governo do Estado do Rio de Janeiro, no âmbito do Projeto de Gestão de Documentos
(PGD-RJ). Parceria institucional estabelecida entre o
Arquivo Público do Estado / Casa Civil do Governo do Estado do Rio de Janeiro e a
Universidade Federal Fluminense.
PGD-RJ Decreto Estadual nº 42.002, de 21 de agosto de
2009.
Dispõe sobre avaliação e destinação de documentos produzidos e recebidos pela administração pública
estadual do Rio de Janeiro, instrumento legal que dá início ao Programa de Gestão de Documentos do
Estado do Rio de Janeiro (PGD/RJ).
As Secretarias de Estado e demais entidades da Administração Direta e Indireta deverão
apresentar, no prazo de 180 (cento e oitenta dias), contados da publicação deste Decreto, proposta de
Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade referente às atividades-fim da Administração” (art. 2°).
Objetivos
Metodologia do PGD-RJ
Formação de equipe técnica sob Coordenação da Secretaria de Estado da Casa Civil e do
Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, para a criação e desenvolvimento de um
programa de gestão documental.
Parceria com a UFF para ministrar treinamentos e pesquisar a definição de metodologia para o
PGD-RJ.
Nomeação de comissões gestoras nas Secretarias de Estado e treinamento para
identificação das atribuições do órgão produtor.
Desenvolvimento do Sistema de Identificação de Tipologia Documental
pelo Centro de Tecnologia de Informação e Comunicação do Estado do Rio de
Janeiro (PRODERJ).
Equipe de trabalho
05 coordenadores, 115 comissões, 30 subcomissões, 575 gestores, 2.875
operadores (em média).
Etapas do Trabalho
IDENTIFICAÇÃO DA TIPOLOGIA
AVALIAÇÃO DA TIPOLOGIA
DOCUMENTAL
IDENTIFICAÇÃO DAS ATRIBUIÇÕES
DO ÓRGÃO PRODUTOR
• Treinamento das comissões gestoras
• Identificação do Órgão Produtor
• Apresentação do Sistema de Identificação de Tipologia Documental
Módulo 1 - Identificação das atribuições Módulo 2 - Identificação da tipologia
documental
• Avaliação da tipologia documental
Etapas da Identificação
70
I. IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO PRODUTOR
II. IDENTIFICAÇÃO DAS
ATRIBUIÇÕES DO SETOR
III. IDENTIFICAÇÃO DA
TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Identificação do Órgão Produtor
SECRETARIA
ÓRGÃO PRODUTOR
SETOR
RESPONSÁVEL PELO SETOR
ENTREVISTADO
ENTREVISTADOR
TELEFONE
COMPETÊNCIA Conjunto de atribuições do órgão e do agente público
Os enunciados das competências são sempre substantivados,
fundamentando-se quase sempre nos termos utilizados na
legislação em vigor e na terminologia arquivística.
FUNÇÃO São encargos atribuídos aos órgãos, cargos e agentes públicos
Os enunciados das funções são sempre substantivados,
fundamentando-se quase sempre nos termos utilizados na
legislação em vigor e na terminologia arquivística. pergunta: o que?
ATIVIDADE Ação desempenhada no cumprimento da Função, e está diretamente relacionada à produção e acumulação documental
Os enunciados das atividades começam sempre com o verbo no
infinitivo. pergunta: como?
Identificação das Atribuições do Setor
Competências Funções Atividades UAArt. 1º - O Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, tem por finalidade implementar a política estadual de arquivos, definida pelo Conselho Estadual de Arquivos – CONEARQ, por meio da gestão, recolhimento, tratamento técnico preservação e divulgação do patrimônio documental estadual, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural
Art. 9º - A Divisão de Gestão de Documentos compete proceder à gestão de documentos na administração pública estadual e estabelecer normas de organização e controle de funcionamento dos arquivos correntes e intermediários do Estado do Rio de Janeiro por meio de atividades de:
implementação de programas de gestão de documentos;transferência de documentos para compor Arquivo Intermediário, de acordo com o disposto em tabelas de temporalidade;recolhimento de documentos dos órgãos da administração pública estadual, para guarda permanente, de acordo com o disposto em tabelas de temporalidade;arquivamento de todos os documentos do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro de uso corrente e intermediário, aplicando código de classificação de documentos e procedendo periodicamente a avaliação de seu acervo e atendendo às consultas e pedidos internos de empréstimos de documentos sob sua guarda.
211351
Art. 10 – A Divisão de Documentos Permanentes compete proceder à guarda e tratamento técnico dos acervos arquivísticos estaduais de caráter permanente, garantindo a utilização da documentação custodiada, bem como fornecer subsídios à Divisão de Gestão de Documentos para o desenvolvimento de atividades de destinação de documentos, por meio de atividades de:
arranjo, identificação e descrição dos documentos escritos de valor permanente;arranjo, identificação e descrição de fotografias, mapas, plantas, desenhos, fitas audiomagnéticas, discos, fitas videomagnéticas e outros documentos especiais não escritos;arranjo, identificação e descrição dos documentos recolhidos e custodiados procedentes da administração do Poder Executivo estadual;arranjo, identificação e descrição de coleção ou fundo documental privado doado por pessoas físicas ou jurídicas;leitura e edição paleográfica de documentos manuscritos;indexação de documentos; elaboração de instrumentos de pesquisa com vistas à localização dos documentos, à recuperação de informações, para consulta, bem como a divulgação do acervo;pesquisa e expedição de certidões de documentos probatórios para garantia dos direitos dos cidadãos.
211341
APERJ
Competências Funções Atividades UAImplementar a política estadual de arquivos
Proceder à gestão de documentos na administração pública estadual e estabelecer normas de organização e controle de funcionamento dos arquivos correntes e intermediários
Implementação de programas de gestão de documentos Transferência de documentos ao Arquivo Intermediário, de acordo com tabelas de temporalidade Recolhimento de documentos dos órgãos da administração pública estadual, para guarda permanente, de acordo com tabelas de temporalidade Atendimento às consultas e pedidos externos de documentos sob sua guarda
211351
Proceder à guarda e tratamento técnico dos acervos arquivísticos estaduais de caráter permanente e garantir a utilização da documentação custodiada
Arranjo, identificação e descrição dos documentos textuais de valor permanente Arranjo, identificação e descrição de fotografias, mapas, plantas, desenhos, fitas audiomagnéticas, discos, fitas videomagnéticas e outros documentos não textuais Leitura e edição paleográfica de documentos manuscritos Indexação de documentos Elaboração de instrumentos de pesquisa com vistas à localização dos documentos, à recuperação de informações, para consulta, bem como a divulgação do acervo
211341
APERJ
75
Identificação da Tipologia Documental
IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO
ESPÉCIE É a designação do documento segundo seu aspecto formal: ata, carta, certidão etc.
AÇÃO É a atribuição efetivamente desempenhada por uma espécie documental
CLASSIFICAÇÃO DE SIGILO
Nome Atual/ Objetivo da Produção/ Conteúdo
Ostensivo/ Reservado/ Confidencial/ Secreto/ Ultrassecreto
SUPORTE Eletrônico/ Convencional
Identificação da Tipologia Documental
76
ACERVO ACUMULADO Local de Armazenamento/ Período Acumulado
TRAMITAÇÃO Recebido Procedência/ Produzido/ Nº de Vias/ Cópias Destino
SUGESTÃO DE PRAZO DE GUARDA Arquivo Corrente/ Arquivo Intermediário
DESTINO FINAL Preservar/ Eliminar
FUNDAMENTOS LEGAIS
Representa a base legal da tipologia documental. Informar capítulo, artigo, parágrafos e outras divisões
Sistema de Identificação de Tipologia
Documental
MÓDULO 1 – identificação do órgão produtor - associação entre sua(s) competência(s), funções e atividades.
MÓDULO 2 – identificação de tipologia documental, características que apresentam os documentos
Módulo 1 Identificação do Órgão Produtor
Plano de Classificação
Módulo 2 Identificação da Tipologia Documental
Tabela de Temporalidade
Resultados do projeto
Plano de Classificação e Tabela de temporalidade de Documentos da
Atividade-Meio e Manual de Gestão de Documentos.
Disponíveis em: http://www.aperj.rj.gov.br/
instrumentos.htm