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GERENCIAR O FORNECIMENTO DE MATERIAIS
Proposto por:
Equipe do Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM)
Analisado por:
Diretor do Departamento de Patrimônio e Material (DEPAM)
Aprovado por:
Diretor da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG)
IMPORTANTE: Sempre verifique no site do TJRJ se a versão impressa do documento está atualizada.
Base Normativa Código: Revisão: Página:
Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG-009 10 1 de 19
1 OBJETIVO
Estabelecer critérios e procedimentos para gerenciar o fornecimento de materiais de
consumo e permanentes necessários ao provimento das Unidades Organizacionais
(UO) do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ).
2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA
Esta Rotina Administrativa (RAD) prescreve requisitos pertinentes ao Serviço de
Gestão de Solicitações de Materiais, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SESOL)
tais como verificar fornecimento de material e suprimento de estoque, bem como
orientações aos servidores das demais UO que têm interfaces com este processo de
trabalho, passando a vigorar a partir de 05/11/2015.
3 DEFINIÇÕES
TERMO DEFINIÇÃO
Lista de pendência Ferramenta no SISMAT que possibilita o registro do pedido de material permanente, para futuro atendimento.
Materiais de Consumo
São aqueles que perdem identidade mediante o uso, tendo ao menos uma das seguintes características: fragilidade, deteriorabilidade, transformabilidade, incorporabilidade e limitada durabilidade (Lei nº 4.320/64, art. 15, § 2º). Dividem-se em materiais de expediente, impressos e de informática.
Materiais de Expediente
São os materiais de escritório, como lápis, caneta, borracha, pasta, tinta para carimbo, caixa para arquivo morto, clips, papel, dentre outros.
Materiais de Expediente Duráveis
São materiais de consumo, porém, com vida útil elevada comparada aos demais, a saber: grampeador, perfurador, tesoura e papeleira, dentre outros.
Materiais Impressos
São os impressos confeccionados pelo Serviço de Programação e Produção Gráfica (SEGRA) do PJERJ, como bloco para rascunho, capas de processos e formulários, dentre outros, bem como envelopes, que são adquiridos através de licitação.
Material de Informática
São os insumos para equipamentos de informática, como CD, formulário contínuo, cartucho para impressora a jato de tinta, fita para impressora matricial, dentre outros.
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TERMO DEFINIÇÃO
Material permanente
Bens que não perdem sua identidade física e/ou constituem meio para a produção de outros bens e serviços.
Nota de Encomenda de Material (NEM)
Documento do SISMAT elaborado após a definição da(s) empresa (s) vencedora (s) de licitação ou coleta de preços, contendo os itens e as quantidades a serem entregues.
Nota de Recebimento de Materiais (NRM)
Documento emitido pelo SISMAT onde se confirma o recebimento de materiais, gerando dados para o ARM.
Perfil Específico
Perfil criado especificamente para uma Unidade específica, para determinados materiais, conforme pedido e justificativas apresentadas para a necessidade de materiais num quantitativo maior que o disponibilizado usualmente.
Perfil Geral de Atendimento
Quantidade estabelecida no Sistema SISMAT para atendimento de materiais de consumo, considerada ideal para a maioria das Unidades Organizacionais.
Polo da Capital
Polo Emergencial é um almoxarifado de pequeno porte, localizado na Capital, e possui poucas unidades de determinados materiais de consumo, de uso comum às Unidades Organizacionais, para atendimentos de emergência.
SISMAT-WEB Sistema informatizado para requisição de materiais de consumo e permanentes.
Sistema de Controle de Estoque de Materiais (SISMAT)
Sistema informatizado utilizado para solicitações de materiais de consumo e permanentes, controle de estoque e a movimentação de bens de consumo e permanente até a saída do Almoxarifado.
Sistema de Controle de Equipamentos e Contratos
Sistema informatizado, usado pela DGTEC para o cadastramento individual dos recursos computacionais utilizados pelo PJERJ, permitindo classificá-los e acompanhar sua vida útil até a baixa definitiva, além de registrar movimentações físicas e os contratos de aquisição e manutenção a eles referentes.
Solicitação de Materiais (SM)
Documento que engloba os materiais de consumo ou permanentes solicitados pelo usuário e o quantitativo aprovado pelo SESOL.
Status de SM “Fechada”
Quando o solicitante já definiu o material pretendido em quantidade e categoria (impresso, expediente ou informática).
Status de SM “Aprovada”
Quando já foi definida a quantidade limite de atendimento de material dos itens constantes na SM.
Status de SM “Atendida”
Quando o material já está sendo separado no Serviço de Gestão de Estoque de Materiais (SEGEM) para futura expedição.
Status de SM“Em Expedição”
Quando o material está sendo conferido, embalado ou em trânsito para entrega.
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TERMO DEFINIÇÃO
Status de SM “Liquidada”
Indica material já recebido na Unidade Organizacional.
Registro de Preços (RP)
Procedimento de compras pelo qual as empresas interessadas em fornecer materiais, equipamentos ou serviços ao PJERJ concordam em manter os valores registrados no órgão competente, corrigidos ou não, por um período de 1 (um) ano, fornecendo as quantidades conforme cada solicitação (nota de encomenda), no prazo de entrega previamente estabelecido, não estando o PJERJ obrigado a contratar quaisquer dos itens registrados.
Requisição de Material (RM)
Procedimento de compras pelo qual determinada(s) empresa(s) sagra(m)-se vencedora(s) para fornecer materiais, equipamentos ou serviços ao PJERJ.
Unidade de Fornecimento (UF)
Unidade através da qual os materiais são adquiridos tais como caixa, frasco, resma, pacote, dentre outros.
4 REFERÊNCIAS
Resolução TJ/OE/RJ nº 42/2013 - Dispõe sobre a administração das
dependências, mobiliários e equipamentos instalados no PJERJ;
Ato Normativo nº 21/2014 - Regulamenta o conserto de mobiliário
danificado e os serviços de marcenaria específicos de confecção de
mobiliário sob medida;
Resolução TJ/OE/RJ nº 28/2015 - Consolida e disciplina as normas gerais
sobre a gestão patrimonial dos bens móveis, no âmbito do Poder Judiciário
do Estado do Rio de Janeiro PJERJ;
Aviso TJ nº 45/2011 – Avisa aos Responsaveis pelas Unidades
Organizacionais que deverão realizar periodica avaliacao dos materiais em
estoque, mantendo na unidade apenas aqueles necessarios as atividades
do orgao pelo periodo de 30 (trinta) dias, e dá outras providências.
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Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGLOG-009 10 4 de 19
Lei Federal nº 8.666/93 - Estabelece normas gerais sobre licitações e
contratos administrativos pertinentes a obras, serviços, inclusive de
publicidade, compras, alienações e locações no âmbito dos Poderes da
União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;
Decreto nº 7892/2013 - Regulamenta o Sistema de Registro de Preços
previsto no art. 15 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993.
5 RESPONSABILIDADES GERAIS
FUNÇÃO RESPONSABILIDADE
Diretor do Departamento de Patrimônio e Material, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/DEPAM)
Assessorar o Diretor-Geral nos assuntos pertinentes a patrimônio e material;
determinar e coordenar a elaboração de projetos básicos e executivos de sua competência;
gerenciar a distribuição dos materiais permanentes e de consumo às unidades organizacionais;
analisar e submeter os casos excepcionais à apreciação superior.
Diretor da Divisão de Almoxarifado, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/ DIALM)
determinar diretrizes para manuseio e armazenamento de materiais em estoque;
gerenciar entregas programadas;
gerenciar protocolos de remessa de materiais;
gerenciar a entrega dos balanços mensal e anual;
Determinar inventários de estoque em caráter permanente;
gerenciar o início do processo de aquisição dos materiais do rol de fornecimento do DEPAM;
Diretor da Divisão de Almoxarifado, da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/ DIALM)
gerenciar a liquidação das Solicitações de Material (SM) junto ao sistema informatizado;
gerenciar a instrução de processos de baixa de material;
gerenciar o recebimento, montagem e patrimônio dos bens que são recebidos fora do almoxarifado nos casos de inaugurações;
determinar arrumação de mobiliário, conforme layout fornecido pela engenharia nas inaugurações;
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FUNÇÃO RESPONSABILIDADE
gerenciar processo de aquisição de material específico, de acordo com espaço disponível em almoxarifado;
receber, armazenar, separar e encaminhar os materiais para executar a expedição;
roteirizar as entregas;
entregar o material às unidades solicitantes.
Equipe do Serviço de Gestão de Solicitação de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SESOL)
Receber e processar as solicitações de materiais de consumo e permanentes, de acordo com o estoque existente, o perfil de consumo e a viabilidade de atendimento;
registrar em lista de pendência as solicitações de materiais permanentes não disponíveis no depósito e no almoxarifado, e proceder ao fornecimento dos itens tão logo ocorra disponibilidade;
providenciar a encomenda de lotes de Registro de Preços para suprimento do estoque do Almoxarifado;
aprovar as SM das Unidades Solicitantes, em caráter emergencial, para a retirada de materiais no Polo da Capital.
Diretor da Divisão de Compras de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/ DICOM)
Definir critérios para estabelecer o perfil de consumo dos usuários, mediante a análise do histórico de consumo da unidade organizacional.
Equipe do Serviço de Movimentação e Fiscalização de Materiais Permanentes da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEMOP)
Providenciar a impressão de SM de material permanente.
emitir Termo de Transferência.
separar o material permanente no Depósito.
expedir material com coleta de assinatura de recebimento e envio da SM ao SEXEM e arquivamento do Termo.
Equipe do Serviço de Gestão de Estoques de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEGEM)
Providenciar a impressão de SM de material permanente.
providenciar a emissão do Termo de Transferência e a entrega do material.
coletar a assinatura de recebimento e envio da SM ao SEXEM e do Termo ao SEMOP.
acompanhar pelo sistema a aprovação integral ou parcial da
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FUNÇÃO RESPONSABILIDADE
SM de material de consumo.
proceder a aprovação de materiais de consumo e encaminhar ao SEXEM.
Equipe do Serviço de Expedição de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEXEM)
Liquidar e arquivar as SM;
providenciar a entrega do material ao solicitante
6 REALIZAR ENCOMENDA DE MATERIAIS
6.1 Encomenda de Materiais de Consumo
6.1.1 O SESOL elabora planilha de Controle de Solicitação de Lotes e de Controle de
NEM.
6.1.2 O Controle de Solicitação de Lotes contempla o número dos Processos
Administrativos e suas respectivas Atas de Registro de Preços, o período de
vigência das atas, todos os materiais adjudicados com os respectivos códigos, os
nomes das empresas vencedoras, os quantitativos mínimo e máximo de lotes que
podem ser encomendados, a quantidade de materiais que compõem cada lote, o
total de lotes entregues e disponíveis.
6.1.3 O SESOL monitora e atualiza diariamente a planilha e observa a duração prevista
dos materiais, conforme indicativo de demanda (média mensal).
6.1.4 Caso a previsão de duração de estoque seja inferior a 5 (cinco) meses, a Planilha
indica, através de fórmulas próprias, a necessidade de encomenda dos materiais,
bem como o número de lotes a ser encomendado.
6.2 O SESOL indaga ao SEGEM quanto à disponibilidade de espaço físico para os
materiais que se deseja adquirir.
6.2.1 Caso não haja espaço disponível, SESOL realiza a encomenda em duas etapas ou
ratifica a necessidade e informa o planejamento para a entrega do material.
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6.3 Verifica se a Ata correspondente está vigente, se há mais de uma ata vigente para
o mesmo material, se houve compra do mesmo material através de outro código.
6.4 Caso tenha havido compra do mesmo material através de outro código, analisa o
saldo e a quantidade de materiais que compõe cada lote em cada processo de
aquisição, a fim de ser feita a encomenda exata, já que um item complementa o
outro.
6.5 No momento da encomenda o SESOL solicita, nos autos principais, a emissão de
NEM e do respectivo empenho, encaminhando os autos à DICOM.
6.6 Registra na Planilha a data da solicitação do lote de materiais e o quantitativo
solicitado, com status de "lotes aguardando entrega".
6.7 O SESOL acompanha o andamento das encomendas mediante o Controle de
Solicitação de Lotes o Controle de NEM. O primeiro reflete a situação atual de cada
material que se encontra aguardando entrega, sem registros antigos, e o segundo,
o histórico de todas as NEM, NRM e respectivas datas, do início ao fim das
encomendas de cada Registro de Preços.
6.8 Concomitantemente, o SESOL observa o Agendamento encaminhado diariamente
pelo SERMA, por e-mail, acompanhando se a entrega dos materiais está sendo
realizada a contento, no prazo estabelecido, bem como a Planilha compartilhada
entre o SERMA e o DEPAM, onde ficam registradas as notificações encaminhadas às
empresas, no caso de qualquer ocorrência que prejudique o recebimento dos
materiais, para ciência e providências visando a reposição de estoque.
6.9 Tão logo a entrega seja concluída, a Planilha é atualizada e status do quantitativo
de lotes encomendados passa de “lotes aguardando entrega” para “entregue”,
ficando disponível apenas o saldo de lotes restantes para as próximas encomendas.
6.9.1 Para atualização das Planilhas é necessário consultar ao SISMAT para verificar:
o saldo dos materiais;
a emissão das NEM correspondentes às encomendas, tão logo as mesmas
sejam elaboradas pela DICOM;
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a data de retirada do empenho calculando-se assim o prazo final para a entrega
do material;
a NRM, que indica o lançamento do material em saldo.
6.9.2 A encomenda completa o quantitativo de material para suprir 5 (cinco) meses de
demanda, porém, no momento da efetiva entrega do material, já decorreu o prazo
de trâmite interno do processo para elaboração de NEM e emissão de empenho,
bem como o prazo para o fornecedor concluir a entrega (normalmente até 30
dias). Sendo assim, o estoque fica, em média, com previsão de atendimento para
4 meses, recomeçando o ciclo de encomenda de materiais.
6.9.3 O SESOL anexa, na contracapa dos processos, um quadro demonstrativo contendo
o quantitativo homologado de cada material, o quantitativo máximo adquirido, as
datas das encomendas e respectivas NEM, para o controle efetivo do saldo.
6.9.4 Para as aquisições realizadas através de RM é preenchido o Controle de Solicitação
de Lotes e Entrega de Materiais, em que é observado se os prazos estão sendo
obedecidos pela Contratada, verificando-se o agendamento e a inclusão do
material no sistema.
6.10 Encomenda de Materiais Permanentes
6.10.1 O SESOL, através do Controle de Solicitação de Lotes e do Controle de NEM
realiza a encomenda dos materiais adquiridos através de Registro de Preços,
conforme demanda mensal do item e/ou para atendimento às pendências,
verificando antes se há disponibilidade de espaço para recebimento dos
materiais junto ao Almoxarifado.
6.10.2 Para as aquisições realizadas através de Requisição de Material (RM) é feito o
Controle de Entrega de Parcelas - RM - Materiais Permanentes, em que é
observado se os prazos estão sendo obedecidos pela Contratada, verificando-se
o agendamento e a inclusão do material no sistema.
7 GERIR A DEMANDA
7.1 O controle de estoque é realizado diariamente, verificando-se o saldo e a demanda
correspondente a cada material.
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7.2 Caso a estimativa de duração do estoque seja inferior a 5 (cinco) meses, o SESOL
solicita a encomenda de novos lotes do Registro de Preços correspondente,
verificando antes se há disponibilidade de recebimento dos materiais junto ao
Almoxarifado. -
7.3 Caso haja determinação superior para alteração no perfil geral dos materiais
fornecidos pelo DEPAM, o SESOL atualiza o sistema SISMAT para que o mesmo
contemple tal alteração. A atualização de perfil geral também é realizada nos caso
de novo código de material e/ou nos casos de códigos em transição, quando a
especificação de um material já existente é alterada, não sendo possível utilizar o
código anterior.
8 FORNECER MATERIAL DE CONSUMO (IMPRESSOS, EXPEDIENTE E INFORMÁTICA)
8.1 O SESOL recebe solicitação de material de consumo pelas Unidades Organizacionais
através do sistema SISMAT-WEB, no prazo estabelecido no "Cronograma Anual de
Entrega de Material de Consumo", disponível no próprio sistema.
8.1.1 Para realizar esta solicitação o usuário obtém uma senha junto à Diretoria-Geral de
Tecnologia da Informação (DGTEC).
8.2 O SESOL utiliza o SISMAT-WEB para processar as SM, e através deste sistema
aprova (parcial /integralmente) ou não, os pedidos realizados pelas UO.
8.3 Caso o SISMAT-WEB indique a indisponibilidade do material solicitado em estoque,
no momento da aprovação da SM, o mesmo não aprova o pedido e expõe ao
demandante os motivos da não liberação do material através do campo “Notas” da
SM.
8.4 No caso do saldo do material em Almoxarifado encontrar-se igual ou abaixo do
estoque mínimo, o SESOL, através do SISMAT-WEB procede à aprovação, porém,
em quantitativo inferior, equivalente a 50% do pedido.
8.4.1 O SESOL informa ao usuário através de mensagem na própria SM, no campo
"Notas", o motivo do atendimento parcial.
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8.5 Caso o quantitativo requerido esteja acima do perfil estabelecido para a UO, o
SESOL, através do SISMAT-WEB procede à aprovação conforme o perfil do
requisitante.
8.5.1 O SESOL informa ao usuário através de mensagem na própria SM, no campo
"Notas", o motivo do atendimento parcial.
8.5.2 No caso do perfil geral de atendimento não atender às necessidades do
requisitante, o mesmo pode solicitar a alteração do perfil de sua unidade, através
do e-mail da DICOM.
8.6 Caso o quantitativo solicitado de um determinado item esteja dentro do perfil
estabelecido para a UO e o saldo do material em Almoxarifado no SESOL se
encontre acima do estoque mínimo, SESOL procede através do SISMAT-WEB a
aprovação na íntegra, automaticamente.
8.7 Uma vez aprovada a SM, integral ou parcialmente, O Serviço de Gestão de Estoques
de Materiais da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEGEM), visualiza no sistema a
provação da solicitação e procede a separação dos materiais e encaminhamento
para o Serviço de Expedição de Materiais da Diretoria-Geral de Logística
(DGLOG/SEXEM), ambos pertencentes à DIALM, para providências visando à
entrega dos materiais ao solicitante.
8.8 Ocorrendo pedido de cartuchos ou toners, o SESOL verifica se há compatibilidade
com o tipo e a quantidade de impressoras em uso na UO, através de consulta ao
programa Inventário de Equipamentos, e analisa a possibilidade de aprovação da
SM conforme o perfil de consumo da requerente.
8.8.1 Em casos excepcionais, quando o material pretendido não constar nas listagens
disponibilizadas no sistema ou houver justificativa para a requisição de maiores
quantidades de um determinado item acima do perfil estabelecido para a UO, o
pedido é encaminhado ao SESOL por e-mail de representante da UO.
8.9 Em decorrência da necessidade da DIALM realizar inventário geral no mês de
dezembro, os pedidos de materiais de consumo efetuados em novembro são
aprovados em quantitativo correspondente a 1(um) mês e meio, considerando-se o
recesso forense. Este período pode sofrer alterações de acordo com o interregno
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compreendido entre a última viagem de um exercício e a primeira do exercício
subsequente.
8.10 Uma vez aprovada a SM, integral ou parcialmente, esta é visualizada no sistema
pelo SEGEM, que procede a separação dos materiais e encaminhamento para o
SEXEM, para providências visando à entrega dos materiais ao solicitante.
9 FORNECIMENTO DE MATERIAL DE CONSUMO - EMERGÊNCIA
9.1 O SESOL aprova a SM de material de consumo, em caráter emergencial, em
quantidades reduzidas, para retirada pelo portador da UO requisitante, no “Polo
Emergencial da Capital”.
9.2 Caso seja necessário o fornecimento de materiais de maior volume, o SESOL dá
ciência ao SEXEM, que providencia o envio dos itens ao Polo Emergencial da Capital
em até 72 horas, conforme definido pelo Responsável de Serviço de Expedição.
9.3 O material de maior volume encaminhado pelo SEXEM para retirada no Polo, fica à
disposição da serventia no dia agendado.
9.4 Na ausência de retirada, os materiais retornam ao Almoxarifado de Niterói.
9.5 O material somente pode ser retirado por servidor ou, na impossibilidade, por
portador devidamente identificado pela serventia através de ofício ou e-mail.
10 FORNECER MATERIAL PERMANENTE
10.1 O DEPAM e o SESOL recebem solicitação de fornecimento de mobiliário para prover
as seguintes situações, nos termos da Resolução TJ/OE/RJ nº 28/2015:
a) Instalação de unidade administrativa ou serventia, observada a lotação real;
b) lotação de servidor novo;
c) reposição de bem que o órgão técnico competente declare obsoleto ou
inadequado;
d) empréstimo, para substituição de bem pendente de conserto ou recuperação;
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e) readequação de layout.
10.2 Nos casos de lotação de servidor novo ou reposição de bem, SESOL recebe
solicitação de material do agente delegado ou nato através do SISMAT-WEB.
10.3 Nos casos de instalação de Unidade Administrativa ou serventia, ou readequação de
Layout, o DEPAM recebe solicitação de material permanente pelo agente delegado
ou nato da UO através de Processo Administrativo.
10.4 Nos casos de Empréstimo por substituição de bem e quando o material não constar
nas listagens do sistema, o DEPAM recebe a solicitação do agente por e-mail.
10.5 O DEPAM encaminha o procedimento ao SESOL para verificação da possibilidade de
atendimento.
10.6 Caso se trate se trate de material específico ou de fornecimento restrito o SESOL
informa à Unidade, através do próprio procedimento de requisição, acerca da
impossibilidade de atendimento.
10.6.1 Se não houver restrição de fornecimento o SESOL verifica a disponibilidade de
saldo junto à Divisão de Controle Patrimonial da Diretoria-Geral de Logística
(DGLOG/DIPAT).
10.7 Havendo saldo do material permanente na DIPAT que possibilite o atendimento
integral ou parcial, o SESOL cria e/ou aprova os itens da SM, que automaticamente
são disponibilizados para o SEMOP.
10.8 O SEMOP providenciar a impressão da SM e a emissão do termo de transferência
(tipo recebimento).
10.9 O SEMOP providencia a separação do material no depósito da Praça da Bandeira.
10.10 O SEMOP procede à expedição do material conforme o cronograma e/ou
agendamento próprio, com a coleta de assinatura de recebimento e envio da SM
para liquidação e arquivamento junto ao SEXEM e arquivamento do termo no
próprio SEMOP.
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10.11 Caso a DIPAT informe que não há disponibilidade para o atendimento integral da
solicitação, SESOL verifica junto à DIALM se há possibilidade de atendimento do
complemento para fornecimento de materiais novos.
10.12 Havendo possibilidade de atendimento integral ao complemento, se tratando de
serventias, com exceção da capital, o SESOL cria e aprova a SM, que
automaticamente estará disponível para o SEGEM.
10.13 O SEGEM providencia a impressão da SM.
10.14 O SEGEM providencia a emissão do termo de transferência (tipo recebimento), e a
entrega do material de acordo com o cronograma e/ou agendamento próprio.
10.15 O SEGEM procede à coleta de assinatura de recebimento e envio da SM para
liquidação e arquivamento junto ao SEXEM e arquivamento do termo junto ao
SEMOP.
10.16 Não havendo a possibilidade de fornecimento do complemento da SM, a
quantidade restante de materiais é incluída na lista de pendências de materiais
permanentes, que fica disponível para futuras consultas de saldo, e a serventia é
informada da impossibilidade momentânea de fornecimento através do próprio
procedimento de solicitação.
10.17 Para as serventias situadas na Capital, o SESOL cria e aprova a SM, que
automaticamente estará disponível para o SEGEM providenciar a impressão da SM,
a emissão do termo de transferência (tipo recebimento). O SEXEM entrega o
material de acordo com o cronograma e/ou agendamento próprio, bem como
coleta a assinatura de recebimento, liquidação e arquivamento da SM, e, por fim,
remete o termo para arquivamento junto ao SEMOP.
10.18 Periodicamente o SESOL verifica a disponibilidade dos materiais junto à DIPAT
e à DIALM, para atendimento a Lista de Pendências.
10.19 Para as serventias situadas na Capital, o SESOL cria e aprova a SM, que
automaticamente estará disponível para o SEGEM providenciar a impressão da SM,
a emissão do termo de transferência (tipo recebimento). O SEXEM entrega o
material de acordo com o cronograma e/ou agendamento próprio, bem como
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coleta a assinatura de recebimento, liquidação e arquivamento da SM, e, por fim,
remete o termo para arquivamento junto ao SEMOP.
11 ATENDIMENTO A EVENTOS / EMPRÉSTIMO DE MATERIAL PERMANENTE
11.1 Para o fornecimento de bens, por empréstimo, no caso de eventos, o solicitante
deve encaminhar a solicitação, com antecedência através de e-mail, para que seja
verificada a disponibilidade do material. O requisitante é informado por e-mail,
sendo acertado o dia e local do encaminhamento dos materiais e de sua retirada. O
transporte dos materiais é feito pela DIPAT.
12 VISITA À UNIDADE REQUISITANTE
12.1 Para identificação do mobiliário mais apropriado à Serventia, pode ocorrer a visita
de um Representante do SESOL ao local, com a finalidade de orientar o
Requisitante quanto aos padrões e medidas do mobiliário disponível para
distribuição, conforme a necessidade.
12.1.1 O Formulário de Visita elaborado pelo SESOL contém a Unidade Requisitante, o
contato, a data da visita, a descrição das solicitações realizadas e quaisquer
outras observações relevantes para o fornecimento adequado do mobiliário.
13 CONTRATOS
13.1 Placas de Mesa
13.1.1 O SESOL acompanha a execução do contrato de placas de mesa que são
fornecidas aos Excelentíssimos Desembargadores do PJERJ na ocasião da posse.
13.1.2 As solicitações das placas de mesa feitas através do e-mail sesolc@tjrj.jus.br são
encaminhadas à empresa detentora do contrato vigente.
13.1.3 A empresa, no atendimento do pedido, apresenta o layout das referidas placas,
para anuência e, após a aprovação, inicia a confecção das mesmas, com o cargo
e nome do requisitante, conforme a especificação.
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13.1.4 O prazo para a entrega das placas de mesa se inicia a contar do
encaminhamento da encomenda, pelo SESOL, com a devida aprovação.
13.1.5 No momento da entrega, as placas são conferidas e encaminhadas à DIPAT
juntamente com a SM a computar criada pelo SESOL, para fixação na base de
madeira e entrega ao solicitante.
13.1.6 A nota fiscal entregue pela empresa junto com as placas é atestada e
encaminhada ao SERMA para as providências cabíveis visando o pagamento da
fatura.
13.1.7 O SEMAM encaminha ao SESOL o comprovante de recebimento do solicitante.
13.1.8 Após a inclusão do material no sistema, realizada pelo SERMA através do
lançamento da nota fiscal, o SESOL aprova a SM no sistema, arquivando-a.
13.2 Contrato de Carimbos
13.2.1 O contrato de carimbos manuais, datadores e automáticos (tipo estojo) atende
aos seguintes passos:
13.2.2 As solicitações feitas através do e-mail sesolc@tjrj.jus.br são encaminhadas à
empresa detentora do contrato vigente tão logo as solicitações existentes no
SESOL contemplem, aproximadamente, 20 (vinte) unidades, ou no caso de
decorrido 1 (um) mês da primeira solicitação, o que ocorrer primeiro.
13.2.3 No momento da entrega, os carimbos são conferidos e a nota fiscal atestada pelo
Polo Administrativo e encaminhada ao SERMA para as providências cabíveis
visando o pagamento da fatura.
13.2.4 Após a inclusão do material no sistema, realizada pelo SERMA através do
lançamento da nota fiscal, o SESOL aprova a SM no sistema e o Polo providencia
o encaminhamento do material ao SEXEM para a entrega do material às UO.
13.2.5 Em caso de urgência justificada, o pedido é encaminhado à empresa,
imediatamente, acompanhado dos pedidos registrados no SESOL até o momento
da encomenda.
GERENCIAR O FORNECIMENTO DE MATERIAIS
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14 GESTÃO DE REGISTROS
14.1 Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas
autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a proteção e o
descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 –
Elaborar e Manter Rotinas de Armazenamento de Segurança dos Bancos de
Dados e Servidores de Aplicação.
15 INDICADORES
NOME FÓRMULA PERIODICIDADE
Grau de satisfação do usuário - quantidade
(Σ dos graus ótimo e bom/nº de formulários válidos) x 100
Trimestral
16 ANEXOS
Anexo 1 – Fluxograma do Procedimento Realizar Encomenda de Materiais de
Consumo;
Anexo 2 - Fluxograma do Procedimento Fornecer Material de Consumo (Impressos,
Expediente e Informática);
Anexo 3 - Fluxograma do Procedimento Fornecer Material Permanente.
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GERENCIAR O FORNECIMENTO DE MATERIAIS
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ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO REALIZAR ENCOMENDA DE MATERIAIS DE CONSUMO
GERENCIAR O FORNECIMENTO DE MATERIAIS
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ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO FORNECER MATERIAL DE CONSUMO (IMPRESSOS, EXPEDIENTE E INFORMÁTICA)
GERENCIAR O FORNECIMENTO DE MATERIAIS
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ANEXO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO FORNECER MATERIAL PERMANENTE