Post on 21-Apr-2015
Soluções CVU para o 3º setor
Manual de Eventos
Gabriela Reisreisgabrielas@yahoo.com.br
José Guilherme Silva Amato jgsamato@gmail.com
Versão 1.0Julho de 2012
PassosTema Data e horário Palestrantes Local Público Diferencial Orçamento Divulgação Escalas Pós-evento
TemaO tema é a questão inicial de se organizar um
evento. Deve ser um tema chamativo, interessante,
que atraia grande público. A partir dele, todo o restante dos
preparativos para o evento serão encaminhados, como palestrantes, local, público, etc.
Data e horárioDeve haver uma análise dos eventos que
também acontecerão na época desejada para se evitar que as datas coincidam e que haja uma divisão do público. Se a necessidade a ONG é fazer um jantar beneficiente
para arrecadação de fundos, por exemplo, este ponto deve ser observado com cautela
Quanto ao horário, é preciso estudar antes o tipo do público que esperamos, a fim de estabelecer um horário em que o maior número dele esteja disponível.
PalestranteTendo o tema estabelecido, é preciso ir em
busca de potenciais palestrantes. Nesse sentido, buscamos o contato, fazemos
o convite, esclarecendo o que esperamos da palestra e arcamos com possíveis gastos que o palestrante venha a ter.
Deve-se considerar palestrantes reconhecidos na área do tema em questão, que agregue valor ao evento e que tenha o que oferecer ao público presente.
LocalPara o local, também é preciso considerarmos o
público alvo do evento, para que ele aconteça no lugar mais acessível a essas pessoas e para que o espaço seja suficiente para o tamanho do público que esperamos.
Dependendo do local escolhido, é preciso providenciar a parte burocrática, fazendo ofícios com solicitação de reserva do local no dia e horário estabelecido. Nesse sentido, deve-se estabelecer o horário de término também.
É preciso averiguar se o local possibilita o uso de ferramentas como projetor, computadores, etc.
PúblicoAlém do público ser de grande importância
para determinar horário e local do evento, ele também deve ser estudado para fazermos uma divulgação eficaz e para agirmos com base em expectativas mais realistas.
A noção do tipo e tamanho do público que se espera determina os locais e maneiras em que a divulgação pode atingir mais pessoas interessadas.
E além disso, podemos evitar gastos desnecessários.
DiferencialPodemos providenciar algum diferencial para
incrementar o nosso evento. Caso o público esperado seja grande e o
tempo de duração do evento seja longo, podemos optar por um coffee break. Nesse caso, é preciso estabelecer quantidade, fazer cotação e encomenda e o transporte dos alimentos no dia em questão.
Podemos optar também por distribuir brindes, como pastas, canetas, etc., podendo entrar no nosso orçamento ou como algum patrocínio.
OrçamentoÉ necessário desenvolver uma planilha de
gastos com o evento, para analisarmos a necessidade ou não de patrocínios.
Caso haja, é preciso montar uma apresentação de proposta de parceria, fazer uma relação das possíveis empresas interessadas e fazer contato, propondo o patrocínio.
A planilha também possibilita vermos a viabilidade dos diferenciais citados no tópico acima e da quantidade de materiais para divulgação.
DivulgaçãoA divulgação deve ser bem planejada para que ninguém
deixe de comparecer ao evento por falta de conhecimento dele.
É preciso desenvolver artes dos panfletos e divulgá-los tanto na internet, como impresso. Para distribuí-los, organizamos uma escala de panfletagem em diferentes horários e locais durante, pelo menos, duas semanas antes do dia do evento.
A divulgação pode ser realizada também na Newsletter, na rede social (convidando amigos para o evento), no site, no email e também por aviso entre amigos, sempre de acordo com o perfil da ONG
Caso tenhamos conseguido algum patrocínio, a empresa parceira deve estar presente em todo o material de divulgação.
EscalasDeve-se organizar uma escala para que todos
tenham conhecimento do que farão no evento. Dessa forma, estabelecemos quem ficará
responsável:Credenciamento - devem providenciar os
computadores utilizados e sempre começar com no mínimo meia hora antes do evento;
Apresentação do evento – preparação de slides previamente;
Cobertura; Recepção, etc.
Pós eventoApós o evento, é preciso tomar cuidado para não deixar
passar algumas providências importantes: Recolhimento do Feedback em ficha simples distribuída para
os presentes no começo do evento, na qual mediremos a satisfação em termos de palestrante, local, horário, tema abordado, coffe break, etc.
Divulgação do resultado do evento em redes sociais, site e Newsletter;
Postagem das fotos no site e redes sociais; Feedback às empresas patrocinadoras e aos palestrantes,
mostrando material de divulgação, satisfação, fotos, etc.; Fechamento da planilha de gastos, analisando o nosso
resultado após o evento; Manutenção do contato com o público que compareceu,
visando atrair voluntários para a ONG, por exemplo.
Te Ajudando a Ajudar!
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