Post on 25-Jul-2020
FACULDADE CEARENSE – FAC BACHARELADO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS
Contabilidade como ferramenta de auxilio na gestão de condomínio residencial
Denilson Oliveira da Silva
Orientação Profa. Dra. Marcia Maria Machado Freitas
Artigo apresentado ao Curso de Ciências Contábeis da Faculdade Cearense – FAC, como pré-requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis, sob orientação da Profa. Dra. Marcia Maria Machado Freitas.
Fortaleza - Ce Novembro/2013
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CONTABILIDADE COMO FERRAMENTA DE AUXILIO NA GESTÃO DE CONDOMÍNIO RESIDENCIAL
Denilson Oliveira da Silva1
Marcia Maria Machado Freitas2 RESUMO Com o crescimento na construção de condomínios residências surge à necessidade de discutir o modelo de gestão condominial. Este artigo responde como procedimentos adotados pela contabilidade podem ajudar a administração de condomínio residencial, para um melhor controle, transparência e na tomada de decisão, objetiva demonstrar a importância da contabilidade como ferramenta de auxilio na gestão de condomínio, identificando algumas ferramentas contábeis, bem como os seus fundamentos, princípios, critérios e procedimentos que contribuem para a maior solidez dos controles e transparência. A metodologia de pesquisa explora os aspectos relevantes da contabilidade e condomínio, descrevendo suas características, fundamenta também em pesquisa bibliográfica e coleta de dados de artigos publicados, legislações pertinentes e relatórios de um condomínio. Chama a atenção para aplicação contábil com base nos Princípios de Contabilidade e a utilização dos seus demonstrativos a fim de tornar a informação contábil fonte eficaz da gestão. Assim é interessante que os gestores de condomínios despertem para os benefícios oferecidos pela contabilidade para os condomínios. Palavras-chave: Condomínio. Gestão. Contabilidade. Controle. Transparência. ABSTRACT With the growth in the construction of residential condominiums arises the need to discuss the model of condominium management. This article responds to the accounting procedures adopted may help management of residential condominium, for better control, and transparency in decision making, aims to demonstrate the importance of accounting as a tool to aid in condominium management, identifying some accounting tools and its foundations, principles, criteria and procedures that contribute to the greater robustness of controls and transparency. The research methodology explores relevant aspects of accounting and condominium, describing its characteristics, also based on a literature review and data collection of published articles, relevant legislation and reports of a condominium. Draws attention to accounting application based on Accounting Principles and use their statements in order to make effective source of accounting information management. So it is interesting that the managers of condominiums awaken to the benefits offered by accounting for condominiums. Key Words: Condominium. Management. Accounting. Control. Transparency.
1 Aluno do Curso de Bacharelado em Ciências Contábeis da Faculdade Cearense – FAC.
denilsonceara@gmail.com
2 Doutora em Educação pela Universidade Del Mar – Chile. Contadora. Coordenadora do Curso de
Ciências Contábeis da Faculdade Cearense. marciafreitas@faculdadescearenses.edu.br
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SUMÁRIO: 1. Introdução. 2. Contabilidade e a Gestão de Condomínio. 3. Metodologia. 4. Contabilidade como Ferramenta de Auxilio na Gestão de Condomínio Residencial. 5. Considerações Finais. 6. Referências.
1 INTRODUÇÃO
Tendo em vista o desenvolvimento das grandes cidades e crescimento na
construção de edifícios residenciais, a gestão de condomínio tornar-se-á cada vez
mais profissionalizada, exigindo um maior controle e transparência da administração.
Neste sentido poderá percebe a importância da contabilidade como instrumento de
controle na administração dos condomínios residenciais no Município de Fortaleza.
Os condomínios residenciais tem se tornado uma alternativa exponencial
para suprir a demanda habitacional em Fortaleza, além de ser uma opção para
quem procura por uma maior segurança, pois se entende que os condomínios
podem oferecer maior proteção a seus moradores.
O presente artigo visa chamar atenção para essa nova realidade,
apontando a necessidade de modelos de gestão condominial planejada e
organizada, que transmita transparência, evitando as habituais desconfianças que
surgem por parte dos condôminos, quanto à cobrança e destinação das cotas
condominiais e a prestação de contas.
A Contabilidade neste contexto apresenta-se como um importante
instrumento para a administração de condomínio residencial, objeto desse trabalho,
podendo contribuir sobremaneira com a confiabilidade da gestão e preservação ao
patrimônio comum.
Este Artigo explorará os conceitos, objetivos, definições recorrentes a
condomínios residências, bem como a legislações pertinentes. Abordará os
fundamentos teóricos, padrões, técnicas e procedimentos contábeis.
Ainda apresentará a necessidade da prestação de contas dos
condomínios residenciais e como as técnicas contábeis poderão contribuir
positivamente para o controle eficiente dos recursos, a fim de facilitar aos gestores a
tomada de decisões e transparência da gestão, identificará o perfil do profissional
contábil para desenvolver o serviço no auxilio ao gestor, bem como apontar
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características do administrador de condomínio que deseja desempenhar suas
atividades quanto gestor de condomínio de forma transparente.
A contabilidade pode contribuir muito para a maior solidez dos controles e
transparência das informações e proteção do patrimônio dos condôminos.
As prestações de contas elaborados pelos gestores de condomínios, por
vezes leigos, exigidos pelo Código Civil de 2002 são insuficientes para o bom
controle interno e transparência dos recursos financeiros.
Neste artigo cientifico procura-se responder: como os procedimentos
adotados pela contabilidade poderia ajudar a administração de condomínio
residencial, para um melhor controle, transparência e na tomada de decisão?
O objetivo geral deste trabalho: demonstrar a importância da
contabilidade como ferramenta de auxilio na gestão de condomínio residencial.
Os objetivos específicos deste artigo são: Identificar as ferramentas
contábeis que poderão auxiliar o administrador de condomínio residencial; Verificar o
sistema de controle que facilitam a tomada de decisões; Apontar fundamentos,
princípios, padrões, critérios e procedimentos contábeis que contribui para a
transparência da gestão.
Com o advento do Programa do Governo Federal, “Minha Casa Minha
Vida”, a qual o governo propõe amenizar o problema habitacional do país, provocou
o crescimento na construção de edifícios residenciais em Fortaleza, organizados em
forma de condomínios, detalhado em seguida.
Com isso percebe-se a necessidade de que administração desses
condomínios esforce-se para gerir com eficiência os recursos próprios, recursos
estes que em sua maior parte são oriundos de cotas condominiais cobradas de seus
condôminos para custeia as despesas rotineiras e benfeitorias do condomínio.
Muitas vezes os condomínios perfaz movimentação financeira superiores
a pequenas empresas. Desta forma, necessita-se que a adequada aplicação dos
recursos em benefício do condomínio seja assegurada.
A aplicação de procedimentos contábeis poderá contribui com a gestão,
oferecendo o melhor controle e transparência das finanças, evitando conflitos entre o
administrador e condôminos sobre os recursos financeiros, contribuindo com a
diminuição do principal gargalho da gestão, as inadimplências.
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Os profissionais contábeis ganham com isso um novo mercado de
serviço, oferendo assim a essas entidades, ferramentas importante na gestão.
O tema proposto neste artigo será desenvolvido por meio de uma
pesquisa bibliográfica, observando as legislações pertinentes, através de uma
reunião de fontes disponíveis, explorando de forma objetiva conceitos aplicados.
Além disso, embasasse-a também na experiência do autor com a
conferência de balancetes das contas mensais de condomínio residencial em
Fortaleza, a qual atua como Conselheiro Consultivo Fiscal.
O trabalho pode ser caracterizado como exploratório e descritivo, será
desenvolvida para proporcionar uma visão geral acerca de contabilidade de
condomínio residencial, descrevendo seus conceitos, técnicas e procedimentos.
2 CONTABILIDADE E A GESTÃO DE CONDOMÍNIO
A contabilidade tem um papel importante em qualquer entidade, pois ela
preocupa-se com o seu patrimônio, oferecendo através de suas ferramentas fontes
de controle e transparências.
Osni (2012) nos diz que a principal finalidade da contabilidade é “fornecer
informações sobre o Patrimônio, informações essas de ordem econômica e
financeira, que facilitam as tomadas de decisões”.
A contabilidade também pode ser voltada para fins interno da entidade,
oferecendo a seus usuários informações para tomada de decisão, a contabilidade
gerencial. Como observa ATKINSON et al.(2000): a contabilidade gerencial possui
diversas funções dentro da organização, sendo uma delas o controle operacional,
cujo objetivo é fornecer informações sobre a eficiência e a qualidade das tarefas
executadas.
Assim, a contabilidade está diretamente ligada ao controle dos fatos que
dizem respeito à gestão de condomínio. As entidades condominiais precisam da
contabilidade como fonte de informações e ferramentas organizacional na tomada
de decisão.
A gestão ou administração é “Ato de gerir” (MICHAELIS, 2009). A gestão
será, portanto, responsável pela administração de todos os atos e fatos que ocorre
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na entidade, veremos neste artigo quem são os agentes gestores dos condomínios e
qual suas principais obrigações.
Para entender melhor como se dá a gestão de condomínio estudaremos
os principais pontos referentes a condomínio, como conceitos, aspectos legais e
práticos.
O dicionário da língua portuguesa de BUENO (2007) define condomínio
como: “Domínio exercito juntamente com outrem; associação de moradores de um
prédio”.
Michaelis (2009) define assim:
CONDOMÍNIO: 1 Domínio que pertence a duas ou mais pessoas juntamente. 2 Direito de soberania exercido por duas ou mais potências sobre uma região. 3 Coisa indivisa (prédio), cuja propriedade está dividida entre duas ou mais pessoas.
Assim, condomínio é definido como prédio indiviso a qual sua propriedade
está dividida entre várias pessoas.
Outro conceito exposto é o do dicionário Aurélio, 1999:
CONDOMÍNIO: Domínio exercido juntamente com outrem; copropriedade. Condomínio fechado: conjunto residencial composto de edifícios e/ ou casas, geralmente cercado, com acesso controlado, e cujos moradores dividem equipamentos comunitários.
Pode-se assim afirmar que condomínio é domínio de uma coisa comum
exercido por duas ou mais pessoas, “copropriedade”, as pessoas exercem o controle
em conjunto de uma propriedade, com direitos e deveres iguais ou proporcionais a
fração ideal de cada um.
O condômino é o proprietário, morador ou promitente comprador de
unidade autônoma de um condomínio, coproprietário do condomínio. Condômino:
Dono juntamente com outrem; morador de um prédio. (BUENO, 2007).
Importante dizer que em um condomínio residencial tem-se
concomitantemente uma propriedade comum, pertencentes a todos os condôminos,
compartilhada e uma propriedade particular, de uso privativo e restrito, constituído
pelas unidades ou apartamentos autônomos.
2.1 LEGISLAÇÕES DOS CONDOMÍNIOS
O que dispõe a legislação brasileira em relação aos condomínios, seu
regimento se dá pela Lei Nº 4.591, de 16 de dezembro de 1964, que dispõe sobre o
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condomínio em edificações e as incorporações imobiliárias. Com a entrada em vigor
da Lei nº 10.406, de 10 de janeiro de 2002 que instituiu o novo Código Civil,
revogando vários artigos da Lei n. 4591/64.
De acordo com a Lei nº 4.591/64, o condomínio pode ser compreendido
como:
Art. 1º As edificações ou conjuntos de edificações, de um ou mais pavimentos, construídos sob a forma de unidades isoladas entre si, destinadas a fins residenciais ou não-residenciais, poderão ser alienados, no todo ou em parte, objetivamente considerados, e constituirá, cada unidade, propriedade autônoma sujeita às limitações desta Lei.
Com a Lei nº 4.591/64 condomínio é denominado como “condomínio em
Edificações”, já o Novo Código Civil Lei nº 10.406/2002 intitula de “Condomínio
Edilício”.
O Código Civil Lei nº 10.406/2002 dispõe sobre o assunto, nos diz que:
Art. 1.331. Pode haver, em edificações, partes que são propriedade exclusiva, e partes que são propriedade comum dos condôminos. §1º As partes suscetíveis de utilização independente, tais como apartamentos, escritórios, salas, lojas, sobrelojas ou abrigos para veículos, com as respectivas frações ideais no solo e nas outras partes comuns, sujeitam-se a propriedade exclusiva, podendo ser alienadas e gravadas livremente por seus proprietários.
Como citado a legislação brasileira assim define condomínio e direciona
como são constituídas essas entidades.
Os condomínios são constituídos por meio de uma Convenção, por ato de
vontade de intervivos ou por testamento, com registro obrigatório em Cartório de
Registro de Imóveis, fundamentada no Código Civil Brasileiro, Lei nº 10.406/2002 e
pela Lei dos condomínios, Lei nº 4.591/64, esta prescreve em seus artigos:
Art. 7º O condomínio por unidades autônomas instituir-se-á por ato entre vivos ou por testamento, com inscrição obrigatória no Registro de Imóvel, dele constando; a individualização de cada unidade, sua identificação e discriminação, bem como a fração ideal sobre o terreno e partes comuns, atribuída a cada unidade, dispensando-se a descrição interna da unidade.(...); Art. 9º Os proprietários, promitentes compradores, cessionários ou promitentes cessionários dos direitos pertinentes à aquisição de unidades autônomas, em edificações a serem construídas, em construção ou já construídas, elaborarão, por escrito, a Convenção de condomínio, e deverão, também, por contrato ou por deliberação em assembleia, aprovar o Regimento Interno da edificação ou conjunto de edificações.
Já o Código Civil de 2002 estabelece:
Art. 1.332. Institui-se o condomínio edilício por ato entre vivos ou testamento, registrado no Cartório de Registro de Imóveis, devendo constar daquele ato, além do disposto em lei especial: I - a discriminação e
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individualização das unidades de propriedade exclusiva, estremadas uma das outras e das partes comuns; II - a determinação da fração ideal atribuída a cada unidade, relativamente ao terreno e partes comuns; III - o fim a que as unidades se destinam. Parágrafo único. Para ser oponível contra terceiros, a convenção do condomínio deverá ser registrada no Cartório de Registro de Imóveis. Art. 1.334. Além das cláusulas referidas no art. 1.332 e das que os interessados houverem por bem estipular, a convenção determinará: I- a quota proporcional e o modo de pagamento das contribuições dos condôminos para atender às despesas ordinárias e extraordinárias do condomínio; II - sua forma de administração; III - a competência das assembleias, forma de sua convocação e quorum exigido para as deliberações; IV - as sanções a que estão sujeitos os condôminos, ou possuidores; V - o regimento interno.
A Convenção constitui o documento legal de criação do condomínio e
juntamente com a legislação vigente, regulamentam os interesses condominiais, tais
como a discriminação e individualização das unidades de propriedade exclusiva e
partes comuns, a finalidade das unidades, sua forma de administração, visando,
sobretudo, resguardar o patrimônio e o ambiente, em beneficio comum.
No seu manual sobre condomínio KARPAT (2002) define: A convenção
do condomínio é que determina e regulamenta a vida condominial, evidentemente
sem infringir a legislação vigente. A própria lei do condomínio determina que a
convenção regule alguns itens importantes, tais como:
a) o mandato do síndico, conselho e subsíndico, se houver; b) o prazo e as formas de convocar as assembleias ordinárias e extraordinárias; c) o quorum das assembleias, em primeira e segunda convocação; d) o quorum necessário para votação de matérias específicas, como: alteração da convenção; destituição do síndico; outros; e) o modo de usar as coisas e os serviços comuns.
A natureza jurídica do Condomínio é bem típica, pois é considerada uma
entidade sem personalidade jurídica, como não exerce atividade econômica, sem
fins lucrativos, porém necessita ter inscrição no Cadastro Nacional de Pessoa
Jurídica (CNPJ), para não confundir com seus proprietários, os condôminos, e por
ser empregador de funcionários, podendo assim ser sujeitos a retenção de imposto
de renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos ao empregado.
A obrigatoriedade de inscrição do Condomínio do CNPJ/MF esta
regulamentada pelo Decreto federal nº 3.000/99, bem como pela Instrução
Normativa RFB nº 1.183/2011: Art. 5 º São também obrigados a se inscrever no
CNPJ: (…) II - condomínios edilícios, conceituados pelo art. 1.332 da Lei nº 10.406,
de 10 de janeiro de 2002 - Código Civil.
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Como visto, os condomínios possuem uma serie de exigências que
necessitam de pessoas adequadas para gerir seus atos administrativos.
Para se administrar um condomínio deve ser formado um corpo diretivo
que é representado pelos próprios condôminos, composto por três figuras: a
assembleia geral dos condôminos, o síndico, o conselho fiscal, conforme prevê o
Código Civil:
Art. 1.347. A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se. (...) Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico.
Serão vistos a características dessas figuras administrativas do
condomínio, apontando suas principais funções.
A Assembleia Geral dos condôminos é a figura máxima na administração
de um condomínio, pois representa a reunião dos condôminos e possuem poder
deliberativo, portanto todos devem obedecer as suas decisões tomadas, em
consonância com a legislação. Assembleia é a reunião de pessoas para fins
determinado. BUENO (2007).
Para Franco (1988):
“A Assembleia Geral é o órgão deliberativo do condomínio, motivo pelo qual para ela devem ser convocados todos os condôminos e, em determinadas circunstâncias, os compromissários compradores de apartamentos, os promitentes cessionários”.
Existem três tipos de Assembleia Geral: Assembleia Geral Ordinária,
Assembleia Geral Extraordinária e Especial.
Na Assembleia Geral Ordinária é realizada uma vez por ano, com a
finalidade de eleger o síndico, subsíndicos e conselho, aprovar as verbas destinadas
a cobrir as despesas necessárias ao funcionamento do condomínio no exercício
seguinte, apresentar a prestação de contas do exercício encerrado.
Assembleia Geral Extraordinária sempre que houver necessidade, como
para aprovação do Regimento Interno, para aprovação de obra de benfeitorias.
Assembleia Geral Especial será realizada em casos especiais como para
a tomada de decisões na ocorrência de sinistro. A Assembleia Geral será reunida
sempre que o síndico necessitar.
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Percebe-se que apesar da assembleia ser a figura mais importante da
administração do condomínio, recai ao síndico a representação ativa e passiva do
condomínio, sendo judicial ou extrajudicial.
O síndico é representante legal do condomínio, respondendo civil e
criminalmente pelos seus atos na administração do condomínio, conforme previsto
pela Lei nº 10.406/2002.
Em seu dicionário BUENO (2007) define assim o síndico: Advogado de
corporação administrativa; sindicante; O escolhido para zelar ou defender os
interesses de uma associação, de uma classe, de um condomínio.
O Código Civil Brasileiro, Lei nº 10.406/2002, delineia muito bem a
representação do síndico:
Art. 1.347. A assembléia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se. Art. 1.348. Compete ao síndico: I - convocar a assembléia dos condôminos; II - representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns; III - dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio; IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembléia; V - diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores; VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano; VII - cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas; VIII - prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas; IX - realizar o seguro da edificação. § 1º Poderá a assembléia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação. § 2º O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção.
Como visto o síndico é eleito pela Assembleia com mandato de dois anos,
com direito à reeleição, podendo este ser ou não condômino. Muito comum ser um
dos moradores do condomínio, porém o Código Civil dar a possibilidade da eleição
de um síndico não residente no condomínio, um síndico profissional, uma pessoa
física ou jurídica.
O síndico poderá delegar funções administrativas a outra pessoa ou a
empresa administradora de condomínio, sob sua inteira responsabilidade, mediante
a provação da Assembleia Geral dos condôminos e havendo disposição na
Convenção. A aprovação em assembléia pode ser prévia, mas nada impede que
seja posterior (MACIEL, 2007).
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Como o escolhido pela assembleia, o síndico condominial não é
empregado e nem prestador de serviço, é unicamente um administrador para
exercer a função de representação, podendo ou não receber remuneração.
Dentre suas tarefas está manter a ordem no condomínio, pagar as
despesas ocorridas e fiscalizar a receita efetiva, tendo ele o poder de efetuar a
cobrança daqueles proprietários inadimplentes sobre as cotas condominiais ou
extras, aprovada em assembleia.
Uma das obrigações do síndico mais observadas pelos condôminos está
na prestação de contas, devendo ser realizada anualmente ou quando exigidas à
Assembleia Geral. Conforme a Legislação pertinente, o síndico incorrendo em
irregularidade na prestação de contas, ou não administrando conveniente o
condomínio, poderá ser destituído da função, por deliberação da Assembleia Geral.
A Lei nº 10.406/2002 dispõe:
Art. 1.349. A assembléia, especialmente convocada para o fim estabelecido no § 2º do artigo antecedente, poderá, pelo voto da maioria absoluta de seus membros, destituir o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas, ou não administrar convenientemente o condomínio.
Na prestação de contas o síndico, administrador, poderá ser auxiliado
pela contabilidade, com suas técnicas e procedimentos.
Outra função que compete ao síndico é de preparar o orçamento das
despesas e receitas, as contribuições dos condôminos, para o exercício seguinte e
convocar anualmente uma Assembleia Geral Ordinária para aprovação deste
orçamento e da prestação de contas.
O código Civil prevê:
Art. 1.348. Compete ao síndico: VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano; Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembléia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno. § 1º Se o síndico não convocar a assembléia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo. § 2º Se a assembléia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.
É notória a importância da gestão adequada do síndico de condomínio,
como ressalta MACIEL (2007):
Porém independente do tipo de gestor, lhe é iminente as responsabilidades de alavancagem de todas as estruturas – administrativa, econômica, financeiras ou tecnológica - de seus condomínios, através da utilização racional dos instrumentos modernos de gestão, implantando-os, monitorando-os, corrigindo desvios de curso, ajustando-os às novas
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tendências, registrando-os em atas e fazendo com que os seus sucessores possam dar continuidade ao seu trabalho.
Estas importantes características da figura do síndico, sendo bem
empregadas, buscando otimizar os recursos próprios do condomínio, permitirão o
sucesso da gestão.
O Síndico, se assim desejar, poderá contar com o apoio de um Conselho
Consultivo e Fiscal, que aconselhará sobre o uso de recurso do condomínio para
custeio de alguma despesa não prevista em orçamento.
Os condomínios poderão criar um Conselho Fiscal, eleito pelo prazo
máximo de dois anos, composto por três condôminos, com a finalidade de analisar e
dar parecer sobre as contas do síndico.
O Código Civil antever essa possibilidade no seu artigo 1.356: Poderá
haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela
assembléia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre
as contas do síndico.
O Conselho Fiscal é o órgão fiscalizador das contas do síndico do
condomínio, assim quando o conselho dá parecer favorável as contas, passa a ser
responsável juntamente com o síndico pelas contas apresentas a Assembleia.
Assim, o corpo diretivo do condomínio com estas três figuras da
administração e com o apoio técnico contábil poderão executar com eficácia a
gestão do condomínio.
2.2 CONTABILIDADE EM CONDOMÍNIO
Tem-se percebido que no ambiente administrativo dos condomínios
atualmente, o papel da contabilidade tem-se resumindo muito na preparação da
prestação de contas, na escrituração do livro caixa e nas atividades burocráticas
relacionadas a funcionários contratados.
Por possuir natureza jurídica típica e ser um entidade sem fins lucrativos,
atualmente não se encontra normas e procedimentos contábeis específicos para
condomínios, nem mesmo podem ser adotadas procedimentos da Lei 6.404/76 das
Sociedades por Ações e normas derivadas. Conquanto a observância dos Princípios
Fundamentais de Contabilidade é condição importante na execução da contabilidade
de qualquer entidade seja com fins ou sem fins lucrativos.
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Comumente os condomínios adotam o regime contábil de caixa, em que
se reconhece o fato no momento uma vez que ocorre o efetivo pagamento ou
recebimento, demonstrado nos livros caixa ou nos balancetes de prestação de
contas.
A legislação do Imposto de Renda dispensa os condomínios da
escrituração contábil completa, nem outra legislação exige a obrigatoriedade de
escrituração contábil e nem da elaboração dos demonstrativos contábeis, porém
para uma gestão mais transparente, é necessário que os condomínios tenham
escrituração do livro diário e razão, contendo os gastos e receitas realizados.
3 METODOLOGIA
Para atingir o propósito deste artigo, de demonstrar a importância dos
procedimentos contábeis à administração de condomínio residencial, expõe-se a
seguir os métodos e procedimentos utilizados neste trabalho.
A fundamentação deste artigo caracteriza pela pesquisa exploratória e
descritiva, além de pesquisa bibliográfica explorando obras e documentos
relacionados com o tema.
Exploram-se neste artigo os aspectos relevantes na contabilidade de
condomínios com intuído de contribuir sobremaneira para gestão condominial, tendo
em vista a confiabilidade e transparência no uso dos recursos oriundos das
contribuições pagas pelos condôminos.
Como nos diz Almeida (2011) explora-se a realidade em busca de maior
conhecimento. Assim para facilitar a exploração fazem-se alguns questionamentos:
1. Como são organizados os condomínios nos aspectos: legal,
institucional, administrativo?
2. Quais as ferramentas utilizadas pelos gestores de condomínios para
controle financeiro das despesas e receitas e de orçamento do
condomínio?
3. De que forma os procedimentos de contabilidade poderão auxiliar a
gestão condominial?
Esse artigo também se utiliza de método descritivo de pesquisa com a
finalidade de abordar características de um condomínio residencial, essa entidade
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jurídica típica e sem fins lucrativos, de expoente crescimento nos aspecto
habitacional. Bem como proporcionar uma visão geral das características da
contabilidade de condomínio, descrevendo seus conceitos, técnicas e
procedimentos.
Além dos demais métodos de pesquisa procurou-se fazer um
levantamento bibliográfico de obras relevantes a contabilidade e condomínio, a fim
de fundamentar o trabalho.
Foi realizado pesquisa através de documentos como convenção e
regimento interno de condomínio. Além de pesquisas de livros, textos e artigos
publicados em paginas virtuais.
Fundamentou-se ainda na experiência do autor com a conferência de
relatórios gerenciais do condomínio residencial em Fortaleza, a qual atua como
Conselheiro Consultivo Fiscal.
A pesquisa aborda o setor administrativo do condomínio residencial,
composto de 480 (quatrocentos e oitenta) apartamentos, situado no bairro da
Maraponga no Município de Fortaleza Estado do Ceará.
Fez-se a coleta de alguns dados relativos a este condomínio mencionado
pela acessibilidade do autor, condômino e conselheiro deste condomínio, utilizando-
se dos relatórios obtidos para analise tais como: balanço e fluxo de caixa.
Os relatórios coletados serviram como objeto de estudo para análise
comparativa da metodologia utilizada para sua execução destes relatórios com o
que poderiam ser gerados adotando alguns princípios e métodos contábeis.
4 CONTABILIDADE COMO FERRAMENTA DE AUXILIO NA GESTÃO DE
CONDOMÍNIO RESIDENCIAL
A utilização dos recursos financeiros provenientes dos pagamentos das
cotas condominiais, sempre provoca polêmica nos condomínios, o síndico para
tentar dirimir essa problemática e ainda cumprir com as exigências legais, como
visto anteriormente, deverá realizar a prestação de contas de sua gestão de forma
adequada, pois tem sob sua responsabilidade todo acervo financeiro do condomínio.
A clareza na prestação de contas unidas a relatórios que comprovem a
correta aplicação dos recursos evitam questionamentos por parte dos condôminos.
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Prestar contas implica em dá satisfação aos condôminos dos fatos incorridos,
evidenciando o movimento financeiro e patrimonial durante sua gestão.
O síndico enquanto gestor deve se esforçar para prover as necessidades
do condomínio buscando minimizar as despesas orçadas para o condomínio, porém
promovendo melhorias, sem haver necessidade de acrescentar valores nas cotas
condominiais.
Para os condomínios residenciais o objetivo não é obter lucro e sim de
evitar déficits, meta que pode ser mais bem alcançada utilizando-se de ferramentas
contábeis. A contabilidade condominial auxilia o síndico a gerenciar os recursos e o
patrimônio de propriedade dos condôminos.
Antes de identificar as ferramentas contábeis que auxilia a gestão de
condomínio, salientar-se o que habitualmente os gestores de condomínio
residências fazem, uma contabilidade apenas para atender a exigência da prestação
de contas, englobando apenas à entrada e saída de caixa.
Apresentam seus demonstrativos mensais de prestação de contas em
forma de relatório chamados de Balancete ou Demonstrativo Mensal. Esses
relatórios não são padronizados, geralmente contem todos os gastos pagos,
recebimentos de taxas condominiais e os saldos iniciais e finais.
No condomínio em estudo, mensalmente o síndico e a administradora que
o assessora, elaboram além do Balancete mensal, pasta organizada em livro
chamado Demonstrativo Financeiro, contendo relatórios sobre os gastos e
recebimentos, extratos bancários, relatório dos condôminos inadimplências com os
respectivos valores em atrasos, comprovantes de despesas pagas.
Este livro é analisado por todos os membros do conselho fiscal, após
aprovação é assinada pelos conselheiros e arquivada. Assim é feitas a prestação de
contas ou “contabilidade” do condomínio.
O condomínio em estudo, ainda disponibiliza copia do balancete mensal
sintético junto ao boleto de pagamento da taxa condominial do mês seguinte.
Adotou-se o regime contábil de caixa, reconhecendo o fato no momento
em que ocorre o efetivo pagamento ou recebimento. Entretanto, como veremos, o
regime de competência é mais adequado às praticas contábeis, em consonância aos
Princípios Fundamentais da Contabilidade.
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A Tabela 1 demonstra os Balancetes apresentando o modelo desse
relatório extraído do condomínio que será objeto de estudo neste artigo.
Tabela 1: Balancetes
BALANCETE SINTÉTICO Condomínio: LAGUNE CONDOMÍNIO CLUBE Competência: 08/2013 1. SALDO ANTERIOR Total 1.1 CAIXA (GESTART) 483,73 1.2 FUNDO FIXO (SÍNDICO) -52,69 1.3 ITAÚ (21176-8) 10.297,38 1.4 APLICAÇÃO (21176-8) 21.530,74
Total do Saldo Anterior: 32.259,16 2. RECEITAS Total 2.1 RECEITAS OPERACIONAIS 44.542,13 2.1.1 TAXA DE CONDOMÍNIO 44.425,87 2.1.2 ADIANTAMENTO DE TAXA DE CONDOMÍNIO 116,26 2.2 RECEITAS DE COTAS DE GAS 4.020,93 2.2.1 TAXA DE COTA DE GÁS 4.015,40 2.2.2 ADIANTAMENTO DE COTA DE GÁS 5,53 2.3 RECEITAS ATRASADAS 9.592,54 2.3.1 TAXA DE CONDOMÍNIO 7.693,24 2.3.2 COTA DE GÁS 787,57 2.3.3 TAXA DE ÁGUA 1.111,73 2.4 OUTRAS RECEITAS 273,58 2.4.1 TAXA OUTROS 252,54 2.4.2 TAXA DE RESSARCIMENTO 21,04 2.5 RECEITAS FINANCEIRAS 637,90 2.5.1 MULTAS E JUROS 541,14 2.5.2 RENDIMENTOS 96,76 2.6 RECEITA DE TAXA DE ÁGUA 7.197,98 2.6.1 TAXA DE ÁGUA 7.197,98
Total das Receitas: 66.265,06 3. DESPESAS Total 3.1 SERVIÇOS PESSOAIS 33.485,98 3.1.1 PESSOAL TERCEIRIZADO 32.765,62 3.1.2 INSS 420,36 3.1.3 GRATIFICAÇÕES 300,00 3.2 DESPESAS MANUTENCAO 4.234,94 3.2.1 MANUT ELÉTRICA HIDRÁULICA 250,00 3.2.2 MANUT DE JARDIM 40,00 3.2.3 MANUT DE PISCINA 263,00 3.2.4 MATERIAL DE LIMPEZA E CONSUMO 652,44 3.2.5 MANUT DAS INSTALAÇÕES 580,00 3.2.6 MATERIAL ELÉTRICO E HIDRÁULICO 99,50 3.2.7 DEDETIZAÇÃO 550,00 3.2.8 LIMPEZA DE CAIXAS E CISTERNAS 1.800,00 3.3 CONCESSIONARIAS PUBLICAS 15.802,39 3.3.1 AGUA - CAGECE 9.192,00 3.3.2 ENERGIA - COELCE 2.259,17 3.3.3 GÁS 4.301,22 3.3.4 TELEFONE CELULAR 50,00 3.4 DESPESAS ADMINISTRACAO 3.047,47 3.4.1 POSTAGEM 115,20 3.4.2 REMUNERAÇÃO DO SÍNDICO 1.206,84 3.4.3 CÓPIAS, CART., ENCADERN, MAT.EXPED.ETC 241,09 3.4.4 ASSEMBLEIAS 364,00 3.4.5 CDL - SPC 37,00 3.4.6 TAXA DE SERVIÇOS GESTART 1.083,34 3.5 DESPESAS FINANCEIRAS 2.230,01 3.5.1 TARIFAS BANCÁRIAS 1.207,01 3.5.2 IMPRESSÃO DE BOLETOS 1.023,00 3.6 IMOBILIZACAO E OUTROS 8.040,00 3.6.1 REFORMAS E BENFEITORIAS 8.040,00 3.7 CRÉDITO INDEVIDO 66,04 3.7.1 CRÉDITO INDEVIDO 66,04
Total das Despesas: 66.906,83 4. SALDO ATUAL Total 4.1 CAIXA (GESTART) -175,36 4.2 FUNDO FIXO (SÍNDICO) 3.971,81 4.3 ITAÚ (21176-8) 13.293,71 4.4 APLICAÇÃO (21176-8) 14.527,23
Total do Saldo Atual: 31.617,39
Fonte: Lagune Condomínio Clube
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Como visto, as contas de gastos e de arrecadação são apresentas
separadas pela natureza da conta especifica. Especificam-se suas receitas se
operacionais, provenientes das cotas condominiais ou não, que pode ser para
custeia as despesas com gás ou água, por exemplo. As despesas têm até um bom
nível de detalhamento, podendo ser despesas com pessoal, com manutenção,
administrativas, entre outras.
Porém esses tipos de balancetes são deficitários, pois não informa
adequadamente a posição dos bens, direitos e obrigações do condomínio. O usuário
não recebe informações, por exemplo, sobre os valores das dívidas do condomínio,
nem sobre os valores a receber de taxas condominiais atrasadas, tão pouco
informações sobre os bens imobilizados do condomínio, necessitando assim de mais
relatórios gerencias.
Fica difícil realizar uma previsão financeira ou orçamentos adequados
apenas com o uso desses balancetes, pois o síndico correr o risco de fazer uma
previsão superavitária ou, pior, deficitária que de qualquer forma é prejudicial aos
condôminos. Para fazer-se um adequado orçamento necessitaria de informações
importantes que estes demonstrativos não contemplam, como o valor da dívida do
condomínio com os fornecedores, o quanto teria a receber de cotas ou outros
valores financeiros, despesas com pessoal referente a décimo terceiros e férias. A
escrituração contábil somado aos demonstrativos auxiliaria o sindico na elaboração
da previsão orçamentária do condomínio.
Sabe-se que os condomínios não são obrigados a escrituração contábil
como também não podem ser adotados procedimentos da Lei 6.404/76 das
Sociedades por Ações e normas derivadas, contudo podemos discutir alguns
princípios contábeis aplicáveis a qualquer entidade.
É evidente que a contabilidade dotada de fundamentos, princípios
padrões e procedimentos, se aplicados no condomínio certamente demonstrará com
mais confiabilidade a movimentação financeira e patrimonial ocorridas no
condomínio. Pois uma das funções da contabilidade é o registro fiel e continuado
dos fatos ocorridos na gestão do patrimônio de uma entidade.
A resolução CFC n° 1.330/11 aprova a ITG 2000 que estabelece critérios
e procedimentos a serem adotados pela entidade para a escrituração contábil de
seus fatos patrimoniais. Ainda indica que esta Interpretação deve ser adotada por
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todas as entidades, independente da natureza e do porte, na elaboração da
escrituração contábil, observadas as exigências da legislação e de outras normas
aplicáveis, se houver. A ITG 2000 da formalidade a escrituração contábil a qual deve
ser realizada com observância aos Princípios de Contabilidade.
A Resolução nº 750/93 do CFC sobre os Princípios Fundamentais de
Contabilidade, atualizada pela Resolução CFC nº 1.280/2010, observa à
Contabilidade como ciência social, cujo objeto é o patrimônio das entidades.
Determina ainda que:
“Art. 4º O Princípio da ENTIDADE reconhece o Patrimônio como objeto da Contabilidade e afirma a autonomia patrimonial, a necessidade da diferenciação de um Patrimônio particular no universo dos patrimônios existentes, independentemente de pertencer a uma pessoa, um conjunto de pessoas, uma sociedade ou instituição de qualquer natureza ou finalidade, com ou sem fins lucrativos.”
Então em consonância ao Principio da Entidade existe a necessidade de
reconhecer o patrimônio, como conjunto de bens, direitos e obrigações, do
condomínio, uma entidade sem fins lucrativo, pertencentes a um conjunto de
pessoas.
A contabilidade é capaz de produzir aos seus usuários informações de
forma objetiva e uteis ao processo decisório. Porém é necessária a observância do
Principio da Oportunidade que se refere ao período hábil para que a informação
chegue para o usuário de forma integra, para que este possa utiliza-la. Numa
entidade condominial essas informações são decisivas para evitar déficit nas contas,
objetivo primário dos condomínios.
A observância do Princípio da Oportunidade resulta, conforme Parágrafo
Único do Art. 6° da Resolução 750/93, redação dada pela Resolução CFC nº.
1.282/10:
“Art. 6º O Princípio da Oportunidade refere-se ao processo de mensuração e apresentação dos componentes patrimoniais para produzir informações íntegras e tempestivas. Parágrafo único. A falta de integridade e tempestividade na produção e na divulgação da informação contábil pode ocasionar a perda de sua relevância, por isso é necessário ponderar a relação entre a oportunidade e a confiabilidade da informação.”
Então é oportuno o registro de todas as variações do patrimônio do
condomínio de imediato a fim de facilitar o controle e a tomada de decisão do gestor
condominial.
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Como afirmado antes, o condomínio pode adota o regime contábil de
caixa, porém esse regime não se mostra mais apropriado, pois não são
contabilizadas as provisões. O regime de competência é mais apropriado às praticas
contábeis, neste regime contábil são contabilizadas todas as provisões, assim a
administração pode se preparar para os eventos que serão pagos no futuro, sendo
importante fonte de informações gerencial.
No regime de competência, a contabilidade do condomínio, ficará de
acordo com o princípio da competência. Este princípio estabelece o reconhecimento
das receitas geradas e das despesas incorridas, independentemente de recebimento
ou pagamento, pois estes implicarão na modificação do patrimônio.
Para os condomínios residenciais as Receitas serão as taxas ou cotas
condominiais a qual devem ser reconhecidas no período em que são auferidas, o
que não implica seu recebimento. Os valores de cotas pagas em atraso, ou
antecipadamente, não podem ser reconhecidas como receitas no período em que
foram pagas. As taxas condominiais seriam “receitas” no período de referencia da
taxa e o seu recebimento registrado como “contas a receber” do período.
As receitas do condomínio provêm da contribuição de seus condôminos,
através da cota ou taxa condominial, necessárias para custeia todas as despesas de
conservação, manutenção e melhorias do condomínio. Portanto as despesas
dependem das receitas, diferentemente das empresas que almejam lucro em que as
despesas são gastos consumidos para a obtenção de receitas visando o lucro. Em
princípio, no condomínio, a toda despesa deve corresponder uma contraprestação,
ou seja, um serviço prestado ou um benefício experimentado pelo condômino.
O novo Código Civil assim trata as despesas de condomínio no seu artigo
1315: O condômino é obrigado, na proporção de sua parte, a concorrer para as
despesas de conservação ou divisão da coisa, e a suportar os ônus a que estiver
sujeita.
Como visto as despesas são rateadas pelos condôminos conforme sua
parte. Essas despesas representam um dispêndio de ativo que ora pagos no mesmo
período, ora serão pagos em tempo futuros, sendo assim é importante que se
escriture a despesa e seu pagamento independentemente.
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Com o regime de competência pode-se realizar a provisão das obrigações
com fornecedores, observado nas demonstrações contábeis essa relevante
informação facilita a tomada de decisão da gestão do condomínio.
Os princípios que norteiam a contabilidade apontam para um bom registro
dos fatos incorridos na gestão do condomínio, se adotados plenamente pela
administração.
As ferramentas contábeis, como as técnicas de escrituração no livro
Diário em que os fatos econômicos devem ser registrados e controlados através de
lançamentos contábeis em ordem cronológica, oferecendo informações claras e
detalhadas ao público de todos os fatos financeiros relacionados ao condomínio. O
livro Diário propiciará ao síndico a transparência dos atos de sua gestão.
Outra ferramenta de controle contábil, o livro Razão, utilizado para
resumir e totalizar, por conta ou sub-conta, os lançamentos efetuados no Diário.
Propicia informação dos registros contábeis individualizadas conforme sua natureza,
por exemplo, indicar o valor dos gastos com manutenção, podendo servir de base
para elaborar o orçamento dentro da realidade do condomínio.
A contabilidade ainda produz o Balancete Analítico, demonstrativo gerado
a partir dos dados contidos no Razão, relacionam as contas e seus respectivos
saldos, conforme os registros contábeis no determinado período. Diferentemente do
Balancete do Condomínio exemplificado que não notifica os saldos de cada
elemento descrito.
Outra demonstração contábil útil para o condomínio é o Demonstrativo de
Fluxo de Caixa, que é semelhante aos habituais demonstrativos financeiros
utilizados pelos condomínios, em destaque ao exemplificado anteriormente. O
objetivo primordial do Fluxo de Caixa é disponibilizar informações relevantes sobre
os pagamentos e recebimentos, em dinheiro, de uma entidade, ocorridos durante um
determinado período. O demonstrativo de Fluxo de Caixa pode ser facilmente
adaptado para entidade condominial.
O Balanço Patrimonial é principal relatório da contabilidade, apresenta a
situação global do patrimônio de uma entidade em uma determinada data,
contempla o que ocorreu no período que culminou naquela condição do patrimônio.
Assim o sindico poderá utiliza-la para auxiliar na sua prestação de contas anual e
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ainda como ferramenta para estabelecer a previsão orçamentária para o ano
seguinte.
Não há lei a qual exige que os condomínios adotem regras padrão de
contabilidade. O síndico está obrigado somente à prestação de contas,
demonstrando como utilizou o dinheiro arrecadado e a guarda dos documentos
comprobatórios. Porém o condomínio optando pela elaboração da escrituração e
demonstrativos contábeis, objetivando a transparência da gestão e facilitar o
controle, deverá contratar um contabilista a quem detém atribuição exclusiva de
executa a contabilidade. O contabilista deve ter completo domínio dos
conhecimentos técnicos, noções e fundamentos da disciplina e em variadas
aplicações.
5 CONCLUSÃO
Este trabalho apresentou as características da entidade condominial e
revelou que as prestações de contas dos condomínios residências apresentadas
pelos síndicos, geralmente são incompletas, contemplando exclusivamente relação
de recebimentos, pagamentos e saldos apurados, necessitando-se de importantes
informações sobre o patrimônio do condomínio.
Diante da peculiaridade do condomínio que pese sua dimensão
econômica, a necessidade de apropriada gestão com vista a manutenção e
melhorias do bem comum e a obrigatoriedade da prestação de contas, o presente
estudo procurou demonstrar a importância do acompanhamento contábil no
patrimônio do condomínio auxiliando a sua gestão.
Foram apontados procedimentos adotados pela contabilidade que podem
ajudar a administração de condomínio residencial, para um melhor controle,
transparência e na tomada de decisão, respondendo assim o questionamento do
trabalho.
Identificou-se algumas ferramentas da contabilidade, bem como os seus
fundamentos, princípios, critérios e procedimentos, se aplicados, podem contribuir
com o administrador do condomínio, para a maior segurança dos controles,
facilitando as decisões, dá mais confiabilidade e transparência na sua gestão e
oferecer maior proteção do patrimônio dos condôminos.
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Os objetivos deste artigo foram obtidos, levando em consideração a
proposta de demonstrar a contabilidade como ferramenta de auxilio na gestão de
condomínio residencial, chama a atenção para aplicação contábil com base nos
Princípios Fundamentais de Contabilidade a fim de tornar a informação contábil
fonte eficaz na gestão do condomínio.
É interessante que os administradores de condomínios despertem para os
benefícios oferecidos na aplicação da gestão contábil em seus condomínios assim
como é atraente aos profissionais de contabilidade atuarem na área condominial.
Dada a carência de obras bibliográficas sobre a contabilidade de
condomínio e de normas contábeis especificas, propõe-se que novas pesquisas
sobrevenham para discutir sobre o assunto, sabendo-se que o modelo de
administração atualmente praticado não é suficiente para um controle contábil
adequado do patrimônio dessas entidades.
6 REFERÊNCIAS
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22
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FACULDADE CEARENSE – FAC
BACHARELADO EM CIÊNCIAS CONTÁBEIS
Artigo apresentado ao Curso de Ciências Contábeis da Faculdade Cearense – FAC, como pré-requisito para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis, sob orientação da Profa. Dra. Marcia Maria Machado Freitas.
CONTABILIDADE COMO FERRAMENTA DE AUXILIO NA GESTÃO DE
CONDOMÍNIO RESIDENCIAL
Denilson Oliveira da Silva
________________________________________ Profa. Dra. Marcia Maria Machado Freitas
Orientadora
________________________________________ Profa. Dra. Liliana Faria Lacerda
Membro I
________________________________________ Profa. Esp. Aline da Rocha Xavier Casseb
Membro II
Fortaleza – Ce
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