Post on 17-Jun-2015
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BPM + ECM
Acelerando Resultados com Processos Colaborativos
Agenda
• Desafios Empresariais– Gestão de documentos ou gestão de processos?
• Necessidades do Negócio• O que é ECM?• O que é BPM?• Qual a relação entre ECM e BPM.• ECM + BPM: 1 + 1 = 3• ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz• Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• ECM + BPM: Gerando valor para o negócio
• 20% Informação Estruturada
80% Informação NãoEstruturada
90% da informação nãoestruturada não é gerenciada
Volume cresce 36% ao anoSource: Doculabs
Desafios EmpresariaisConteúdo não gerenciado é predominante
Não-estruturado
Pessoas
Ad-Hoc
Estruturado
Gestão de Documentos ou Gestão de Processos?
Agenda
• Desafios Empresariais– Gestão de documentos ou gestão de processos?
• Necessidades do Negócio• O que é ECM?• O que é BPM?• Qual a relação entre ECM e BPM.• ECM + BPM: 1 + 1 = 3• ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz• Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• ECM + BPM: Gerando valor para o negócio
•Repositório de Conteúdo Seguro•Infraestrutura de TI
Aprovação e Entrada de N.F.Atendimento ao ConsumidorGestão de CasosGestão de ContratosContratação de profissionaisAprovação de crédito
Conteúdo CentralizadoCentro de Documentação de ProjetosNormas e Políticas CorporativasConformidade EmpresarialDocumentos Operacionais
Capturar, gerenciar,Armazenar e acessar oConteúdo por toda a
organização
Usar o Conteúdo para
Aprimorar osProcessos
Necessidades do NegócioProcessos + Conteúdo
O que é ECM?
ECM é um conjunto de estratégias, métodos e ferramentas utilizados
para “Capturar, Gerenciar, Armazenar, Preservar e Distribuir” conteúdo (documentos, registros, etc.) relacionado aos processos
chaves das organizações“
Fonte: AIIM
Gestão do Conteúdo Empresarial [ECM]
BPM é um modelo de gestão que
sustenta a governança de um ambiente de processos de negócio em direção ao objetivo de aprimorar a agilidade e a
performance operacional. O BPM é uma abordagem estruturada que emprega
métodos, políticas, métricas, modelos de gestão e ferramentas de software para gerenciar e continuamente otimizar as
atividades e processos de uma organização.
Fonte: Gartner
Gestão de Processos de Negócio [BPM]
O que é BPM?
Agenda• Desafios Empresariais
– Gestão de documentos ou gestão de processos?
• Necessidades do Negócio• O que é ECM?• O que é BPM?• Qual a relação entre ECM e BPM.• ECM + BPM: 1 + 1 = 3• ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz• Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• ECM + BPM: Gerando valor para o negócio
Qual a relação entre ECM e BPM?Duas soluções para satisfazer as necessidades do negócio
Motivadores para Gestão Integrada do Conteúdo Acelerar o acesso à informação Reduzir custos operacionais Satisfazer os requisitos de conformidade Garantir continuidade do negócio
[ECM]
Gestão do Conteúdo
Empresarial
Motivadores para Gestão Efetiva dos Processos Aprimorar o serviço ao cliente e a satisfação Elevar a retenção de clientes Facilitar a aquisição de novos clientes Aprimorar produtividade e eficiência das atividadesrealizadas Interagir com parceiros dinamicamente
[BPM]
Gestão dos Processos
de Negócio
• ECM e BPM estão estreitamente relacionados e algumas vezes são tecnologias e abordagens que se sobrepoem.
• Ambos focam na gestão da informação.– ECM foca na estrutura e no ciclo de vida do conteúdo.
– BPM foca nos processos de negócio que interagem com o conteúdo.
• TODOS os projetos de ECM requerem práticas de BPM e algumas vezes tecnologia.
• Alguns projetos de BPM requerem tecnologia correlataao ECM e a maioria requer práticas de ECM.
Qual a relação entre ECM e BPM?
ECM- Captura
- Documentos
- Colaboração
- Registros
- Classificação
- Busca
- Publicação
- Revisão
BPM-Workflow
- Modelagem
- Simulação
- Formulários
- Integração
- Análises
- Monitoramento
- Tarefas
ECM + BPM- Gestão de Contratos
- Aprovação de
Relatórios Financeiros
-SAC
- Recursos Humanos
- Gestão de Propostas
- Engenharia
- Compras
Processos Colaborativos
Qual a relação entre ECM e BPM?
ECM + BPMDesafios para o Desenvolvimento da Estratégia Integrada
Fator Crítico de Sucesso: Automação
Desafios
Solução Corporativa Implementação Modular e Incremental
Evitar Silos de Aplicação e Informação Evitar Custos Extras com Integração
Facilitar o Treinamento dos Usuários Promover a Conformidade Empresarial
Convergência de Frameworks Diminuir o TCO
Acelerar o ROI (Retorno sobre Investimento)
+SoftExpert ECM Suite
SoftExpert BPM SuiteSolução Corporativa Implementação Modular e Incremental
Elimina Silos de Aplicação e Informação Elimina Custos Extras com Integração
Facilita o Treinamento dos Usuários Promove a Conformidade Empresarial
Convergência de Frameworks Diminui o TCO
Acelera o ROI (Retorno sobre Investimento)
ECM + BPM: 1 + 1 = 3
Gestão de DocumentosTradicional
ConteúdoGerenciado
Acelera o ROI para Gestão de ConteúdoMinimiza Riscos Corporativos(Compliance Management)
Participaçãodos
Usuários
Tipos deConteúdo
Maximiza o valor geradopara toda a organização
Reduz custosde Acesso à Informação
Conteúdo não-gerenciado Processos de Negócio
ECM + BPM
SoftExpert ECM Suite
Cap
tura
Flexibilidade e Integração
Escalabilidade + ROI
Eliminação de silos de informação
Soluções Específicas
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ECM + BPM: 1 + 1 = 3
Busca
Captura
Processos Colaborativos
Complexidade + Alto custo de integração
Custo de propriedade elevado (TCO)
Informação dispersa (silos)
SoftExpert ECM Suite
versus ECM + BPM
Agenda
• Desafios Empresariais– Gestão de documentos ou gestão de processos?
• Necessidades do Negócio• O que é ECM?• O que é BPM?• Qual a relação entre ECM e BPM.• ECM + BPM: 1 + 1 = 3• ECM + BPM: 05 Pilares para uma estratégia eficaz• Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• ECM + BPM: Gerando valor para o negócio
Proteção da Informação
Normas e procedimentos
Taxonomia e classificação de metadados
Controle de revisãode documentos(Workflow específico)
Bibliotecas de documentos
Gestão de Documentos
Políticas e regrascorporativas
Captura e gestãode e-mails
Políticas de retenção e agendas de expiraçãoautomatizadas
Trilhas de auditoria
Arquivo Físico
Roteamento nosestágios de temporalidade
Gestão de Registros
Busca Captura
Indexação
Contexto
Relevância
Metadados
Alertas
Fontes de conteúdodistribuídas
Visualizaçãodinâmica
Digitalização
Captura + OCR
Classificação
Gestão da Informação Aprimorada Eficácia para o NegócioPráticas Repetidas
Rotas pré-definidaspara revisão e aprovação
Atribuição de tarefas e rastreabilidade
Workflow Ad Hoc
Workflow estruturado + roteamentodinâmico
Notificaçõesdurante todo o ciclo de vida
Workflow/ BPM
Conformidade Empresarial (Compliance Management)
ECM + BPM05 Pilares para uma Estratégia Eficaz
Proteção da Informação
Normas e procedimentos
Taxonomia e classificação de metadados
Controle de revisãode documentos(Workflow específico)
Bibliotecas de documentos
Políticas e regrascorporativas
Captura e gestãode e-mails
Políticas de retenção e agendas de expiraçãoautomatizadas
Trilhas de auditoria
Arquivo Físico
Roteamento nosestágios de temporalidade
Gestão de Registros
Captura
Indexação
Contexto
Relevância
Metadados
Alertas
Fontes de conteúdodistribuídas
Visualizaçãodinâmica
Digitalização
Captura + OCR
Classificação
Gestão da Informação Aprimorada Eficácia para o NegócioPráticas Repetidas
Rotas pré-definidaspara revisão e aprovação
Atribuição de tarefas e rastreabilidade
Workflow Ad Hoc
Workflow estruturado + roteamentodinâmico
Notificaçõesdurante todo o ciclo de vida
Conformidade Empresarial (Compliance Management)
Gestão de Documentos
BuscaWorkflow/
BPM
+SoftExpert ECM Suite
SoftExpert BPM Suite
ECM + BPM05 Pilares para uma Estratégia Eficaz
Recursos SoftExpert ECM Suite + BPM• O que a integração ECM + BPM da SoftExpert pode fazer?
– Iniciar workflows automaticamente ou manualmente baseado em processos de negócio
– Monitorar e responder a eventos (Exceções de tempo)
• Revisar uma coleção de documentos simultaneamente
• Alterar o fluxo em tempo de execução
• Determinar executores em tempo de execução
• Alocar tarefas a um pool de executores
– Manipular documentos físicos com controle através dos fluxos
– Gerenciar a execução de tarefas, notificações e rastreabilidade
– Comunicar com sistemas externos
– Escalar tarefas para outros executores
– Suportar realocação de recursos
– Dinamicamente responder para alterações nas definições de papéis (grupos)
– Disparar subprocessos quando necessário
Oportunidade paraBaixa aderência c/ Negócio
Complexidade p/ TI
Eficiência OperacionalTI ÁgilAlinhamento EstratégicoVantagem Competitiva
Sistemas fragmentados
NecessidadesDepartamentais
Gestão Bottom-up
Soluções pontuais
Integração Nativa entrecomponentes
PlataformaCorporativa
GestãoTop-down
SoftExpertECM Suite
Visão Tática•Investimento de curto-prazo•Reativo (baseado em deadline)
Visão Estratégica•Valor preservado ao longo do tempo•Pró-ativo (foco na Performance)
ECM + BPM: Gerando valor para o negócio
ECM + BPMMetas
• Reduz custos, aprimora a qualidade e promove conformidade
• COMO: roteamento de documentos, aprovação, controle, etc.Resultados
• Capturar, alinhar e aprimorar a qualidade da informação
• Encontrar e usar a informação correta no tempo apropriado
• Alavancar reuso de conteúdo, melhores práticas e melhoria contínua
• Elevar a capacidade do negócio e percepção do ambiente
• Conduzir a gestão de mudanças e agilidade
ECM + BPM: Gerando valor para o negócio
• Acelera a velocidade do negócio frente a mudanças
• Aumenta atividades com processamento paralelo
• Diminui tempos de ciclo dos processos, necessidades de recursos e custos
• Otimiza a aplicação de recursos e sua utilização
• Intensifica a consistência e o controle de qualidade
• Melhora os dados operacionais para planejamento e relatórios
• Sustenta a conformidade regulatória
• Aprimora o monitoramento e auditoria dos processos
de negócio
• Eleva a segurança da propriedade intelectual
• Aperfeiçoa a flexibilidade nas diretrizes dos processos
de negócio
• Aumenta a satisfação dos clientes
ECM + BPM: Gerando valor para o negócio
Obrigado!
Carlos Aggio
ECM/BPM Product & Market Manager
carlos.aggio@softexpert.com