Post on 11-Dec-2018
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
AVM – FACULDADE INTEGRADA
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
AUDITORIA INTERNA PARA TOMADA DE DECISAO
LACILDA MARA PEREIRA
Orientadora:
Prof. Luciana Chaves Madeira
Rio de Janeiro – RJ
2016
DOCUMENTO PROTEGID
O PELA
LEI D
E DIR
EITO AUTORAL
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
AVM – FACULDADE INTEGRADA
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
AUDITORIA INTERNA PARA TOMADA DE DECISAO
Apresentação de monografia à AVM Faculdade
Integrada como requisito parcial para obtenção do
grau de especialista em MBA em Auditoria e
Controladoria.
Por: Lacilda Mara Pereira
3
AGRADECIMENTOS
Agradeço primeiramente a Deus, que é
tudo em minha vida e que me ajuda e
me capacita todos os dias. Ao meu
esposo pelo incentivo e apoio, sendo
paciente comigo nesses meses de
nervosismo e muitos choros, aos meus
filhos por compreender minha ausência
e me esperar chagar em casa todas as
sextas quase 1 hora da manhã, me
apoiaram desde o início do curso,
lembrando que vocês são o meu apoio
e motivo para sempre seguir em frente
perante a qualquer dificuldade. A
minha orientadora Luciana Madeira
pelas informações e conhecimentos
fornecidos. Aos meus amigos e
colegas da turma de MBA em Auditoria
e Controladoria da UNIVERSIDADE
CANDIDO MENDES AVM –
FACULDADE INTEGRADA PÓS-
GRADUAÇÃO LATO SENSU.
A todos,
O meu muito obrigada!
4
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho ao meu esposo
Horácio Santos, a minha família, aos
meus filhos Marcos Paulo Boato Ferreira
e Guilherme Matheus Boato Ferreira e ao
meu amigo de curso, Valmir que muito me
ajudou.
5
RESUMO
O presente trabalho tem por objetivo oferecer o fácil entendimento sobre a
importância da auditoria interna e suas ferramentas de controle que
influenciam e auxiliam os gestores de uma Organização na tomada de
decisões.
Ter as ferramentas de controle que a auditoria interna proporciona aos
gestores é ter um diferencial na hora de tomada de decisão.
Desta forma podemos afirmar que a Auditoria Interna é cada vez mais
indispensável para que os gestores alcancem o tão sonhado sucesso no
campo empresarial, visto que as empresas hoje mais que nunca buscam estas
ferramentas que as auxiliem no seu processo de gestão, podendo assim
detectar e prevenir possíveis falhas e avaliar e examinar melhor as atividades
desempenhadas por elas (empresas).
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METODOLOGIA
Este trabalho visará sua realização por meio bibliográfico. A revisão
bibliográfica visará fornecer à base teórica, podendo assim propiciar um
melhor entendimento sobre a importância da Auditoria Interna para a Tomada
de Decisão. Tendo como principal base de pesquisa os autores Willian Attie e
Marcelo Cavalcante Almeida nos temas de auditoria.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I – Auditoria Interna 09
CAPÍTULO II – Controle Conceito e Definição 28
CAPÍTULO III – Os papéis de trabalho 42
CAPÍTULO IV – O poder de influência da auditoria interna 49
CAPÍTULO V – Responsabilidade das informações 55
CONCLUSÃO 58
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 60
ÍNDICE 63
8
INTRODUÇÃO
As empresas se veem cada vez mais obrigadas à tornarem seus
processos com custos mais baixos, a concorrência acirrada e
consequentemente, a redução de suas margens de lucros, exigem que as
empresas tomem medidas para viabilizar a concorrência, reduzindo, não
somente seus custos de produções, mas, também seus custos de gestão e
operacionais, estamos vivendo um momento em que gerir recursos com
economia, eficiência e eficácia é muito importante para a sobrevivência de uma
empresa. Isto acaba exigindo cada vez mais de profissionais capacitados que
consigam dar conta da constante mudança da legislação e economia
brasileira. Diante dessa mudança, um grande número de empresas está cada
vez mais optando pelo controle interno, que graças à globalização e a
tecnologia oferecerem números precisos e controles eficientes que auxiliam
em uma tomada de decisão frente ao mercado, cada vez mais disputado. Os
chamados controles de gestão asseguram que os planos traçados pelos
gestores sejam executados como o planejado.
Diante do exposto, pergunta-se: Como a auditoria interna
influencia na tomada de decisão?
O presente trabalho tem como finalidade relatar a importância da auditoria
interna para tomada de decisão das empresas, onde abordaremos e falaremos
sobre os seguintes assuntos: capítulo I auditoria interna ,conceito, finalidade e
importância, no capítulo II controle interno, conceito e definição, capítulo III os
papéis de trabalho, capitulo IV o poder de influência da auditoria interna
e por fim no capítulo V encerraremos falando sobre a responsabilidade das
informações geradas pela Auditoria Interna.
.
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CAPÍTULO I
AUDITORIA INTERNA: CONCEITO, FINALIDADE E
IMPORTÂNCIA
Identificaram-se neste capítulo todas as considerações sobre auditoria, dando
ênfase na Auditoria Interna e esclarecendo ao longo deste capítulo os seus
objetivos e sua importância para a tomada de decisão nas empresas.
1- Conceito
De acordo com o portal de Auditoria: A Auditoria é uma revisão das
demonstrações financeiras, sistema financeiro, registros, transações e
operações de uma entidade ou de um projeto, efetuada por contadores, com a
finalidade de assegurar a fidelidade dos registros e proporcionar credibilidade
às demonstrações financeiras e outros relatórios da administração.
A auditoria é utilizada para também poder identificar deficiências que
possam existir no sistema de controle interno e no sistema financeiro.
Encontrando as deficiências, as mesmas deveram apresentar recomendações
para melhorá-los.
As auditorias podem diferir substancialmente, dependendo de seus
objetivos, das atividades para os quais se utilizam as auditorias e dos relatórios
que se espera receber dos auditores.
Em geral, as auditorias podem ser classificadas da seguinte maneira:
auditoria de demonstrações financeiras; auditoria de cumprimento e auditoria
operacional.
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Auditoria de demonstrações financeiras: Como já foi dito, é o exame
das demonstrações financeiras, feito por um profissional independente, com a
finalidade de emitir um parecer técnico sobre sua fidedignidade.
Auditoria operacional: Tem a finalidade de avaliar a eficácia e
eficiência dos seus resultados, mediante as metas estabelecidas, aos recursos
empregados, a organização, a utilização e coordenação dos citados recursos e
os controles elaborados e estabelecidos sobre a sua gestão. Auditoria é a técnica contábil que examina todos os registros
patrimoniais, observando-os para verificar se tais registros se encontram
dentro ou fora dos limites do fim de cada exercício.
A auditoria interna deverá apresentar sugestões bem como as críticas
levantadas, através das pesquisas realizadas por amostras, interpretações,
orientações e pareceres, cercando-se, portanto, de todos os meios
necessários e cabíveis.
Sendo assim, mencionamos que a auditoria interna como um controle
gerencial passa a funcionar como ferramenta de poder de avaliação, avaliando
desde a sua eficiência até sua eficácia dentre outros controles.
A Auditoria interna deve se estender como uma atividade de suporte e
assessoramento constante junto à alta administração levando se em
consideração o desempenho das atribuições e objetivos definidos para cada
setor, departamento e ou área da empresa.
Para isso as políticas e as diretrizes devem ser aplicadas, a fim de
alcançar e atingir os objetivos determinados (SÁ,1973).
A Auditoria Interna compreende desde número de procedimentos,
quantidades de amostras e tem por finalidade averiguar a integridade, fazer
adequações que julgue necessárias e promover a eficácia dos controles
11
internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais das
empresas, como um serviço prestado à administração, área operacional ou a
área de gestão (ATTIE, 1988).
A auditoria por ser considerada como uma atividade de avaliação
independente dentro da empresa, sua característica se torna em tipo de
serviço que serve de apoio à alta gestão para promover as verificações junto
as rotinas de trabalho e na da consistência física e técnica, a qual se destina a
realizar as revisões junto as operações. Por se tratar de um serviço que será
prestado à alta administração, deverá fazer valer às normas estabelecidas pela
mesma e deverá apresentar um modelo de controle gerencial que funcione por
meio das análises e avaliações da eficiência e eficácia de tantos outros
controles (DIAS, 2011).
A auditoria interna terá sempre a função de dar garantia e segurança
aos gestores/administradores, no que diz respeito às informações produzidas
pela contabilidade e auditada por ela, com o intuito de averiguar se está de
acordo com os aspectos legais, e sua finalidade será sempre [...]verificar a
eficácia e eficiência dos controles, a integridade das informações e registros e
utilizar métodos para salvaguardar os ativos e comprovar sua existência”
(ATTIE, 2011).
CREPALDI (2007, p. 25) descreve da seguinte forma o objetivo da
auditoria interna é [...] examinar a integridade, adequação e eficiência dos
controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e
operacionais da entidade, auxiliando todos os membros da administração no
desempenho correto de suas funções e responsabilidades, fornecendo
análises, apreciações, recomendações e comentários pertinentes às atividades
examinadas.
Já Almeida (1996, p.26) descreve que, os objetivos da auditoria interna
é: verificar se as normas internas estão sendo seguidas; verificar a
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necessidade de aprimorar e implantar a prática das normas internas vigentes;
verificar a necessidade de acrescentar novas normas internas; efetuar
auditoria nas diversas áreas das demonstrações contábeis e em áreas
operacionais.
Pode-se ressaltar que, a auditoria interna será sempre executada por
um profissional ligado à empresa, ou por uma seção própria para tal finalidade.
A auditoria interna, deverá seguir sempre na mesma linha de
pensamento da alta direção da empresa. O auditor interno será sempre uma
pessoa de externa confiança da alta direção, gestores e dirigentes, deverá ser
vinculado à empresa por um contrato trabalhista continuado e sua intervenção
será permanente. A área de atuação da auditoria interna será permanente e
envolverá todas as atividades da empresa e deverá predominar com a
constante verificação dos controles internos, da manipulação de valores e a
execução de rotinas administrativas (CREPALDI, 2007).
O objetivo principal da auditoria interna é dar munição e ferramenta
aos gestores ao emitirem um parecer sobre o funcionamento dos controles
internos e os resultados obtidos em cada setor. Para isso, os auditores
precisam atingir seus objetivos realizando um planejamento adequado ao seu
trabalho, avaliando controles e sistemas de controles internos a fim de
estabelecer padrões como: natureza, datas e extensões dos procedimentos de
auditoria e assim poder apurar todas as evidências que comprovem as
informações.
Em análise junto a este conceito, se pode observar inúmeras
vantagens que a auditoria interna promove aos gestores.
Sendo elas:
1- Fiscaliza a eficiência dos controles internos.
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2- Assegura maior correção dos registros contábeis.
3- Fala e emite sua opinião sobre a adequação dos demonstrativos contábeis.
4- Dificulta desvios de ativos e pagamentos indevidos.
5- Contribui para a obtenção de melhores informações sobre a real situação da
entidade.
6- Aponta falhas na organização administrativa e nos controles.
7- Garante maior atenção e rigor dos funcionários contra erros e evita fraudes.
Pode-se assegurar também que a auditoria interna além de ser uma
ferramenta para os gestores na tomada de decisão ela pode ser considerada
como técnica de avaliação, por revisão e análise, com o objetivo de opinar
sobre o comportamento patrimonial, sobre a gestão de administradores, sobre
a conduta de pessoas às quais se confiam bens ou riquezas, sobre o destino
de fundos e recursos.
O auditor interno pode e deve se interessar por qualquer outra fase das
atividades do trabalho/ negócio no qual ele pode ter um desempenho mais
eficaz e eficiente para atender à administração e a alta gestão da empresa. O
que poderá resultar em campos diversificados, além de contabilidade e
finanças, e assim poderá obter uma visão mais ampla das operações
resignadas ao exame.
A figura do auditor interno dentro das empresas é configurada como se
fosse um fiscal fiscalizando cada processo da organização, analisado os
procedimentos, por meio de estudos e testes, verificando e observando se o
mesmo corresponde ao que deve ser seguido e como deve ser na prática,
avaliando os erros e possibilidades a fim de distinguir quais são mais
apropriadas e rentáveis à cada área que foi analisada.
Seu objetivo principal é sempre emitir opinião em relação ao
funcionamento dos controles internos e aos resultados obtidos em cada setor,
sendo necessário planejar adequadamente o seu trabalho, avaliar nos detalhes
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o sistema de controle interno a fim de estabelecer diretriz em relação a
natureza, datas e extensão dos procedimentos de auditoria e com isto
conseguir colher evidências comprobatórias das informações. (RUBIO; SILVA;
GUIMARÃES, 2014)
As características que levam um auditor interno a se tornar apto para o
desempenho das suas atribuições/ atividades, são elas: ter integridade; ter
responsabilidade; ter confiabilidade; ser organizado; ser ético; ser dedicado; ter
habilidade no relacionamento e trato com as pessoas; se manter
constantemente atualizado; dominar cálculos matemáticos; ter uma postura de
crítica; ter segurança diante de problemas; ser disciplinado e ter
comprometimento (RUBIO; SILVA; GUIMARÃES, 2014).
1.2 - AS RESPONSABILIDADES DOS AUDITORES INTERNOS
NA EXECUÇÃO DOS TRABALHOS
As responsabilidades dos auditores internos e da auditoria interna, na
organização, devem ser muito bem determinadas pelas políticas e pelas
diretrizes da empresa, lembrando que caberá sempre a autoridade
correspondente (alta gestão e alta administração) da empresa o dever de
fornecer aos auditores internos o livre acesso a todos os registros,
informações, propriedades e acesso a todo pessoal da empresa que possam
ter importância ou que possam contribuir para o andamento e evolução de
todos assuntos em pauta.
Os auditores internos devem se sentir à vontade para revisar e avaliar
as diretrizes, planos, procedimentos e registros a qualquer momento que
julgarem necessário (CREPALDI, 2007, p.26).
De acordo com o portal de contabilidade:
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1– O auditor interno deve ter o máximo de cuidado, imparcialidade e
zelo na realização dos trabalhos e na exposição das conclusões.
2 – A amplitude do trabalho do auditor interno e sua responsabilidade
estão limitadas à sua área de atuação.
3– A utilização da equipe técnica supõe razoável segurança de que o
trabalho venha a ser executado por pessoas com capacitação profissional e
treinamento requeridos nas circunstâncias.
4– Cabe também ao auditor interno, quando solicitado, prestar
assessoria ao Conselho Fiscal ou Órgãos equivalentes.
1.3 – DOS CUSTOS E REDUÇÕES
Cada vez mais, as empresas buscam redução de custos. Para
conseguir atingir as suas tão sonhadas metas de redução de custos e poder
atender à esta necessidade com eficácia na implantação e realização de uma
“Auditoria Interna”, o auditor titular terá por princípio o dever de capacitar todos
os seus auditores e faze-los se tornarem completos e capazes no menor prazo
possível; utilizando os recursos de informática para aumentar a eficiência e
agilidade e com isso poder eliminar todos os levantamentos maçantes e
desgastantes que normalmente são destinados aos “Trainees” e “Juniores”;
buscar cada vez mais o verdadeiro comprometimento dos auditores mediante
sua participação plena e efetiva no planejamento de todos os trabalhos; adotar
procedimentos e práticas administrativos mais simples para emissão, controle
e acompanhamento das recomendações (FRANCO, 2001).
Assim poderá fazer com que, todo custo com o seu pessoal de apoio e
supervisores cheguem a zero, pois, com base num planejamento elaborado
com eficaz junto as prioridades da alta administração, podem partir para a
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primícia de estabelecer um plano anual, onde cada auditor definirá seu plano
de trabalho e se comprometerá com seus projetos durante todo o exercício
(ATTIE, 1988).
Para que tal planejamento surta efeito e para que se cumpra o que
estiver estabelecido, o cronograma de execução deverá ser acompanhado pelo
próprio auditor, pelo Gerente da Auditoria e pelo Presidente da companhia (alta
direção). Deverá ser criado um procedimento para emissão das
recomendações onde o mesmo deverá ser bem simplificado. Nas
recomendações deverá ser observado sempre alguma oportunidade de
melhoria. Caberá ao próprio auditor quando emitir as recomendações elaborar
em conjunto um plano de ação onde serão mencionadas todas as mudanças
que foram sugeridas bem como deverá ter um acompanhamento e
monitoramento durante todo processo de implantação e implementação, onde
todos envolvidos deverão estar comprometidos com o processo de mudança
(ATTIE, 1988).
A Certeza de obtenção de redução na margem de custos se dará junto
ao principal objetivo desta auditoria que será verificar se o conceito, a forma, e
procedimentos adotados, estão realmente corretos e adequados, pois disso
dependerá a concretização e certeza da margem de lucro. Muitas empresas
vivem enganadas quando se trata de margem de lucro, pois muitas vezes seu
percentual de lucro demonstrado nos seus relatórios gerenciais não refletem a
realidade aplicada junto aos critérios, muitas vezes, pois seus cálculos
apresentam margens de erros. Nestes casos, o relatório de auditoria é
imprescindível para a alta gestão ter o conhecimento e o real cenário de sua
margem de lucro.
Com relação a formação de preço, pode-se dizer que é essencial que a
empresa adote critérios seguros e confiáveis para elaboração e formação do
preço de venda.
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Por isso as empresas têm sofrido pressão por fazer com que sua
margem de lucro seja cada vez menor, pois a cada dia esta atividade vem
sendo pressionada pelos vários segmentos da sociedade, desde o próprio
cliente, que hoje é muito mais exigente e que a cada tem buscado maior
qualidade pelo menor preço.
Para que as empresas possam atender a essas exigências e
continuarem competitivas no mercado, elas têm buscado se modernizar, tanto
em questões de instalações quanto á processo de gestão.
Portanto as empresas, cada vez mais fazem investimento em seu
recurso e talento humano, com isto ela possibilita um aprimoramento maior,
consegue expressar uma maior produtividade e flexibilidade necessária para
sua permanência junto a esta competição que a cada dia se torna mais
acirrada.
Diante desse fato, e considerando que todas as atividades
desenvolvidas pelas empresas que não agregam valor ao seu produto final
devem consumir o mínimo de recursos, elas se contrapõem à realidade de
vários órgãos de Auditoria Interna, que possuem em seus quadros grande
quantidade de pessoas não envolvidas diretamente com a atividade fim da
auditoria, denominada de apoio e de planejamento.
Em alguns casos, a relação entre esse pessoal e os auditores de
campo, chegam a atingir 25 a 30%, e sua atribuição, além de secretárias,
controlam as horas de todo pessoal de campo, formam as equipes de cada
projeto, controlam os status das recomendações e das respostas dos
auditados, e, no caso dos coordenadores / supervisores, revisam os papéis de
trabalho, sugerem avaliações complementares, acompanham o cronograma,
etc. Ou seja, são retrabalhos que vez mais evidenciam a falta de confiança no
comprometimento dos auditores de campo e / ou deficiência em sua
capacitação.
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A maioria destas anomalias são provenientes da simples cópia da
gestão das auditorias externas sem que haja a preocupação de adaptá-las à
realidade e as necessidades das auditorias internas.
Nas auditorias internas, a realidade é outra, completamente diferente
das auditorias externas.
A auditoria interna vai além da efetividade dos números avaliados, sua
preocupação também é com a economia, racionalização e com a
produtividade, ou seja, a Auditoria Interna torna-se uma ferramenta de
possibilidade de melhoria nos Controles Internos de uma empresa e de sua
gestão empresarial.
Assim, as empresas devem fazer de cada auditor um gerente capaz e
comprometido com as diretrizes e metas da organização e assim poder
atender à necessidade de redução de custos e entender a eficácia da função
da “Auditoria Interna”.
1.4 – Das normas gerais
Em primeiro lugar e antes de mais nada, as normas exigem que os
auditores devam ter no mínimo a capacidade profissional para executarem as
tarefas a eles confiadas. Cada organização de auditoria e os auditores, não
devem ter sua independência prejudicada por qualquer que seja o motivo. Os
auditores devem ter o máximo de cuidado ao realizarem a auditoria cuidado
redobrado ao prepararem seus relatórios, os mesmos devem comunicar
qualquer limite colocado ao propósito do exame (ATTIE, 1988).
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1.4.1 - Normas de exame e normas de avaliação
Nas avaliações de exames que são feitas através das normas, todo
trabalho do auditor interno deve ser executado de forma organizada,
planejada, supervisionada e reforçada por papéis de trabalho corretamente
feitos. O auditor interno deve juntar todas as evidências, competente e de
importância, para que assim tenha uma base razoável para elaborar o seu
parecer. Vale ressaltar e lembrar, que o auditor deverá estar sempre atento
para quaisquer informações que o levem a situações de fraudes e abuso de
atos ilegais (SANTOS, 2006).
1.4.2 - Normas de relatório
Os relatórios devem ser sempre realizados por escrito e revistos e
revisados na forma de rascunho, pelo setor auditado e pelos dirigentes (alta
direção) que pediram a auditoria. Estes relatórios devem ser precisos, concisos
e adequados. Todos os dados apresentados pelos relatórios deverão mostrar
dados exatos e fiéis, e os fatos descobertos devem ser apresentados de
maneira convincente, clara, objetiva, simples, concisa e competente, eles
também devem conter execuções dignas de nota e evidenciar sempre em
primeiro lugar as melhorias, em vez conter somente as críticas (DIAS, 2008).
1.4.3 - Aplicação das normas
A orientação descrita nas normas é para instruir, pois nelas se
determina com clareza e certeza o que uma unidade de auditoria deve fazer
para atender à exigência de planejamento correto do trabalho, nem há regras
quanto à quantidade de evidência solicitada para se apoiar um fato descoberto.
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Essas questões envolvem análise e sua solução pode ter variações segundo
as políticas e práticas da unidade de auditoria operacional e as características
do trabalho realizado (CREPALDI, 2007).
Desta forma, as unidades de auditoria desenvolvem práticas e
procedimentos internos para terem a segurança da uniformidade e a qualidade
de seu trabalho. Esses procedimentos dizem respeito a questões quanto à
maneira de preparar e revisar os papéis de trabalho. As unidades de auditoria
muitas vezes relatam os procedimentos selecionados para cumprimento das
normas profissionais contidas em manuais internos ou em material de
treinamento. Recomenda-se sempre para qualquer ambiente a elaboração de
manuais de procedimentos internos para reforçar a observância de normas
profissionais (CREPALDI, 2007).
1.5 - Controles internos
Para ajudar a administração a seguir com organização dos negócios
da empresa, o controle interno vem com planejamento, estratégia e rotinas
visando à proteção dos ativos, e assim produzir dados contábeis confiáveis. O
controle interno com um bom sistema irá detectar de forma eficiente os erros
ou irregularidades na organização, assim o auditor pode diminuir o volume de
teste de auditoria no caso de a empresa ter esse sistema confiável, pois no
contrário ele terá que aumentar o volume de teste (ATTIE, 1988, p.198).
Mesmo diante de todo controle, podem ocorrer irregularidades como o
suborno ou benefício direto para tomar alguma decisão; fraude, por meio da
adulteração de documentos, com intuito de benefício financeiro, e desfalque,
que se resume pela simples retirada de dinheiro (ATTIE, 1988).
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1.5.1 - Como controlar as áreas de risco
Vemos no dia-a-dia que ocorrem muitas irregularidades em setores
como compras, vendas, contas a pagar e contas a receber, folha de
pagamento, estoque e no setor financeiro.
No setor de vendas, há um tipo controle para o pagamento de
comissões, descontos e consignações indevidas, já no setor de compras
encontramos muita dificuldade para administrar por meio da auditoria, aja visto
que muitos fatos acabam acontecendo e sendo registrado fora dos livros
contábeis da empresa. Para solucionar este problema temos a variedade de
fornecedores, aberturas de novas licitações, além da troca de funcionários no
momento em que entram em gozo de férias (REGO, 2001).
Pode-se dizer que outro setor que merece bastante cuidado é o setor
de contas a pagar, pois ali se concentram todos os cheques de serviços, que
podem ou não serem fantasmas, e também na antecipação de pagamentos,
cujo objetivo pode ser de recebimento de propinas. Assim caberá ao auditor
observar se os acontecimentos estão consumindo dinheiro de investimentos
das empresas (ATTIE, 2009).
No setor de contas a receber, vemos uma grande força, devido à crise
de falta de caixa em quase todas as empresas e organizações, elas acabam
muitas das vezes abrindo mão de recolher parte do valor financeiro (multas e
juros) e receber apenas a quantia principal. Muitas vezes fica a dúvida, se o
responsável pelo setor usou realmente o bom-senso ou se de forma proposital
foi conivente com a situação.
Por isso sempre se recomenda a verificação regular dos números das
contas correntes dos funcionários, para que sejam evitados aqueles depósitos
sem procedência nenhuma. Valores residuais de produção de grande volume
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(matéria prima) também requerem cuidados a mais. Estas diferenças
enriquecem a pessoa de um dia para o outro (ATTIE, 2009).
Em algumas situações, o diretor financeiro não deixa que os demais
interfiram e tomem conhecimento das operações realizada por ele. É sempre
bom ficar atento, para verificar se existe certo acordo entre o gerente financeiro
e o banco. Isto pode se observar por meio da análise dos ganhos da empresa,
pode se mostrar a eficácia gerencial (ATTIE, 2009).
1.5.2 - Os procedimentos mais eficientes
No foco de se reduzir as chances de ocorrer desvios dentro da
organização, temos uma ferramenta muito importante que é a realização
provas surpresas (sistema preventivo) sempre dadas pela auditoria. Deixando
de executar o uso desta ferramenta, percebemos uma fragilidade muito grande
nas organizações, quanto ao controle de situações que acabam trazendo
grandes prejuízos às mesmas (HILARIO; ERNESTO, 1995).
O correto seria adotar por realizar a criação de um guia de
procedimentos e provas departamentais, em cada unidade da organização,
podendo ser realizado pelos próprios funcionários. No entanto, nada impede
que ao final do expediente a própria auditoria interna verifique o trabalho
(HILARIO; ERNESTO, 1995).
Muitas empresas ao longo do tempo vêm cometendo o mesmo erro
onde altera a função do auditor para outras atividades, pois com o acumulo de
função, cada vez mais ele acaba perdendo o foco de verificar todo o resto da
organização como produção, estoque, entre outras atividades (HILARIO;
ERNESTO, 1995).
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1.5.3 - Exemplos de controles internos
O controle interno alcança controles que podem se caracterizar como
contábeis ou como administrativos, sendo que os controles contábeis têm
ligação direta com a proteção do patrimônio da empresa e a veracidade dos
registros contábeis, quanto ao seu plano de organização e todos os métodos e
seus procedimentos.
Vejam os exemplos: auditoria interna; controles físicos sobre ativos;
desmembramento de funções (colaboradores que têm acesso aos registros
contábeis não podem mexer com os ativos da empresa); sistema (ATTIE,
2007).
Já os controles Administrativos, abrangem o plano de organização e
todos os métodos e procedimentos que têm ligação direta com a eficiência das
operações e com a política da empresa.
Vejamos os exemplos de controles administrativos: controle de todos
os compromissos assumidos, porém ainda não realizados economicamente;
análise de todas as variações ocorridas entre os valores orçados e os valores
incorridos; estudos de tempos e movimentos; treinamento de pessoal; controle
de qualidade; análises estatísticas de lucratividade por linha de produtos
(ATTIE, 2007).
1.6 - A Real Finalidade da Auditoria Interna
De acordo com o portal de Auditoria: a Auditoria Interna tem por
finalidade desenvolver um plano de ação que possa auxiliar a organização a
alcançar seus objetivos adotando sempre uma abordagem sistêmica e
disciplinada para a avaliação e melhora da eficácia dos processos de
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gerenciamento de riscos com o objetivo de adicionar valor e melhorar as
operações e resultados de uma organização.
1.6.1 – O Real objetivo e Alcance da Auditoria Interna
Em geral, o objetivo da Auditoria Interna é sempre poder avaliar e
prestar ajuda a alta Administração e com isto poder desenvolver
adequadamente suas atribuições, sempre lhes proporcionando análises
confiáveis, recomendações e comentários objetivos acerca das atividades
examinadas.
O auditor interno deve, portanto, preocupar-se com qualquer fase das
atividades da empresa na qual possa ser de utilidade à Administração. Para
conseguir o cumprimento deste objetivo geral de serviços à administração, há
necessidades de desempenhar atividades tais como:
- Revisar e avaliar a eficácia, suficiência e aplicação dos controles contábeis
financeiro e operacionais.
- Determinar a extensão do cumprimento das normas, dos planos e
procedimentos vigentes.
- Determinar a extensão dos controles sobre a existência dos ativos da
empresa e da sua proteção contra todo tipo de perda.
- Determinar o grau de confiança, das informações e dados contábeis e de
outra natureza, preparados dentro da empresa.
- Avaliar a qualidade alcançada na execução de tarefas determinadas para o
cumprimento das respectivas responsabilidades.
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- Avaliar os riscos estratégicos e de negócio da organização.
1.6.2 – Autoridade e responsabilidade
A Auditoria Interna é mais uma função assessorial que de linha.
Por isso, o Auditor Interno não exerce autoridade direta sobre os outros
membros da organização, cujo trabalho revisa.
O Auditor Interno deve ter liberdade para revisar e avaliar as normas, os
planos, procedimentos e registros; mas seu trabalho de modo algum isenta os
demais membros da Organização das responsabilidades que lhes foram
designadas.
1.7 – Independência
A Independência é uma condição e é essencial para se obter resultados
positivos nos trabalhos desenvolvidos pela Auditoria Interna através do auditor
interno.
Esta independência tem 02 (dois) aspectos principais, primeiro aspecto,
ela age dentro da Organização e utiliza-se do apoio que lhe é delegado pela
administração, isto são fatores determinantes do valor e da amplitude dos
serviços que a mesma obterá da função de Auditoria Interna.
O segundo aspecto é que o Gerente da área de Auditoria Interna
deverá sempre atuar sob as ordens de um administrador de grau suficiente
dentro da empresa que lhe assegure um amplo campo de ação e atenção
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adequada aos resultados de suas investigações e recomendações, e a
efetivação das medidas sugeridas pelo Auditor.
1.7.1 – Objetividade da auditoria
Já que a mais completa objetividade é essencial à função de Auditoria,
os Auditores Internos não devem planejar nem implantar procedimentos,
escriturar registros, ou ter participação em atividades que, normalmente,
devem revisar e avaliar.
Diante dos conceitos apresentados, tem-se como objetivo da auditoria,
o oferecimento aos seus usuários de informações imparciais e fundamentadas
nas normas e princípios sobre o processo por eles solicitados (PEREZ
JUNIOR, 1995).
Para Franco e Marra (1995, p.26), a auditoria se distingue da
contabilidade, pois se caracteriza como uma técnica por ela utilizada, para
comprovar a veracidade dos registros contábeis, principal meio que a
Contabilidade utiliza para alcançar seu fim. Os autores também pontuam que o
objeto da contabilidade é o patrimônio administrado, sendo esse, o mesmo da
auditoria, se diferenciando apenas, no que diz respeito ao seu controle e as
informações sobre seu estado e variações. (FRANCO E MARRA, 1995, p.26),
Como é possível observar de forma bem clara, auditoria, tem seu
objeto claramente identificado, de uma forma flexível, podendo variar mediante
o motivo pelo qual a auditoria foi solicitada. Ressalta-se ainda, que a auditoria
é um conjunto de todos os elementos de controle do patrimônio administrado,
os quais têm registros contábeis, papéis, documentos, fichas, arquivos e
anotações que confirmem a exatidão dos registros e assim a veracidade dos
acontecimentos administrativos, como sua honestidade em defesa dos
interesses patrimoniais (PEREZ JUNIOR, 1995).
27
No capítulo seguinte será abordado o tema Controle e todas as suas
funcionalidades, conceito, aplicabilidade e definição utilizado dentro da
Auditoria Interna nas Empresas e a contribuição que o mesmo traz e
proporciona para eficiência e eficácia .
28
CAPITULO II
2- Controle interno, conceito e definição
Neste capítulo abordaremos o tema Controle interno e todas as suas
funcionalidades, conceito, papéis, aplicabilidade e definição. Falaremos sobre
sua utilização dentro das Empresas e sua contribuição.
Conforme descrito no dicionário Aurélio (1988, p.136), controle é: “ato
ou poder de controlar, fiscalização exercida sobre as atividades de pessoas,
órgãos, etc., para que não se desviem de normas preestabelecidas”.
Conforme o conceito mencionado a cima, pode-se dizer que o fato de
exercer controle proporciona para seus usuários uma noção de comando no
intuito de resguardar o patrimônio próprio ou de outrem, a depender do objetivo
que foi proposto. Logo se percebe que comandar é um dos princípios
primordiais do controle.
A palavra controle tem sua origem do idioma francês “ contrôle “,
significa, conforme Gomes (2000, p.3), “um conjunto de medidas exercidas
sobre determinadas ações e processos de um sistema, para que não se
desviem das normas preestabelecidas”.
O controle está presente em maior ou menor grau nas empresas, ele
pode ser definido, conforme descrito por Chiavenato (2003, p.635), como “a
função administrativa que consiste em medir o desempenho a fim de assegurar
os objetivos organizacionais e fazendo com que os planos estabelecidos sejam
realizados”.
29
Segundo Franco e Marra (2001, p.267), controles internos são: (...)
todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e
verificação administrativa, que permitem prever, observar, dirigir ou governar
os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzem
reflexos em seu patrimônio.
As definições de controles internos são várias, o que as diferencia é a
forma que o controle é mencionado ou empregado. De um ponto de vista mais
amplo alguns escritores definem controle como função restritiva e coercitiva
podendo ser utilizado também com o objetivo de regular e administrar.
Conforme Attie (2010, p.159): “os objetivos de controle interno
expostos visam à configuração de segurança adequada e praticada ao longo
de toda a empresa, de forma vertical e horizontal. ” Vejamos abaixo as funções
do controle interno.
2.1- As funções do controle interno
O controle interno tem a função e dever de criar padrão de modelos
dentro das empresas, além de fazer com que todas as pessoas e partes
envolvidas com este processo de progresso da organização, possam e
venham utilizar.
Sendo assim, poderá haver uma real avaliação do desempenho das
empresas/entidades.
30
Devido a atuação antecipada das empresas, os erros deixaram de ser
uma realidade constante e frequente e passaram a ser acompanhados pela
gerência e pela alta gestão que poderão ainda no decorrer dos processos de
controles fazer alterações pertinentes ou necessárias para que o mesmo seja
aperfeiçoado e assim possa atender a real necessidade da empresa.
Segundo Chiavenato (2003, p. 613), O controle exerce uma função
restritiva e coercitiva, no sentido de coibir, inibir ou restringir desvios
inesperados e indesejáveis.
O controle pode ser também “um sistema automático de
regulação no funcionamento de um sistema e, por fim, pode ser e funcionar
também como uma função administrativa, através do planejamento,
organização e a direção”.
A função administrativa é a mais importante, pois por ser
através dela que ocorre o monitoramento das tarefas executadas e a avaliação
das atividades e resultados esperados, no intuito de levar as empresas a obter
êxito e obter resultado sempre no que foi elaborado e esperado através do
planejamento.
Os dados de uma empresa/ organização serão sempre
analisados sabendo-se sempre que os controles internos podem ter as
seguintes funções, segundo Almeida (1996, p. 49): preventivos ou “a priori”;
detectivos ou concomitantes; e, corretivos ou “a posteriori”
De acordo com Nakagawa (Apud SILVA et al. 2008): [...] O
controler despenha sua função de maneira muito especial, isto é, a organizar e
a reportar os dados relevantes, ele exerce uma força ou influência que induz
31
os gerentes a tomarem decisões lógicas e consistentes em acordo com a
missão e objetivos da empresa.
De acordo com Chiavenato (2003, p. 654): Cada organização
requer um sistema básico de controles para aplicar seus recursos financeiros,
entre eles estão:
Desenvolver pessoas e capacitá-las, analisar detalhadamente o
desempenho financeiro da organização e avaliar constantemente a
produtividade operacional. Acredita-se que o maior desafio talvez seja saber
utilizar tais controles/ferramentas de trabalho, aprimorando sempre para que
haja de forma gradativa e crescente o desempenho da empresa/organização
como um todo.
2.1.1– O controle interno e seus papéis de trabalho
Segundo o portal de auditoria, controle interno é: o
planejamento organizacional e todos os métodos e procedimentos adotados
dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a
adequação e o suporte dos dados contábeis, promover a eficiência operacional
e encorajar a aderência às políticas definidas pela direção, com o objetivo de
evitar fraudes, erros, ineficiências e crises nas empresas.
A Auditoria Gerencial avalia o nível de segurança dos controles
internos existentes na empresa, sugere e recomenda a implementação ou
melhoramento de mecanismos internos de prevenção. Também, funciona
assessorando a administração da empresa ao identificar a inexistência,
32
deficiência, falha ou não cumprimento do controle interno, para isso o auditor
deverá ter conhecimento da funcionalidade e aplicação desses mecanismos na
empresa. Esta obra visa abrir o raciocínio do Auditor para avaliar a segurança
dos controles internos na organização.
2.2- Os aspectos gerais
De acordo com o portal de auditoria os aspectos gerais devem ser:
a) Úteis – quando sua finalidade e objetivo for proteger e salvaguardar
todos os ativos da empresa e com isso promover o bom
desenvolvimento e crescimento dos negócios, e assim proteger as
empresas/organizações e as pessoas que nelas trabalham e estão
inseridas;
b) Práticos – quando apropriados ao tamanho das empresas e
organizações e ao mesmo tempo deverão ser apropriados quanto ao
porte das operações, ter objetividade ao que controlar e buscar ser o
mais simples na sua aplicação;
c) Econômicos– Quando o benefício de os manter for maior que seus
custos (custo/benefício).
33
2.2.1- A Importância do controle
Segundo o portal de auditoria, a importância do controle se dá em função de:
a) Proteger os ativos – proteger os ativos de possíveis e eventuais roubos,
perdas, uso indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa);
b) Desenvolvimento do negócio – Ter um sistema de controle interno que
seja capaz de permitir a administração agir com a maior rapidez e
segurança possível em suas tomadas de decisões.
c) Resultado das operações – Que seja capaz de fornecer com rapidez à
administração, sempre em tempo hábil, informações que possibilitem o
aproveitamento de todas as oportunidades de mercado e de bons
negócios, que reduza cada vez mais os custos e aumente sempre o
nível de confiança dos clientes e funcionários depositados na empresa.
d) Que dê base e suporte para que a empresa venha cumprir seus
conceitos e atingir suas finalidades.
Toda e qualquer empresa existe para cumprir com, no mínimo, três
grandes finalidades;
1. Cumprir com seu objetivo social – lucro, bem-estar da comunidade,
formação política, etc.;
2. Buscar sempre atender às necessidades e expectativas de seus
clientes;
34
3. Buscar sempre proporcionar um ambiente rico e saudável para as
pessoas que ali trabalhem, proporcionando sempre condições de
trabalho adequadas para que seus colaboradores possam a cada dia
desenvolver e aprimorar com continuidade suas habilidades técnico
profissionais e suas habilidades humanas e recompensando e
reconhecendo os seus desempenhos e esforços (seja mediante
elogios, prêmios ou promoções).
Todas as pessoas envolvidas deverão ter ciência e devem saber como
cada uma delas são avaliadas e assim participarem desse processo.
2.3- O modelo de ambiente de trabalho para um bom controle
O portal de auditoria nos relata que o modelo de ambiente de trabalho propício para se obter um bom controle interno, deve conter:
- Deve ter princípios éticos e retidão, integridade de cada funcionário e da
empresa/organização;
- Ter uma estrutura organizacional adequada;
- Ter Comprometimento com a competência e a eficiência;
- Inserir e manter uma constante formação de uma cultura organizacional;
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- Buscar manter um estilo e atitude exemplar dos administradores;
- Políticas e práticas adequadas e justas de RH;
- Sistemas adequados.
2.4- Como o controle interno deve ser exercido
O portal de auditoria nos relata que o controle interno deve ser
exercido por meio de cinco atividades básicas, que são elas:
1. Segurança e proteção dos ativos e dos arquivos de informações;
2. Ter e manter toda documentação e registros de forma segura e
organizada;
3. Segregação de funções;
4. Criar e manter procedimentos adequados de autorizações para o
processamento de todas as transações.
5. Realizar verificações independentes.
2.5- Tipos de controles internos
Segundo o portal de auditoria, ele informa que A Exposição de Normas
de Auditoria nº 29 (ENA 29) estabelece que o sistema de controle interno de
uma empresa seja decomposto em dois tipos de grupos de controle que são
eles: de natureza contábil e de natureza administrativa.
36
Os controles de naturezas contábeis compreendem o plano da
organização e todos os sistemas, métodos e procedimentos relativos a:
- Proteção dos bens, dos direitos e das obrigações;
- Fidedignidade de todo os registros financeiros.
2.5.1- Exemplos
De acordo com o portal de auditoria, seguem alguns exemplos de controles internos:
1-sistema de autorização e aprovação de transações
2-princípios de segregação de tarefas
3-controles físicos sobre os bens e informações
4-posse e custódia de bens e direitos.
Os controles administrativos compreendem o plano de organização, os
sistemas, os métodos e procedimentos adotados pela direção com a finalidade
de contribuir para:
- Eficiência e eficácia operacional;
- Obediência ás diretrizes, políticas, normas e instruções da administração.
2.5.2- Exemplos de treinamentos:
37
Segundo o portal de auditoria devem ser aplicados treinamentos de
pessoal, vejamos abaixo alguns exemplos citados no portal:
1- Programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal;
2-Métodos de programação e controle de atividades;
3-Sistema de avaliação e desempenho;
4-Estudos de tempos e movimentos;
Os programas que uma empresa desenvolve para o treinamento e
desenvolvimento de seu pessoal tem por finalidade contribuir para que
tenhamos pessoas mais capacitadas, e com isto, estas pessoas, tendem a
provocar menor quantidade de erros durante a execução de suas funções,
colaborando para maior qualidade do fluxo de transações da empresa.
2.6- Funções dos gerentes e administradores
De acordo com o portal de auditoria, para o bom andamento de uma
política de controles interno nas empresas é imprescindível que os gerentes e
administradores, além de estilo e atitude exemplar, cumpram suas funções,
que seguem a seguir:
- Estabelecer objetivos e metas, focando sempre no que se deseja atingir, em
quando tempo e a que custos (quais os recursos necessários e suas
estimativas de valores);
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- Obter a participação de todas as pessoas que estarão envolvidas;
- Saber expor suas ideias e estar sempre aberto e pronto para receber críticas,
ponderações, sugestões. Cabendo e podendo propor objetivos ainda mais
ousados do que aqueles que se pretendia inicialmente atingir. Serão os
objetivos de todos e não os seus, e terão maiores possibilidades de êxito.
- Sempre formalizar de forma clara e objetiva, o que se pretende
realizar/atingir;
- Sempre definir em quanto tempo e cumprir com este prazo;
- Sempre estabelecer como cada ação será conduzida, deixando sempre bem
claro quem será o responsável e por quais ações e onde e quando elas
deverão ter lugar;
- Sempre informar o custo que está disposto a praticar a fim de atingir o
objetivo esperado;
- Criar e manter um padrão e uma sistemática de controle que permita a você e
aos demais colaboradores saber, em momentos preciso e oportuno, como
estão se saindo, e abrir possibilidade de correções e ajustes, sempre que
necessário;
- Deixar bem claro e sem nenhuma margem de dúvida qual será a recompensa
que os envolvidos terão em troca quando atingirem o seu objetivo.
39
- Planejar, determinar e deixar o mais claro possível, de como agiremos para
viabilizar a realização e conclusão dos objetivos e metas traçados, pois
planejar é estabelecer as diretrizes, as estratégias e políticas que conduzirão o
resultado e desempenho de todos na empresa e também designar quem será
os responsáveis pelo atingimento dos objetivos e metas.
- Organizar e colocar à disposição os recursos conforme foram previstos no
planejamento, para que se possa cumprir com os objetivos e metas traçados.
Lembrando que organizar é aplicar o recurso certo, no lugar e no momento
certo, fazendo valer sempre o que foi determinado no planejamento. Poder
deixar bem claro quem faz o que, por que, onde, quando e como.
2.6.1- O que compete à função de organizar
Conforme citado no portal de auditoria, cabe a função de organizar os seguintes passos:
- Saber o que deve ser feito;
- Quem é o responsável pela execução;
- Quando e onde deverá ser executado;
- Como fazer e como cada procedimento deve ser executado;
- Comandar, pois sem ação nada se realiza. Assim, o comando é o meio que
os gestores têm de poder assegurar o que cada um cumprirá com o percentual
que lhe foi designado. É fazer cumprir tudo que foi previamente ordenado.
- Coordenar é saber direcionar, orientar, comandar, ensinar, avaliar, premiar e,
quando se fizer necessário, cobrar e/ou punir.
40
Coordenar e harmonizar o trabalho de cada pessoa, é maneira de
transformar um grupo em uma equipe.
Um grupo de trabalho se transforma em equipe na medida que seu
líder se torna exemplo para sua equipe.
O portal do Controlar é saber realizar a verificação e o andamento dos
trabalhos e das realizações almejadas, comparando com aquilo que tínhamos
em vista (nossos objetivos, metas, orçamentos, etc.) com o que foi realizado.
Quando detectamos algo que se comporta de modo inadequado ao que
pretendíamos ou quando notamos que os resultados menos favoráveis estão
sendo alcançados, temos que tomar as medidas de correção de rumo atual e
futuro. O Controle normalmente se faz mediante a avaliação, comparação de
números (quantidades, valores, percentagens, etc.).
Podemos resumir o significado da palavra controlar em: fiscalização
constante e controle de despesas.
2.6.2- As três formas de controles
De acordo com o portal de auditoria, Controlar – é a verificação do
andamento dos trabalhos e das realizações, comparado com aquilo que
tínhamos em vista (nossos objetivos, metas, orçamentos, etc.) e, quando
detectado que algo se comporta de modo inadequado ao que pretendemos e
/ou que os resultados menos favoráveis estão sendo alcançados, tomar as
41
necessárias medidas de correção de rumo, atual e futuro. O Controle
normalmente se faz mediante a avaliação, comparação de números
(quantidades, valores, percentagens, etc.). Vejamos abaixo alguns exemplos:
1- Controle prévio – controle que é exercido a partir da projeção dos dados
reais e a real comparação dos resultados prováveis contra aqueles
resultados que pretendemos atingir;
2- Controle durante o fato: é o controle que é exercido no exato momento
da ocorrência de desvios, fraudes ou falhas;
3- Controle após o fato: é quando o máximo que podemos fazer é tomar as
medidas cabíveis para que fato semelhante não venha se repetir.
No capítulo III iremos discorrer sobre o tema os tipos de papéis de trabalho.
Neste capítulo citaremos todos os tipos de papéis de trabalho.
42
CAPITULO III
Neste capítulo falaremos sobre a Importância dos papeis de trabalho e
os tipos realizados dentro da Auditoria Interna para o auxílio junto ao processo
decisório nas empresas, fornecendo tais informações com segurança aos
Diretores, sócios e gestores.
3 - Os Papéis de Trabalho
Conforme citado por Attie (1998), os papéis trabalho é o conjunto de
todas as informações obtidas através de formulários e documentos, todos
extraídos durante a realização da auditoria interna, ou seja, é basicamente
constituída e baseada em evidências do trabalho realizado, bem como todo o
fundamento de sua opinião.
Almeida diz que (1996, p. 68), os papéis de trabalho representam os
registros de todas as evidências, por meio da observação, inspeção,
indagação, investigação, todas obtidas durante a execução e realização do
serviço de auditoria interna.
Os papéis de trabalho são todos os documentos e informações
captadas durante a realização da auditoria interna.
Para a elaboração dos papeis de trabalho, existem várias regras e
normas a serem seguidas e cumpridas, para tanto ,os papéis de trabalho
servirá para os usuários presentes e chegará até aos usuários do futuro que
irão dar continuidade na realização de outras auditorias internas.
Baseados na observação de que os papéis de trabalho são
documentos de auditoria, a NBC TA 230 que trata da documentação de
43
auditoria em seu item 3, ela aborda que os documentos de auditoria têm por
finalidade:
- Sempre assistir a equipe de trabalho no planejamento e execução
da auditoria interna;
- Cada vez mais garantir e assistir a todos os membros da equipe de
trabalho responsáveis pela elaboração, direção e supervisão do trabalho de
auditoria e no cumprimento de todas as suas responsabilidades de revisão e
deverão está sempre em conformidade com a NBC TA 220 – Controle de
Qualidade da Auditoria de Demonstrações Contábeis;
- Permitir e assegurar que a equipe de trabalho possa ser
responsabilizada por seu trabalho;
- Sempre manter um registro de assuntos de importância recorrente
para auditorias futuras;
- Sempre permitir a condução de revisões e inspeções de controle de
qualidade em conformidade com a NBC PA 01;
- Se permitir sempre a condução de inspeções externas em
conformidade com as exigências legais, regulamentares e outras
exigências aplicáveis.
Por meio de todos estes itens citados anteriormente, pode - se
observar que os papéis de trabalho são de grande valia junto ao trabalho do
auditor interno, o mesmo pode o auxiliar em todo trabalho executado, além de
fornecer o registro de todas as descobertas alcançadas durante a execução do
mesmo, ele poderá retratar e demonstrar o trabalho já realizado.
44
Attie (1998) afirma que, na realização dos papéis de trabalho é
necessário a observação de todos aspectos fundamentais como:
- Completabilidade: os papéis de trabalho necessitam estar completo
com início, meio e fim;
- Objetividade: os papéis de trabalho devem ser objetivos, sempre demonstrar
todos os passos executados pelo auditor na formulação, deve apresentar os
registros sucintos e de valia para o entendimento;
- Concisão: precisam ser concisos, com clareza e com alto suficiência, para a
compreensão de todos;
- Lógica: devem ser elaborados com raciocínio lógico, tendo sequência
natural dos fatos e o objetivo a ser atingido;
- Limpeza: Deve ter clareza e não deve apresentar nenhuma imperfeição ou
incorreção.
Seguindo os métodos citados ainda por Attie (1998), os papéis de
trabalho deverão ser mais concisos e de melhor compreensão e entendimento
pelo auditor que o elaborou, pelos próprios usuários das informações
extraídas, e colaborando com o trabalho de um próximo auditor.
Para a realização e elaboração do papel de trabalho, a NBC TA 230
em seu item 08, relata que toda documentação preparada deve ser suficiente
para permitir que um auditor experiente, sem nenhum envolvimento anterior
com a auditoria, entenda o trabalho realizado.
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3.1- O que os papeis de trabalho devem relatar
1- A natureza e origem, época que ocorreu;
2- Extensão dos procedimentos de auditoria executados para
cumprir com as normas de auditoria e exigências legais;
3- Regulamentações aplicáveis;
4- Resultados dos procedimentos de auditoria executados;
5- Evidência de auditoria obtida;
6- Assuntos significativos identificados durante toda a auditoria;
7- Apurar as conclusões obtidas a respeito deles e os julgamentos
profissionais significativos exercidos para chegar a essas
conclusões.
Segundo Almeida (1996), existem os tipos de papéis de trabalho que
são os seguintes:
1) Programa de auditoria: são programas padrões, a serem preenchidos
pelos auditores, para todas as áreas das demonstrações financeiras e
também para outros assuntos relacionados com o exame auditoria.
2) Papéis elaborados pelo auditor: são papéis de trabalho que o auditor
prepara à medida que vai analisando geral as diversas contas do razão
da contabilidade.
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3.1.1- Outros tipos de papéis de trabalho
Outros documentos também podem ser utilizados como papéis de trabalho. Como por exemplo:
1- Cartas de Confirmação de Terceiros: que são contas correntes
bancárias, aplicações financeiras, contas a receber, estoques, etc.
2- Cópias de Documentos Importantes: que são o estatuto social,
contratos, manuais de procedimento internos, etc.
3- Quanto a divisão dos papéis de trabalho, podemos dizer que podem
estar separados por permanentes ou correntes.
Crepaldi (2010) qualifica essas duas formas de separação dos papéis
de trabalho da seguinte maneira:
1- Pasta permanente: é onde encontram-se os papéis que são de
importância contínua ao longo dos exercícios, como:
a) Histórico da empresa;
b) Estatuto;
c) Composição do capital social;
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d) Informações contábeis;
e) Informações dos sistemas contábeis e operacionais e ainda informações
relativas a participação da empresa no mercado.
2- Pasta corrente: é a pasta onde estão todos os papéis de trabalho que
foram relevantes para o exercício, como:
a) Planejamento do trabalho;
b) Balancetes;
c) Demonstrações contábeis;
d) Análise de contas.
Para tanto, conclui-se que os papéis de trabalho de uma auditoria são
de suma importância, pois é onde ficam registradas todas as informações e
anotações, observações e conclusões dos auditores.
Portanto o auditor deverá registrar nos papéis de trabalho todas as
informações que são relativas ao planejamento de toda auditoria, bem como:
48
A natureza, a oportunidade e a extensão dos procedimentos que serão
aplicados, os resultados que serão obtidos e as suas conclusões da evidência
da auditoria. Os papéis de trabalho devem conter e incluir o julgamento do
auditor acerca de todas as questões são significativas, juntamente com a
conclusão a que ele chegou, inclusive nas áreas que envolvem questões de
difícil julgamento.
Esta extensão dos papéis de trabalho é um assunto de julgamento
meramente profissional, aja visto que não seria necessário nem seria prático
documentar todas as questões de que for tratar o auditor. Portanto, toda e
qualquer matéria que, por ser relevante, possa vir influenciar sobre o seu
parecer, este poderá gerar papéis de trabalho que apresentem suas
indagações bem como as suas conclusões com auditor.
O auditor deverá considerar ao fazer a avaliação da extensão dos
papéis de trabalho, o que seria necessário para proporcionar a um outro
auditor, que não tenha experiência com aquela ou com outras auditorias, todo
o entendimento sobre o trabalho executado e a base que o levou a gerar e
informar as principais decisões tomadas, sem adentrar aos aspectos
detalhados da auditoria.
No próximo capítulo de número IV falaremos sobre: O poder de influência da
auditoria interna na tomada de decisão e os impactos que ela causa.
49
CAPITULO IV
O poder de influência da auditoria interna na tomada de
decisão
Sabemos que cada vez mais os gestores devem buscar estar atentos
para observarem e reconhecerem as mudanças constantes que ocorrem no
mercado e no mundo dos negócios, haja visto que a dinâmica do mundo atual
tem sido bem competitivo e com isto tem feito com que as organizações se
tornem adeptas a se adaptarem às novas regras impostas constantemente
pelo próprio mercado.
Sendo assim, a cada dia o ato de tomar decisões vem acontecendo
durante todo tempo dentro das organizações. No dia a dia os gestores vem
percebendo e sentido a necessidade constante de tomar decisões e vindo com
isto a pressão de ter que resolver os problemas.
Além disso, nos dias de hoje, a tendência é que cada vez mais a
tomada de decisão ocorra em curtos espaços de tempo, e com isso exija cada
vez mais do gestor coerência e responsabilidade sobre suas ações e decisões.
A respeito do poder de decisão, Chiavenato (1936, p.156), afirma que:
“Decisão é o processo de análise e escolha, entre várias alternativas
disponíveis, do curso de ação que a pessoa deverá seguir”.
Vale ainda ressaltar, que no processo decisório o gestor necessita
receber informações claras, objetivas e precisas. Pois, as informações quando
passadas com qualidade, confiança e clareza, ela possibilita agilidade e
50
possibilita uma tomada de decisão mais acertada. Com isso, Chiavenato
(1936, p.234) menciona que “Informação: é um conjunto de dados com um
significado, ou seja, ela reduz a incerteza a respeito de algo além de aumentar
o conhecimento a respeito de algo”.
Nesse sentido, pode-se dizer que o auditor poderá auxiliar os gestores
repassando informações sobre algo sempre com o intuito de orientar suas
ações acerca das decisões que deveram ser tomadas em seu cotidiano.
Uma informação precisa, correta e em tempo certo, permite que as
decisões a serem tomadas sejam mais eficientes e acertadas. Sendo assim,
seja qual for a decisão a ser tomada esta afetará diretamente o negócio da
organização e poderá refletir positivamente ou negativamente.
Observando este contexto, percebe-se com muita clareza que dentro
deste contexto, o auditor interno deve desempenhar sua atividade sempre com
muita competência e clareza, para que suas informações sejam sempre úteis,
essenciais e principalmente em tempo hábil, de modo que suas contribuições
sejam sempre oportunas e que auxiliem na correção de eventuais problemas
internos, como principalmente na influência na hora da tomada de decisões por
parte da alta administração.
Percebe-se que os administradores que gerenciam seus negócios, o
tempo todo tomam decisões, seja no departamento financeiro (para conseguir
redução do custo, melhor preço do produto), no departamento pessoal (seja
nas contratações de mão obra, seja na redução do quadro de funcionários),
em fim, tanto na expansão dos negócios, dentre outros. São ações que
necessitam de decisões e que necessitam que as informações sejam
oportunas e fidedignas para que a empresa possa conseguir atingir todos os
objetivos que foram almejados e traçados.
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Dentro deste contexto, Chiavenato (1936, p.161), afirma que: “Para
abastecer o processo decisório, a organização precisa coletar e processar uma
enorme variedade de informações para permitir a escolha de alternativas, em
situações que nunca revelam todas as opções disponíveis, nem os possíveis
resultados dessas alternativas”.
Assim, quanto mais abrangentes e tempestivas forem as informações,
o gestor poderá em tempo hábil procurar e escolher a melhor alternativa ou a
mais satisfatória entre as opções apresentadas. Sobre esse aspecto,
Maximiano (2000, p.141), afirma que: “O processo decisório é a sequência de
etapas que vai desde a identificação até à colocação em prática da ação ou
solução”.
Diante o exposto, Maximiano (2000, p.141) apresenta quatro etapas
principais do processo decisório, conforme abaixo segue:
No primeiro momento, o gestor constata a existência de um problema
que está ocorrendo e conscientiza-se que é necessário tomar uma decisão.
No segundo momento, o segundo estágio é o momento em que o
gestor irá avaliar todas as informações a respeito do problema e assim irá
procurar aplicar a melhor solução.
O terceiro estágio é o momento em que o gestor irá formas para
enfrentar e assim resolver os problemas. O último e quarto estágio consiste em avaliar com cautela a ação
escolhida e assim partir para a solução e resolução do problema.
Diante do exposto, pode-se afirmar que cada vez mais o gestor
necessita de informações para fazer uma avaliação do desempenho de sua
organização e assim, poder propor as ações de melhoria. Infelizmente pode
ocorrer que muitas das vezes, as informações apresentadas poderão
apresentar falhas, deficiências e/ou inconsistências que poderão diretamente
impactar e prejudicar na hora da tomada de decisão por parte dos gestores.
52
Neste momento o fator determinante e que poderá contribuir neste
processo será a possibilidade de implantação da Auditoria Interna, haja visto
que é por meio deste trabalho e setor que a alta administração e os gestores
responsáveis, poderão obter informações claras, eficazes para a tomada de
decisão junto ao processo decisório da organização.
Portanto, na expectativa e na perspectiva de que a Auditoria Interna
poderá atuar como instrumento para a tomada de decisão, será preciso que a
auditoria interna demonstre e apresente toda segurança quanto à veracidade
das informações.
Contudo, as informações geradas pela Auditoria Interna devem além
de refletir com clareza a situação patrimonial e financeira da organização, fazer
uma comunicação e comunicar, quando for o caso ou quando for pertinente,
qualquer situação que se encontre em desacordo com as disposições legais e
regulamentares ou que estejam fora dos propósitos estabelecidos pela
organização.
Se a auditoria interna detectar falhas ou irregularidades que possam vir
comprometer os negócios, o patrimônio, a operacionalização e a qualificação
profissional, deverá a auditoria interna apontar resultados, sugerir, sinalizar as
ineficiências e indicar os padrões e medidas de desempenho que deverão ser
adotados para assim fazer a adequação das normas infringidas por meio de
informações consistentes, eficazes, oportunas e objetivas.
Vale ressaltar e destacar que a responsabilidade em emitir opinião,
tem unicamente a finalidade a tomada de decisão, pois no que se refere as
demonstrações econômicos e financeiros de cada organização torna-se
extremamente importante, uma vez que, para que haja a continuidade dos
negócios a mesma estará sendo confirmada, pois a composição do patrimônio
da organização é que será levado em conta e é o que determinará as
53
possibilidades de sua permanência e sobrevivência no mercado atual com
tanta competitividade.
Vale a pena ressaltar e é de suma importância informar e mencionar
que a necessidade é cada vez maior visto que as informações gerenciais têm
se tornado uma poderosa ferramenta para a tomada de decisão e tem feito
com que a atuação da Auditoria Interna se torne cada vez mais vital para o
desenvolvimento e evolução das organizações.
Portanto, as informações colhidas e obtidas pelo auditor interno devem
estar voltadas para que a empresa possa tomar decisões precisas e rápidas e
buscando cada vez mais melhor atender seus objetivos e metas traçados.
O auditor deverá, a partir destas primícias avaliar constantemente os
riscos e as oportunidades que o mercado oferece as organizações.
O auditor estará auxiliando a alta administração na hora da tomada de
decisões sobre os possíveis e eventuais rumos que a empresa tomará. Além
disso, o auditor deve reunir e agrupar todas as informações dispersas e
repassar aos gestores somente quando forem reais e úteis para a tomada de
decisões, pois cada atitude relevante tomada pelos gestores da organização
pode impactar no mercado atual ou no futuro da organização.
Neste processo de gestão da empresa o auditor deve ter além de um
espírito empreendedor, ele necessita ter um bom conhecimento de informática,
marketing, legislação trabalhista, fiscal e ter conhecimento da potencialidade
do mercado específico em que a empresa atua, para poder contribuir com
responsabilidade e conhecimento fazendo com que suas opiniões sejam
seguras e úteis nas decisões que empresa irá tomar.
Nessa perspectiva, pode-se afirmar que a Auditoria Interna deve
participar e interagir em todos os momentos empresariais, bem como: nas
decisões de negócios, no planejamento estratégico da qualidade, no
54
planejamento e monitoramento do controle interno, nas reuniões sobre a
qualidade e desempenho da empresa, principalmente quando os assuntos
vinculados forem pertinentes à tomada de decisões, uma vez que o auditor
interno possui conhecimento detalhado das atividades da empresa.
Por fim, pode-se dizer que a Auditoria Interna está voltada para todos
os fatos que estão ocorrendo dentro da organização, ou que ainda não
ocorreram dentro da empresa, cuja avaliação e emissão da opinião do auditor
que contribuirá efetivamente no processo de tomada de decisão do gestor e
com isto poderá ou não mudar o rumo dos negócios.
A Auditoria Interna, devido estar constantemente centrada em
situações de maior risco para a continuidade dos negócios da empresa, ela
pode proporcionar aos gestores recomendações que os auxiliem na tomada de
decisões, corrigindo, orientando, e dando direcionamentos na busca da tão
almejada eficácia administrativa.
No capítulo a seguir, de número V, falaremos sobre: A responsabilidade das
informações geradas pela Auditoria Interna.
55
Capítulo V
A responsabilidade das informações geradas pela
Auditoria Interna
Conforme abordado e descrito anteriormente, a auditoria interna tem
como excelência e essência o exame, a fiscalização e a emissão de opinião
sobre a organização e o material auditado. Desta forma, é levado em
consideração as bases para realização deste exame que são: os informativos
apresentados, ou seja, a entidade oferece a afirmação e confirmação sobre os
fatos e através desta afirmação e confirmação é que serão feitas todas as
análises e consequentemente a emissão de opinião do auditor interno.
Sobre esta perspectiva, a Auditoria Interna será de fato a responsável
pelas informações que ela gera e oferece. No entanto, é importante ressaltar e
se destacar que todas as informações geradas pela Auditoria Interna
dependem diretamente e exclusivamente dos dados e informações que a ela
forma prestadas.
Embora seja a Auditoria que realiza os exames e as verificações dos
fatos, vale ressaltar que é importante que as fontes das informações sejam
sempre coesas e principalmente fidedignas, para que assim possa evitar
retrabalhos e emissão de pareceres inconsistentes e não reais. No entanto e
sobre outros aspectos, devem-se considerar que o auditor interno tem o dever
de desenvolver suas atividades em obediência às normas que regulam sua
profissão, observando sempre o dever moral diante dos colegas e diante de
todos os profissionais, da classe contábil, da sociedade e para consigo
mesmo.
56
Sá (2001, p.138) faz uma avaliação e diz que: “A mesma profissão,
que pode enobrecer o auditor pela ação correta e competente que
desenvolveu seu trabalho, pode também ensejar a desmoralização do
profissional de auditoria, através de sua conduta ante ética e inconveniente,
com a quebra de princípios éticos”. Esta afirmação diz respeito à importância
do exercício profissional dentro dos padrões de conduta de ética. Por isso,
dentro do exercício de suas atividades, o auditor interno deverá manter sua
independência, analisar com cautela todos os fatos para que assim possa
emitir sua opinião sobre os mesmos com a máxima certeza e clareza.
É de responsabilidade do auditor a incumbência de verificar se as
informações e análises apresentadas nas demonstrações financeiras, inclusive
aquelas constantes do relatório da Administração, retratam com clareza a real
situação patrimonial e financeira da organização, e caso observe alguma
discrepância, deverá comunicar a qualquer momento ou em quaisquer
circunstâncias em desacordo com as disposições legais e regulamentares e
atos que tenham ou possam vir a ter impactos nas operações da empresa
auditada. (ATTIE, 1986, 35).
Além disso, o auditor interno diante das características do trabalho que
ele executa, deve possuir certa independência dentro da organização, não
deverá ser subordinado ao departamento contábil, administrativo ou a qualquer
outro departamento que possa existir dentro da organização, pois, caso ele
seja subordinado à algum departamento, ele poderá sofrer perseguições e
pressões quando da execução de seus trabalhos. Segundo Santi (1986, p.32):
“A independência é base e o pilar em que se apoia a profissão de
auditor interno. No entanto o auditor interno não só deve possuir aptidão
técnica para o exercício de sua função, como também manter as mais
elevadas normas de honestidade, integridade, seriedade e objetividade nos
seus juízos e considerações. A independência do auditor o permite constituir
uma das suas qualidades pessoais mais importantes”.
57
Nessa mesma linha de pensamento e análise, Attie (1986, p.30)
contribui com a afirmativa de que: “A auditoria interna é uma atividade
profissional e seu propósito é fazer julgamentos profissionais. Portanto, a
auditoria interna necessita do mais alto grau de imparcialidade, integridade e
objetividade, os quais se perdem e atrofiam caso haja a ausência da
independência na prática”.
Assim sendo, o auditor interno deverá manter na execução do seu
trabalho, a transparência e a confiabilidade nos serviços a serem executados
por ele, vislumbrando tão somente que as informações que serão geradas por
ele, poderão impactar e influenciar diretamente na tomada de decisão dos
administradores e da alta gestão.
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CONCLUSÃO
Ao longo deste trabalho e com o objetivo de discorrer sobre o tema “
Auditoria Interna Para Tomada de Decisão”, o presente trabalho de pesquisa
procurou apresentar a necessidade e os objetivos da auditoria interna bem
como apresentar e detalhar as funções da auditoria interna, ponderar os
pontos sobre a responsabilidade das informações geradas pela Auditoria
Interna e discutir sobre o poder de influência que a Auditoria Interna exerce na
tomada de decisão das empresas e organizações.
Diante de todo material pesquisado e exposto concluiu-se que a
Auditoria Interna, tem como objetivo realizar a prevenção dos erros e fraudes
que podem ocorrer dentro das empresas e organizações , ela gera inúmeras
possibilidades para eliminação de perdas, ela traz redução significativa de
custos, ela simplifica a execução das tarefas dentro das empresas e faz com
que suas recomendações sejam de ajustes necessários para garantir que
ocorra as melhorias desejadas e que as mesmas possam possibilitar as
empresas a tomarem suas decisões com maior assertividade .
Vale ressaltar que que, além dos aspectos econômicos/financeiros, a
Auditoria Interna possui também responsabilidade na emissão de seu parecer
pertinente aos assuntos administrativos, apresentando da mesma forma as
recomendações que visem a possibilidade de otimizar e aperfeiçoar os
trabalhos e rotinas operacionais.
Diante do grande poder de influenciar na tomada de decisão, a
Auditoria Interna deve se apresentar com firmeza, clareza, segurança e
veracidade das informações levantadas e relativas à real situação patrimonial e
financeira das empresas e organizações, devendo sempre fazer comunicados
precisos, quando forem pertinentes, quando encontrar qualquer situação que
59
esteja em desacordo com as disposições legais e regulamentares, tendo em
vista os propósitos estabelecidos pelas empresas e pelas organizações.
Podemos por hora concluir que ainda existe muitos pontos a serem
melhorados na gestão das empresas. Sempre existirá novas etapas de
planejamento e monitoramento que deverão ser implantadas visando a
melhoraria do processo de detecção de desconformidades.
Este trabalho buscou contribuir através de pesquisas bibliográficas
trazer uma melhor compreensão do tema abordado e foi através do
conhecimento teórico que obtivemos o suporte necessário para continuidade
da busca sobre o tema escolhido.
A auditoria interna entrará como uma atuação antecipada nas
empresas, a fim de mitigar os erros, as empresas passarão a ser
acompanhadas pela gerência que poderá ainda, no decorrer do processo,
fazer possíveis alterações e irem se aperfeiçoando e fazendo com que cada
objetivo traçado seja alcançado.
Para trabalhos futuros, sugere-se realizar pesquisa sobre a importância
do controle interno na gestão das pequenas e médias empresas, aja vista que
a grande maioria além de trabalhar sem essas ferramentas e suportes, sempre
relacionam o encerramento de suas atividades aos impostos altos e a falta de
crédito não disponibilizado no mercado. Este trabalho não tem por objetivo
encerrar e nem esgotar as pesquisas acerca do assunto, mas sim poder abrir
futuras discussões a respeito do tema abordado.
Percebe-se que para este assunto, o mercado é amplo e prospero.
60
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63
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 02
AGRADECIMENTOS 03
DEDICATÓRIA 04
RESUMO 05
METODOLOGIA 06
SUMÁRIO 07
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I
AUDITORIA INTERNA 09
1 – Conceito, Finalidade e Importância 09
1.2 - Responsabilidades dos Auditores Internos na Execução dos
Trabalhos 14
1.3 - Custos e Reduções 15
1.4- Das Normas Gerais 18
1.4.1 – Normas de Exame e avaliação 19
1.4.2 - Normas de Relatório 19
1.4.3 – Aplicação das normas 19
1.5- Controles Internos 20
1.5.1- Como Controlar as áreas de Riscos 21
1.5.2- Os Procedimentos Mais Eficientes 22
1.5.3- Exemplos de Controles Internos 23
64
1.6- A Real Finalidade da Auditoria Interna 23
1.6.1- O Real objetivo e Alcance da Auditoria Interna 24
1.6.2- Autoridade e Responsabilidade 25
1.7- Independência 25
1.7.1- Objetividade da Auditoria 26
CAPÍTULO II
2- Controle, Conceito e Definição 28
2.1. – As Funções do Controle 29
2.1.1 – O Controle Interno e seus Papéis de Trabalho 31
2.2- Os Aspectos Gerais 32
2.2.1 – A Importância do Controle 33
2.3-O Modelo de Ambiente de Trabalho para um bom Controle 34
2.4- Como o Controle Interno Deve Ser Exercido 35
2.5- Tipos de Controle Interno 35
2. 5.1- Exemplos de Controle 36
2. 5.2- Exemplos de Treinamentos 36
2.6- Funções do Gerentes e Administradores 37
2. 6.1- O que Compete a Função de Organizar 39
2.6.2- As Três Formas de Controle 40
CAPÍTULO III
3- OS PAPEIS DE TRABALHO 42
3.1 – O Que os Papéis de Trabalho Devem Relatar 45
3.1.1- Outros Tipos de Papéis de Trabalho 46
CAPÍTULO IV
O PODER DE INFLUENCIA DA AUDITORIA INTERNA NA TOMADA DE
DECISÕES 49
65
CAPÍTULO V
A RESPONSABILIDADE DAS INFORMÇÕES GERADAS PELA AUDITORIA
INTERNA 55
CONCLUSÃO 58
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 60
INDICE 63