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Manual de Procedimientos de la Oficina del Secretario/a de
Administración y Staff
Clave: MPUE1418/MP/SECAD08/OSAS030-A
Fecha de elaboración: 23/09/2015
Fecha de actualización: 03/08/2017
Núm. de revisión: 02
Manual de Procedimientos
DE LA OFICINA DEL SECRETARIO/A DE ADMINISTRACIÓN Y STAFF
AGOSTO 2017
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Manual de Procedimientos de la Oficina del Secretario/a de
Administración y Staff
Clave: MPUE1418/MP/SECAD08/OSAS030-A
Fecha de elaboración: 23/09/2015
Fecha de actualización: 03/08/2017
Núm. de revisión: 02
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Administración y Staff
Clave: MPUE1418/MP/SECAD08/OSAS030-A
Fecha de elaboración: 23/09/2015
Fecha de actualización: 03/08/2017
Núm. de revisión: 02
Índice Página
I. Introducción 4
II. Presentación de los Procedimientos 5
III. Secretaría Técnica
Procedimiento para la recepción, gestión y trámite de la correspondencia 6
Procedimiento para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría 11
Procedimiento para el seguimiento y control de acuerdos e instrucciones del Secretario/a 14
IV. Glosario de Términos 17
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Manual de Procedimientos de la Oficina del Secretario/a de
Administración y Staff
Clave: MPUE1418/MP/SECAD08/OSAS030-A
Fecha de elaboración: 23/09/2015
Fecha de actualización: 03/08/2017
Núm. de revisión: 02
I. INTRODUCCIÓN El propósito fundamental del presente documento es establecer y difundir cada uno de los procedimientos de carácter sustantivo que se realizan en la Oficina del Secretario/a de Administración y Staff, con el fin de evitar duplicidades que se desarrollan en la unidad responsable, de manera que contribuya a una mejor administración del tiempo, así como a mejorar las técnicas para la planeación y ejecución de los compromisos contraídos por la Dependencia. Cabe mencionar que la oficina del Secretario/a llevó a cabo un fortalecimiento del esquema de organización y funcionamiento de las áreas que la conforman, lo cual impactó en sus procesos, a fin de proporcionar al personal un esquema de sus funciones y responsabilidades, promover el flujo eficiente de la información, funcionar como un instrumento de consulta y capacitación, además de mostrar la visión integral de la operación de esta Oficina. Asimismo, y con el propósito de fomentar un entorno de respeto e igualdad entre el personal de la Oficina y Staff del Secretario/a de Administración, toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este manual, al género masculino lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca que es para uno y otro género.
El contenido técnico del presente documento es responsabilidad de quien lo emite así como sus modificaciones, cada vez que la normatividad aplicable o las tareas al interior de las Unidades Administrativas que la conforman, signifiquen cambios en su estructura orgánica, a efecto de que siga siendo un instrumento actualizado y eficaz.
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II. PRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS SECRETARÍA TÉCNICA
1. Procedimiento para la recepción, gestión y trámite de la correspondencia.
2. Procedimiento para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría. 3. Procedimiento para el seguimiento y control de acuerdos e instrucciones del Secretario/a.
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III. SECRETARÍA TÉCNICA
Nombre del Procedimiento:
Procedimiento para la recepción, gestión y trámite de la correspondencia
Objetivo: Establecer los criterios para el registro, control y distribución de la correspondencia que ingresa a la Secretaría de Administración, así como su delegación, seguimiento y consecución para contribuir a mejorar y simplificar las actividades y establecer las fases necesarias para contar con una efectiva respuesta a las solicitudes recibidas. Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 8. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, Artículo 138. Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículo 14 fracción I.
Políticas de Operación:
1. La Secretaría de Administración a través de la Secretaría Técnica será la instancia facultada para recibir, turnar y controlar la correspondencia a través del Sistema de Control de Gestión.
2. Las / los titulares de cada Unidad Administrativa de la Secretaría de Administración, atenderán las solicitudes recibidas conforme a su prioridad.
3. La correspondencia de salida deberá contar invariablemente con un número de control de gestión de oficios, registrado en el reporte correspondiente.
4. Las Unidades Administrativas adscritas a la Secretaría de Administración deberán informar periódicamente el avance de los asuntos que les han sido canalizados para su atención y trámite al Secretario/a.
5. El Secretario/a Técnico/a es la o el responsable de revisar la correspondencia de entrada y salida e informar al Secretario/a sobre la misma. Tiempo Promedio de
Gestión 3 días.
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Descripción del Procedimiento: Para la recepción y trámite de la correspondencia
Responsable No. Actividad Formato o Documento
Tantos
Secretaría Técnica 1 Recibe del peticionario oficio, memorándum o tarjeta informativa y verifica el contenido si es relevante.
Si no es relevante continúa en la actividad No. 3, en caso contrario:
Oficio, Memorándum o Tarjeta Informativa
Original
2 Informa al Secretario/a de Administración de los asuntos relevantes y recibe instrucciones para su asignación y en su caso el seguimiento correspondiente.
3 Identifica el asunto, clasifica y marca por área de competencia.
4 Registra en la base de datos a que Unidad Administrativa fueron asignados los oficio, memorándum o tarjeta informativa y captura la siguiente información: 1. Folio consecutivo; 2. No. de documento; 3. Dirigido a; especificando nombre y cargo y Dependencia o Entidad; 4. Turnado por; especificando nombre cargo y Dependencia o Entidad; 5. Si es copia de conocimiento para la Secretaría y a quien va dirigida; 6. Asunto. Descripción breve de los datos necesarios para su identificación; y 8. Observaciones. Se especificará si es documento original, copia de conocimiento, número de fojas que consta y si contiene anexos impresos o magnéticos.
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Responsable No. Actividad Formato o Documento
Tantos
Secretaría Técnica 5 Clasifica por área el turno del oficio, memorándum o tarjeta informativa de forma ascendente.
Oficio, Memorándum o
Tarjeta Informativa
Original
6 Turna el oficio, memorándum o tarjeta informativa a los diferentes Titulares de las Unidades Administrativas de la SECAD, entrega al personal designado para recibir y le solicita firmar en la relación de correspondencia.
Oficio, Memorándum o
Tarjeta Informativa/ Relación de
correspondencia
Original
Titulares de las Unidades
Administrativas de la SECAD
7 Recibe oficio, memorándum o tarjeta informativa y da seguimiento correspondiente e informa los avances de las solicitudes al Secretario/a de Administración por medio de tarjeta informativa.
Oficio, Memorándum o
Tarjetas Informativas
Original
Secretario/a de la SECAD
8 Recibe tarjeta informativa y revisa los avances de las solicitudes turnadas.
Termina procedimiento.
Tarjeta informativa Original
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Diagrama de flujo del Procedimiento para la recepción y trámite de la correspondencia
Secretaría Técnica Titulares de las Unidades
Administrativas de la SECAD
Secretario/a de la SECAD
6
Turna el of., memo. o tarjeta infor. a los Titulares de las UA, entrega al personal designado para recibir y le solicita firmar en la relación de correspondencia. Oficio, memorándum o tarjeta
informativa Relación de correspondencia
Inicio
Informa al SA de los asuntos relevantes y recibe instrucciones para su asignación y en su caso el seguimiento correspondiente.
2
Registra en la base de datos a que UA fueron asignados los of., memo. o tarjeta
informativa.
4
A Si
No ¿Es relevante?
A
Identifica el asunto, clasifica y marca por área de
competencia.
3
1
Recibe del peticionario of., memo. o tarjeta informativa y verifica el contenido si es relevante.
Oficio, memorándum o tarjeta informativa
5
Clasifica por área el turno del of., memo. o tarjeta informativa de forma
ascendente.
Oficio, memorándum o tarjeta informativa
Fin
7
Recibe of., memo. o tarjeta informativa y da seguimiento correspondiente e informa los avances de las solicitudes al SA.
Oficio, memorándum o tarjetas informativas
8
Recibe tarjeta informativa y revisa los avances de las solicitudes turnadas.
Tarjetas informativas
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Nombre del Procedimiento:
Procedimiento para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría
Objetivo: Integrar y revisar los informes de actividades que le sean encomendados por la o el Secretario, mediante información proporcionada por las Unidades Administrativas, para el cumplimiento de los asuntos competencia de la Secretaría.
Fundamento Legal: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, Artículo 115 fracción II. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla, Artículo 105 fracción III. Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículo 14 fracción III.
Políticas de Operación:
1. La Secretaría Técnica emite y somete a autorización del Secretario/a de Administración los lineamientos para la formulación de los informes de la Dependencia.
2. La Secretaría Técnica integra y revisa los informes de actividades de la Secretaría de Administración que le sean encomendados por la o el Secretario, en coordinación con las Unidades Administrativas.
3. Las Unidades Administrativas proporcionarán la información impresa y en archivo electrónico, de conformidad con los lineamientos.
Tiempo Promedio de Gestión:
10 días hábiles.
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Fecha de actualización: 03/08/2017
Núm. de revisión: 02
Descripción del Procedimiento: Para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría
Responsable No. Actividad Formato o Documento
Tantos
Secretaría Técnica 1 Diseña proyecto de lineamientos para el envío de la información y entrega a la o el Secretario de Administración para su autorización.
Proyecto de lineamientos
Original
Secretario/a de Administración
2 Recibe proyecto de lineamientos, analiza para autorizar.
Si no se autoriza, regresa a la actividad núm.1. en caso contrario:
Proyecto de lineamientos
Original
3 Instruye al Secretario/a Técnico/a, que remita por medio de memorándum, en archivo electrónico los lineamientos a las Unidades Administrativas.
Memorándum/ Lineamientos
Original y copia/ Original en archivo
digital
Unidades Administrativas
4 Recibe memorándum y lineamientos, elabora y entrega información de forma física y digital a la Secretaría Técnica.
Memorándum / Lineamientos
Original en archivo digital
Secretaría Técnica 5 Recibe proyecto de informe de actividades, de las Unidades Administrativas, recopila y somete a aprobación de la o el Secretario de Administración el proyecto del Informe de actividades.
Proyecto de informe de actividades
Original
Secretario/a de Administración
6 Analiza proyecto del informe de actividades para su autorización.
Si autoriza continua en la actividad núm. 8, en caso contrario:
Proyecto de informe de
Actividades/ Oficio
Original y copia
7 Remite proyecto de informe de actividades a las Unidades Administrativas por medio de memorándum para realizar las observaciones.
Memorándum Original y copia
8 Solicita a la Secretaría Técnica se remita mediante oficio a la Institución solicitante (Cabildo o Secretaría del Ayuntamiento).
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Núm. de revisión: 02
Responsable No. Actividad Formato o Documento
Tantos
Secretaría Técnica 9 Envía mediante oficio a la Institución solicitante Cabildo o Secretaría del Ayuntamiento) el informe de actividades de la Secretaría. Termina Procedimiento.
Informe de Actividades/
Oficio
Original y copia
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Fecha de elaboración: 23/09/2015
Fecha de actualización: 03/08/2017
Núm. de revisión: 02
Diagrama de flujo del Procedimiento para la integración y revisión de los informes de actividades de la Secretaría
Secretaría Técnica Secretario/a de Administración Unidades Administrativas
Inicio
A
5
Recibe proyecto, de las UA, recopila y somete a aprobación de la o el SA el proyecto del Informe de actividades.
Proyecto de informe de actividades
Fin
1
Diseña proyecto de lineamientos para el envío de la información y entrega a la
o el SA para su autorización.
Proyecto de lineamientos
4
Recibe memo. y lineamientos, elabora y entrega información de forma física y digital a la
Secretaría Técnica.
Memorándum
Lineamientos
B
6
Analiza proyecto del informe de actividades para su autorización.
Proyecto de informe de actividades
7
Remite proyecto a las Unidades Administrativas por medio de memo. para realizar
las observaciones.
Memorándum
B
No Si ¿Autoriza?
2
Recibe proyecto de lineamientos, analiza para
autorizar.
Proyecto de lineamientos
3
Instruye al ST, que remita por medio de memo., en archivo electrónico los lineamientos a
las Unidades Administrativas.
Memorándum
Lineamientos
A Si
No ¿Autoriza?
9
Envía mediante of. a la Institución solicitante el informe de actividades de la Secretaría.
Informe de actividades
Oficio
8
Solicita a la ST se remita mediante of. a la Institución solicitante (Cabildo o
Secretaría del Ayuntamiento).
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Nombre del Procedimiento:
Procedimiento para el seguimiento y control de acuerdos del Secretario/a.
Objetivo: Registrar los acuerdos del Secretario/a con los titulares de las direcciones, así como dar seguimiento e informar los pormenores de su cumplimiento.
Fundamento Legal: Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla, Artículo 14 fracción V y VII.
Políticas de Operación:
1. Para el control de la gestión y seguimiento de los acuerdos, la o el Secretaría Técnica a través del Analista Consultivo A registrará en la base de datos elaborada para tal fin, registrando la fecha, asunto, a quien fue turnado y el estado de la gestión.
2. La Secretaría Técnica Analista Consultivo A elaborará y presentará semanalmente a la o el Secretario Técnico el reporte de seguimiento de acuerdos.
Tiempo Promedio de Gestión
8 días.
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Núm. de revisión: 02
Descripción del Procedimiento: Para el seguimiento y control de acuerdos del Secretario/a Responsable No. Actividad Formato o
Documento Tantos
Secretario/a Técnico/a
1 Recibe de manera verbal el acuerdo del Secretario/a de Administración y turna por medio de memorándum a la Unidad Administrativa correspondiente.
Memorándum Original y copia
2 Indica al Analista consultivo A, que registre el acuerdo correspondiente.
Analista Consultivo A
3 Registra la información en la base de datos para dar seguimiento oportuno.
4 Solicita vía telefónica a las Unidades Administrativas información de avances del cumplimiento del acuerdo y solicita informe por escrito a la Secretaría Técnica.
Unidades Administrativas
5 Informa a través de tarjeta informativa avances y/o resultados del acuerdo.
Tarjeta Informativa Original y copia
Analista Consultivo A
6 Recibe tarjeta informativa y revisa la información y turna para su aprobación a la o el Secretario Técnico.
Tarjeta Informativa Original
Secretario/a Técnico/a
7 Recibe tarjeta informativa y analiza para su aprobación.
Si no la aprueba regresa a la actividad Núm. 4, en caso contrario:
8 Entrega información por medio de tarjeta informativa al Secretario/a de Administración. Termina procedimiento. Termina Procedimiento
Tarjeta Informativa Original
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Fecha de actualización: 03/08/2017
Núm. de revisión: 02
Diagrama de flujo del Procedimiento para el seguimiento y control de acuerdos del Secretario/a
Secretaría Técnica Analista Consultivo A Unidades Administrativas
Inicio
1
Recibe de manera verbal el acuerdo del SA y turna por medio de memo. a la UA
correspondiente.
3
Registra la información en la base de datos para dar
seguimiento oportuno.
5
Informa a través de tarjeta informativa avances y/o
resultados del acuerdo.
Tarjeta informativa
6
Recibe tarjeta informativa y revisa la información y turna para su aprobación a la o el
Secretario Técnico.
Tarjeta informativa
Fin
7
Recibe información y analiza para su aprobación
8
Entrega información por medio de tarjeta informativa al Secretario/a de Administración.
Tarjeta informativa
A
No
Si
¿Aprueba?
2
Indica al Analista consultivo A, que registre el acuerdo
correspondiente.
4
Solicita vía telefónica a las UA información de avances del cumplimiento del acuerdo y solicita informe por escrito a la Secretaría Técnica.
A
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Manual de Procedimientos de la Oficina del Secretario/a de
Administración y Staff
Clave: MPUE1418/MP/SECAD08/OSAS030-A
Fecha de elaboración: 23/09/2015
Fecha de actualización: 03/08/2017
Núm. de revisión: 02
IV. GLOSARIO DE TÉRMINOS Informes de Actividades: Documentos en los que se da cuenta de los resultados de las acciones realizadas por la Secretaría. Sistema de Control de Gestión: Sistema Informático desarrollado para el registro, control y seguimiento de los asuntos recibidos en la Oficina del Secretario/a. Staff: Unidad de apoyo técnico y de gestión, que incorpora Secretaría Técnica y Particular. Unidad Administrativa: Las Direcciones, Subdirecciones, Jefaturas de Departamento y demás áreas que integran la Secretaría de Administración del Honorable Ayuntamiento del Municipio de Puebla.