Post on 06-Jun-2015
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Escola Secundaria de Mem Martins
Como preparar e gerir uma
reunião
Trabalho Realizado por :
Eduardo Tavares nº5
Fábio Jeirinhas nº6Oumar Sylla nº10
INTRODUÇÃO
Neste trabalho vamos desenvolver o tema: como preparar uma reunião.
Iremos referir as fases que compõem a preparação da reunião e como tudo deve ser planeado para evitar alguns imprevistos que possam acontecer.
UMA REUNIÃO DE SUCESSO
Considera-se que uma hora de reunião exige três horas de preparação. E durante os cinco primeiros minutos, a audiência julga o animador: se for bom, vão participar mais activamente, caso contrário, considerarão que estão a perder o seu tempo e pensarão que é inútil participar na discussão.
Fases da preparação de uma reunião
A preparação de uma reunião tem três fases:
A fase antes da reunião;
A fase durante da reunião;
A fase após da reunião;
FASE 1- ANTES DA REUNIÃO
Fazer o plano Divulgar o plano da reunião
Antecipar o que pode correr mal
PLANO
Para se fazer o plano de uma reunião tem que se pensar no
assunto, pois a reunião é a melhor forma de se alcançar os
objectivos necessários ou propostos.
Para fazer o plano da reunião tem que se pensar em duas
coisas essenciais: quem precisa estar presente e como preparar
a informação para quem não vai estar presente na reunião.
Sala de reuniões em forma de assembleia.
Sala de reuniões empresariais.
Material necessário
7 portáteis 7 garrafas de água de 1,5 L
Projector Colunas
Pen
Nota: A informação esta toda disponibilizada nas pen´s que foram entregues
Divulgar o plano da reunião
A divulgação da reunião e do plano tem de ser feita
com antecedência. Nesse plano deve constar
a hora da reunião, o local da mesma, quais os
assuntos a ser discutidos, os objectivos a alcançar,
os resultados que se esperam e a preparação
para todos os que participarem na reunião.
A convocatória
Para que todos os participantes da reunião possam saber quando é, para o que é e os resultados que se
esperam da reunião deve-se elaborar
uma convocatória.
Convocatória nº502
Convocam se todos os elementos da direcção do Sporting para uma assembleia geral no dia 16/ 5/
2013/ no auditório em Lisboa. Para dar cumprimento a seguinte ordem de trabalhos:
Fusão da Sporting Património e Marketing na SAD Sem reestruturação situação liquida da SAD
aproximar-se-ia dos 200 milhões de euros negativos Divida da SPM passa do clube para a SAD(divida do
clube diminui 120 milhões de euros) Investidores entram com 38 milhões de euros( 20
milhões em acções e 18 milhões em dinheiro, numa subscrição a realizar)
Antecipação de contratempos
Para evitar alguns contratempos há que ter em consideração três aspectos:
Melhorar o planeamento
Tentar reunir consenso
Definir o tempo de intervenção
Antecipação de contratempos
Tentar reunir consensos - Há que conseguir o consenso sobre regras básicas a ter numa reunião para que todos apoiem as
tarefas programadas e não se dispersem.
Antecipação de contratempos
Definir o tempo de intervenção - Para
que não haja mal entendidos, se tiver que interromper um
participante que está a tentar monopolizar o
tempo de conversa, no início da reunião, pode
anunciar o tempo médio de intervenção
da cada pessoa.
Fase 2- DURANTE A REUNIÃO
Quando chega o momento de lançar os temas em
discussão, não podemos deixar que a reunião comece a desenrolar para assuntos e
áreas indesejadas e irrelevantes. Há que controlar
cada momento. A seguir, são apresentadas as
regras que deverão cumpridas durante a reunião
e as formas como se deve lidar com os comportamentos
dos vários participantes.
Regras da reunião
Utilizar uma agenda;
Ter o material certo à mão;
Evitar a dispersão;
Rotatividade de funções;
Regras da reunião
Utilizar uma agenda - A agenda será forma de
nos orientar-mos durante o desenrolar da
reunião. Podemos utilizá-la como um guião, anunciando quando se estão a
aproximar dos pontos de transição durante a reunião, riscando os pontos que já foram
discutidos.
Regras da reunião
Ter o material certo à mão - O ideal é colocar na mesa em frente ao lugar de cada participante uma folha com a ordem dos trabalhos e um bloco onde se podem tirar notas, por exemplo,
onde poderemos escrever os pontos em discussão, de forma clara e de maneira a que todos os participantes
possam ver. Assim, promoverá o debate e
transmitirá auto-confiança aos participantes.
Regras da reunião
Evitar a dispersão – Os moderadores da
reunião, devem estar atentos a discussões e
voltar aos pontos essenciais sempre que houver dispersão entre os participantes. Deve-se eleger ou pedir a um voluntário para registar
as opções apresentadas e os
consensos.
Regras da reunião
Rotatividade de funções - Pode-se estabelecer um sistema rotativo em que
um participante fica encarregue de tomar notas sobre a reunião.
Rotatividade de funções
Controlar comportamentos
O papel do moderador de uma reunião também passa por saber controlar
comportamentos. A agressividade, falta de atenção ou a simples timidez dos
participantes perturbam as reuniões e a sua eficácia.
Existem técnicas que permitem acabar com a tensão.
Controlar comportamentos
Os agressivos tentam tomar o lugar do moderador, para
impor a sua autoridade.
A melhor solução é aliar-se a eles e
valoriza-los, dizendo que têm razão e que dominam os assuntos
a ser discutidos
Controlar comportamentos
Os distraídos podem ter muitas conversas periféricas, por isso
deve-se convidar essas pessoas a partilhar os seus
pontos de vista com os outros participantes. Se todos falarem com o colega do lado, o melhor é levantar-nos e escrever-mos
no quadro um resumo dos pontos discutidos. Ao vermos o “animador” a escrever capta-
se a atenção do grupo que acaba por sossegar.
Controlar comportamentos
Os que monopolizam a discussão ou falam muito tempo podem ser interrompidos
numa pausa do seu discurso. O moderador tem que resumir a
intervenção e relançar o debate no grupo.
Controlar comportamentos
Os tímidos podem ser solicitados sobre um assunto que já discutiram em privado com
o moderador. Como já conhece o tema, ganha a confiança com esta solicitação e
pode opinar sobre outros pontos.
Fase 3- APÓS A REUNIÃO
Se a reunião acabar nos prazos previstos, ganha-se o respeito
dos participantes. E vão-se conquistar ainda mais pela positiva se lhes for enviado rapidamente o feedback da reunião. Têm que circular
rapidamente os resultados e as principais conclusões, com as
decisões, as próximas etapas e a próxima reunião com dia e hora marcadas, ou seja, tem
que se elaborar a acta, aprova-la e distribuí-la (em 48 horas no
máximo).
Exemplo de ACTA Acta número cento e trinta e dois
Aos ______ dias do mês de _______ do ano ___________________, reuniram-se ______________________________________________ da
__________ __________________________________, na _________________ do ____________, a fim de dar cumprimento à seguinte Ordem
de Trabalhos:Ponto um: ______________________________________________________;Ponto dois: _____________________________________________________.
(Segue-se o relato dos acontecimentos essenciais, seguindo a
ordem dos assuntos tratados.)...
(fórmula de encerramento:)Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunião
da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser assinada pelo presidente e por mim que a
secretariei:O Presidente O Secretário
___________________________ ___________________________
Acta sobre a Assembleia geral do Sporting
Acta nº 27
Aos dezoito dias do mês de Maio de dois mil e onze pelas dezoito horas e quinze minutos, reuniu no Auditório Artur Agostinho, no Estádio José Alvalade, sito na Rua Professor Fernando da Fonseca, em Lisboa, a assembleia geral da SPORTING CLUBE DE PORTUGAL – Futebol, SAD, Sociedade Aberta com o capital social integralmente realizado de € 39.000.000,00 (trinta e nove milhões de euros) e o capital próprio de € (42.442.000,00), pessoa colectiva inscrita no Registo Comercial de Lisboa sob o nº 503994499.
(fórmula de encerramento:)
Nada mais havendo a tratar, deu-se por encerrada a reunião da qual se lavrou a presente acta que, depois de lida e aprovada, vai ser
assinada pelo presidente e por mim que a secretariei:
O Presidente O Secretário
Eduardo Martins Fábio Jeirinhas
Conclusão
Com este trabalho conseguimos aprender as melhores maneiras para preparar
uma reunião.Conseguimos também tirar conclusões
sobre coisas que são precisas ter em consideração e esperamos ter satisfeito o interesse de quem assistiu ao nosso
trabalho.
Martins & Latino
Produções