César RamalhoDirector GeralAYON – Business Solutions, Lda

cesar.ramalho@ayon.pt

Universidade LusíadaMetodologia de Gestão de Projectos

de Sistemas de Informação

Maio 2008

O Grupo

AYON Business SolutionsSoluções de gestão com base em software internacional e plataforma

Microsoft

APR Sistemas de informaçãoSoluções de gestão com base em software nacional e plataforma Oracle

B2F Business To FutureSistemas de Business Inteligence

Os Clientes

DesafiosGlobalização

Concorrência

Fazer mais com menos

Ambiente Económico

Evoluções Tecnológicas

Resultados

Pessoas

Determinam o sucesso das Empresas

Amplificar o Potencial das Pessoas

Produtividade Pessoal

Acesso à Informação

Trabalho em Equipa

Estudode empresas

2 Mundos Diferentes

Fátima,Financeira

Produção

Supply Chain

CRM

Carlos,IT

Julia,Marketing

Luís,Vendas

Luciana,Compras

Produtividade

Empresarial

Processos de Negócio

Produtividade

Pessoal

Financeiro

Outros

Sistemas de

Informação

Vendas e Marketin

g

Operações

Uma Empresa

Customer ModelPERFIL- Demográfico- Carreira - Relacionamento- Ambiente de Trabalho- Processos de Negócio- Ferramentas de Trabalho...

PERFIL- Demográfico- Carreira - Relacionamento- Ambiente de Trabalho- Processos de Negócio- Ferramentas de Trabalho...

Noções base – Definição de projecto

Esforço temporário com o objectivo de criar um produto ou serviço único

• Temporário porque tem um início e fim concreto, que é atingido quando os objectivos são cumpridos ou quando se torna claro que não vão ser atingidos e o projecto é abandonado

• Único porque pressupõe fazer algo que nunca foi feito antes. A presença de elementos repetitivos não afecta o caracter único do esforço global

Noções base – O que é gestão de projectos ?

Gestão de projectos é a aplicação de conhecimento, capacidades,

ferramentas, e técnicas às actividades do projecto de forma a atingir ou ultrapassar as expectativas dos

envolvidos no projecto

Este processo envolve o equilíbrio entre necessidades concorrentes:

•Âmbito, tempo, custo, e qualidade

•Diferentes necessidades (identificadas) e expectativas (não identificadas)

Noções base – Principais grupos de processos

Conclusão

Planeamento

Execução

Controlo

Porque falham os projectos de SI ?Os 3 factores críticos: O Cliente

Envolvimento da Gestão de Topo

Organização

Porque falham os projectos de SI ?Os 3 factores críticos: O Fornecedor

Conhecimento do Negócio do Cliente

Equipa

Produto adequado

Porque falham os projectos de SI ?Os 3 factores críticos: Gestão de projecto

Responsabilidade partilhada

Planeamento e Controlo

Gestão partilhada

Dir. Geral

AYON

Gestor Projecto

AYON

Desenvolvimento

Implementação

Gestor Cliente

Gestor Projecto Cliente

Financeira

Produção

...

Equipa de

Gestão Executiva

Equipa Gestão Operacional

Definição do âmbito

• Identificar os problemas reais• Envolver • Definir claramente os objectivos• Ter sempre em conta a empresa real e os

recursos disponíveis• Ter em mente a obtenção de resultados

intermédios• Projectar a totalidade do ciclo de vida

e os cadernos de encargos ?

A gestão das expectativas

• Expectativas vs. Aspirações• O calendário não estica• Fale agora ou cale-se para sempre ?• Agora que já negociámos...• Envolver• Não prometa !• Não se esqueça da comunicação

Metodologia geral de reuniões

Marcação antecipada por e-mail 1 semana antes Recepção dos temas a abordar até 48 horas antes Envio do plano da reunião 48 horas antes por e-

mail (serve de confirmação) Toda a documentação de suporte aos pontos

tratados deve ser entregue em papel ou formato electrónico pela parte emissora

Os pontos que não façam parte do plano, serão tratados sempre a seguir aos previstos

Definir sempre datas de resposta, e responsável por esta, para os pontos que fiquem em aberto

Acta escrita sempre pelo Gestor de Projecto, enviada a todos os participantes no prazo máximo de 48 horas

Levantamento de necessidades

• Marque o levantamento para uma altura que não seja inconveniente

• Mantenha uma postura humilde• Lembre-se que tem dois ouvidos e uma

boca• Tente detectar os “botões verdes” e os

“botões vermelhos” do utilizador• Escreva tudo• Tente falar com o utilizador na sua

linguagem• Não faça promessas

Levantamento de necessidades

• Não aponte soluções para tudo• Não minimize os problemas do utilizador• Valide as necessidades• Verifique se o utilizador não faz pedidos por

analogia com o que já conhece• Faça vários tipos de perguntas• Não entre em “áreas pantanosas”• Anote as sugestões do utilizador

Levantamento de necessidades

• Valide todas as necessidades do utilizador• Tente determinar as suas expectativas• Use as ferramentas documentais

adequadas• Identifique os responsáveis e todos a

envolver• Comprometa• Envolva

Metodologias de referência

• Vaporware e realidade

Gestão de crise e talento individual são as metodologias mais usadas no mundo real

Para além de uma metodologia sólida, a gestão de projectos baseia-se,

principalmente, em relações humanas, bom senso e liderança

Metodologia de Gestão de Projectos

César RamalhoDirector GeralAYON – Business Solutions, Lda

cesar.ramalho@ayon.pt

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