Post on 14-Jan-2017
CASE TRIBUNAL DE JUSTIÇA DE ESTADO
Boas prá7cas para gestão
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PROJETO BANCO MUNDIAL – AMPLIAR O ACESSO À JUSTIÇA
ETAPA 01 Diagnóstico Quantitativo
Abril a Junho de 2013
Construir colabora.vamente um modelo de alocação de recursos humanos e orçamentários para os Tribunais de Jus.ça dos Estados, melhorando a gestão desses recursos e ampliando o
acesso à jus.ça.
ETAPA 02 Elaboração do Modelo Junho de 2013 a Março de 2014
ETAPA 03 Implantação do Modelo Março de 2014 a Março de 2015
1ª OFICINA Par$cipação dos 27 TJs,
cada um com 2 representantes das áreas
de RH e Orçamento/ Planejamento para a
coleta de Boas Prá$cas
ANÁLISE QUANTITATIVA Análise de informações de custo e pessoal dos anos de 2009 a 2011 do Jus$ça em Números e da Resolução 102 do CNJ.
2ª OFICINA Par$cipação dos 10 TJs selecionados, para discussão do modelo de alocação de recursos
VISITAS AOS 10 TJs Os 10 TJs selecionados foram visitados para
coleta e disseminação de experiências de gestão da alocação de recursos
CONSOLIDAÇÃO DO MODELO
Implantação em 3 Tribunais (TJTO, TJMG, e TJMT)
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O NOSSO TRABALHO EM CONJUNTO RESULTOU EM…
Agrupamento das principais boas práticas e experiências
dos tribunais em alocação de recursos.
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NOSSOS MODELOS PROPOEM MELHORAR O DESEMPENHO DE UMA UNIDADE JUDICIÁRIA, AVALIANDO ESSENCIALMENTE DOIS PONTOS:
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Devemos avaliar a razão entre a taxa de entrega de jus7ça com a taxa de demanda da sociedade...
UN
IDA
DE
JUD
ICIÁ
RIA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E INFRAESTRUTURA
JUR
ISD
ICIO
NA
DO
PROCESSO JUDICIAL
JUSTIÇ
A EN
TREG
UE
DEMANDA DA SOCIEDADE
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... para atuar na redução da taxa de conges7onamento!!! U
NID
AD
E JU
DIC
IÁR
IA PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E INFRAESTRUTURA
JUR
ISD
ICIO
NA
DO
PROCESSO JUDICIAL
JUSTIÇ
A EN
TREG
UE
DEMANDA DA SOCIEDADE
TAXA DE CONGESTIO-
NAMENTO
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Em segundo lugar, podemos avaliar a razão entre a “quan7dade” de jus7ça entregue e o custo jus7ça para viabilizá-‐la....
UN
IDA
DE
JUD
ICIÁ
RIA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E INFRAESTRUTURA
JUR
ISD
ICIO
NA
DO
PROCESSO JUDICIAL
JUSTIÇ
A EN
TREG
UE
JUSTIÇA ENTREGUE C
USTO
JUSTIÇ
A
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para melhorar a eficiência da vara no uso de recursos humanos e orçamentários...
UN
IDA
DE
JUD
ICIÁ
RIA
PROCESSO DE TRABALHO
PESSOAS
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E INFRAESTRUTURA
JUR
ISD
ICIO
NA
DO
PROCESSO JUDICIAL
JUSTIÇA ENTREGUE C
USTO
JUSTIÇ
A
TAXA DE EFICIÊNCIA
QUAIS SÃO OS PRINCÍPIOS DO MODELO DE ALOCAÇÃO DE
PESSOAS
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PRINCÍPIO 1: COMPARAR É ALGO POSITIVO,
CONTUDO, SÓ COMPARE UNIDADES DE NATUREZAS E DESEMPENHOS SEMELHANTES
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UJ H
UJ I
UJ F
UJ E
UJ J
UJ A
UJ D
UJ M
UJ B UJ
K
UJ G
UJ C
UJ L
Iden7ficar as diversidades existentes entre os diferentes 7pos de varas
UJ A
UJ D
UJ M
UJ H
UJ B UJ
K
UJ I
UJ C
UJ E
UJ L
UJ J UJ
G
UJ F
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UJ J
Agregar as varas por semelhança de naturezas, competência e...
UJ A
CÍVEL (piloto capital)
JUIZADO CRIMINAL MISTA
UJ D
UJ M
UJ H
UJ B UJ
K
UJ I
UJ G
UJ F
UJ C
UJ L
UJ E
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... Volume de casos novos
UJ A
CÍVEL (piloto capital)
1 2 3 4 5 6
7 8 9 10 11 12
Até 1.000 processos
Entre 1.000 e 2.500 processos
Acima de 2.500 processos
Agrupamento por faixa de casos novos
UJ D
UJ M
UJ H
PRINCÍPIO 2: SEPARAR AS UNIDADES JUDICIÁRIAS POR ESTÁGIOS DE DESEMPENHO E CALCULAR PRODUTIVIDADE E LOTAÇÃO DAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DO GRUPO
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Entender o nível produ7vidade e conges7onamento de cada vara do mesmo grupo
OR
GA
NIZ
AÇ
ÃO
PARCEIROS
PESSOAS
ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
TECNOLOGIA
INFRAESTRUTURA
INFORMAÇÃO
PROCESSOS E REGRAS DE NEGÓCIO
JORNADA DA SOCIEDADE / CLIENTE
CLI
ENTE
PRODUTIVDADE
CONGESTIONAMENTO
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0,0
50,0
100,0
150,0
200,0
250,0
300,0
350,0
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%
146
23%
Inverso do conges$onamento
Prod
u$vida
de (IPS)
Comparar e analisar o desempenho entre estas varas
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160,4
165,3
331,1
64,6
0,0
50,0
100,0
150,0
200,0
250,0
300,0
350,0
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%
4 FAIXAS PRETA
5 FAIXAS VERDE
4 FAIXAS BRANCA
Inverso do conges.onamento
Prod
u.vida
de (IPS)
FAIXA VERDE alta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA PRETA alta produtividade e
baixo congestionamento
Classificar cada vara conforme: Faixa Branca, Verde e Preta
FAIXA BRANCA baixa produtividade e
alto congestionamento
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As principais caracterís7cas de cada estágio..
FAIXA PRETA FAIXA VERDE FAIXA BRANCA
Baixo estoque* Alto estoque* Alto estoque*
Alta produ7vidade* Processos baixados por servidor
Alta produ7vidade * Processos baixados por servidor
Baixa produ7vidade* Processos baixados por servidor
Baixo conhecimento em prá7cas de gestão Dificuldades de gerenciamento de trabalho, pessoas e etc
Conhecimento em prá7cas de gestão Procura melhorar as prá.cas de gerenciamento de trabalho, pessoas e etc, pode até ser referência em prá.cas
Referência em prá7cas de gestão Detém boas prá.cas que geram resultados a par.r do gerenciamento de trabalho, pessoas e etc
Alta vazão* Processos Baixados por Casos Novos
Alta vazão* Processos Baixados por Casos Novos
Baixa vazão* Processos Baixados por Casos Novos
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UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X UJ
X UJ X UJ
X UJ X
UJ X
Diferentes níveis de desempenho implicam...
CÍVEL -‐ CAPITAL
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
Faixa Preta Faixa Verde Faixa Branca
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UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
UJ X
Faixa Preta Faixa Verde Faixa Branca
CÍVEL -‐ CAPITAL
... Em diferentes estratégias para o7mização de desempenho!
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Calcular a produ7vidade paradigma de cada estágio…
A média das unidades judiciárias faixa preta do 3º quar.l de IPS
PRODUTIVIDADE PARADIGMA
Unidade Judiciária
Processos baixados (PB)
Servidores Atuais (Serv)
IPS (PB / Serv)
Tx. Congest.
Vara 7 1.350 6 225,00 64%
Vara 9 1.491 6 248,50 81%
Vara 10 1.657 7 236,71 70%
Vara 2 1.507 7 215,29 73%
Vara 4 2.153 10 215,30 66%
Vara 5 1.736 8 217,00 64%
242,61
Média das unidades do 3º quar$l
A PRODUTIVIDADE PARADIGMA somente será aplicada para
“unidades faixa preta”
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Para es7mar o quadro ideal de servidores…
40 44
PRODUTIVIDADE PARADIGMA 242,61
Unidade Judiciária
Casos Novos 2013
Servidores Atuais
Servidores calculados GAP
Vara 7 1.397 6 6 0
Vara 9 1.761 6 7 +1
Vara 10 1.783 7 7 0
Vara 2 1.592 7 7 0
Vara 4 1.755 10 7 -‐3
Vara 5 1.448 8 6 -‐2
CASOS NOVOS ano anterior
Produ^vidade PARADIGMA
A fórmula para a definição do quadro de pessoal observa o volume de demanda (casos novos) sobre o nível de produ.vidade esperado (produ.vidade paradigma)
QUADRO DE PESSOAL CALCULADO
PRINCÍPIO 3: VISITAR AS UNIDADES JUDICIÁRIAS DE REFERÊNCIA E PROMOVER MELHORIAS PARA CADA ESTÁGIO
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Entendendo as causas por meio de visitas
Horário de trabalho do magistrado
Figura de um gestor na Vara
Metodologia de trabalho
Infraestrutura
Integração entre gabinete e secretária
VARAS FAIXA PRETA VARAS FAIXA VERDE VARAS FAIXA BRANCA
Realizar visitas para iden7ficar as principais diferenças de desempenho entre faixas pretas, verdes e brancas
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PROPOSTAS
• Treinamento dos profissionais • Acompanhamento do tribunal nas unidades
interessadas em mudar de comportamento • Padronização dos processos e boas práticas • Celebração dos primeiros resultados!
• Equipes móveis temporárias • Estratégias para baixa de estoque • Disseminação de boas práticas • Reconhecimento das unidades mais esforçadas
• Celebrar e recompensar resultados • Reconhecimento como unidade de referência na
entrega de justiça • Disseminar boas práticas para os demais
Definir estratégia para o7mizar o desempenho de cada faixa
PRINCÍPIO 4: PROMOVER MELHORIAS ESTRUTURANTES NO TRIBUNAL
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Definir estratégias de transformação do tribunal
REDISTRIBUIÇÃO DE UNIDADES -‐ Desa^vação -‐ Expansão -‐ Especialização -‐ Criação -‐ ...
CENTRAIS ESPECIALIZADAS -‐ Centrais de mandados -‐ Centrais de atendimento
ao púbico -‐ Centrais eletrônicas -‐ ...
PREVENÇÃO E SOLUÇÃO DE LITÍGIOS -‐ Conciliação -‐ Jus^ça Comunitária -‐ Juiz Leigo -‐ .Parceria com
universidades -‐ ...
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Definir estratégias de transformação do tribunal
DESENVOLVIMENTO DE PESSOAS -‐ Treinamentos -‐ Terceirização -‐ Plano de carreira -‐ Recompensas por
a^ngimento de metas
ADOÇÃO DE TECNOLOGIA -‐ Automação do
processo judicial -‐ Virtualização do
processo judicial
PRINCÍPIO 5: GESTÃO DA ALOCAÇÃO DE RECURSOS
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Disciplina de Gestão
PAINEL DE BORDO
com controles periódicos
VARA A
Meta Produção
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 ...
VARA C
Meta
Produção
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 ...
VARA B
Meta
Produção
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 ...
VARA D
Meta Produção
Mês 1 Mês 2 Mês 3 Mês 4 Mês 5 Mês 6 ...
A MESMA LÓGICA PODE SER APLICADA A ECONOMICIDADE DO SERVIÇO PÚBLICO: GERENCIAMENTO MATRICIAL DE
DESPESAS
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O modelo de Orçamento foi construído com base em diversas leis brasileiras e abordagens tradicionais da gestão orçamentária no setor público, mas adotou também uma prá7ca que não é tão difundida no Judiciário Brasileiro, o Orçamento Matricial...
O orçamento matricial tem como foco a melhoria do resultado econômico e sua operacionalização apoia-‐se em três ferramentas matriciais com abrangência complementares: Gerenciamento Matricial de Despesas (GMD), Diagnós^co de Desempenho
Operacional (DDO) e Gerenciamento Matricial de Receitas (GMR). Dentro do método desenvolvido para os Tribunais o GMD ganhou destaque pela grande possibilidade de ganho
vislumbrada.
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PRINCÍPIO 1: CONTROLE CRUZADO
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Significa que todas as despesas orçadas devem ser acompanhadas por duas pessoas!
CC CC CC CC CC CC
Gestor X
Gestor Y
Gestor Z
Gestor do Foro 2
Gestor do Foro 3
Gestor do Foro 4
Gestor do Foro 1
CC CC
Pacote de Despesas de Vendas
Pacote de Despesas de Viagens
Pacote de Despesas de Infraestutura
Gestores de en7dade Responsáveis pelas
despesas que ocorrem em seus centros de custos.
Gestores de pacote: Responsáveis pelas despesas transversais a todo o tribunal
Controle cruzado
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Comparação das en7dades similares
Energia Elétrica
Telefonia
Água e esgoto
Correios
Parâmetro de Eficiência
FAIXA PRETAalta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA PRETAalta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA PRETAalta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA BRANCAbaixa produtividade e
alto congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA BRANCAbaixa produtividade e
alto congestionamento
FAIXA PRETAalta produtividade e
baixo congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
FAIXA VERDEalta produtividade e
alto congestionamento
R$/m2
R$/servidor
R$/m2
R$/processo
Comarca 1 Comarca 2 Comarca 3
O obje^vo desta análise é iden^ficar os centros de custos dentro de um grupo que geram as menores despesas, para assim, levantar suas boas prá^cas que podem ser replicáveis aos demais e também iden^ficar os problemas que ocasionaram os altos valores de despesas.
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PRINCÍPIO 2: DESDOBRAMENTO DOS GASTOS
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Desdobramento de gastos Implica que, para a definição das metas, todas as despesas devem ser detalhadas até o nível de Comarca
DESPESA DE ÁGUA E ESGOTO (M2)
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Definição de metas para cada comarca…
Nesta sub etapa todas as en^dades têm suas metas definidas de acordo com o seu potencial e capacidade de economia, é a ideia de metas compavveis com o potencial de ganho de cada comarca.
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PRINCÍPIO 3: ACOMPANHAMENTO SISTEMÁTICO DAS DESPESAS
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Acompanhamento dos resultados gerados
O úl^mo princípio do método aborda a estruturação de uma equipe mul7disciplinar para monitorar os resultados do trabalho. Esta equipe tem como funções a análise dados, criação e validação de metas, acompanhamento da evolução dos indicadores e cobrança de ações corre^vas junto aos gestores de pacotes e de en^dades, bem como divulgação das boas prá^cas para toda o Tribunal.
Monitorar desempenho, riscos e
conformidade Realizar análise cri~ca Executar plano de ação
Despesas mensais (orçado x realizado)
Status dos planos de ação (orçado x realizado)
Planos de correção de desvios
Ritual de gestão orçamentária
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Reunião de análise crí7ca baseada no bole7m da despesa
O Bole^m da Despesa é u^lizado para as reuniões de análise crí7ca. Nesta reunião, é avaliado o a^ngimento da meta e, em casos de não a^ngimento, são iden^ficadas as causas e as ideias para solucioná-‐las.
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Elaboração do plano de correção de desvios
Para cada ideia priorizada na reunião de análise crí^ca, é elaborado um Plano de Correção de Desvios, com responsáveis e prazos para implementação.
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RESULTADOS ALCANÇADOS ATÉ O MOMENTO
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Resultados do Gerenciamento Matricial de Despesas -‐ Água A metodologia de orçamento ainda está em fase de implantação no Tribunal I, mas resultados significa^vos já foram notados no início de 2015. Durante a implantação do piloto foram monitorados os seguintes pacotes de despesas: água, telefonia e correios, nas 296 comarcas do Estado.
Redução: Fev-mar15 x Fev-mar14
20%
Fev-‐Mar/14 Fev-‐Mar/15
R$ 106 mil
Em fevereiro de 2015, o Tribunal alcançou economia de aproximadamente R$ 76 mil no consumo de água, o que
representa redução de cerca de 20% em relação ao mesmo mês do ano anterior.
Em março de 2015, a economia foi de aproximadamente R$ 30 mil, sendo 15% inferior ao ano anterior.
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Resultados do Gerenciamento Matricial de Despesas -‐ Telefonia O acompanhamento mensal das despesas com telefonia, por meio da análise das contas telefônicas, é uma ação ro^neira do Departamento de despesas. Além disso, o setor iden^fica discrepâncias nas diversas faturas e encaminha relatórios para as comarcas, para análise, providências e ressarcimentos, quando necessário.
Redução: Fev-mar15 x Fev-mar14
18%
Fev-‐mar/14 Fev-‐mar/15
R$ 49 mil
Em fevereiro de 2015, o Tribunal alcançou economia de aproximadamente R$ 33 mil no consumo de telefone, o que
representa redução de cerca de 18% em relação ao mesmo mês do ano anterior.
Em março de 2015, a economia foi de aproximadamente R$ 13 mil, sendo 11% inferior ao ano anterior.
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Resultados do Gerenciamento Matricial de Despesas -‐ Correios Para conter as despesas com serviços postais, a coordenação de redução de despesas, adotou, no primeiro trimestre de 2015, diversas ações, entre as quais se destacam o acompanhamento diário das postagens e contato imediato com as comarcas, em caso de irregularidades, e a subs^tuição do serviço de remessa de correspondência acima de 500 gramas.
141 Comarcas apresentaram redução em suas despesas postais
1ºT 2015
1ºT 2014
A economia foi de aproximadamente
R$ 205 mil
Redução: 1ºT15 x 1ºT14
14%
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Resultados do Gerenciamento Matricial de Despesas – Banco de boas prá7cas
• Novas regras de u^lização do cartão de correios, disponibilizadas em uma car^lha, especificando quando usar cada modalidade, AR, Malotes, etc;
• Emissão de senhas individuais, obje^vando a restrição do uso indiscriminado do telefone;
• Implementação do Sistema de Telefonia VoIP, que permi^rá aos usuários realizarem ligações telefônicas por meio da internet, gerando grande economia financeira
• Celebração de novos contratos de telefonia fixa, móvel e DDD, com tarifas diferenciadas em relação aos valores pra^cados no mercado
• Iden^ficação de vazamentos e subs^tuição de torneiras; • Definição de um programa de conscien^zação do uso de água que esta sendo feito
quase que “corpo a corpo”; • Instalação de sensores de presença, para redução de gastos com energia, dentre
outros
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Obrigada! Lays Lobato
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