Post on 06-Apr-2018
8/2/2019 Capitulo II James
1/106
-CAPTULO II-
8/2/2019 Capitulo II James
2/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 1 -
IN FORMACIN Y DATOS
Es usual que se interpreten los trminos datos e informacin indistintamente, lo cual no es
correcto, existiendo una importante diferencia entre ambos conceptos que detallaremos a
continuacin.
II.1. Definicin de Datos
Un dato es un conjunto discreto de factores objetivos sobre un hecho real; es un conjunto de
seales o signos con un significado particular1.
Dentro de un contexto empresarial, el concepto de dato es definido como un registro de
transacciones. Un dato no dice nada sobre las cosas, y por si mismo tiene poca o ningunarelevancia o propsito.
Las organizaciones actuales normalmente almacenan datos mediante el uso de tecnologas.
Desde un punto de vista cuantitativo las empresas evalan la gestin de los datos en trminos
de costos, velocidad y capacidad.
Todas las organizaciones necesitan datos y algunos sectores son totalmente dependiente de
ellos; ejemplo de esto son los bancos, las compaas de seguro, agencias gubernamentales.
En este tipo de organizaciones la buena gestin de los datos es esencial para su
funcionamiento, ya que operan con millones de transacciones diarias.
1www.gestin del conocimiento.com/ conceptos_diferenciaentredato.
8/2/2019 Capitulo II James
3/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 2 -
En general para la mayora de las empresas tener muchos datos no siempre es bueno. Las
organizaciones en ocasiones almacenan datos irrelevantes, lo cual no tiene sentido
principalmente por dos razones:
La primera es que demasiados datos hacen ms complicado identificar aquellos que son
relevantes.
Segundo, y todava ms importante, es que los datos no tienen significado en s mismos.
Los datos describen nicamente una parte de lo que pasa en la realidad, no proporcionan
juicios de valor o interpretaciones, y por lo tanto no son orientativos para la accin. La toma
de decisiones utilizar los datos, pero stos nunca dirn lo que hacer, no dicen nada acerca de
lo que es importante o no. A pesar de ello, stos son indispensables para las organizaciones,pues son la base para la creacin de informacin.
II.2. Definicin de Informacin
La informacin, segn el Diccionario de la Lengua Espaola, es la "comunicacin o
adquisicin de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una
materia determinada".
Tambin se la puede definir como "un conjunto de datos que se presentan de forma que es
inteligible al receptor. Tiene un valor real o percibido para el usuario y se agrega a lo que ya
conoca respecto a un suceso o rea de inters. Debe decir al receptor algo que no era
conocido anteriormente o que no poda ser pronosticado, es decir se agrega a su conocimiento,
pero debe ser relevante para la situacin en la cual se aplicar"2.
2 Senn, James A. - "Sistemas de Informacin para la Administracin"- Mxico, Grupo Editorial Iberoamericana,1990.
8/2/2019 Capitulo II James
4/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 3 -
En resumen, los datos son cifras y hechos crudos sin analizar, que por s mismos no tienen
significado alguno, mientras que la informacin es el resultado de haber organizado o analizado
los datos de alguna manera y con un propsito. La informacin es entonces, conocimiento
basado en los datos a los cuales, mediante un procesamiento se les ha dado significado y
utilidad.
En otras palabras, el dato tiene un carcter individualizado y simple, que constituye la materia
prima de un producto elaborado como la informacin.
II.3. A tributos de la Informacin
Para que sea til, la informacin debe tener atributos esenciales, tanto en elementos
individuales como en su conjunto. Los atributos de la informacin son las caractersticas que
motivan al usuario en su eleccin para usarla.
Segn W. Prez Decarolis el valor de la informacin depende de ocho factores3
:
Confiabilidad: la informacin que los administradores utilizan para tomar decisiones
cuando planifican, cuando realizan el seguimiento de actividades que ya estn en ejecucin
o cuando controlan resultados, debe tener un alto grado de confiabilidad. Ello significa
que la informacin debe reflejar con total exactitud las operaciones u otros aspectos a los
que se refiere.
La confiabilidad de un Sistema de Informacin est referido no slo a la calidad de la
informacin que produce sino tambin a la eficiencia con la que ese sistema funciona. Un
3 Prez Decarolis, Walter - "Aspectos organizacionales del anlisis y diseo de Sistemas de Informacin"-Documento N 15, Facultad de Ciencias Econmicas y de Administracin, 2002.
8/2/2019 Capitulo II James
5/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 4 -
Sistema de Informacin puede considerarse confiable cuando funciona bien y en especial,
cuando cumple con los objetivos que fue creado.
Figura 1 Atributos de la Informacin Confiabilidad
Oportunidad: como paso previo a la toma de una decisin, puede ser necesaria la
informacin para controlar, por ejemplo, la evolucin de un plan trazado. En este caso, la
idea es que puedan aplicarse medidas correctivas sobre ese plan antes de que la brecha -
siempre presente - entre lo que est sucediendo y lo que se esperaba que suceda, sea muy
grande. As pues, la persona encargada del cumplimiento del plan deber contar con la
informacin necesaria en el momento oportuno, de forma que no sea demasiado tarde
para emprender correcciones. La informacin es oportuna cuando llega a quien la va a
utilizar o cuando ste puede acceder a ella justo en el momento que la necesita. En
definitiva se puede afirmar que retrasos significativos en la obtencin de la informacin
pueden hacer que la misma pierda toda utilidad.
Las causas que determinan que la informacin resulte inoportuna puede originarse por ladispersin geogrfica, por los mtodos de trabajo de las organizaciones y por las
exigencias internas de las autoridades de las instituciones - en cuanto a que se necesitan
autorizaciones formales expresas para poder proporcionar la informacin que se solicita.
8/2/2019 Capitulo II James
6/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 5 -
Una forma de lograr la oportunidad de la informacin es a travs del acceso directo a la
misma por parte de los usuarios. En estos casos los usuarios dejan de ser dependientes de
otras unidades para que les hagan llegar la informacin y son ellos mismos quienes
procuran localizar y obtener la informacin que necesitan. Existen distintas herramientas
que permiten lograr esa oportunidad de la informacin como ser los programas
informticos, donde los usuarios acceden a los datos desde distintas fuentes; las redes de
computacin, que logran modernizar los procesos de trabajo en las oficinas as como
tambin compartir documentos y tareas de procesamiento de datos y anlisis de
informacin; las bases de datos externas, permitiendo bajar archivos de datos o
documentos y trabajar con ellos cuando se preparan para tomar sus decisiones.
Figura 2 Atributos de la Informacin Oportunidad
Calidad: al evaluar la calidad de la informacin, los usuarios tendrn que comparar los
hechos descritos con la realidad. Cuanto ms se asemejen esos hechos a la realidad, mejor
ser la calidad de la informacin y eso permitir que los gerentes recurran a ella - al
momento de tomar una decisin - con un grado de confianza mucho mayor.
Sin embargo, la calidad aumenta a la par que el costo de obtener la informacin. As pues,habr que evaluar la conveniencia de aumentar la calidad, pues si al hacerlo no se agrega
nada a la capacidad de los gerentes para tomar decisiones, se estar incurriendo en un
costo extra que no trae aparejado ningn beneficio.
8/2/2019 Capitulo II James
7/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 6 -
Figura 3 Atributos de la Informacin Calidad
Accesibilidad: quienes necesitan informacin deben tener fcil acceso a las fuentesdonde pueden obtenerlas para poder utilizarla. A veces, esas fuentes estn dentro de la
propia la empresa fuentes internas y otras veces se encuentran fuera fuentes externas
en el pas o en el exterior.
La tecnologa de la informacin brinda actualmente muchas posibilidades de acceder de
forma directa, con gran rapidez y facilidad a la informacin. Antes se poda disponer de la
misma con un alto grado de dependencia de las unidades de procesamiento electrnico de
datos, como los Departamentos de Cmputos, de Informtica o de Sistemas, los cuales
muchas veces no proporcionaba la informacin que los administradores necesitaban y si lo
hacan tenan altos costos, en forma inoportuna e incompleta.
Otro recurso al que se puede recurrir para obtener informacin son las bases de datos.
Una Base de Datos es una fuente central de almacenamiento de datos que diferentes
usuarios pueden consultar con el fin de conseguir la informacin que necesitan o datos
con los que puedan trabajar, cambindolos o actualizndolos, de acuerdo a las necesidadesde cada uno.
Si bien todas estas oportunidades existen, no siempre se utilizan. En algunos casos, porque
requieren inversiones financieras que no se pueden o quieren realizar. En otros, por la
resistencia humana a utilizar equipos de computacin o programas informticos con los
que no se est familiarizado y que generan temores y desconfianzas.
8/2/2019 Capitulo II James
8/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 7 -
Figura 4 Atributos de la Informacin Accesibilidad
Claridad: la informacin debe estar disponible de manera tal que no origine ningn tipo
de confusin y que no genere interpretaciones incorrectas en quienes la utilizan. Muchas
veces el lenguaje, la terminologa, el formato o los smbolos que se usan en los informes
pueden resultar de difcil comprensin para quienes lo reciben o posibilitar mltiples y
variadas interpretaciones de los mismos hechos a que refieren.
El tiempo que puede insumir al administrador la interpretacin y el anlisis de la
informacin poco clara, puede ser el motivo para usar dicha informacin en otro
momento o simplemente para que la ignore. En el primer caso puede resultar inoportuna
y en el segundo, si tiene algn valor, lo pierde.
Figura 5 Atributos de la Informacin Claridad
8/2/2019 Capitulo II James
9/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 8 -
Selectividad: si se recibe una cantidad excesiva de informacin, la misma no resulta
manejable, pues no ser - o al menos ser muy difcil - posible procesarla. Si por el
contrario, es insuficiente, no se contar con los elementos necesarios para la toma de
decisiones. Un aumento en la cantidad de la informacin no necesariamente implica
disponer de mayor riqueza informativa. El mayor volumen de informacin puede agregar
valor si esa informacin es significativa para quienes la utilizan y a su vez, si est
presentada en forma que stos tengan el tiempo y la habilidad para poder analizarla. A esto
debemos adicionarle el hecho, de que al ser mayor la cantidad y la rapidez con que se
puede obtener informacin por las oportunidades que brinda actualmente la tecnologa de
la informacin, el flujo que regula su circulacin debe ser selectiva, contribuyendo as a un
mejor uso del tiempo de los administradores y a un valor ms significativo de la
informacin disponible.
Figura 6 Atributos de la Informacin Selectividad
Relevancia: la informacin es relevante si una persona la necesita en una situacin
particular de toma de decisiones o de resolucin de un problema. Lo importante es su
aplicabilidad a la situacin presente. Un conjunto de informacin que fue importante en
cierta ocasin puede no serlo en la actualidad si realmente ya no se necesita y no ser
utilizada por su receptor.
8/2/2019 Capitulo II James
10/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 9 -
Figura 7 Atributos de la Informacin Relevancia
Uniformidad: los datos deben ser tratados con criterios uniformes en las etapas iniciales
de registro, captura y ordenamiento de datos como en las etapas posteriores de
elaboracin y anlisis. Cuando las unidades que alimentan con sus datos a un mismo
sistema, utilizan criterios diferentes de registro, es muy probable que no se pueda contar
con la informacin que se necesita. Si se logra, la informacin puede no ser correcta y
puede dar origen a diversas interpretaciones.
Figura 8 Atributos de la Informacin Uniformidad
8/2/2019 Capitulo II James
11/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 10 -
II.4. El Poder de la Informacin
La Tierra, el Trabajo y el Capital han sido los tres recursos econmicos fundamentales segn lateora econmica tradicional, sin embargo, cada vez con mayor reconocimiento la informacin
ha ido ocupando el cuarto lugar como recurso estratgico crtico, dada su gran importancia
econmica4.
Hoy da es muy comn que en las organizaciones utilicen todos los medios necesarios para su
obtencin y control.
Es esta progresiva importancia de la informacin la que ha justificado el que muchos directivos
dediquen una elevada parte de su tiempo a relacionarse, a mantener y obtener nuevos
"contactos" con personas de inters, que les permitan acceder a ms informacin, sobre todo a
aquella de difcil obtencin por medios tradicionales, como pueden ser los medios grficos, la
televisin o el crculo personal de contactos. Esta informacin privilegiada ser la que les
conduzca a mejorar su proceso de toma de decisiones e incluso en ocasiones dificulte su
sustitucin.
Este ltimo hecho ha sido constatado por autores como Mintzberg y Stewart, quienes
afirmaron que el proceso que generalmente siguen los directivos para la toma de decisiones es
ms "influenciado por sus fuentes personales e informales de informacin, que meditado".
4 Gil Pechun, Ignacio - "Sistemas y Tecnologas de la Informacin para la Gestin" - Madrid, McGraw-Hill,1997.
8/2/2019 Capitulo II James
12/106
8/2/2019 Capitulo II James
13/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 12 -
los individuos que forman parte de ella interactan entre s y eso hace que los xitos y
fracasos que se producen en un extremo afecten las actividades desarrolladas en otras
partes. As, la informacin sirve como nexo que mantiene unidos a los componentes del
sistema organizacional.
Mejoramiento de la productividad: la correcta utilizacin de los sistemas de
informacin permite aumentar la productividad de una organizacin, mediante el
incremento de la cantidad de trabajo y de la velocidad en que el mismo se ejecuta.
Reconocimiento de la informacin como un recurso: la informacin es considerada
como un recurso ms para la organizacin. Tiene valor porque afecta la manera de operar
y porque su ausencia puede provocar la comisin de errores, la prdida de oportunidades yla aparicin de graves problemas de rendimiento. En este marco, habr que tomar
medidas para administrarla al igual que sucede con cualquiera de los otros recursos.
5 Senn, James A. - Ob. Cit.
8/2/2019 Capitulo II James
14/106
-CAPTULO III-
8/2/2019 Capitulo II James
15/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 13 -
SISTEMAS DE IN FORMACIN
III.1. Definicin de Sistemas
En el sentido ms amplio, un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre
s para lograr un objetivo comn6
.
Una organizacin es un sistema. Sus componentes - mercadotecnia, manufactura, ventas,
investigacin, embarques, contabilidad y personal - trabajan juntos para crear utilidades de
forma de satisfacer las necesidades de los clientes. Cada uno de estos componentes es a su vez
un sistema.
Todo sistema organizacional depende, en mayor o menor medida, de una entidad abstracta
denominada Sistema de Informacin. Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de
una persona o departamento hacia otros y puede ser desde la comunicacin interna entre los
diferentes componentes de la organizacin y lneas telefnicas, hasta sistemas de cmputo que
generan reportes peridicos para varios usuarios.
8/2/2019 Capitulo II James
16/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 14 -
III.2. Definicin de Sistemas de Informacin
Un Sistema de Informacin (SI) puede ser:
"Un grupo de personas, una serie de procedimientos o equipo de procesamiento de datos que
escoge, almacena, procesa y recupera datos para disminuir la incertidumbre en la toma de
decisiones mediante el suministro de informacin a los niveles gerenciales para que sea
utilizada eficientemente"7.
A su vez, los SI apoyan a todos los dems sistemas de una organizacin y enlazan todos sus
componentes en forma tal que stos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.
Otra definicin es la aportada por Walter Prez Decarolis quien lo define como "un conjunto
de elementos que se relacionan para lograr un fin comn: proporcionar datos e informacin
que satisfagan necesidades previamente detectadas. Estos elementos aparecen operacional y
funcionalmente interrelacionados, interactuando en forma permanente"8.
La visin ms intuitiva del SI de una empresa se obtiene simplemente observando cmo la
informacin fluye de una parte a otra de la misma, y entre ella y su entorno, es por esto que,
entre las diversas definiciones analizadas consideramos que la que mejor se adecua a la realidad
y en la cual nos basaremos para el desarrollo de este trabajo, es la siguiente: " conjunto formal
de procesos integrados, desarrollados en un entorno usuario ordenador, que operando
sobre una coleccin de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una
empresa, recopila, elabora y d istribuye selectiv amente la in formacin necesaria para
las operaciones de dicha empresa y para las actividades de direccin y control
6www.geocities.com/ Silicon Valley/ Pines/ 7894/ Introduccin al desarrollo de los Sistemas de Informacin.
7 www.geocities.com/ Silicon Valley/ Pines/ 7894/ Introduccin al desarrollo de los Sistemas de Informacin.8 Prez Decarolis, Walter Documento N 277/ 75 DI.NA.FU.PU , Presidencia de la Repblica.
8/2/2019 Capitulo II James
17/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 15 -
correspondientes, apoyando, en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para
desempear las funciones de negocio", planteada por Andreu, Ricart y Valor9.
Si matizamos los distintos componentes de la definicin y analizamos los mismos, se observa:
1. Conjunto formal de procesos integrados: se refiere a aquellos que la organizacin conoce y
sabe como utilizar. No obstante, en nuestra opinin consideramos que los procesos
informales, no se deben dejar de lado, y que tambin en la medida de lo posible formen parte
del sistema de informacin.
"Integrados" normalmente existen aplicaciones aisladas desarrolladas por diferentes
grupos de usuarios, pero si no existe integracin de datos y procesos, las aplicacionesindividuales pueden llegar a ser incompatibles con el global de la empresa e impedir
construir la base del SI.
2. Desarrollados en un entorno usuario ordenador: si bien un SI puede existir sin la
necesidad de ordenadores, son estos ltimos los que posibilitaran una mayor productividad,
aprovechamiento y alcance de la informacin procesada. A esto debe agregarse la participacin
realizada por el usuario quien podr aportar intuicin, valoraciones informales, mientras que el
ordenador aportara rapidez de clculo y procesamiento, por lo que la coordinacin de ambos
habilidades ser un elemento a tener en cuenta en la construccin del sistema de informacin.
3. Operando sobre una coleccin de datos estructurada (Base de datos): hay una gran
diferencia entre las bases de datos que estn diseadas especficamente para ser estables y los
ficheros que se han usado tradicionalmente en procesos de datos. Debemos recordar que no
hay empresas estticas, y por tanto las percepciones por parte del usuario de las necesidades de
informacin cambian. Esto conlleva la necesidad de aislar los programas de los cambios de las
estructuras de los datos: "independencia de datos". Significa que cuando se realicen cambios en
las estructuras de datos, los programas deben continuar funcionando al estar aislados de estos
cambios. Los programas tienen una visin de los datos que puede y debe ser preservada de los
9 Andreu, R; Ricart, J.E; Valor, J. -"Estrategia y Sistemas de Informacin" - McGraw-Hill, 1991.
8/2/2019 Capitulo II James
18/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 16 -
cambios fsicos de la estructura de los mismos. Esta "independencia de datos" se obtiene por
medio de los sistemas de gestin de Base de Datos.
4. Recopila, elabora y distribuye selectivamente la informacin necesaria (evitando sobrecargas)
para la operatividad habitual de la organizacin y las actividades propias de la direccin de lamisma. Debemos diferenciar claramente, "Cantidad de Informacin" de "Calidad de la
Informacin" lo que obliga a establecer criterios de seleccin y ordenamiento de la
informacin, tema expuesto en el Captulo II Atributos de la Informacin.
5. El SI permitir la operatividad habitual de la organizacin, apoyando las actividades de
direccin y control, de forma de poder llevar a cabo los procesos de toma de decisiones
necesarios para desempear las funciones de negocio, esto significa que un adecuado sistema
de informacin permitir realizar procesos "ad hoc" para mejorar las tareas propias de gestin
de la organizacin.
III.3. Objetivos de los Sistemas de Informacin
El objetivo general de los SI es proporcionar a los encargados de la toma de decisiones, datos
oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones necesarias que mejoren al
mximo la relacin que existe entre los recursos de la empresa.
El alcance del desarrollo de un SI puede variar segn la empresa o rea de sta donde se lleve
adelante el mismo, pero por encima de todo esto, el SI debe responder a una serie de
lineamientos bsicos, que determinan los objetiv osde ste:10
Dar soporte a los objetivos y estrategias de la empresa; debe proveer toda la informacin
necesaria para el funcionamiento del negocio en un momento dado, ya sea esta
10Gil Pechun, Ignacio - Ob. Cit.
8/2/2019 Capitulo II James
19/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 17 -
informacin referida a la actividad diaria, como a la planificacin de la empresa a largo
plazo.
Proporcionar a todos los niveles de la empresa la informacin necesaria para controlar las
actividades de la misma. La informacin no solo ha de ser necesaria para ejecutar las
funciones y tareas, sino tambin debe permitir el control y la verificacin de que stas se
han realizado de acuerdo a lo previsto. Debe as permitir controlar que los resultados
alcanzados coincidan con las metas inicialmente previstas.
Conseguir que se adapte a la evolucin de la empresa; debe ser un sistema capaz de
evolucionar al ritmo de la empresa, pues las empresas son cada vez ms dinmicas, y sus
necesidades de informacin van cambiando a lo largo del tiempo. Por esto si el sistema noevolucionara al ritmo de la empresa quedara rpidamente obsoleto y la informacin que
emerge sera inadecuada, con lo cual no podra cumplir con los dos objetivos anteriores
ya que no brindara una informacin fidedigna y actual en cuanto al negocio.
Utilizar la informacin como un recurso corporativo que debera ser planificado,
gestionado y controlado para ser ms efectivo a toda la organizacin. Es importante
considerar la informacin como un recurso imprescindible para el funcionamiento de la
misma. La informacin cuesta obtenerla al igual que si se tratara de maquinaria o dinero,
cuesta mantenerla disponible al igual que cuesta mantener activa una mquina, y al igual
que sta es una carga cuando nadie la utiliza. Por lo tanto se debe gestionar igual que otro
recurso cualquiera, de forma que tengamos la mejor informacin al menor costo.
III .4. Ciclo de v ida de los Sistemas de Informacin Informticos
8/2/2019 Capitulo II James
20/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 18 -
La utilizacin de los ordenadores en el campo de los negocios comenz a principios de la
dcada de los cincuenta, aunque su aprovechamiento no alcanza cotas significativas hasta la
segunda mitad de la dcada de los setenta, con el desarrollo de grandes ordenadores
centralizados para la realizacin de mltiples tareas. Las mejoras en la velocidad de cmputo,
el abaratamiento de los componentes, la disponibilidad de sistemas ms eficientes dealmacenamiento de grandes cantidades de informacin sobre soporte magntico, as como el
desarrollo de lenguaje de alto nivel, permitieron que el proceso automatizado de datos se
convirtiera en una opcin viable para apoyar las funciones de negocio de una empresa.
Para describir el ciclo de vida de los sistemas de informacin, diversos autores han atendido
distintos enfoques (Nolan y Gibson11, Drury12, King y Craemer13, Ward-et al14).
Uno de los modelos ms aceptados para describir la evolucin de los sistemas de informacin
en la empresa es el descrito por Nolan y Gibson15, basado en un anlisis sobre la utilizacin
real de los sistemas y tecnologas de informacin en un conjunto de grandes empresas
estadounidenses. Estos autores propusieron un modelo evolutivo que contena inicialmente
cuatro estadios o fases de crecimiento que posteriormente fueron aumentadas a seis por
Nolan16. Este ltimo modelo se ha convertido en el marco de referencia para posteriores
estudios sobre las diversas etapas identificables en el desarrollo de sistemas de informacin en
las organizaciones.
11 Nolan, R. y Gibson, C. - "Managing the Four Stages of EDP Growth"- Harvard Business Review, 1974.12 Drury, D. - "An Empirical Assessment of the Stages of DP Growth"- MIS Quarterly, 1983.13 King, J. y Craemer, K. - "Evolution and Organisational Information Systems: An Assessment of Nolans StageModel"- Communications of ACM, 1984.14 Ward, J. ; Griffiths, P. y Whitmore, P. - "Strategic Planning for Information Systems"- 1990.15 Nolan, R. y Gibson, C.- Ob. Cit.16 Nolan, R. - " Managing the Crises in Data Processing"- Harvard Business Review, 1979.
8/2/2019 Capitulo II James
21/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 19 -
Figura 9 Ciclo de Vida de los Sistemas de Informacin Etapas del modelo de Nolan y Gibson
1. Iniciacin: Esta primera etapa representa el perodo de introduccin de la informtica a la
empresa, de aprendizaje y de escasa planificacin y control. Slo unos pocos tienen inters
en la nueva herramienta y actan como innovadores, introductores o lderes del cambio.
La organizacin es ajena a las transformaciones que van producindose aunque las conoce
y observa; las aplicaciones son elementales y se orientan a la mecanizacin y
automatizacin de procesos rutinarios, de forma de lograr reduccin de los costos. Elgasto en informtica no es relevante.
2. Contagio: cuando los primeros sistemas instalados empiezan a dar resultados visibles, o
incluso espectaculares, toda la organizacin quiere difundir la buena nueva y obtener
frutos inmediatos. Va desapareciendo poco a poco el recelo hacia las nuevas tecnologas,
pero el gasto crece de forma rpida y descontrolada. Se quiere contar con nuevos recursos
cuanto antes, aunque no estn contemplados en los presupuestos de inversin. La gerencia
no puede ser insensible hacia las nuevas oportunidades y accede al gasto con prontitud.
Hay poco o ningn control por parte de la direccin.
Los problemas de compatibilidad empiezan a tomar un cariz preocupante. Cada uno va
por su lado. No existen estndares.
8/2/2019 Capitulo II James
22/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 20 -
3. Control: el enorme incremento del gasto y la falta de planificacin llama la atencin de la
gerencia, que acta para detener el crecimiento del gasto y exige racionalidad y rigor en las
adquisiciones. Se implantan procedimientos para la autorizacin de inversin en material
informtico y se centraliza el seguimiento de los distintos proyectos. Se cierra el "grifo del
dinero" y se exigen resultados palpables de las anteriores adquisiciones. Se detectan casos
llamativos de ineficiencia que se suelen usar como arma para detener el ritmo de
peticiones. Se profundiza en los problemas de compatibilidad y conectividad.
4. Integracin: una vez dominada la tendencia al incremento del gasto, se comienzan a
definir polticas para el desarrollo de aplicaciones. De igual forma, aparece un nuevo
crecimiento del gasto, pero ms controlado y racionalizado, justificado por el concepto de
la integracin. La idea central es integrar los sistemas existentes para evitar duplicaciones oinconexiones en los datos, de forma de purificar y mejorar los procesos de informacin.
5. Administracin: en esta etapa los sistemas de informacin comienzan a adquirir una
dimensin estratgica en la empresa. Se replantea su papel en la organizacin y se aslan
aplicaciones concretas de acuerdo con el plan de negocio de la empresa. Los
requerimientos de informacin dirigen la cartera de aplicaciones y la informacin es
compartida en la organizacin. Los usuarios entienden el valor de la informacin.
6. Madurez: la mayora de las aplicaciones estn desarrolladas y slo hay que generar
sistemas para los niveles ms altos de la organizacin. Es ahora cuando nacen los sistemas
de informacin para la direccin. Es en este momento en que se usa la creatividad, la
innovacin; en definitiva, la visin estratgica de los sistemas de informacin.
La validez y utilidad del modelo de seis etapas han sido cuestionadas por una serie de
investigadores. As, Drury17
argumenta que la simplicidad del modelo no refleja la complejidaddel mundo real, especialmente en lo que respecta a las ltimas fases de la evolucin. En esta
misma lnea, King y Craemer18 concluyen que la evidencia emprica para la definicin de las
etapas del modelo es inconsistente y muchos de los supuestos manejados son demasiados
17 Drury, D. - Ob. Cit.18 King, J. y Craemer, K. - Ob. Cit.
8/2/2019 Capitulo II James
23/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 21 -
simplistas para resultar tiles, a pesar de lo anteriormente mencionado, reconocen que ha sido
esta simplicidad la clave de la popularidad del modelo.
En el ao 1985, Wiseman19 critic el enfoque poco exhaustivo del modelo de Nolan sobre la
base argumental de la falta de lneas maestras para identificar o explicar oportunidadesestratgicas propias de los sistemas de informacin.
Hirschheim20 propuso un modelo de tres etapas para la caracterizacin de la evolucin de los
sistemas de informacin en las empresas, que incluye el concepto de direccin estratgica de
sistemas y tecnologas de informacin. Las tres etapas son descritas como:
a. Fase de satisfaccin de requerimientos.
b. Fase de reorientacin.
Se observa que las dos primeras fases del modelo de Hirschheim coinciden con dos
grandes etapas separadas de Nolan, control e integracin, al menos tericamente.
c. Fase de reorganizacin.
Esta ltima etapa se centra en la bsqueda de la mejor forma de satisfacer las diversas
necesidades de negocio mediante la reorganizacin y fijacin de responsabilidades para
administrar la informacin y la tecnologa.
Un modelo que pretende ser el aglutinante de los modelos mencionados, es el denominado
modelo de las tres eras (Ward21). Su objetivo es ofrecer un marco conceptual flexible, tantopara el anlisis de la evolucin de los sistemas y tecnologas de informacin en el pasado como
para anticipar la tendencia del posible desarrollo de stos en el futuro. Las diferencias e
interdependencias fundamentales de las tres eras, as como los objetivos perseguidos en cada
una de ellas, se recogen en los siguientes puntos:
Era de los procesos de datos, que tienen su origen cronolgico en la dcada de los sesenta,
cuando la finalidad de la informatizacin de las organizaciones consista, bsicamente, en
la mejora de la eficiencia operativa mediante la automatizacin de los procesos basados en
los datos estructurados.
19 Wiseman, C. - "Strategy and Computers"- Dow Jones , Irwin , 1985.20 Hirschheim, R.; Earl, M.; Feeny, D. y Lockett, M. - "An Exploration Into the Management of the IS Function:Key Issues and an Evolving Model"- Proceedings of the Joint International Symposium on IS, 1988.21 Ward, J. ; Griffiths, P. y Whitmore, P. - Ob. Cit.
8/2/2019 Capitulo II James
24/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 22 -
Era de los sistemas de informacin para el apoyo a las funciones directivas intermedias,
correspondiendo su inicio a la dcada de los setenta, en la que surge un nuevo enfoque en
la utilizacin de los sistemas de informacin, persiguindose fundamentalmente un
incremento en la eficacia de los mandos intermedios mediante la satisfaccin de los
requerimientos de informacin necesarios para la direccin de las actividades funcionales.
Era de los sistemas de informacin estratgicos, con sus comienzos en la dcada de los
ochenta, en la que el objetivo para los sistemas de informacin pasa a ser la mejora de la
posicin competitiva mediante el cambio en la naturaleza o estrategia del negocio, as
como el apoyo informatizado a la alta direccin, que por su especial naturaleza, se haca
inabordable con la tecnologa disponible hasta el momento.
Esta clasificacin resulta bastante ambigua debido a que las eras se superponen, pues se
establece que, mientras la primera se encontraba en plena madurez, la segunda surga y
comenzaba su crecimiento. De igual manera, en un sentido estricto, los objetivos perseguidos
en la primera y segunda eras forman un subconjunto del objetivo bsico de los sistemas de
informacin estratgicos: mejorar la competitividad mediante el impacto de los sistemas y
tecnologas de informacin en los negocios.
III.5. Elementos de un Sistema de Informacin
En un sistema de informacin pueden identificarse cinco elementos: insumos, procesos,
producto, control y retroalimentacin22.
A nivel de insumos, por su parte, pueden identificarse:
Datos: son el insumo principal del sistema pues sin ellos no habra qu transformar en
informacin. Estos datos no necesariamente deber tener el carcter "individualizado y
22 Penengo, Miguel -"Introduccin a los Sistemas de Informacin" - Editorial Tcnica, 1998.
8/2/2019 Capitulo II James
25/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 23 -
simple" al que habamos hecho referencia al momento de definirlos, sino que puede ser
informacin que surgi como producto de otro proceso y que se utiliza como insumo en
uno nuevo para generar otro tipo de informacin. A los efectos de una ms clara
exposicin, en lo que sigue de esta seccin se utilizarn indistintamente ambos trminos.
Recursos Humanos (usuarios finales y especialistas): a travs de los recursos humanos
es posible crear el sistema, ponerlo en marcha, hacerle los ajustes que sean necesarios para
que se adapte de la mejor manera posible a las reales necesidades de los usuarios, controlar
su funcionamiento y evaluar su producto final, tomando las medidas correctivas que sean
necesarias en caso de que el mismo no satisfaga las necesidades para las que fue creado.
Estos recursos humanos incluyen usuarios finales y especialistas en SI.
Los usuarios finales - tambin llamados clientes - son personas que utilizan un sistema deinformacin o la informacin que ste genera; son todos aquellos a los cuales va destinado
el producto final del sistema. Dentro de este grupo se encuentran los integrantes de los
rganos superiores de la organizacin, el director general, el gerente general, los mandos
medios, los supervisores, en definitiva todos aquellos que darn uso a esa informacin
generada por el sistema, ya sea con propsitos meramente informativos o bien como
soporte para la toma de decisiones.
Los especialistas en SI son personas que desarrollan y operan sistemas de informacin,
son aquellos con conocimiento en computacin, los cuales debern identificar las
necesidades y carencias de informacin. Entre ellos se encuentran los analistas de sistemas,
programadores, operadores de computadores y otro personal de SI gerencial, tcnico y de
oficina.
Dentro del grupo de analistas de sistemas, Jorge Lpez Orgoroso diferencia claramente
dos perfiles, el del Analista de Organizacin y Sistemas Administrativo ( A.O.S.A.) y el del
Analista de Sistemas de Computacin ( A.S.C.)23.
23 Lpez Orgoroso, Jorge - "Sistemas Administrativos Computarizados" - Documento N6, Facultad de CienciasEconmicas y de Administracin, 1995.
8/2/2019 Capitulo II James
26/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 24 -
En el primer grupo (A.O.S.A) se puede observar una serie de habilidades y
conocimientos bsicos y generales en Matemticas, Estadsticas, Economa, Principios de
Administracin y Conducta Organizacional y materias relacionadas directamente con la
Administracin de Empresas (como Contabilidad, Finanzas, Marketing, Cultura
Organizacional, siendo este un aspecto esencial para manejar una funcin de apoyo como
es el rea de sistemas). Tambin se especializan en reas tcnicas de sistemas
administrativos computarizados tales como Anlisis de Sistemas, Teora de Decisiones,
Computacin y Administracin de Bases de Datos.
En tanto en el segundo grupo (A.S.C.), podemos observar habilidades exclusivas para el
anlisis, diseo, implementacin (en cuanto al asesoramiento en la adquisicin del
hardware y software) y mantenimiento (refirindose a las modificaciones de la tecnologa
informtica) de los sistemas de informacin.
En este proceso los A.O.S.A no deben olvidar que juegan un papel fundamental ya que
conocen como gerenciarlo, pero tienen conocimientos generales de la tecnologa en s y su
desarrollo, necesitndose para ello del apoyo de los A.S.C.
Por los motivos recin mencionados, entre estos dos grupos - usuarios finales y
especialistas de SI - debe existir una estrecha vinculacin ya que desarrollan actividades
afines y complementarias. El grado de integracin entre ambos grupos es uno de los
factores determinantes del nivel de eficiencia en el que ste finalmente operar. La falta deintegracin y coordinacin provoca un vaco de comunicacin que constituye un factor
negativo para el logro de los objetivos del sistema.
Recursos materiales: son los bienes materiales que hacen que el sistema pueda disearse,
controlarse y funcionar. Para funcionar, el sistema puede utilizar dos tipos de
procesamiento, el manual o el electrnico (computarizado), aunque en la actualidad la
mayora tiende a ser del segundo tipo. Adems, para que este funcione de manera eficaz,
es conveniente establecer normas, procedimientos y mtodos por escrito, de forma que
su conocimiento e interpretacin resulten fcilmente accesibles a quienes, directa o
indirectamente, tengan alguna participacin en el funcionamiento del mismo. Es
importante que estos manuales o instructivos expresen los objetivos y el mbito
institucional del sistema, clarificando los roles de las unidades que intervienen en las
8/2/2019 Capitulo II James
27/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 25 -
distintas fases de tratamiento de los datos y de la informacin. Estos manuales pueden
utilizarse tambin para: entrenar al personal que acte como soporte humano del sistema,
evaluar peridicamente la calidad de la informacin de salida y de ser necesario, ajustar
tambin los aspectos operativos que correspondan.
Dentro de los recursos materiales encontramos:
Componente Hardware (mquinas y medios): este concepto incluye todos los dispositivos
fsicos y materiales utilizados en el procesamiento de informacin. Abarca no slo
mquinas, como computadoras y otros equipos, sino tambin todos los medios de datos,
es decir, todos los objetos tangibles en los cuales se graban datos.
Los sistemas de computador se componen de unidades de procesamiento central que
contiene microprocesadores, y una variedad de dispositivos perifricos interconectados.
Los perifricos del computador son dispositivos como el teclado o el mouse electrnico
para la entrada de datos y comandos, una pantalla de video o impresora para la salida de
informacin, y los discos magnticos u pticos para el almacenamiento de recursos de
datos.
Componente Software (programas y procedimientos): el concepto incluye todas las series
de instrucciones de procesamiento de informacin, incluye no slo las instrucciones
operacionales llamadas programas, que dirigen y controlan el hardware del computador,
sino tambin las series de instrucciones de procesamiento de informacin que necesitan
las personas llamadas procedimientos.
Recursos financieros: son los medios econmicos que permiten contar con la
disponibilidad de los recursos humanos y materiales para disear, implementar, poner en
prctica y ajustar los sistemas de informacin.
En cuanto a los procesos, interesa definir los mtodos y procedimientos necesarios para
transformar los datos (insumos) en informacin (producto). Para ello habr que definir, entre
otros, los siguientes aspectos:
8/2/2019 Capitulo II James
28/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 26 -
Lasfunciones que debern desarrollar las unidades que se encargan de la operacin del
sistema;
Las actividadesnecesarias para el logro de esas funciones;
Las operaciones que aseguren un adecuado flujo de la informacin entre quienes la
preparan, quienes la distribuyen y quienes la reciben como usuarios finales.
Es en la unidad de procesamiento en donde se realizan estas tareas que constituyen la razn de
ser del sistema. El proceso, en trminos simples, podra implicar la recepcin de datos en
estado primario, su conversin a la informacin primaria y la transformacin a informacin
consolidada a partir de las informaciones parciales.
A partir de los insumos y el proceso, se generar elproducto, que es la expresin de los objetivos
del sistema.
A los tres elementos antes mencionados habr que aplicarles control permanente, de forma dedetectar oportunamente las desviaciones que se pudieran producir. El control verifica si los
insumos que ingresan al sistema, las actividades que se realizan en el proceso o las salidas que
se obtienen de esa conversin son los que se proyectaron previamente. La informacin que se
obtenga de comparar los hechos reales con los esperados facilitar la retroalimentacin.
A su vez, la retroalimentacin hace que la informacin obtenida a partir del control sea utilizada
con el objetivo de tomar las medidas correctivas que aseguren el apropiado funcionamiento del
sistema, lo cual va a determinar que se logre el producto deseado originalmente.
8/2/2019 Capitulo II James
29/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 27 -
Figura 10 Elementos de un Sistema de Informacin
III.6. Caractersticas de los Sistemas de Informacin
Los sistemas de informacin deben presentan una serie de caractersticas24:
24 Monforte, Manfredo - "Sistemas de Informacin para la Direccin" - Madrid, Editorial Pirmide, 1995.
8/2/2019 Capitulo II James
30/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 28 -
Figura 11 - Caractersticas de los Sistemas de Informacin
- Precisin: de forma que la informacin final carezca de errores.
Oportunidad: para que la informacin se obtenga en el momento
en que se necesita y por los medios adecuados, relacionndose con la velocidad de
respuesta del sistema entre una solicitud de servicio y su concrecin.
- Capacidad de proceso: a fin de dar todos los datos que se
demandan de una sola vez y evitar retrasos. El directivo debe disponer de la informacin
completa para la toma de decisiones sin grandes esperas.
- Concisin: que posibilita la presentacin de resmenes para que
la informacin de salida sea legible y fcil de manejar. La concisin requiere un enorme
esfuerzo de sntesis y mentalizacin del directivo en el sentido de que hay informacin que
slo producen ruido y perjudican el proceso de toma de decisiones.
- Relevancia: que permite establecer niveles y prioridades en la
toma de datos, su proceso y la salida del sistema. Ni todos los datos son iguales ni debenser procesadas por orden de llegada.
- Disponibilidad: que exige la posibilidad de acceso a la
informacin siempre que sea necesario.
8/2/2019 Capitulo II James
31/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 29 -
- Fiabilidad: probabilidad de que el sistema opere correctamente
durante un perodo de disponibilidad de uso.
- Seguridad: al proporcionar medios eficaces de proteccin de
la informacin, llegando incluso a establecer niveles de acceso a los sistemas en funcin
del puesto del usuario en la organizacin de la empresa.
III.7. Etapas del Desarrollo del Sistema de Informacin
8/2/2019 Capitulo II James
32/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 30 -
El desarrollo de un sistema de informacin es una tarea compleja para una organizacin, donde
se requiere de un enfoque integrado y prospectivo para logro de un resultado eficiente.
El proceso puede dividirse en cinco etapas, las cuales desarrollaremos a continuacin.
Figura 12 - Etapas del Desarrollo del Sistema de Informacin
Aclaramos que estas etapas se presentan a efectos didcticos con una secuencia lgica, pero sin
embargo, en la prctica se encuentran tan relacionadas entre s, que pueden desarrollarse dosetapas de forma simultnea, o concluida una, ser necesario considerar aspectos de la etapa
precedente.
II I.7.1. Investigacin
8/2/2019 Capitulo II James
33/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 31 -
La etapa de Investigacin, o tambin llamada, Investigacin Preliminar, comienza con la
formulacin de la solicitud, la cual puede ser formulada en cualquiera de los niveles de la
organizacin, ya sea por parte del administrador, empleado o especialista en sistemas.
Esta actividad consta de tres partes: aclaracin de la solicitud, estudio de factibilidad yaprobacin de la solicitud25.
II I.7.1.1. Aclaracin de la Solicitud
Muchas solicitudes que provienen de empleados y usuarios no se formulan de manera clara.
Por consiguiente, se deben plantear los objetivos del sistema de informacin de maneraprecisa, ya que la falta de definicin o ambigedad en stos puede generar serias confusiones
en los que se espera del sistema, provocando esfuerzos intiles y costosos.
Asimismo, se debe establecer cul es el producto que se quiere obtener del mismo, en otros
trminos, que es lo que se pretende del sistema de informacin, es decir, para qu se crea el
sistema y qu necesidades organizacionales se quiere atender a travs del mismo. Pero para
poder llegar a ese resultado, es de gran ayuda el trabajo en equipo entre usuarios y analistas.
En el Anexo A presentamos una propuesta de formulario de solicitud de un Sistema de
Informacin.
II I.7.1.2. Estudio de Factibilidad
25 Senn, James A. - Ob. Cit.
8/2/2019 Capitulo II James
34/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 32 -
Esta etapa consiste en investigar las necesidades de informacin de usuarios potenciales y
determinar los requerimientos de los recursos, los costos, los beneficios y la factibilidad de un
proyecto propuesto.
Al reunir los datos para un estudio de factibilidad deben utilizarse mtodos de recoleccin deinformacin como por ejemplo:
Entrevistas con empleados, clientes y gerentes.
Cuestionarios para usuarios finales especficos para la realizacin de su actividad.
Observacin personal, video cintas o involucramiento en las actividades de trabajo del
usuario final.
Anlisis de documentos, informes, manuales de procedimientos y otra documentacin.
Desarrollo, simulacin y observacin de un modelo de las actividades de trabajo.La factibilidad de un sistema propuesto puede evaluarse en trminos de cuatro categoras
importantes: factibilidad organizacional, econmica, tcnica y operacional.
El enfoque de la factibilidad organizacional se centra en qu tan bien respalda un sistema de
informacin propuesto los objetivos de la organizacin y su plan estratgico de sistemas de
informacin.
La factibilidad econmica se enfoca en el estudio de si los ahorros esperados en costos, el
incremento en los ingresos y en las utilidades, las reducciones en la inversin requerida y otros
tipos de beneficios, excedern los costos de desarrollar y operar el sistema propuesto.
La factibilidad tcnica implica la contestacin de algunas preguntas: puede realizarse con el
equipo actual, la tecnologa existente de software y el personal disponible?, Si se necesita
nueva tecnologa cul es la posibilidad de adquirirla o desarrollarla?.
Por ltimo, la factibilidad operacional es la disposicin y la capacidad de la gerencia, los
empleados, los clientes, los proveedores y otros, para operar, utilizar y respaldar un sistema
propuesto.
8/2/2019 Capitulo II James
35/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 33 -
II I.7.1.3. Aprobacin de la solicitud
No todos los proyectos solicitados son deseables o factibles, sin embargo aquellos que s lo son
deben incorporarse en los planes.
En algunos casos el desarrollo puede comenzar inmediatamente, aunque lo ms comn es que
los miembros del equipo de sistemas se encuentren ocupados con otros proyectos. En este
caso se deber decidir cules son los ms importantes y el orden en que se llevarn acabo.
Despus de aprobar la solicitud de un proyecto, se estima su costo, el tiempo necesario para
terminarlo y las necesidades de personal para llevarlo a cabo.
Anlisis de Costo-Beneficio
Hay dos tipos de costos-beneficios: aquellos donde es posible su cuantificacin, denominados
tangibles y aquellos que son difciles de medir o cuantificar, denominados intangibles.
Los beneficios tangibles son resultados favorables y palpable, como la reduccin en los
costos de nmina generada por una reduccin de personal o una disminucin en los costos de
tener inventario, causados por una reduccin en el inventario.
Los beneficios intangibles son ms difciles de estimar, como por ejemplo, mejor servicio al
cliente o informacin ms rpida y exacta.
Los costos tangibles son los costos de hardware y software, los salarios de los empleados y
otros costos cuantificables necesarios para desarrollar e implementar una solucin de sistema
de informacin.
Los costos intangibles incluyen la prdida de goodwill del cliente o la moral de los
empleados, causados por errores e interrupciones que surgen de la instalacin de un nuevosistema.
III.7.2. Anlisis y Diseo de Sistemas
8/2/2019 Capitulo II James
36/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 34 -
El anlisis de sistemas no es un estudio preliminar, sino que se trata de una investigacin a
fondo de las necesidades de informacin de los usuarios finales, que genera los requerimientos
funcionales que se emplean como base en el diseo de un nuevo sistema de informacin.
Las diferentes etapas metodolgicas que los analistas deben tener en cuenta para analizar y
disear sistemas que atiendan las reales necesidades de informacin son26:
II I.7.2.1. Revisin de los objetivos del Sistema de Informacin
En esta fase del trabajo, se revisan los objetivos planteados en la aclaracin de la solicitud con
el fin de establecer si dichos objetivos continan vigentes o si necesitan ser reformulados.
Tambin se determinar el alcance del sistema, si general o especfico; si referido a una o varias
unidades de una determinada empresa (institucional), o para la empresa y su entorno (inter-
institucional).
Corresponde mencionar que si bien los objetivos del sistema de informacin y el respectivo
mbito institucional quedaran establecidos en esta instancia del trabajo, no necesariamente
debern ser los mismos una vez que el sistema comience a funcionar. En efecto, a medida que
comiencen a aparecer los primeros informes del sistema, pueden surgir tambin nuevos
centros interesados en recibir formalmente esa informacin, amplindose de esa manera el
mbito institucional del sistema.
III.7.2.2 Identificacin de los Centros Usuarios de Informacin
26 Prez Decarolis, Walter - Ob. Cit.
8/2/2019 Capitulo II James
37/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 35 -
En una segunda etapa del anlisis se deben identificar, dentro del mbito organizacional que
cubre el sistema, todas las unidades que lo integran y en particular, los cargos y personas que
funcionan como centros donde regularmente se toman decisiones o que participan en algunas
de las etapas de los procesos decisorios. Asimismo se deben ubicar los centros encargados deponer en prctica las decisiones tomadas como tambin los centros donde se realiza el
seguimiento y la correspondiente evaluacin de los resultados. Estos centros de decisin,
ejecucin y seguimiento por la naturaleza de las actividades y tareas que realizan y tienen a su
cargo son potenciales usuarios de informacin, y los mismos pueden ubicarse en distintos
niveles jerrquicos de la organizacin. El sistema de informacin deber atender esas
necesidades informativas de la mejor manera posible.
Es imprescindible que los analistas de organizacin y sistemas administrativos identifiquen
claramente los potenciales usuarios de las informaciones a los cuales el sistema de
informacin deber elaborar y reportar, en tiempo y forma. La ubicacin de estos centros
deber realizarse una vez que se hayan determinado los objetivos y el mbito organizacional
del sistema, o podr realizarse en forma simultnea.
II I.7.2.3. Determinacin de necesidades y carencias de Informacin
Identificados los centros usuarios, se debe conocer el tipo de informacin que requieren, para
cumplir con las funciones que tienen asignadas, como tambin los requisitos que debe reunir
esa informacin para que realmente tenga un valor efectivo. Esos requisitos pueden estar
referidos al contenido, a la forma de presentacin y a la claridad, a la cantidad, a la oportunidad
y periodicidad.
Es posible que de esas informaciones que se necesitan, algunas se tengan y otras no.Frecuentemente, se dispone de abundante cantidad de datos e informacin en las empresas
pero no precisamente esa informacin esta disponible para aquellos que la necesitan en la
toma de decisiones en determinadas reas de actividad.
8/2/2019 Capitulo II James
38/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 36 -
De la interpretacin que pueda formular el analista de sistemas en esta instancia, surgirn
seguramente:
a. las necesidades de informacin;
b. las disponibilidades de informacin en relacin a esas necesidades;
c. las carencias de informacin;
d. las informaciones necesarias que estn disponibles;
e. los datos que se registran y la informacin que se elabora y que sin embargo no
se utiliza porque no se la necesita.
A travs del anlisis y diseo de un sistema informativo se pretende que las informaciones que
se necesitan, estn disponibles y que esas informaciones renan los requisitos para que tengan
un valor significativo para quienes la utilizan.
III.7.2.4. Localizacin de las fuentes de datos y de informacin
Los datos requeridos para iniciar el proceso de elaboracin de informacin provienen,
obviamente, de alguna parte. Es importante que los administradores estn conscientes de las
potenciales fuentes de informacin existentes.
Tomando como criterio las fuentes de informacin, stas pueden ser clasificadas en primarias y
secundarias. La informacin primaria es aquella que se obtiene por primera vez para un
problema especfico o un fin particular. En cambio, la secundaria ya ha sido obtenida
previamente y se encuentra almacenada en un lugar accesible.
En las organizaciones se utilizan ambos tipos de informacin para realizar el control de las
operaciones internas y la observacin de los acontecimientos que se dan afuera de ellas.
Fuentes de informacin primaria
8/2/2019 Capitulo II James
39/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 37 -
Si la informacin necesaria para una situacin no existe en ningn lugar conocido o accesible,
debe buscarse directamente. Para ello, puede recurrirse a cualquiera de las siguientes
alternativas:
Observacin: respuestas parciales a un problema en particular pueden obtenerse mediante la
observacin de acontecimientos vinculados a aqul.
La principal ventaja de utilizar este mtodo para conseguir informacin es que
proporciona conocimiento de primera mano respecto a los problemas, procesos o
actividades de inters. Adicionalmente, este mtodo evita distorsiones en las respuestas
(cosa que no sucede con algunos de los otros mtodos detallados a continuacin).
Sin embargo, se plantean algunos problemas. Por un lado, si los observadores no son ni
precisos ni eficientes, pueden omitir detalles de inters, lo que conducir posteriormente a
malas interpretaciones. Por otro, la observacin en s misma puede afectar el proceso o la
actividad que est siendo estudiada, en cuyo caso la informacin as adquirida no ser
representativa de la situacin normal.
E x perimentacin: en ciertas ocasiones, es adecuado incluir fuentes de informacin -
personas, equipos - en experimentos controlados, con el fin de que el experimentador
ejerza gran control sobre la fuente, definiendo un entorno y manipulando las variables
pertinentes para determinar el impacto sobre un problema en particular. En este caso, el
diseo del experimento es por dems importante para determinar la confiabilidad de la
informacin adquirida; un experimento diseado deficientemente puede conducir
fcilmente a conclusiones falsas.
E ncuestas: este es uno de los mtodos ms comunes para conseguir informacin, puespermite llegar a un gran nmero de fuentes de informacin. Sin embargo, una buena
encuesta requiere de una extensa planificacin, debiendo preparase preguntas adecuadas y
seleccionarse las muestras cuidadosamente para que los resultados obtenidos sean
significativos.
8/2/2019 Capitulo II James
40/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 38 -
V aloracin Subjetiva: sta implica obtener informacin de expertos, que pueden ser jefes de
departamentos dentro de una compaa, consultores externos o funcionarios de
asociaciones profesionales. Mediante ella puede combinarse la informacin objetiva de la
que ya se dispone con introspeccin o intuicin basada en la experiencia personal en uncampo determinado.
Fuentes de informacin secundaria
Con el fin de evitar los problemas de tiempo y gastos que frecuentemente se encuentran al
adquirir informacin primaria, los usuarios de informacin intentan utilizar fuentes de
informacin secundarias, entre las cuales se pueden destacar:
Informacin en la propia empresa: probablemente la fuente de informacin ms valiosa para
gerentes o para quienes han de resolver problemas sea la propia empresa. Los informes
emitidos, ya sea en forma regular o irregular, por los departamentos de la empresa
suministran gran cantidad de conocimientos; los archivos de la empresa acerca de las
polticas, procedimientos, planes a corto y largo plazo tambin se pueden utilizar. Otrafuente adicional de informacin, muchas veces subestimada, son los propios empleados de
la organizacin, que en ocasiones pueden proporcionar de manera informal datos e
informacin.
El mayor problema con esta fuente de informacin es que no se puede resumir cuando se
la necesita; adems, tal informacin puede no estar integrada adecuadamente para su uso
en la situacin de toma de decisiones, o puede no estar en una forma para que alguien de
otro departamento pueda utilizarla sin dificultad. Tambin es bastante comn que los
potenciales usurarios desconozcan las disponibilidades de esta informacin interna y por
lo tanto no la utilizan nunca. Sin embargo, la informacin interna de la compaa debera
considerarse y examinarse antes de recurrir a otras fuentes primarias o secundarias.
8/2/2019 Capitulo II James
41/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 39 -
Informacin conseguida de fuentes ex ternas:en caso de ser necesaria, es posible adquirirla de
compaas especializadas en el ramo.
Publicaciones: hay disponibles una gran variedad de publicaciones de diversos gneros -comerciales, industriales, del gobierno, de profesionales - que sirven a los fines
empresariales.
Organismos del gobierno: muchas oficinas del gobierno guardan importantes cantidades de
informacin sobre diversos temas, la cual en algunos casos, est disponible para consulta.
Fuentes de Informacin primaria Fuentes de Informacin secundaria
Observacin Informacin en la propia empresa
Experimentacin Informacin conseguida de fuentes externas
Encuestas Publicaciones
Valoracin Subjetiva Organismos del gobierno
Cuadro 1 - Tipos de Fuentes de Informacin
Problemas con las fuentes de informacin
8/2/2019 Capitulo II James
42/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 40 -
El usuario debe estar consciente de los posibles problemas en la calidad del conocimiento
reunido, los cuales estn representados por las siguientes categoras27:
Imparcialidad: para que sea un recurso efectivo, la informacin no debe reflejar prejuicio
alguno. La imparcialidad debe ser introducida en la informacin por medio de la persona
que recopila o procesa los datos que sirven de base para dicha informacin; eso se logra a
travs del empleo de esa informacin en la forma en que se debe hacer y de la extraccin
de deducciones exactas a partir de los datos. La informacin imparcial no contiene
desviaciones intencionales o puntos de vistas distorsionados sobre al realidad.
V alidez: la validez debe ser analizada en funcin de si la informacin es significativa y
relevante para el objetivo propuesto, pues puede no ser vlida si no se utiliza en lamodalidad para la cual se le reuni o formul. Para juzgar si la informacin es vlida, es
menester averiguar si otros factores pueden haber originado un cambio o una diferencia
en el desempeo.
Confiabilidad:se refiere a la fidelidad de la imagen que la informacin pretende describir. La
confiabilidad puede apreciarse respondiendo a la siguiente pregunta: es la informacin un
indicador verdadero de un suceso determinado?
Consistencia:para que la informacin cumpla con los objetivos para los cuales se la requiere,
debe haber sido preparada en base a datos homogneos.
A ntigedad: la antigedad de la informacin es un factor muy importante al momento de
considerar la utilidad de la misma; la informacin antigua har cuestionar la validez actual
de los datos en base a los que la misma fue preparada y, por ende, su valor para la
administracin. Uno de los factores que ms contribuye a la antigedad de la informacines el retraso, esto es, "cualquier actividad (o falta de actividad) que interpone tiempo entre
27Senn, James A. - Ob. Cit.
8/2/2019 Capitulo II James
43/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 41 -
el reconocimiento por parte del usuario de una necesidad de informacin y la recepcin de
sta28.
Problemas con las Fuentes de
Informacin
Imparcialidad
Validez
Confiabilidad
Consistencia
Antigedad
Cuadro 2 Problemas con las Fuentes de Informacin
Estas fuentes pueden estar ubicadas dentro del propio mbito institucional del sistema o fuera
de l.
Una gran parte de la informacin que utilizan, tanto los gerentes y directores como losfuncionarios de los niveles medios de supervisin y de los niveles operativos, est representada
por datos que se encuentran en los registros de operaciones internas de la propia organizacin.
Igualmente resulta de gran valor la informacin proveniente de fuentes externas nacionales.
II I.7.2.5. Determinacin de canales de comunicacin y portadores de informacin
28 Senn, James A. - Ob. Cit.
8/2/2019 Capitulo II James
44/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 42 -
Una vez que se han identificado los centros usuarios internos y externos, as como las fuentes
generadoras de los datos cuyo tratamiento permita contar con la informacin que se necesita
en esos centros, es preciso en esta etapa, determinar los canales de comunicacin a travs delos cuales debern necesariamente fluir los datos desde su estado primario hasta poder obtener
la informacin ya elaborada y en condiciones de hacerla llegar a los usuarios que la necesiten.
Asimismo deben determinarse, o revisarse si ya existen, las formas o portadores en los que
deben registrarse los datos o las informaciones identificadas como necesarias.
Estos portadores de informacin pueden ser, por ejemplo formularios, documentos, informes,
libros, folletos, cintas magnticas, diskettes, discos, microfilms y microfichas, consultas en
pantalla o informes con formato tipo.
De los portadores anteriormente mencionados, se observa que los formularios han tenido un
claro desarrollo y cambio en los ltimos aos debido al avance tecnolgico, propuesto por los
sistemas informticos computarizados a las organizaciones en general.
Es as que el formulario es un instrumento bsico para los sistemas de informacin a travs del
cual se ingresa, se traslada, se archiva, se procesa y se obtiene informacin29. Se lo considera
como la materializacin de las comunicaciones en las empresas, plasmndose en l su sistemade informacin30.
Si bien es esencial la existencia de un Sistema de Informacin para el anlisis, mantenimiento, y
desarrollo de informacin en las organizaciones, es claro que la forma en que se soporta y
traslada la misma, as como la manera en que se expresa el resultado de dicho sistema, debe ser
de utilidad para el usuario final y debe cumplir las funciones, principios y objetivos para los que
fue creado31.
29 Bocchino, W. -"Sistemas de Informacin para la Administracin " - Mxico, Editorial Trillas, 1991.30 Lardent, A.; Gmez Echaren, M. Y Loro, A. - "Tcnicas de Organizacin, Sistemas y mtodos"- Argentina,Editorial Club de Estudio, 1993.31 Gerpe, S. y Gamboggi, A. - "Soportes de Informacin: Los Formularios Hoy" - Facultad de CienciasEconmicas y de Administracin, Junio 2002.
8/2/2019 Capitulo II James
45/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 43 -
K. Kendall y J. Kendall definen al formulario denominndolo "salidas" como: "la informacin
que reciben los usuarios de un sistema de informacin" 32.
Existen diferentes tipos de salidas: reportes impresos tradicionales, pantallas en monitor,
microformas, salidas de audio, entre otras. Los formularios, para estos autores, hacen surgir ycapturan la informacin que los miembros de la organizacin requieren y con frecuencia se
alimentan de los sistemas de informacin.
Actualmente, el concepto tradicional de formulario ligado al papel est evolucionando aunque
manteniendo como nico elemento unificador el concepto de ser soportes de datos,
contenedores de informacin. Los objetivos, funciones y principios de los mismos se han
mantenido inalterados, variando solo las caractersticas especficas y diseos dando origen a un
nuevo tipo de formulario conocido como Formulario Activo.
Los formularios pueden vincularse con los sistemas de informacin (SI) de dos grandes
maneras:
- Como resultado u origen del SI (salida o entrada de informacin) para K. Kendall y J.
Kendall33. La salida es cualquier informacin que surja de un sistema informtico para la
toma de decisiones y la misma puede tomar cualquier forma, impresiones, pantalla, audio y
microforma. Es importante destacar que la calidad de una salida del sistema est
determinada por la calidad de su acceso o entrada, con lo cual una entrada pobre pone enproblemas al sistema y a la confiabilidad de la informacin manejada.
- Como elemento clave de diseo y modificacin del propio SI: tanto para el diseo inicial
como para el monitoreo y modificacin de los SI, es esencial la existencia de formularios,
que acten como fuentes de datos y explicacin lgica del sistema.
Se debe considerar que un formulario mal analizado o diseado puede hacer fracasar al mejor
procedimiento y sistema informtico, ya sea porque los datos que obtiene son malos o porque
la informacin que emite no es amigable para el usuario.
32 Kendall, K. y Kendall, J. - "Anlisis y Diseos de Sistemas de Informacin" - Mxico, Editorial Prentice Hall,1991.
8/2/2019 Capitulo II James
46/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 44 -
II I.7.2.6. Determinacin de normas y procedimientos
Para asegurar el flujo sistemtico de datos entre las fuentes que los generan, las unidades que
los procesan y los centros usuarios que los utilizan, es necesaria la determinacin de unconjunto de normas y procedimientos que establezcan de forma clara:
Las funciones de las unidades administrativas que intervienen en el proceso de
administracin de la informacin, que comprende las fases de captura, registro, ingreso y
procesamiento de los datos, la elaboracin de la informacin y su entrega a los centros
usuarios, el control de calidad y la retroalimentacin a las unidades fuentes.
Las tareas y responsabilidades de quienes estn al frente de esas unidades y de los dems
integrantes de las mismas. Los procedimientos, mtodos y medios para poner en marcha y asegurar la actualizacin y
mantenimiento permanente del sistema de informacin.
El cumplimiento de estas normas y procedimientos, al sistematizar los flujos de datos e
informacin entre los centros que la reciben y utilizan, contribuye sin duda a asegurar la
oportunidad de la informacin.
Especificaciones de los sistemas
El diseo final del sistema debe especificar qu tipos de recursos de hardware (mquinas y
medios), recursos de software (programas y procedimientos), recursos de redes (medios de
comunicacin y redes) y recursos humanos (usuarios finales y staff de sistema de informacin)
sern necesarios. Debe especificar cmo tales recursos convertirn los recursos de datos(almacenados en archivos y bases de datos que ellos disean) en productos de informacin
(presentaciones, respuestas, informes y documentos).
Estas especificaciones son el resultado final de la etapa de diseo de sistemas.
Elaboracin de Prototipos
33 Kendall, K y Kendall, J. - Ob. Cit.
8/2/2019 Capitulo II James
47/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 45 -
La elaboracin de un prototipo sobre el sistema es optativa. Tiene por finalidad permitir a los
diseadores y a los usuarios probar el sistema. Un prototipo es un modelo de trabajo de lasaplicaciones del sistema; no tiene toda la funcionalidad del sistema final, pero es suficiente para
que los usuarios puedan usar el sistema e identificar que aspectos estn bien y cuales no son
adecuados, adems de poder sugerir mejoras o la inclusin de nuevos elementos. El proceso
permite que quienes disean e implementan el sistema sepan si han interpretado correctamente
los requisitos de los usuarios. Otra ventaja de los prototipos es que se construyen rpidamente.
Esta etapa es imprescindible cuando el sistema se va implementar pues tiene un gran costo,
alto riesgo o utiliza nuevas tecnologas.
El prototipo es, en realidad, un modelo piloto o de prueba: el diseo evoluciona con el uso.
II I.7.3. Implementacin de un nuevo sistema de informacin
Una vez diseado un nuevo sistema de informacin, debe implementarse. Esto comprende
una serie de actividades como son: adquisicin de hardware y software, el desarrollo de
software, la prueba de programas y procedimientos, el desarrollo de documentacin y una
variedad de actividades de instalacin.
Tambin abarca la educacin y capacitacin de usuarios finales y especialistas que operarn el
nuevo sistema. Finalmente la implementacin comprende un proceso de conversin.
La adquisicin de hardware y software: para evaluar y seleccionar el hardware y software se
requieren proveedores que presenten ofertas y propuestas con base en las especificaciones del
sistema, desarrolladas durante la etapa de diseo. Un proceso de evaluacin formal reduce la
posibilidad de adquirir hardware y software computacional inadecuado o innecesario.
8/2/2019 Capitulo II James
48/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 46 -
Los encargados de desarrollar software pueden instalar el mismo comprado a terceros o
escribir programas diseados a la medida del solicitante. La eleccin depende del costo de cada
alternativa, del tiempo disponible y de la disponibilidad de los programadores.
Las pruebas de sistema comprenden probar los dispositivos de hardware, examinar y depurarlos programas computacionales, as como la forma en que se procesa la informacin. Una
parte importante de las pruebas es la generacin de prototipos de presentaciones, informes y
otra salida de datos. stos deben revisarse por los usuarios finales de los sistemas propuestos,
en busca de posibles errores. Por supuesto, las pruebas no deben ocurrir slo durante la
implementacin del sistema, sino durante todo el proceso de desarrollo del sistema.
El desarrollo de una buena documentacin para los usuarios es una parte importante del
proceso de implementacin. Entre los ejemplos se incluyen manuales de procedimientos
operativos e informes, formularios y pantallas de presentacin de muestra de ingreso de datos.
La documentacin acta como mtodo de comunicacin entre las personas responsables por el
desarrollo, la implementacin y el mantenimiento de un sistema computacional. La
documentacin es extremadamente importante en el diagnstico de errores y en la realizacin
de cambios, especialmente si los usuarios finales o los analistas de sistema que desarrollaron el
mismo ya no se encuentran en la organizacin.
La calidad de la capacitacin recibida por el personal relacionado con el sistema ayuda u
obstruye, y puede llegar a impedir la implantacin exitosa de un sistema de informacin. Tanto
los operadores como los usuarios del sistema necesitan capacitacin y esta puede involucrar
slo actividades, como el ingreso de datos, o tambin puede abarcar todos los aspectos del uso
apropiado de un nuevo sistema.
El ejecutar cualquier proceso de cambio trae consigo la resistencia al mismo 34. La resistencia es
parte inherente del cambio. Las personas "resisten" en la medida que el cambio las enfrenta
con algo desconocido, por falta de informacin sobre el objetivo y contenido del cambio.
34Pini, Jos A. - " El fenmeno del Cambio Organizacional " - Facultad de Ciencias Econmicas y deAdministracin, 2000.
8/2/2019 Capitulo II James
49/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 47 -
La clave del xito del proceso de cambio tiene que ver con el papel que la organizacin asigne a
los recursos humanos que trabajan en ella. Va a ser de ellos, de su comportamiento, de
quienes depender en definitiva los logros del proceso.
Una de las formas de trabajar con la resistencia es a partir de una comunicacin abierta. Es
recomendable mantener al personal al tanto de todo el cambio que se va a generar en la
organizacin, para que la falta de comunicacin entre las partes involucradas no genere tanta
incertidumbre y desconfianza. Los integrantes de la organizacin deben estar convencidos de
que las nuevas reglas de juego son las mejores, y que el cambio a implementarse se hizo no
solo por la empresa, sino pensando en que era lo mejor para todos.
En una organizacin nos encontraremos con fuerzas impulsoras - son las que actan a favor de
los cambios - y tambin con fuerzas restrictivas o de resistencia, siendo estas ltimas las quemantienen la estabilidad de la organizacin.
Kurt Lewin35, visualiza el comportamiento de las organizaciones como un dinmico balance o
equilibrio de fuerzas trabajando en direcciones opuestas.
Figura 13 Fuerzas de cambio
De acuerdo a este enfoque, los cambios se inician cuando se produce un desequilibrio entre la
suma algebraica de las fuerzas de cambio y de resistencia. Este desbalanceo "descongela" el
8/2/2019 Capitulo II James
50/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 48 -
modelo y genera un perodo de inestabilidad en el cual las distintas fuerzas continan activadas
hasta tanto se logre un nuevo equilibrio, que puede ser por encima o por debajo del nivel
anterior. Es el equilibrio entre ambas fuerzas lo que mantiene la estabilidad de la organizacin.
Si los gerentes logran cambiar estas fuerzas o atacar sus fundamentos bsicos, tendrn msoportunidades de lograr el cambio con xito.
Las fuentes de resistencia pueden verse tanto en los intereses personales como en la
percepcin personal de las metas y estrategias de la organizacin.
Inters Propio: las personas no solo se interesan por la organizacin, tambin lo hacen
por su persona, esperando a cambio de realizar una buena labor, una remuneracin acorde,
seguridad, condiciones laborales satisfactorias, as como aprecio y prestigio.
Al operarse cambios, los empleados se enfrentan a un perodo de ajuste que puede
desestabilizar dichas condiciones.
Percepcin de las metas y estrategias de la organizacin: Las metas y estrategias son
importantes para poder organizar y coordinar las actividades de toda organizacin. Si el logro
de stas se ve afectado ante la presencia del cambio, su percepcin se ver influida,
plantendose una situacin de incertidumbre por los miembros que la integran.
Entre las causas de resistencia individual al cambio se identifican las siguientes:
Hbito: Como seres humanos, somos criaturas de hbitos, todos los das enfrentamos
cientos de decisiones a tomar, para lo cual nos apoyamos en hbitos o respuestas
programadas. Cuando enfrentamos cambios en el trabajo, esta tendencia a responder en la
forma acostumbrada se puede volver una fuente de resistencia.
Seguridad: Las personas con una alta necesidad de seguridad son probables miembros que
se resistan al cambio tecnolgico, ya que podran ver amenazada su "seguridad".
Factores econmicos: La preocupacin de que los cambios disminuyan el ingreso es otra
fuente de resistencia. Al enfrentar un cambio tecnolgico pueden temer no ser capaces de
desempear las nuevas tareas o que con la tecnologa su lugar desaparezca.
35 Citado por Kenneth D. Benne. Ob. Cit. Pg. 328.
8/2/2019 Capitulo II James
51/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 49 -
Temor a lo desconocido: Los cambios sustituyen lo conocido por la incertidumbre, lo cual
puede explicar actitudes negativas de muchos empleados.
Procesamiento selectivo de la Informacin: No siempre la informacin que tienen los
empleados es completa y verdica, por el contrario la mayora de las veces es incompleta y
deformada. Esto puede obedecer a fallas en el proceso de comunicacin o ausencia del
mismo. Los individuos moldean su mundo a travs de sus percepciones. Una vez que han
creado este mundo, se resisten al cambio. Muchas veces escuchan lo que quieren escuchar
e ignoran la informacin que amenaza el mundo que crearon.
Para lograr reducir dichas resistencias al cambio, se dispone de diversos mecanismos como
ser36
: Sensibilizacin: lo que se intenta es que a travs de la informacin y de la capacitacin se
tome conciencia de los problemas existentes y se reciba estmulos que lleven a la bsqueda
cooperativa de soluciones.
Persuasin: a travs de argumentaciones se procura convencer.
Negociacin: sta no debera ir ms all de condiciones que hagan que el cambio pierda su
razn de ser.
Replanteamiento: una forma de reducir la resistencia seria a travs de la reestructura de la
proposicin inicial.
Neutralizacin o desplazamiento: se quitan potestades o se modifican roles al portador de
la resistencia ubicndolo en un cargo que tenga "status" pero no poder, de forma tal que
por su nueva posicin, su actitud no perjudique al proceso de cambio.
Imposicin: a travs del mecanismo de la autoridad formal o de la negociacin bajo
condiciones de poder diferenciales.
Coercin indirecta: esta se efecta a travs de premios, beneficios, recompensas o castigos
y sanciones. Eliminacin: esta es una medida extrema.
Rodeo: se evalan las fuerzas que se plantean y se concluye que lo mejor es esperar una
situacin ms propicia.
36 Pini, Jos A. - Ob. Cit.
8/2/2019 Capitulo II James
52/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 50 -
Conv ersin de sistemas
La conversin es el proceso de cambiar del sistema anterior al nuevo. Existen cuatro
importantes mtodos para llevar a cabo una conversin de sistemas: conversin paralela,
conversin por fases, conversin piloto y conversin directa.
Para la seleccin de mtodo a aplicar deben ser considerados a la luz de las ventajas que ofrece
y los problemas que puede ocasionar cada uno de ellos.
La conversin puede darse a travs de una conversin paralela, segn el cual los usuarios
siguen operando el sistema anterior de la forma acostumbrada, pero tambin comienzan a usar
el sistema nuevo. Durante ese tiempo es cuando deben compararse y evaluarse las operaciones
y los resultados de ambos sistemas. Los errores pueden identificarse y corregirse, y los
problemas operacionales pueden solucionarse antes de que se abandone el sistema antiguo.
Una de las precauciones a tener en cuenta al aplicar este mtodo, es que los usuarios saben que
es posible regresar al uso del sistema antiguo, lo cual puede generar una resistencia potencial al
cambio o la preferencia de continuar con el sistema anterior.
La instalacin puede realizarse tambin mediante un desmonte d irecto o una introduccin
repentina del sistema recientemente desarrollado.
Tambin puede llevarse a cabo por fases o etapas, donde se convierten slo partes de una
nueva aplicacin o slo unos cuantos departamentos, sucursales o plantas a la vez. Una
conversin por fases permite que tenga lugar un proceso de implementacin gradual dentro de
una organizacin.
Beneficios similares se generan a partir del uso de una conversin piloto, donde un
departamento u otro sitio de trabajo acta como sitio de prueba, en el cual puede probarse un
sistema nuevo hasta que las personas encargadas del desarrollo consideren que puede
implementarse en toda la organizacin.
8/2/2019 Capitulo II James
53/106
Sistemas de Informacin: Estrategia para la Gestin Empresarial
- 51 -
En general, la conversin de sistemas debe realizarse lo ms rpidamente posible. Los perodos
de conversin largos aumentan la posible frustracin y la dificultad de la tarea para las
personas implicadas, incluyendo tanto analistas como usuarios.
III.7.4. Mantenimiento de sistemas de informacin
El mantenimiento de sistemas comprende la supervisin, evaluacin y modificacin de un
sistema para realizar los mejoramientos necesarios o deseados.
Esta actividad incluye un proceso de revisin despus de la implementacin, para garantizar
que los sistemas recientemente implementados satisfagan los objetivos funcionales que se
establecieron para ste cuando se dise. Esto no slo es una prctica normal, sino que debe
ser un proceso formal para determinar qu tan bien est funcionando el sistema, cmo ha sido
aceptado y cules ajustes son necesarios.
La revisin tambin es importante para recabar informacin para el mantenimiento del sistema.
Los errores en el desarrollo o el uso de un sistema deben corregirse mediante el proceso de
mantenimiento. Esto incluye una aud