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Administração – Princípios e Tendências – Francisco Lacombe – Editora SaraivaAdministração – Princípios e Tendências – Francisco Lacombe – Editora Saraiva
PARTE 2 – PRINCÍPIOS DE ORGANIZAÇÃO
Capítulo 4
ORGANIZAÇÃO
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ORGANIZAR
É o processo de identificar e de grupar logicamente o
trabalho a ser realizado, de definir e delegar
responsabilidades e autoridades e de estabelecer as
relações entre pessoas e grupos com a finalidade de
possibilitar que as pessoas trabalhem eficazmente para
atingir os objetivos.
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ORGANIZAR
É o processo de identificar e agrupar logicamente as
atividades da empresa, de delinear as autoridades e
responsabilidades, de estabelecer as relações de trabalho
que devem vigorar entre os indivíduos ou grupos que
constituem a empresa, de modo que os recursos
disponíveis sejam aplicados eficiente e eficazmente,
a fim de que empresa e empregados realizem seus
objetivos mútuos.
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ÓRGÃO
Grupo coerente de pessoas, reunidas sob uma
autoridade hierárquica única, a fim de exercer, de forma
permanente, uma função ou um conjunto de
funções afins.
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NÍVEIS COMUNS NAS EMPRESAS
Diretoria
Departamento
Divisão
Seção
Setor
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NÍVEIS COMUNS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Secretaria
Coordenação
Divisão
Serviço e Setor
Seção
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ÓRGÃO DE NÍVEL HIERÁRQUICO MENOR INSERIDO NO DE NÍVEL MAIOR
S E Ç Ã O D E
S E L E Ç Ã O
S E Ç Ã O D E
R E C R U T.
S E Ç Ã OD E T R E IN .
S E Ç Ã O D E
D E S E N V.
S E Ç Ã O D E R E G IS T R O S
S E Ç Ã O D E P G T O S
D E PA R TA M E N T O D E R E C U R S O S H U M A N O S
D IV IS Ã O D E A D M IS S Ã O
D IV IS Ã O D E C A D A S T R O S
D IV I S Ã O D ED E S E N V O L -
V IM E N T O
O S Ó R G Ã O S D E N ÍV E L H IE R Á R Q U IC O M E N O R E S T Ã O IN S E R ID O S D E N T R O
D O S Ó R G Ã O S D E N ÍV E L H IE R Á R Q U IC O M A IO R
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DENOMINAÇÕES HIERÁRQUICAS DE ÓRGÃOS
A S S E M B L É IAC O N S E L H OP R E S I D Ê N C IAV I C E - P R E S ID Ê N C I AC H A N C E L A R IAR E IT O R IAV I C E - R E IT O R IAP R O - R E IT O R IAD IR E T O R IAS U B D IR E T O R I AD IR E T O R IA A D J U N TAD E C A N IAS U P E R IN T E N D Ê N C IA G E R A LS U P E R IN T E N D Ê N C IAS U P E R IN T E N D Ê N C IA A D J U N TAC O O R D E N A Ç Ã O G E R A LC O O R D E N A Ç Ã OS U B C O O R D E N A Ç Ã OC O O R D E N A Ç Ã O A D J U N TAD E PA R TA M E N T OS U B D E PA R TA M E N T OD IV I S Ã OS U B D IV IS Ã OS E Ç Ã OS U B S E Ç Ã OS E T O RS U B S E T O RS E R V IÇ OS U B S E R V IÇ OU N ID A D ES U B U N ID A D EE N C A R R E G A D O R IAS U B E N C A R R E G A D O R IAS U P E R V IS Ã O G E R A LS U P E R V IS Ã OG R U P OS U B G R U P OT U R M AE Q U IP EN Ú C L E OC E N T R OS I S T E M A
A D M IN IS T R A Ç Ã OR E G I Ã OE S C R I T Ó R IOZ O N AD IS T R IT OÁ R E AA G Ê N C IAP O S T OR E P R E S E N TA Ç Ã O
S E C R E TA R I A G E R A LS E C R E TA R I AS U B S E C R E TA R IAS E C R E TA R I A A D J U N TAIN S P E T O R IA G E R A LIN S P E T O R IAIN S P E T O R IA A D J U N TAS U B IN S P E T O R IAM O N IT O R IAF E IT O R I AC A PATA Z IAPAT R O M O R IAA D ID Â N C I AS U P E R V IS O R IAG E R Ê N C I A G E R A LG E R Ê N C I AS U B G E R Ê N C IAA S S E S S O R IAA S S IS T Ê N C IA
D E N O M I N A Ç Õ E S H I E R Á R Q U I C A S D E Ó R G Ã O S
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TÍTULOS DOS CHEFES NOS VÁRIOS NÍVEIS
C O N S E L H E IR O
P R E S ID E N T E
D IR E T O R
N ÍV E LIN S T IT U C IO N A L
O U D IR E Ç Ã O
S U P E R IN T E N -D E N T E
G E R E N T E
C H E F E
N ÍV E L G E R E N C IA L
E X E C U Ç Ã O D A S TA R E FA S
T Í T U L O S D O S C H E F E S N O S V Á R I O S N Í V E I S
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TÍTULOS DE CARGOS DE CHEFIA
M E M B R O D A A S S E M B L É IAC O N S E L H E IR OP R E S ID E N T EV IC E - P R E S ID E N T EC H A N C E L E RR E IT O RV IC E - R E IT O RP R O -R E IT O RD IR E T O R G E R A LD IR E T O RS U B D IR E T O RD IR E T O R A D J U N T OD E C A N OS U P E R IN T E N D E N T E G E R A LS U P E R IN T E N D E N T ES U P E R IN T E N D E N T E A D J U N T OC O O R D E N A D O R G E R A LC O O R D E N A D O RS U B C O O R D E N A D O RC O O R D E N A D O R A D J U N T OG E R E N T ES U B G E R E N T EG E R E N T E A D J U N T OC H E F E D E . . .S U B C H E F E D E . . .C H E F E A D J U N T O D E . . .A D M IN IS T R A D O RS U B A D M IN IS T R A D O RS U P E R V IS O RE N C A R R E G A D OM E S T R EC O N T R A M E S T R ER E S P O N S Á V E L
C O N S U LT O R C H E F EA S S E S S O R C H E F ES U B A S S E S S O R C H E F EA S S E S S O R C H E F E A D J U N T OA S S IS T E N T E C H E F ES U B A S S IS T E N T E C H E F EA S S IS T E N T E C H E F E A D J U N T O
S E C R E T Á R IO G E R A LS U B S E C R E T Á R IO G E R A LS E C R E T Á R IOS U B S E C R E T Á R IOS E C R E T Á R IO A D J U N T OIN S P E T O R G E R A LS U B IN S P E T O R G E R A LIN S P E T O RS U B IN S P E T O RIN S P E T O R A D J U N T OL ÍD E RPAT R Ã O -M O RPAT R Ã OF E IT O RC A PATA ZM O N IT O R C H E F ER E P R E S E N TA N T E C H E F EA G E N T E C H E F E
T Í T U L O S D E C A R G O S D E C H E F I A
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MONTAGEM DOS TÍTULOS DE CARGOS DE CHEFIA
1. TÍTULOS FUNDAMENTAIS Diretor, Gerente, Coordenador, Chefe, Supervisor, Assistente, Encarregado, etc.
2. TÍTULOS COMPLEMENTARES Vice, Auxiliar, Adjunto, Geral, Especial, Regional, Executivo, etc.
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3. TÍTULOS DESCRITIVOS 3.1. FUNÇÃO: Controle, Engenharia, Transportes, Vendas, Finanças, etc.
3.2. ÁREA GEOGRÁFICA: Nordeste, Belém, Minas Gerais, Bahia, Sul, Rio de Janeiro, São Paulo, etc.
3.3. PRODUTO/SERVIÇO: Manutenção, Informáti-ca, Lâmpadas, Limpeza, Leite, etc.
3.4. ÓRGÃO: Seção, Distrito, Unidade, Setor, etc.
EXEMPLOS: Diretor Adjunto de Finanças
Gerente Regional do NordesteAssistente Geral de Vendas
MONTAGEM DOS TÍTULOS DE CARGOS DE CHEFIA
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CRITÉRIOS DE DEPARTAMENTALIZAÇÃO
Funcional
Geográfico
Produto (ou Serviço)
Clientela
Processo (ou Equipamento)
Absorção pelo maior usuário
Volume de trabalho
Tempo (ou Turno)
Conveniência empírica
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ORGANIZAÇÃO DE UMA EMPRESA DE PORTE MÉDIO
GERÊNCIA GERAL
Departamento comercial
Departamento de produção
Departamento de finanças
Departamento administração
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ORGANIZAÇÃO DE UMA DIRETORIA FINANCEIRA
DIRETORIA FINANCEIRA
Departamento de Contabilidade
Departamento de Tesouraria
Departamento de Orçamentos
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ORGANIZAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO
DE RECURSOS
HUMANOS
Seção de Administração
Salarial
Seção de Recrutamento
e Seleção
Seção de Registros e Pagamentos
Seção de
Treinamento
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ORGANIZAÇÃO DE UMA EMPRESA INDUSTRIAL
PRESIDÊNCIA
Diretoria de Engenharia
Diretoria Industrial
Diretoria Financeira
Diretoria Comercial
Diretoria de Administração
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ORGANIZAÇÃO DE UMA GRANDE FÁBRICA
DIRETORIA DE PRODUÇÃO
Departamento de Lâmpadas
Departamento de Transformadores
Departamento de aparelhos domésticos
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ORGANIZAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE VENDAS
DEPARTAMENTO DE VENDAS
Seção de
Exportação
Seção de vendas por atacado no
país
Seção de vendas a varejo
no país
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ORGANIZAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE VENDAS
DEPARTAMENTO DE VENDAS
Seção de vendas
a farmácia
Seção de vendas a hospitais
particulares
Seção de vendas a hospitais públicos
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ORGANIZAÇÃO DE UMA GRANDE EMPRESA
PRESIDÊNCIA
Diretoria da região São Paulo
Diretoria da região
Rio
Diretoria da região
Sul
Diretoria da região Nordeste
Diretoria da região
Centro
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ORGANIZAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO DE VENDAS
DEPARTAMENTO DE VENDAS
Filial São Paulo
Filial Rio
Filial Porto Alegre
Filial Recife
Filial Belo Horizonte
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ORGANIZAÇÃO DE UMA OFICINA MECÂNICA
DIVISÃO DA OFICINA
Seção de frezas
Seção de tornos
Seção de plainas
Seção de furadeiras
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ORGANIZAÇÃO DE UMA SEÇÃO DE MANUTENÇÃO
SEÇÃO DE MANUTENÇÃO
Setor de manutenção
1º turno
Setor de manutenção
2º turno
Setor de manutenção
3º turno
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ORGANIZAÇÃO DE UMA SEÇÃO DE LIMPEZA
SEÇÃO DE MANUTENÇÃO
Grupo 1 de serventes
Grupo 2 de serventes
Grupo 3 de serventes
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ORGANIZAÇÃO INTEGRALMENTE FUNCIONAL
DIREÇÃO GERALAuditoria
AdministraçãoMarketingProduçãoFinanças
Tesouraria
Contabilidade
Orçamento
Eng. Produto
Eng. Processo
Eng. Produção
Contr.Qualidade
Manutenção
Contabilidade
Estudo Mercadológico
Vendas
DistribuiçãoMateriais
Ser. Administr.
Rec.Humanos
Informática
Ser. Jurídico
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ORGANIZAÇÃO DE UMA ÁREA DE COMPRAS DE UMA EMPRESA DE
ENERGIA ELÉTRICA
DIVISÃO DE COMPRAS
Seção de
processamento
Seção de material elétrico
Seção de
máquinas
Seção de diversos e comestíveis
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ORGANIZAÇÃO DE UMA REVENDA AUTORIZADA DE GRANDE
MONTADORAGERÊNCIA GERAL
Vendas a Governo
Gerência de vendas
–peças-
Gerência de vendas
–veículos-
Gerência de
serviços
Gerência vendas
financeira
Vendas no balcão
Vendas a oficinas
Veículos usados
Veículos novos
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GERÊNCIA DE OPERAÇÕES DA ASSOCIAÇÃO CRISTÃ DE MOÇOS
GERÊNCIA DE OPERAÇÕES
Depto. de
alunos
Depto. de
jovens
Depto. de atividades aquáticas
Depto. de atividades especiais
Depto. de
menores
Depto. escolar
Depto. médico
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FATORES A CONSIDERAR NA ESCOLHA DO CRITÉRIO DE
DEPARTAMENTAMENTALIZAÇÃO Proveito da Especialização
Facilidade de Coordenação
Facilidade de Controle
Redução de Custos
Perspectivas de Aumentar a Receita
Aumento da Flexibilidade
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CRITÉRIO FUNCIONAL
Vantagens Desvantagens
Tira máximo proveito da especialização.
Tende a reduzir os custos.
Facilita a coordenação dentro da função.
Facilita a centralização.
Facilita a projeção da liderança por toda a organização.
Dificulta a coordenação geral.
Não favorece o controle.
Facilita a estreiteza de visão.
Dificulta o preparo de pessoal para o topo.
Dificulta a expansão da empresa.
Dificulta a descentralização.
Traz algumas inflexibilidades.
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CRITÉRIO DE PRODUTO
Vantagens Desvantagens
Facilita a apuração de resultados e de controle.
Facilita a coordenação.
Facilita a expansão.
Facilita o preparo de pessoal para o topo.
Facilita a descentralização
Não permite máxima redução de custos em empresas pequenas.
Não tira todo o proveito da especialização.
Dificulta a coordenação dentro de cada função.
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CRITÉRIO GEOGRÁFICO
Vantagens Desvantagens
Facilita a coordenação.
Facilita o controle.
Permite atender melhor às peculiaridades de cada local.
Facilita o crescimento da organização.
Facilita a descentralização.
Facilita o preparo de pessoal para o topo.
Não permite máxima redução de custos em empresas pequenas.
Não tira todo o proveito da especialização.
Dificulta a coordenação dentro de cada função.
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CRITÉRIO DE CLIENTELA
Vantagens Desvantagens
Facilita a visão voltada para a clientela e o mercado.
Permite atender melhor às peculiaridades de cada cliente.
Aumenta a flexibilidade.
Não permite máxima redução de custos em empresas pequenas.
Não tira todo o proveito da especialização.
Dificulta a coordenação dentro de cada função.
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EMPRESA INDUSTRIAL DEPARTAMENTALIZADA PELO CRITÉRIO FUNCIONAL NO PRIMEIRO E NO
SEGUNDO NÍVEL
DIREÇÃO SUPERIOR
Administração Finanças Produção Comercialização
Controle de qualidade Fabricação Engenharia
Lâmpadas Equipamentos Eletrodomésticos
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EMPRESA INDUSTRIAL DEPARTAMENTALIZADA PELO CRITÉRIO FUNCIONAL NO PRIMEIRO NÍVEL E
CRITÉRIO DE PRODUTO NO SEGUNDO
Lâmpadas Equipamentos Eletrodomésticos
Controle de qualidade
Fabricação
Engenharia
Controle de qualidade
Fabricação
Engenharia
Controle de qualidade
Fabricação
Engenharia
DIREÇÃO SUPERIOR
Administração Produção Finanças Comercialização
Lâmpadas
Equipamentos
Eletrodomésticos
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EMPRESA INDUSTRIAL DEPARTAMENTALIZADA PELO CRITÉRIO
DE PRODUTO NO PRIMEIRO NÍVELDIREÇÃO SUPERIOR
Lâmpadas Equipamentos Elétricos
Eletrodomésticos
Administração
Finanças
Comercialização
Produção
Administração
Finanças
Comercialização
Produção
Administração
Finanças
Comercialização
Produção
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TIPOS DE RELAÇÕES FORMAIS NA ESTRUTURA
Autoridade de linha
Relação de assessoria
Autoridade funcional
Autoridade de fiscalização
Relação de prestação de serviços
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AUTORIDADE DE LINHA (OU HIERÁRQUICA)
É aquela que o chefe de um órgão exerce diretamente sobre seus subordinados, integrantes deste órgão. Ela envolve o direito de um chefe de dar ordens aos seus subordinados, coordenar suas ações e cobrar resultados, bem como a obrigação dos subordinados de cumprir as ordens e prestar contas dos resultados alcançados.
A autoridade de linha se manifesta através de ordens que emanam dos superiores para os respectivos subordinados.
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AUTORIDADE DE LINHA
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CADEIA ESCALAR DE AUTORIDADE
Conselheiro
Presidente
Chefe
Gerente
Diretor
Superintendente
EXECUÇÃO DAS TAREFAS
NÍVEL GERENCIAL
NÍVEL INSTITUCIONAL
OU DIREÇÃO
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AUTORIDADE DE LINHA CARACTERÍSTICAS DA CHEFIA
1. COMANDAR:- Dar ordens- Exigir prestação de contas- Cobrar resultados- Avaliar resultados- Dar “feedback”
2. COORDENAR as ações dos subordinados.
3. PLANEJAR as ações dos subordinados junto com eles: definir metas, recursos, prazos, etc.
4. ORGANIZAR o trabalho dos seus subordinados:
- Dividir e grupar atividades- Distribuir tarefas
- Definir prioridades
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5. CONTROLAR os subordinados:- Aferir resultados- Tomar as medidas corretivas
6. FORMAR A EQUIPE e motivá-la- Selecionar e treinar os subordinados- Avaliar os subordinados-Tomar decisões sobre os subordinados (promoções, demissões, aumentos, etc.)
AUTORIDADE DE LINHA CARACTERÍSTICAS DA CHEFIA
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AUTORIDADE DE LINHA CARACTERÍSTICAS DO
SUBORDINADOReceber ordens Cumprir as ordens (executar) Prestar contas do resultado
Quando necessário (ou conveniente ): - Dar sugestões de: - Novas atividades
- Novas formas de execução
Visando a: - Aumento da eficácia
- Aumento da eficiência
Se não estiver de acordo: - Ponderar e argumentar
- Se mantida a ordem: - Cumprir? Recusar?
- Pedir por escrito?- Falar com o superior do chefe?
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REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA AUTORIDADE DE LINHA
A linha representativa da autoridade de linha intercepta o retângulo representativo do órgão no meio do lado superior.
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RELAÇÃO DE ASSESSORIA
É aquela que se caracteriza pela assistência proporcionada pelos assessores, através de estudos, pareceres e trabalhos, executados para a chefia e em seu nome.
Relação que se caracteriza pela obrigação do assessor em auxiliar, apoiar e aconselhar o chefe, recebendo solicitações formais de estudos e trabalhos apenas por seu intermédio e a ele encaminhando os resultados desses estudos com suas recomendações e conclusões.
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QUANDO SE USAM ASSESSORIAS?
Quando a chefia está sobrecarregada; (há limitação de tempo)
Quando a chefia tem que decidir sobre assuntos técnicos especializados.
(há limitação de conhecimentos técnicos específicos)
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ANTES DE CRIAR ASSESSORIAS
Verificar:
Se a estrutura organizacional é adequada;
Se as pessoas nas posições existentes são adequadas;
Se as delegações foram estabelecidas de forma adequada.
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TIPOS DE ASSESSORIA
Estudos especializados
Secretaria de alto nível
Representação
Coleta de informações
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ASSESSORIA
Vantagens Desvantagens
Especialização
Fortalecimento da chefia
Custo adicional
Complexidade estrutural
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REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA RELAÇÃO DE ASSESSORIA
Assessoria Assessoria
A linha representativa da relação de assessoria intercepta o retângulo representativo do órgão de
assessoria no meio do lado vertical.
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AUTORIDADE FUNCIONAL
Autoridade confiada a determinada pessoa para, no âmbito de uma empresa, ou grupo de empresas, estabelecer critérios e normas que dizem respeito a um grupo específico de ati-vidades, basicamente homogêneas, cujo grupa-mento é denominado função. Estes critérios e normas devem ser estabelecidos dentro dos objetivos e normas em vigor e após as devidas coordenações com as áreas envolvidas. É o mesmo que autoridade normativa.
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REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA AUTORIDADE FUNCIONAL
PRESIDÊNCIA
Diretoria de Marketing
Vice-presidência de operações
Diretoria de Finanças
Diretoria de Administração
Diretoria de Vendas
Diretoria de Produção
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AUTORIDADE DE FISCALIZAÇÃO
É aquela que consiste em zelar pela
observância de um conjunto de regras, verificando
se a execução está sendo realizada de acordo com
os regulamentos e normas em vigor.
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AUTORIDADE DE FISCALIZAÇÃO
A quem cabe:É a autoridade típica de uma auditoria, de um conselho fiscal e das inspetorias de segurança.
Forma de atuação:As pessoas investidas da autoridade de fiscalização não devem interferir na gestão mediante ordens; cabendo-lhes apenas verificar, através de visitas, exames de documentos e de bens, a conformidade de atos ou situações a princípios de ética, leis do país e normas da empresa.
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SUBORDINAÇÃO DO ÓRGÃO DE FISCALIZAÇÃO
O órgão de fiscalização tem que ter independência em relação ao órgão fiscalizado.
Assim, é erro grave subordinar:
Controle de qualidade Ao chefe da produção
Auditoria Ao chefe da contabilidade
Conselho Fiscal À Presidência
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REPRESENTAÇÃO GRÁFICA DA RELAÇÃO DE AUTORIDADE DE
FISCALIZAÇÃOGERÊNCIA GERAL
Assessoria Jurídica
Auditoria
Gerência de Pessoal
Gerência de Produção
Gerência de Marketing
Gerência de Finanças
A representação gráfica da relação de autoridade de fiscalização se faz através de uma linha pontilhada que liga o órgão investido desta
autoridade ao órgão fiscalizado.
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RELAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Caracteriza-se pelo fato de uma unidade organizacional prestar serviços a outra unidade da mesma organização sem lhe estar subordinada.
Esta prestação de serviços pode ser efetuada de forma automática e rotineira, como no caso de serviços de telefonia, limpeza, etc. Ou mediante solicitação específica como no caso de manutenção corretiva, compras, etc. Aquele que se beneficia dos serviços é denominado usuário dos serviços, ou, eventualmente, cliente interno dos serviços.
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RELAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
É preciso considerar:
A qualidade dos serviços (avaliar)
Os custos dos serviços
Qualidade versus custos (trade-off)
As prioridades para a execução
A apropriação dos custos destes serviços
Os rateios dos débitos não apropriáveis
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OS SERVIÇOS SÃO DESCENTRALIZADOS E EXECUTADOS
DIRETAMENTE PELOS USUÁRIOSGERÊNCIA GERAL
Departamento Administrativo -
Financeiro
Departamento de Produção
Departamento de Marketing
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OS SERVIÇOS SÃO PARCIALMENTE CENTRALIZADOS: CADA DEPARTAMENTO POSSUI SUA UNIDADE PRESTADORA DE
SERVIÇOSGERÊNCIA GERAL
Departamento Administrativo -
Financeiro
Departamento de Produção
Departamento de Marketing
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OS SERVIÇOS SÃO TOTALMENTE CENTRALIZADOS COM UMA ÚNICA UNIDADE
PRESTADORA DE SERVIÇOS
GERÊNCIA GERAL
Departamento Administrativo - Financeiro
Departamento de Produção
Departamento de Marketing
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OS SERVIÇOS SÃO PRESTADOS POR UMA ÚNICA CENTRAL E TAMBÉM POR UNIDADES
DESCENTRALIZADAS
GERÊNCIA GERAL
Departamento Administrativo - Financeiro
Departamento de Produção
Departamento de Marketing