Post on 18-Oct-2015
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
1/17
Apresentao da Norma NP
4438: Contedo e estrutura
Lisboa, 2005-06-02
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
2/17
2
Objectivo e mbito da NP 4438Gesto de documentos de arquivo em
qualquer formato ou suporteDefinio de responsabilidades nas
organizaesGesto de documentos articuladas com
normas de qualidade (NP ISO 9001)
Concepo e implementao de sistemasde arquivo
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
3/17
3
Objectivo e mbito da NP 4438
NO INCLUI gesto dearquivos definitivos
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
4/17
4
Estrutura da NP 4438Duas partes:
Primeira parte desenvolve os princpiosdirectores
Define e explicita conceitos e processosSegunda parte contm recomendaes de
aplicao.Desenvolve e especifica procedimentos de
aplicao
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
5/17
5
Pressupostos da NP 4438Premissa essencial!Todos os documentos de arquivo integrados e
geridos num sistema de arquivos soadequados e possuem as caractersticas
bsicas para constituirem evidncia
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
6/17
6
Mais alguns pressupostos Integrao da gesto de documentos de
arquivo nos processos da organizaoNomeadamente da qualidade
Considerao do ambiente regulador
Envolvimento orgnico totalTodos os colaboradores tm papis a desempenhar
no processoIncluindo os dirigentes!
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
7/17
7
Documentos de arquivo (na NP 4438)
Propriedades bsicas do DA (a serem
asseguradas pelo sistema de arquivo)Autenticidade
Fidedignidade
Integridade
Utilizao
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
8/17
8
Sistemas de Arquivo (na NP 4438)Propriedades:FidedignidadeIntegridade
Conformidade
Inteligibilidade
Sistematizao
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
9/17
9
Desenvolvimento de sistemas de arquivo
Componentes:Documentao de aces exercidas sobre os
DA
Sistema de armazenamento
Gesto de localizao e de tramitao
Converso e migrao
Reteno e destinoAcesso, recuperao e localizao
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
10/17
10
Desenvolvimento de sistemas de arquivo
Metodologia de desenvolvimentoProcesso dividido em 8 etapasIterativo
Interactivo
No necessariamente linear
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
11/17
11
Desenvolvimento de sistemas de arquivo
Etapas preconizadas
A- Investigao preliminarB- Anlise funcionalC- Identificao de requisitos de DA
D- Avaliao de sistemas existentesE- Identificao de estratgias para
cumprimento dos requisitos de DA
F- Desenho do sistema de arquivoG- Implementao do sistema de arquivoH- Controlo, ajustamento e reviso
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
12/17
12
Desenvolvimento de sistemas de arquivo
Para cada etapa so sugeridos produtos
(deliverables) a apresentar:Ex.
Etapa B esquema de classificao funcional
Etapa D inventrio dos distemas existentes naorganizao
Etapa F Relatrios de avaliao peridica
Etc
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
13/17
13
Ferramentas bsicas sugeridasPlano de classificao funcional
Regulamento de conservao arquivsticaPoltica de reteno e transferncia e tabela de
seleco
Esquema de classificao de segurana eacesso Instrumentos de controlo de vocabulrio
Tesauro de termos preferenciais
Manual de arquivo
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
14/17
14
Processos de gesto de DADeterminar os documentos a integrar
Determinar prazos de reteno e destinosfinais Integrar documentos
Meta-informao + registo
Registar documentosGrupo data/hora, ttulo, autor
Classificar documentosArmazenar e manter documentos
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
15/17
15
Processos de gesto de DAControlo da circulao
Tramitao (circuito documental no contexto de fluxode trabalho decorrido num processo organizacional)Circulao (circuito documental no contexto de
integrao e transferncia de documentao)
Aces de destinoImplementao de destino, eliminao,
transferncias.
Controlo, ajustamento e revisoFormao Indicadores
de
desempenho
Particular
ateno a
documentoselectrnicos
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
16/17
16
Concluso
USEM A NORMA NP 4438!
Juntamente com o MoReq (para
sistemas de arquivo electrnicos)
5/28/2018 Apresentacao Da Norma NP-4438
17/17
17
Para mais informaes contactar:
Instituto dos Arquivos Nacionais/TT
Gabinete de Estudos de Arquivos Correntes(GEAC)
frbarbedo@iantt.pt
gloria@iantt.pt
egomes@iantt.pt