Post on 09-Jul-2015
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Foco na Modelagem EstratégicaSaulo Barbará
saulobarbara@ufrrj.br
Gestão por ProcessoLevantando os Processos da sua Organização
2/24Gestão por Processos – Levantando os Processos. Prof. Saulo Barbará
“A modelagem e análise são os primeiros e mais importantes passos da Gestão por
Processos. O sucesso da gestão depende da maneira como estas duas etapas são
realizadas”
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Mostrar como pode ser feito o levantamento dos processos de uma organização.
Objetivo
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Como iniciar?Qual a Finalidade da GP?Etapas iniciais da GPLevantamento de InformaçõesTécnicas aplicáveisTécnica de entrevista, observação direta, grupo
focalInstrumentos de coletaFormulário de descrição de processosFormulário de elaboração de roteiros.
Sumário
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Planeje Elabore o Projeto Apresente à Direção Busque aprovação Busque parceiros e patrocinador junto à DireçãoMonte a sua equipe Treine a sua equipe Escolha as ferramentas
Técnica: BPMN, Flowchart, UML, IDEF? Software: Visio, Aris, Intalio?
Defina seus padrões de documentação Arregace as mangas e vá em frente.
Como Iniciar?
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Estudar e melhorar os processos de trabalho?
Implementar o SGQ? Instalar um software de Gestão?
Qual é a Finalidade da GP?
Finalidade??? Tipo de trabalhoorientação
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Levantamento de dados e informações sobre estes processosDescrição do escopo geral do processoElaboração dos roteiros dos processos
críticosAnálise crítica do escopo e dos roteiros.
Modelagem dos processos (Forma atual)Re-desenho dos processos (Como
deve ser).
Etapas Iniciais da GP?
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Levantamento de Informações
TécnicasAnálise da cadeia de valorAnálise dos mapas de relacionamentosAnálise de documentação (Manual da
Qualidade, PE, etc.)QuestionáriosObservação e registro (in loco)Entrevista Grupo focal.
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EntrevistaMais utilizadaMuitos autores consideram a entrevista a
técnica por excelência nos levantamentosAdequada para registrar o que as pessoasSabem, crêem, esperam, sentem ou desejam,
pretendem fazer, fazem ou fizeramIdeal para registrar as preocupações das pessoas
sobre os motivos, explicações e interpretações.
Levantamento de Informações
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VantagensA entrevista possibilita a obtenção de
dados referentes aos mais diversos aspectos organizacionaisÉ uma técnica muito eficiente para a
obtenção de dados em profundidadeOs dados obtidos podem receber
tratamentos diversos.
Técnica de Entrevista
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LimitaçõesA falta de motivação do entrevistado para
responder as perguntas que lhes são feitasA inadequada compreensão do significado
das perguntasO fornecimento de respostas falsas, não
precisas, inadequadasInabilidade do entrevistador para conduzir a
entrevista.
Técnica de Entrevista
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Tipos (alguns)Não estruturadaPerguntas abertas, respostas livreTreinamento demoradoRequer experiência e habilidade
EstruturadaPerguntas pré-formuladas, respostas dentro
do esperadoTreinamento bem mais rápidoExige menos experiência.
Técnica de Entrevista
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Estruturada (proposta)Requer um guia de orientaçãoRoteiro/formulário modelo desenhado para istoFacilita seguir uma sequência exata (evita perder o
rumo)Permite registrar as informações essenciais sobre o
processoMeio de registroPreencher o roteiro na medida em que a entrevista for
sendo feita (demora mais, porém é mais preciso)Gravar a entrevista, depois ouvir e preencher o
formulário (mais rápido, porém mais chance de falhas)
Técnica de Entrevista
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Cuidado – Requer planejamentoTomar conhecimento e se familiarizar com o que
deve ser levantadoFazer teste piloto com colegasAgendar a entrevistaO tempo de cada entrevista dependeExtensão e complexidade de cada processoConhecimento do entrevistado sobre cada processoHabilidade do entrevistadorSó com a experiência será possível estimar o tempo
de cada entrevista.
Técnica de Entrevista
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Produtos (resultados)Descrição do escopo geral do processoDescrição das rotinas e do fluxo de
trabalhoElaboração do Roteiro (Script) de cada
processo ou sub-processo.
Técnica de Entrevista
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Formulário no. 1 – Descrição Geral do ProcessoParte 1 – EscopoParte 1 – Exemplo de EscopoParte 2 – Fluxograma, IDEF, etc.
Formulário no. 2 – Descrição do Roteiro
Instrumentos de Coleta
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Descrição geral do processoDescreva Nome do processo, sub-processo,
responsável, objetivo e condição de início Fornecedores, entradas, saídas e clientes Atividades e tarefas (etapas: começo,
meio e fim).
Descrição do Escopo
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Use um formulário para cada sub-processoUse o exemplo de roteiro como guiaDê preferência ao uso da linguagem
estruturadaDescreva os detalhes do sub-processo
(Roteiro – descrição do fluxo de trabalho)O passo-a-passo de cada sub-processoQuem faz o que, como, quando, o que usa,
com quem interage e pra quem é passada a continuidade do processo.
Elaboração do Roteiro
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Grupo Focal
Pode ser considerado uma modalidade de entrevistaPode ser utilizado no levantamento das
diferentes percepções e atitudes acerca de um fato, prática, produto ou serviço.A essência do grupo focal está na interação
entre os participantes e o pesquisadorVisa colher dados a partir da discussão
focada em tópicos específicos a serem mapeados.
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Como técnica, ocupa uma posição intermediária entre a observação participante e as entrevistas em profundidade.Pode também ser caracterizado como um
recurso para compreender o processo de construção das percepções, atitudes e representações sociais de grupos humanos.
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Grupo Focal
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ConstituiçãoDe 6 a 10 participantes que não familiarizados
uns aos outros. Os participantes são escolhidos por apresentar
certas características em comum que associadas ao tópico a ser estudadoTem duração típica é de uma hora e meia ou um
pouco mais.
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Grupo Focal
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Perguntas?
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Trabalho em grupoCom os colegas do grupo escolha uma
empresa como caso de estudoDivida o grupo em dois Representante da empresa escolhida Modeladores de processos Usando a técnica de entrevista levante e
preencha ambos instrumentos de coleta de informação
Preparem-se para apresentar o trabalho.
Exercício 3.1
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Obrigado
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