Post on 21-Jun-2015
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Processos de Planejamento
em Eventos
Profª. Rita C. Giraldi
Etapas
Tema Central
Missão
Objetivos
• Tema central: próprio título do evento ou sua descrição mais elaborada
– Deve ser atraente, mas específico
– Quanto mais segmentado for o evento, maior será a probabilidade de se obter sucesso
• Missão: é a razão de existir do evento
– Deve ser duradoura e não-perecível no decorrer do tempo
– Deve traduzir o principal conceito do evento, seu propósito e sua contribuição para o mercado
– A correta definição e divulgação da missão do evento para todos os envolvidos no seu planejamento, comercialização, organização e execução é crucial para o sucesso do evento
• Objetivos: a descrição da missão prioriza e descreve o principal motivo pelo qual o evento foi idealizado
– Objetivo principal: verificar se é
• O relacionamento
• A divulgação da marca ou
• A execução de negócios e vendas
• Apenas um deve ser destacado pois relaciona-se com as estratégias e planos de marketing
– Objetivo secundário:
• Abre-se o leque de todos os objetivos que se deseja atingir (opções e oportunidades
Identificação do público-alvo e do perfil dos convidados
• Significa decidir quais empresas ou pessoas, quais segmentos, regiões geográficas e perfis serão convidadas a participar do evento
• Esta definição deve corresponder às expectativas traçadas nos objetivos
• Importância:
– Estratégia de comunicação e divulgação
– Formato do evento
– Estratégia de arrecadação de verba
– Sistema de avaliação do evento
• Grande diferença entre evento corporativo e evento direcionado a pessoas físicas
• Evento para pessoas físicas:
– expectativa e objetivo do número de participantes
– Segmentação dos convidados segundo um ou mais dos seguintes critérios: região geográfica, idade, sexo, nível social, receita familiar, ocupação, nível educacional, religião, raça, nacionalidade, classe social, estilos de vida e perfil de consumo entre outro.
– Expectativa de audiência durante todo o período de divulgação e transmissão do evento
Formato do evento
Data
Local
Atividades
Programa
Data
• Pesquisar datas comemorativas
• Pesquisar eventos concorrentes
• Considerar dias da semana mais apropriados (terça e quintas são mais expressivos)
• Considerar datas de fechamento de vendas
• Sazonalidade
Local
• O local tem a “cara” do evento?
• O local tem a infra-estrutura necessária?
• O local condiz com o orçamento disponível?
Atividades
• Devem variar de acordo com o objetivo do evento
Relação entre atividades mais comumente empregadas nos eventos e o objetivo principal destes
Atividade/ Objetivo do evento
Relacionamento Vendas Exposição da marca
Palestras X X
Reuniões X X X
Ações Sociais, culturais e de entretenimento
X X
Estande para exposição
X X
Estande para vendas
X X
Programa • Horários, duração e conteúdo devem ser definidos e divulgados em
pormenores para as pessoas envolvidas
– Dias de duração
– Horário de início e término
– Horário de início e término de cada palestra e atividade
– Palestrantes e pequeno histórico de cada um deles
– Resumo de cada palestra com tópicos-chave
– Sala ou ambiente onde será apresentada cada atividade ou palestra; inclusive com mapa de acesso
– Horário e locais das refeições
– Atividades paralelas como passeios, atividades esportivas, excursões, dias livres etc.