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Guia de Capacitação Agrupamento de Notas Fiscais Eletrônicas. Versão 01 – Outubro/2014
GUIA DE CAPACITAÇÃO AGRUPAMENTO DE NF-e
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MÓDULO: TABELAS / DESPESA
INSTRUTORA: ELVIRA CÂNDIDA CERDEIRA SILVA
COLABORADORES DO MATERIAL: MARIA ISABELA COELHO CHAGAS ELVIRA CÂNDIDA CERDEIRA SILVA
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- SUMÁRIO -
1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................... 4
2. ....................................................................................................................................................... 4
3. CONCEITOS .................................................................................................................................. 5
4. OPERAÇÕES DA FUNCIONALIDADE .......................................................................................... 6
5. PROCEDIMENTOS ........................................................................................................................ 7
5.1. INCLUIR AGRUPAMENTO DE NOTAS FISCAIS ELETRÕNICAS................................................ 7
5.2 ALTERAR AGRUPAMENTO DE NOTAS FISCAIS ELETRÕNICAS ............................................ 18
5.3 EXCLUIR AGRUPAMENTO DE NOTAS FISCAIS ELETRÕNICAS ............................................. 25
5.4 CONSULTAR AGRUPAMENTO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS ....................................... 54
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1. INTRODUÇÃO O objetivo do Agrupamento de Notas Fiscais Eletrônicas – NF-e é facilitar a execução da despesa, evitando que o usuário tenha que gerar diversos documentos (RDH/ADH) quando realizar uma liquidação. Além disso, permite informar descontos/abatimentos que não estão previstos na nota.
É possível utilizar esta funcionalidade com apenas uma Nota Fiscal Eletrônica, quando for necessário informar descontos ou abatimento.
O Agrupamento de Notas Fiscais Eletrônicas possui as seguintes operações:
• Inclusão do Agrupamento • Alteração do Agrupamento • Consulta do Agrupamento • Exclusão do Agrupamento
Estas operações são executadas pela Unidade Gestora Executora, de uma Unidade Orçamentária.
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2. CONCEITOS
Credor: são considerados credores, as pessoas físicas ou jurídicas que constam nos documentos orçamentários e financeiros, como favorecidos de obrigações contraídas pelas unidades gestoras.
Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica – DANFE: documento que é utilizado para acompanhar o trânsito da mercadoria. Não é uma nota fiscal, nem substitui uma nota fiscal, servindo apenas como instrumento auxiliar para consulta da NF-e, pois contém a chave de acesso da NF-e, que permite ao detentor desse documento confirmar a efetiva existência da NF-e através do Ambiente Nacional da Receita Federal do Brasil (RFB) ou site da Secretaria da Fazenda - SEFAZ na Internet.
Despesa: são os gastos fixados na lei orçamentária ou em leis específicas e destinados à execução de obras, serviços e aquisição de bens, com a finalidade de realizar os objetivos da Administração Pública. Documento Hábil: são os documentos que comprovam a realização da despesa como, por exemplo: notas fiscais, faturas, recibos, bilhetes de passagem, cupom fiscal (acompanhado de recibo caso não contenha discriminação do material adquirido). Empenho: é a garantia de que uma parcela suficiente da dotação orçamentária foi reservada para a posterior liquidação dos compromissos assumidos. Toda despesa deve ser precedida do empenho. Número do Documento: cada transação quando executada gera um número de documento, o qual é composto dos itens a seguir.
13101 0001 12 0000001-1 UO UG Exercício Nº documento-DV
Obs.: O item “número do documento” é um seqüencial por transação.
Transação: as funcionalidades são representadas no sistema por meio de um nome, uma sigla (três letras) e um número. A grande maioria das transações quando executada gera um registro contábil, mas existem exceções no sistema, a exemplo do Termo de Cooperação de Destaque – TCD. Unidade Gestora Centralizadora (UG 0000): Unidade criada para atender o desenho de estrutura institucional do Fiplan, onde cada Unidade Orçamentária, que representa um órgão, entidade ou fundo, possui uma única Unidade Gestora Centralizadora com a finalidade de centralizar os recursos da UO, funcionando estritamente como uma orçamentária. A UG Centralizadora não executa nenhuma despesa, cabendo à figura da UG Executora essa atribuição. Unidade Gestora Executora (UG 0001 a 9999): Unidade em que é realizada a execução da despesa. Toda unidade orçamentária terá sua UG Centralizadora (UG 0000) e a UG Executora 0001 que a representa.
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3. OPERAÇÕES DA FUNCIONALIDADE No FIPLAN, operações da funcionalidade Agrupamento das Notas Fiscais Eletrônicas:
AGRUPAMENTO
DAS NOTAS FISCAIS
ELETRÔNICAS
INCLUIR AGRUPAMENTO
EXCLUIR AGRUPAMENTO
CONSULTAR AGRUPAMENTO
ALTERAR AGRUPAMENTO
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4. PROCEDIMENTOS
4.1. INCLUIR AGRUPAMENTO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS
No Fiplan, selecionar o caminho: TABELAS / DESPESA / AGRUPAR NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS / INCLUIR
Ao clicar em INCLUIR, o sistema exibirá a tela de Incluir Agrupamento de Notas Fiscais Eletrônicas:
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A tela de Incluir Agrupamento de Notas Fiscais Eletrônicas contém os seguintes campos:
� Exercício: definido pelo sistema como o exercício logado pelo usuário.
� Unidade Orçamentária: definido pelo sistema como a unidade orçamentária logada pelo usuário.
� Unidade Gestora: campo obrigatório. Informar o código da Unidade Gestora ou selecionar uma UG
por meio da opção “pesquisar”.
Caso o usuário selecione a Unidade Gestora por meio da opção “pesquisar”, o sistema apresentará a tela:
A depender dos critérios do filtro escolhido, o sistema apresentará as Unidades Gestoras correspondentes a Unidade Orçamentária logada pelo Usuário.
Fique Atento!
A UG deve estar autorizada para o usuário, estar Ativa e ser Válida. Só haverá Agrupamento em UG Executoras, diferente da UG Centralizadora.
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Na tela do resultado da consulta, o usuário deverá selecionar a Unidade Gestora, clicando na linha correspondente. Após a escolha, clicar na opção “SELECIONAR”.
O sistema apresentará novamente a tela de Incluir Agrupamento de Notas Fiscais Eletrônicas, exibindo a UG selecionada. Após informar a UG, por digitação ou por pesquisa, o sistema apresentará os campos:
� CNPJ igual ao da UO: apresentado pelo sistema com “Sim”, caso a UG informada tenha o CNPJ igual ao CNPJ da UO, não permitindo alteração. Caso contrário, a UG informada tenha o CNPJ diferente do CNPJ da UO, será apresentado pelo sistema com “Não”, não permitindo alteração. Quando este indicativo apareça como “Não”, significa que a Unidade Gestora possui CNPJ próprio (apenas em casos excepcionais a UG terá CNPJ próprio).
Selecionada UG 0001 da UO 17101
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� CNPJ do Destinatário: definido pelo sistema, sendo o CNPJ da UG ou o CNPJ associado à UO.
� Credor: campo obrigatório. Informar o código do Credor ou selecionar um Credor por meio da opção
“pesquisar”. Caso o usuário selecione o Credor por meio da opção “pesquisar”, o sistema apresentará a tela:
A depender dos critérios do filtro, o sistema apresentará os Credores Ativos para seleção. O usuário deverá selecionar o Credor, clicando na linha correspondente. Após a escolha, clicar na opção “SELECIONAR”:
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O sistema apresentará novamente a tela de Incluir Agrupamento de Notas Fiscais Eletrônicas, exibindo o Credor selecionado e os seguintes campos para preenchimento:
� Mês de Competência: campo obrigatório, informar o mês do acontecimento do fato gerador.
� Ano de Competência: campo obrigatório, deve ser menor ou igual ao exercício logado. Informar o ano do acontecimento do fato gerador.
� Tipo de Documento: campo obrigatório. Informar o Tipo de documento: NF – Eletrônica de Mercadoria ou NF – Eletrônica de Serviço / Salvador.
Selecionado um Credor Ativo
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O usuário deverá selecionar o Tipo de Documento: NF - Eletrônica de Mercadoria ou NF - Eletrônica de Serviço / Salvador.
Caso o usuário selecione a NF - Eletrônica de Serviço / Salvador, o sistema apresentará a tela:
Caso o usuário selecione a NF - Eletrônica de Mercadoria, o sistema apresentará a tela:
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O sistema disponibilizará os seguintes campos:
� NF - Eletrônica de Mercadoria: deverão ser carregadas as notas fiscais eletrônicas de mercadoria para seleção da operação de agrupamento. ou NF – Eletrônica de Serviço / Salvador: deverão ser carregadas as notas fiscais eletrônicas de serviço / Salvador para seleção da operação de agrupamento.
� + Adicionar: o sistema habilitará esta opção para seleção das notas fiscais eletrônicas disponíveis, que serão adicionadas no agrupamento. Há o limite de 100 notas fiscais ao Agrupamento.
� - Remover: o sistema habilitará esta opção para seleção das notas fiscais eletrônicas que foram adicionadas e deverão ser removidas do agrupamento.
Caso o usuário selecione o Tipo de Documento NF - Eletrônica de Mercadoria e clique em + Adicionar, o sistema apresentará a tela para Pesquisar Nota Fiscal Eletrônica de Mercadoria.
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A tela Pesquisar Nota Fiscal Eletrônica de Mercadoria apresentará os campos:
• Órg • Unidade Orçamentária • Unidade Gestora • CNPJ do Emitente • Razão Social do Emitente • CNPJ do Destinatário • Chave de Acesso • Numero da Nota Fiscal Eletrônica • Valor • Numero do Empenho • Descrição da Mercadoria • Data de Inicio • Data de Fim
A depender dos critérios escolhidos para a consulta, o sistema apresentará as notas fiscais eletrônicas para serem selecionadas para o Agrupamento.
Duvida nesta tela?!
Consulte o Guia de Capacitação - Registro do Documento Hábil (RDH).
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O usuário deverá selecionar as notas que serão agrupadas, clicando nas linhas correspondentes. Após as notas selecionadas, clicar na opção “SELECIONAR”.
Caso o usuário deseje detalhar uma nota, deverá selecionar e clicar no botão “DETALHES”. O sistema apresentará a tela com as notas selecionadas que serão adicionadas ao Agrupamento.
8 Notas selecionadas para o Agrupamento (em azul)
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O sistema disponibilizará a opção –remover caso seja selecionado nota(s), clicando na(s) linha(s) correspondente(s). O sistema removerá as notas selecionadas do Agrupamento. Após as notas selecionadas, clicar na opção “SELECIONAR”.
O sistema removerá as notas selecionadas do Agrupamento:
2 Notas selecionadas
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O sistema também disponibilizará os seguintes campos:
� Total de NFEs: definida pelo sistema, com o Valor Total das NF-e agrupadas.
� Desconto(s): campo opcional, correspondente ao desconto. O valor informado deve ser menor ou igual ao Total de NFEs.
� Histórico: campo livre para digitação.
� Total Agrupamento: definido pelo sistema, com o Valor Total do Agrupamento.
� Data de Criação: definida pelo sistema, data da inclusão do agrupamento.
Ao clicar em “INCLUIR”, o sistema apresentará a tela para confirmação da inclusão do Agrupamento:
Atenção!
Caso exista(m) na lista nota(s) fiscal(is) eletrônica(s) já associada(s) a um Descarte de NFE, Agrupamento de NFE ou RDH, o sistema não permite a inclusão do Agrupamento.
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Ao teclar em “CONFIRMAR”, o sistema apresenta a mensagem abaixo:
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4.2. ALTERAR AGRUPAMENTO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS No Fiplan, selecionar o caminho: TABELAS / DESPESA / AGRUPAR NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS / ALTERAR
Ao clicar em ALTERAR, o sistema exibirá a tela de Alterar Agrupamento de Notas Fiscais Eletrônicas, com os campos:
� Exercício: definido pelo sistema como o exercício logado pelo usuário.
� Unidade Orçamentária: definido pelo sistema como a unidade orçamentária logada pelo usuário
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� Unidade Gestora: campo obrigatório. Informar o código da Unidade Gestora ou selecionar uma UG por meio da opção “pesquisar”.
Caso o usuário selecione a Unidade Gestora por meio da opção “pesquisar”, o sistema apresentará a tela:
A Consulta da Unidade Gestora possui os seguintes filtros:
Fique Atento!
A UG deve estar autorizada para o usuário, estar Ativa e ser Válida. Só haverá Agrupamento em UG Executoras, diferente da UG Centralizadora.
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A depender dos critérios do filtro escolhido, o sistema apresentará as Unidades Gestoras correspondentes a Unidade Orçamentária logada pelo Usuário. Na tela do resultado da consulta, o usuário deverá selecionar a Unidade Gestora, clicando na linha correspondente. Após a escolha, clicar na opção “SELECIONAR”.
O sistema apresentará novamente a tela de Alterar Agrupamento de Notas Fiscais Eletrônicas, exibindo a UG selecionada. Após informar a UG, por digitação ou por pesquisa, o sistema apresentará os campos:
Selecionada UG 0001 da UO 17101
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� Nº Agrupamento NFE: campo obrigatório. Informar o número do Agrupamento de Notas Fiscais Eletrônicas ou selecionar um Agrupamento por meio da opção “pesquisar”.
Caso o usuário selecione o Nº Agrupamento NFE por meio da opção “pesquisar”, o sistema apresentará a tela:
A depender dos critérios do filtro escolhido, o sistema apresentará os Agrupamentos correspondentes a Unidade Orçamentária logada pelo Usuário.
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Na tela do resultado da consulta, o usuário deverá selecionar o Agrupamento desejado, clicando numa linha correspondente. Após a escolha do agrupamento, clicar na opção “SELECIONAR”.
O sistema apresentará a tela de Alterar Agrupamento de Notas Fiscais Eletrônicas, exibindo o Agrupamento selecionado, com os seguintes campos:
Selecionado o Agrupamento 2014.000004, que contém 3 NFE
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� CNPJ igual ao da UO: apresentado pelo sistema com “Sim”, caso a UG informada tenha o CNPJ igual ao CNPJ da UO, não permitindo alteração. Caso contrário, a UG informada tenha o CNPJ diferente do CNPJ da UO, será apresentado pelo sistema com “Não”, não permitindo alteração. Quando este indicativo apareça como “Não”, significa que a Unidade Gestora possui CNPJ próprio (apenas em casos excepcionais a UG terá CNPJ próprio).
� CNPJ do Destinatário: definido pelo sistema, sendo o CNPJ da UG ou o CNPJ associado à UO.
� Credor: definido pelo sistema, sendo o código e nome do Credor.
� CNPJ do Emitente: definido pelo sistema, sendo o CNPJ da Pessoa Jurídica do Credor informado.
� Mês de Competência: campo que pode ser alterado pelo usuário, informar o mês do acontecimento do fato gerador.
� Ano de Competência: campo que pode ser alterado pelo usuário, informar o ano do acontecimento do fato gerador.
� Tipo de Documento: definido pelo sistema, notas fiscais eletrônicas de mercadoria ou notas fiscais eletrônicas de serviço / Salvador, a depender do Agrupamento.
� NF – Eletrônica de Mercadoria: conforme o Agrupamento, o sistema deverá carregar as notas fiscais eletrônicas de mercadoria ou as notas fiscais eletrônicas de serviço / Salvador.
� + Adicionar: campo que pode ser alterado pelo usuário, o sistema habilitará esta opção para seleção das Notas Fiscais Eletrônicas disponíveis, que serão adicionadas ao Agrupamento. Esta opção é semelhante ao descrito na Inclusão do Agrupamento.
� - Remover: campo que pode ser alterado pelo usuário , o sistema habilitará esta opção para seleção das Notas Fiscais Eletrônicas que foram adicionadas e deverão ser removidas ao Agrupamento. Esta opção é semelhante ao descrito na Inclusão do Agrupamento.
� Total das NFEs: definido pelo sistema, corresponde ao Valor Total das Notas Fiscais Eletrônicas.
� Desconto: campo que pode ser alterado pelo usuário, informar desconto concedido.
� Histórico: campo que pode ser alterado pelo usuário, de digitação livre, informar histórico.
� Total Agrupamento: definido pelo sistema, ao ser adicionado ou removida nota fiscal eletrônica da lista ou desconto. Total de Agrupamento = Total NFE – Desconto.
� Data de Criação: definida pelo sistema, data de criação do Agrupamento.
� Usuário de Criação: definido pelo sistema, CPF e nome do usuário de criação.
� Data de ultima alteração: definido pelo sistema.
Caso o Usuário clique no botão “CANCELAR”, o sistema retorna a tela inicial do Sistema Fiplan.
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O Usuário deverá alterar os campos e clicar no botão “SELECIONAR”. O sistema então exibirá a tela para confirmação da alteração. Clicar no botão “CONFIRMAR”.
O sistema apresentará a mensagem abaixo de Registro alterado.
Atenção!
Caso exista(m) na lista do Agrupamento, nota(s) fiscal(is) eletrônica(s) já associada(s) a um Descarte de NFE, Agrupamento de NFE ou RDH, o sistema não permite a alteração.
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4.3. EXCLUIR AGRUPAMENTO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS
No Fiplan, selecionar o caminho: TABELAS / DESPESA / AGRUPAR NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS / EXCLUIR
Ao clicar em EXCLUIR, o sistema exibirá a tela de Excluir Agrupamento de Notas Fiscais Eletrônicas, com os campos:
� Exercício: definido pelo sistema como o exercício logado pelo usuário.
� Unidade Orçamentária: definido pelo sistema como a unidade orçamentária logada pelo usuário.
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� Nº Agrupamento NFE: campo obrigatório. Informar o número do Agrupamento de Notas Fiscais
Eletrônicas ou selecionar um Agrupamento por meio da opção “pesquisar”. Caso o usuário selecione o Nº Agrupamento NFE por meio da opção “pesquisar”, o sistema apresentará a tela:
A depender dos critérios do filtro escolhido, o sistema apresentará os Agrupamentos correspondentes a Unidade Orçamentária logada pelo Usuário.
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Na tela do resultado da consulta, o usuário deverá selecionar o Agrupamento desejado, clicando numa linha correspondente. Após a escolha do agrupamento, clicar na opção “SELECIONAR”.
O sistema apresentará novamente a tela de Excluir Agrupamento de Notas Fiscais Eletrônicas, exibindo os campos do Agrupamento selecionado, com as Notas Fiscais Eletrônicas de Mercadoria correspondentes. Clicar na opção “EXCLUIR”.
Selecionado o Agrupamento 2014.000003, que contém 4 NFE
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O sistema apresentará a tela de confirmação. Clicar na opção “CONFIRMAR”.
O sistema apresentará a mensagem abaixo de Registro Excluído.
Atenção!
• Na exclusão, a UG deve estar autorizada para o usuário. • Caso o agrupamento de NF-e esteja associado a um RDH, com situação diferente de “Cancelado”, não será permitida a exclusão do agrupamento. Valores possíveis da situação do RDH: 1-Incluído 2-Autorizado 5-Cancelado e 6-Desmembrado.
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4.4. CONSULTAR AGRUPAMENTO DE NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS
No Fiplan, selecionar o caminho: TABELAS / DESPESA / AGRUPAR NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS / CONSULTAR
Ao teclar em CONSULTAR, o sistema apresentará a tela do Agrupamento de Nota Fiscal Eletrônica:
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O sistema disponibilizará uma lista de campos para a filtragem da consulta:
• Caso o usuário possua no Usuário Negocial, o item “Acesso - Todas as UOs”, o sistema disponibilizará os filtros de Código da Unidade Orçamentária e Nome da Unidade Orçamentária.
• Caso o usuário não possua no Usuário Negocial, o item “Acesso - Todas as UOs”, o sistema não disponibilizará o filtro de Unidade Orçamentária. A Unidade Orçamentária será a do login do usuário.
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Então, o usuário utilizará os critérios de filtros abaixo e o sistema exibirá os Agrupamentos:
O usuário deverá selecionar um Agrupamento e clicar no botão “DETALHES”, caso queira ver detalhes.
Selecionado o Agrupamento 2014.000001, que contém 2 NFE
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O sistema apresentará a tela de Detalhes, com as opções de “IMPRIMIR” a tela, “VOLTAR” à Detalhes ou “CANCELAR” a Consulta. Caso o usuário deseje detalhar uma Nota Fiscal Eletrônica de Mercadoria do Agrupamento selecionado, deverá selecionar a Nota Fiscal e clicar em detalhes.
O sistema apresentará detalhes da Nota Fiscal Eletrônica de Mercadoria selecionada.
Selecionado o detalhe da NFE 46587 do Agrupamento 2014.000001
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Nesta tela, o usuário poderá clicar nos botões:
• “IMPRIMIR LISTA”, gerando um relatório:
• “EXPORTAR”, o resultado da consulta (61 registros selecionados):
• “VOLTAR”, a tela de filtros da Consulta de Agrupamento
• “CANCELAR”, a consulta do Agrupamento, retornando a tela inicial do sistema Fiplan.