Transcript of 2-Guía Del Pmbok-marco Conceptual Parte II
Gerencia de Proyectos Cuerpo de Conocimientos de la Gerencia de
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Segunda Parte
Cuarta edición, Project Management Institute, Inc., 2008. - Marco
Conceptual
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OBJETIVOS DE LA SESIÓN
Introducir al participante en el Ciclo de Vida del Proyecto y el
contexto organizacional.
Definir y explicar el Ciclo de Vida del Proyecto.
Definir y explicar quienes son los interesados en el
proyecto.
Explicar las influencias organizacionales en la gestión de
proyectos.
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Ciclo de vida del proyecto y la organización
Los proyectos y la gestión de proyectos
se realizan en un ambiente mas amplio
que el de proyecto en sí mismo
Ciclo de Vida
entender este contexto para poder
seleccionar:
-Procesos, técnicas, y herramientas
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Todos los siguientes son características de un proyecto excepto
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A. Temporal.
C. Actividades interrelacionadas.
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1. Pregunta para discusión grupal
Respuesta : D
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Ciclo de Vida del Proyecto
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El ciclo de vida del proyecto
Los gestores de proyecto dividen el proyecto en fases para obtener
un mejor control administrativo.
Estas fases tendrán los enlaces apropiados con las operaciones de
la organización.
Colectivamente se conocen a estas fases como el ciclo de vida del
proyecto.
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El ciclo de vida del proyecto
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El ciclo de vida define las fases que conectan el inicio del
proyecto con su final.
Oportunidad
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Las fases del ciclo de vida del proyecto no son las mismas que los
grupos de procesos de gestión de proyectos
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase n
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La transición de una fase a otra generalmente involucra alguna
forma de transferencia técnica o entregable.
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase n
Proyecto X
Generalmente estos entregables se revisan para ver si están
completos y exactos, y se aprueban para continuar con la siguiente
fase.
Características del ciclo de vida del proyecto
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Sin embargo no es inusual que una fase empiece antes de la
aprobación de la anterior, cuando se quiere ganar tiempo y el
riesgo es aceptable.
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase n
Proyecto X
A esta técnica de compresión del cronograma se le denomina “fast
tracking”.
Características del ciclo de vida del proyecto
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No existe una manera simple de definir el ciclo de vida ideal de un
proyecto.
Algunas organizaciones han establecido políticas que estandarizan
todos los proyectos con un solo ciclo de vida.
Otras organizaciones permiten a cada equipo escoger el ciclo de
vida más apropiado.
Las prácticas comunes de cada industria frecuentemente llevan al
uso de ciclos de vida preferidos.
Características del ciclo de vida del proyecto
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Los ciclos de vida de proyectos generalmente definen:
Qué trabajo técnico se hará en cada fase.
Cuando se generarán los entregables en cada fase, y como se
revisarán, verificarán, y validarán.
Quién está involucrado en cada fase.
Cómo controlar y aprobar cada fase.
Las descripciones de ciclos de vida pueden ser muy generales o
detalladas, y pueden incluir:
Formatos.
Diagramas.
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Las fases son generalmente secuenciales y usualmente se definen
mediante la transferencia de alguna información o componente
técnico.
Fase 1
Fase 2
Fase 3
Fase n
Proyecto X
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Los niveles de costo y personal son bajos al inicio, altos durante
las fases intermedias, y caen rápidamente al final.
La capacidad de los interesados de influenciar las características
finales del producto y el costo del proyecto es mayor al inicio, y
luego se reduce, esto es debido al costo de los cambios.
Características del ciclo de vida del proyecto
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Aunque muchos ciclos de vida tienen nombres de fase similares con
entregables similares, muy pocos son idénticos.
Análisis
Diseño
Construcc
Pruebas
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Características de las fases de proyecto
Fase Inicial
Fases Intermedias
Fase Final
Concepto y
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Una fase de proyecto se caracteriza por la terminación y aprobación
de uno o mas entregables.
Un entregable es un producto del trabajo, mensurable y
verificable.
Algunos entregables pueden corresponder a los procesos de gestión
de proyectos y otros al producto o a sus componentes.
Características de las fases de proyecto
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Los entregables y sus fases son parte de un proceso secuencial
general, diseñado para asegurar el control apropiado del proyecto,
y para obtener el producto del proyecto.
Típicamente las fases toman su nombre del entregable principal que
están produciendo.
Características de las fases de proyecto
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Los entregables están relacionados con el objetivo de la Fase
Fase Inicial
Fases Intermedias
Fase Final
Concepto y
Un entregable es el resultado tangible y verificable del
trabajo
Relacionado con objetivos de la fase
Características de las fases de proyecto
*
Cada fase del proyecto incluye normalmente un conjunto de
resultados de trabajos definidos, diseñado para establecer el nivel
deseado de control por la dirección.
La mayoría de estos elementos están relacionados con los objetivos
principales de dicha fase y las fases normalmente tomarán sus
nombres basándose en estos resultados obtenidos: requerimientos,
diseño, construcción, etc.
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En algunos proyectos, por razones de tamaño, complejidad, riesgo, o
flujo de caja, las fases se dividen en subfases.
Cada subfase se alinea con un entregable específico para monitoreo
y control.
Estos entregables de subfase están alineados con el entregable de
la fase principal.
Características de las fases de proyecto
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Una fase de proyecto generalmente concluye con una revisión del
trabajo realizado y de los entregables producidos, para determinar
su aceptación.
A veces se realiza una revisión de gestión para determinar si la
siguiente fase puede iniciarse sin haber terminado la anterior,
como en el caso del fast tracking o de ciclos de vida
iterativos.
El término formal de una fase no incluye la autorización de iniciar
la fase subsecuente.
Características de las fases de proyecto
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Para un control efectivo, cada fase se inicia formalmente,
especificando que se permite y espera de ella.
Características de las fases de proyecto
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Fase Inicial
Fases Intermedias
Fase Final
Concepto y
Salidas de fase
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Relación entre ciclo de vida del proyecto y ciclo de vida del
producto
Muchos proyectos están enlazados con el trabajo operativo de la
organización ejecutante.
Algunas organizaciones aprueban formalmente los proyectos solo
después de completar un estudio de factibilidad, un plan
preliminar, u otra forma equivalente de análisis. Estas fases toman
la forma de proyectos separados.
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Las fuerzas impulsoras que crean los estímulos para un proyecto se
conocen como problemas, oportunidades, o requerimientos del
negocio.
El efecto de estas presiones es que la gerencia debe priorizar
estos requerimientos con respecto a las necesidades y demandas de
recursos de otros proyectos potenciales.
La definición del ciclo de vida del proyecto también identificará
que acciones de transición se incluirán al final de proyecto para
vincularlo. con las operaciones
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Debe tenerse cuidado al distinguir el ciclo de vida del proyecto
del ciclo de vida del producto.
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En algunas áreas de aplicación las organizaciones consideran el
ciclo de vida del proyecto como parte del ciclo de vida del
producto.
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2. Pregunta para discusión grupal
Una de las principales ventajas de la organización matricial es
:
A. Mejora el control del project manager sobre los recursos.
B. Mas de un jefe para el equipo de proyecto.
C. Comunicaciones mas fáciles.
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2. Pregunta para discusión grupal
Respuesta : A
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3. Pregunta para discusión grupal
En que difiere un project expeditor de un project coordinator?
:
El project expeditor no puede tomar decisiones.
El project expeditor puede tomar mas decisiones.
El project expeditor reporta a un gerente de mas alto nivel.
El project expeditor tiene alguna autoridad.
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3. Pregunta para discusión grupal
Respuesta : A
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Interesados en el Proyecto
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Interesados en el proyecto
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Pueden ejercer influencia sobre los objetivos del proyecto y sus
resultados.
El equipo de gestión de proyectos debe identificar a los
interesados, determinar sus expectativas y requerimientos, y hasta
donde sea posible, manejar su influencia en relación a los
requerimientos para asegurar un proyecto exitoso.
Interesados en el proyecto
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Un proyecto exitoso
empieza por una
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Los interesados tienen varios niveles de responsabilidad y
autoridad cuando participan en un proyecto, y estos pueden cambiar
durante el curso del ciclo de vida del proyecto.
Los interesados que ignoran esta responsabilidad pueden tener un
impacto dañino en los objetivos del proyecto.
Los gestores de proyecto que ignoran a los interesados también
pueden dañar los resultados del proyecto
Interesados en el proyecto
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Interesados en el proyecto
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A veces la identificación de interesados puede ser difícil.
Una falla al identificar a un interesado clave puede ocasionar un
problema mayor para el proyecto.
Interesados en el proyecto
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Los interesados pueden tener una influencia positiva o negativa en
el proyecto.
Interesados positivos son aquellos que ven beneficios del resultado
exitoso del proyecto.
Interesados negativos son aquellos que ven resultados negativos del
éxito del proyecto.
Frecuentemente los interesados negativos son ignorados por el
equipo de proyecto poniendo en riesgo el éxito del proyecto.
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Los interesados clave en un proyecto pueden incluir:
Gestor de proyecto.
Patrocinador.
Influyentes.
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Además de estos, hay muchos diferentes nombres y categorías de
interesados:
Internos y externos.
Propietarios e inversores.
Vendedores y contratistas.
Ciudadanos individuales.
Sociedad en general.
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La nomenclatura y agrupación de los interesados es una ayuda
primordial para identificar que individuos u organizaciones se ven
a si mismos como interesados.
Los roles y responsabilidades de los interesados pueden
traslaparse.
Los gestores de proyecto deben manejar las expectativas de los
interesados, lo cual puede ser difícil debido a que éstos podrían
tener objetivos muy diferentes o aún conflictivos.
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4. Pregunta para discusión grupal
En una organización proyectizada el equipo de proyecto:
A. Reporta a muchos jefes.
B. No tiene lealtad hacia el proyecto.
C. Reporta al gerente funcional.
D. No tendrá siempre una posición fija.
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4. Pregunta para discusión grupal
Respuesta: D
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5. Pregunta para discusión grupal
Un project manager esta tratando de completar un proyecto de
desarrollo de software pero no puede lograr suficiente atención
para su proyecto. Los recursos están enfocados en completar
trabajos relacionados con las operaciones de la empresa y el
project manager tiene poca autoridad para asignar los recursos
apropiados. En que forma de organización debe estar trabajando el
project manager en este momento?:
A. Funcional.
B. Matricial.
C. Expeditor.
D. Coordinator.
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5. Pregunta para discusión grupal
Respuesta : A
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Influencias de la organización.
organización mas grande
de una organización
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Sistemas organizacionales
Las organizaciones basadas en proyectos son aquellas cuyas
operaciones consisten principalmente de proyectos.
Estas organizaciones caen en dos categorías:
Aquellas que derivan su ingreso principal de ejecutar proyectos
para otros.
Aquellas que han adoptado la “administración por proyectos”.
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Las organizaciones no basadas en proyectos frecuentemente carecen
de sistemas de gestión diseñados para soportar las necesidades de
los proyectos en forma eficiente y efectiva.
La ausencia de estos sistemas orientados a proyectos hacen más
difícil la labor de gestión de proyectos.
El equipo de gestión de proyectos debe ser consciente de cómo la
estructura y sistemas de la organización afectan al proyecto.
Sistemas organizacionales
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Cultura y estilo de la organización
Muchas organizaciones han desarrollado culturas únicas, reflejadas
en numerosos factores tales como:
Valores, normas, creencias, y expectativas compartidas.
Políticas y procedimientos.
Etica laboral y horario laboral.
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La cultura de la organización tiene una influencia directa sobre el
proyecto, por ejemplo:
Un equipo de proyecto que proponga un enfoque inusual o de alto
riesgo, tendrá mayor probabilidad de aceptación en una organización
agresiva o emprendedora.
Un gestor de proyecto con un estilo altamente participativo podrá
encontrar problemas en una organización jerárquica rígida.
Cultura y estilo de la organización
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Estructura organizacional
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Cada empleado tiene un superior claramente establecido y el
personal se agrupa por especialidad.
También tienen proyectos pero el alcance de los proyectos se
restringe a los límites de esa función.
Estructura organizacional:
Organización funcional
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El personal se reubica de acuerdo al proyecto.
La mayoría de los recursos se utilizan en proyectos.
Tienen departamentos que reportan a los PM o proveen servicios de
soporte a todos los proyectos.
Estructura organizacional:
Organización proyectizada
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Mezcla de funcional y proyectizada, mantiene muchas de las
características de las funcionales y el gestor de proyecto es mas
un coordinador que un director.
Estructura organizacional:
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Se reconoce la necesidad de gestores de proyecto pero no se les da
autoridad completa sobre el proyecto y sus fondos.
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Mezcla de proyectizada y funcional, tiene muchas de las
características de las proyectizadas y tiene gestor y personal de
proyectos a tiempo completo.
Estructura organizacional:
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Muchas organizaciones modernas involucran todas estas estructuras
en varios niveles.
Estructura organizacional:
Organización compuesta
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Rol de la Oficina de Proyectos (PMO) en la estructura
organizacional
Muchas organizaciones se dan cuenta de los beneficios de
desarrollar e implementar una PMO.
Puede existir en cualquier tipo de organización.
Mayor probabilidad de ocurrencia
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La función de una PMO puede variar en rango.
Concesión formal
de autoridad
Influencia de
asesoramiento
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Si la PMO tiene una concesión formal de autoridad por la dirección
ejecutiva de la empresa:
PMO delega su autoridad a los gestores de proyecto
individuales.
El gestor de proyecto tendrá soporte administrativo de la
PMO.
Los miembros del equipo de proyecto estarán dedicados por entero al
proyecto o podrían incluir personal compartido entre varios
proyectos, el cual a su vez reportará a la PMO.
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Sistema de gestión de proyectos
El sistema de gestión de proyectos es el conjunto de…
Herramientas
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Pueden ser formales o informales.
Ayudan al gestor de proyecto a guiar al proyecto a su
conclusión.
El sistema es un conjunto de procesos y funciones de control
relacionadas, que se consolidan y combinan en un todo funcional y
unificado.
Sistema de gestión de proyectos
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El plan de gestión del proyecto describe como se utilizará el
sistema de gestión de proyectos.
El contenido del sistema de gestión de proyectos variará
dependiendo de:
Area de aplicación.
Complejidad de los proyectos.
Disponibilidad de sistemas existentes.
Si existe una PMO, ésta tendrá que gestionar el sistema para
asegurar consistencia y continuidad en su aplicación.
Sistema de gestión de proyectos
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6. Pregunta para discusión grupal
Un project manager tiene muy poca experiencia, sin embargo ha sido
asignado para dirigir un nuevo gran proyecto. Debido a que
trabajará en una organización matricial para completar el proyecto,
puede esperar que las comunicaciones sean:
A. Simples.
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6. Pregunta para discusión grupal
Respuesta: C
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GESTIÓN DE PROYECTOS, PROGRAMAS Y PORTAFOLIOS
Gestión de Proyectos (Guía del PMBOK®).
Estándares para la Gestión de Proyectos.
Taller Práctico de Gestión de Proyectos.
Taller de Preparación para la Certificación Project Management
Professional (PMP)®
Gestión de Programas (PPgM).
Gestión de Portafolios (PPfM).
CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓN EN…
GESTIÓN ORGANIZACIONAL DE PROYECTOS
Oficina de Proyectos (PMO).
Modelo de Madurez de la Gestión Organizacional de Proyectos
(OPM3)®.
SOFT SKILLS
Habilidades Blandas para la Gestión de Proyectos.
Habilidades de Team Building y Team Work para el Gestor de
Proyectos.
Habilidades de Gestión de Equipos para el Gestor de
Proyectos.
Habilidades de Facilitación para el Gestor de Proyectos.
Habilidades de Liderazgo para el Gestor de Proyectos.
Gestión del Cambio Organizacional e Individual.
HERRAMIENTAS
MS Project Server 2007.
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