PROF. RODRIGO O. BARBATI

Administração VI

Tópico VI

6. Controle Administrativo

7. Comunicação organizacional

Controle

• O controle administrativo deve

assegurar que os resultados do que foi

planejado, organizado e dirigido se

ajustem tanto quanto possível aos

objetivos previamente definidos.

Controle

• A essência do controle

administrativo reside em verificar se a

atividade controlada está ou não

alcançando os objetivos ou resultados

desejados.

Tipos de Controle

OrganizaçãoPosteriorAferição dos resultados

Órgão fiscalizador

externo

Concomitante (corrente)

Verificação da fidelidade funcional

Órgão fiscalizador

interno

PreliminarApuração da legalidade dos atos da gestão

LocalizaçãoOportunidadeFinalidade

CONTROLE

• Finalidades:

• 1 - padronizar o desempenho, através deinspeções, supervisão, procedimentosescritos.

• 2 - proteger os bens da organização deroubos, desperdícios e abusos, através daexigência de registros escritos, auditoria edivisão de responsabilidade.

CONTROLE

• Finalidades:

• 3 - padronizar a qualidade de produtos ouserviços oferecidos pela empresa.

• 4 - limitar a quantidade de autoridadeque está sendo exercida pelas váriasposições ou pelos níveis organizacionais.

CONTROLE

• Finalidades:

• 5 - medir e dirigir o desempenho dosempregados, através de sistemas deavaliação do desempenho do pessoal,supervisão direta.

• 6 - como meios preventivos para oatingimento dos objetivos da empresa,através da articulação de objetivos noplanejamento.

CONTROLE

• Princípios:

• I – da Garantia do objetivo: o controle devecontribuir para identificação dos desvios emtempo para permitir a ação corretiva.

• II – da Definição dos padrões: facilitará aaceitação por parte de quem executará astarefas.

CONTROLE

• Princípios:

• III - da Exceção: o administrador deveconcentrar seus esforços de controle emdesvios e em exceções.

• IV – da Ação Corretiva: o controle somentese justifica quando indica providenciascapazes de corrigir os desvios apontados ouverificados em relação aos planos.

Controle

• Fases:

• 1 - estabelecimento de padrões ou

critérios.

• 2 - observação do desempenho.

• 3 - comparação do desempenho com o

padrão estabelecido.

• 4 - ação corretiva.

Teste

• 15 - (ESAF – 2009 - RFB - ATRFB) Parauma adequada prática da função controle, énecessário saber que:

• a) todos os possíveis objetos devem sercontrolados de forma censitária.

• b) o controle prescinde do estabelecimentode padrões.

• c) controlar é, eminentemente, comparar.

• d) o controle prévio não gera feedback.

• e) a avaliação quantitativa é preferível àavaliação qualitativa.

Comunicação

A comunicação – como área do

conhecimento - compreende um

processo de produção e

compartilhamento de sentidos entre

sujeitos interlocutores, realizado através

de uma materialidade simbólica (da

produção de discursos) e inserido em

determinado contexto sobre o qual atua

e do qual recebe os reflexos.

Comunicação

• As Teorias da Comunicação estudam odesenvolvimento e a aplicação daComunicação Social em todos os seusaspectos políticos, sociais, econômicos etecnológicos.

• Tais estudos começaram a se desenvolver apartir do início do uso da Comunicação deMassa pelas políticas totalitárias da Europano período entreguerras.

Modelo de Lasswell

• O modelo de Harold Lasswell –

sociólogo americano - elaborado em 1948,

propõe estudar o processo de

comunicação afirmando que todo o ato de

comunicar é explicado com base na

resposta às questões “quem”, “diz o que”,

“através de que canal”, “com que efeito?”.

Modelo de Lasswell

Teoria Matemática da Comunicação

• ou TEORIA DA INFORMAÇÃO procuraexplicar as modalidades de transferência damensagem de um emissor a um receptor.

• Elaborada por dois engenheiros matemáticos,Claude Elwood Shannon e Warren Weavernos anos 1940.

• A teoria da informação foi desenvolvida coma finalidade específica de solucionarquestões técnicas de armazenamento dedados.

Modelo de Shannon Weaver

Comunicação

• Elementos da Comunicação:

• A) Emissor;

• B) Receptor;

• C) Mensagem;

• D) Código;

• E) Canal de Comunicação;

• F) Contexto;

• G) Ruído.

Comunicação

• Redundância

• É todo elemento da mensagem que não traznenhuma informação nova.

• Um recurso para chamar a atenção eneutralizar possíveis ruídos que sendo assim,deve ser repetido as frases ou informaçãojulgadas essenciais para o receptor.

Comunicação

Fases do Processo Comunicacional:

1 - Concepção da ideia;

2 – Codificação;

3 - Escolha do canal;

4 – Transmissão;

5 – Recepção/Decodificação;

6 - Resposta (feedback).

Comunicação

RECEPTOR

Comunicação Organizacional

• A comunicação organizacional abrange todasas formas de comunicação utilizadas pelaorganização para relacionar-se e interagir comseus públicos.

• Esta identifica e integra os diferentes tipos decomunicação, possibilitando a unificação deprocessos comunicacionais.

Comunicação Organizacional

• Rede de comunicação

• A estrutura organizacional formal prevê umarede de comunicação que obedece a umahierarquia predeterminada, a partir de cargose funções exercidos nos diferentes níveis daempresa.

Comunicação Organizacional

• Rede de comunicação

• Entretanto, a comunicação expande-se paraalém dos organogramas e transgride, nomelhor sentido, a rigidez de um sistema decomunicação delineado previamente(informal).

Comunicação Organizacional

• Fluxos de Comunicação

• Nessas redes, encontram-se fluxos de comunicação:

• 1) descendentes: liga-se ao processo deinformações da cúpula diretiva da organização paraos subalternos traduzindo a sua filosofia, as normase as diretrizes.

• 2) ascendentes: pessoas situadas na posiçãoinferior da estrutura organizacional que enviam àcúpula suas informações, por meio de instrumentosplanejados.

Comunicação Organizacional

• Fluxos de Comunicação

• 3) horizontais: ou laterais trata-se dacomunicação que ocorre no mesmo nívelhierárquico.

• 4) transversais ou diagonais: são tendência dasorganizações orgânicas e flexíveis, que permitemque a comunicação ultrapasse as fronteirastradicionais do tráfego de suas informações.

Comunicação Organizacional

• Fluxos de Comunicação

• 5) circulares: que abarca todos os níveis semse ajustar às direções tradicionais e seuconteúdo pode ser tanto mais amplo quantomaior for o grau de aproximação das relaçõesinterpessoais.

Teste• 16 - (FCC - 2013 – PGE/BA - Analista de Procuradoria)

Em sistemas de direção contemporâneos, orientadospelo forte comprometimento dos colaboradores comtrabalho em equipe, inovação e realização de metascoletivas, a comunicação é:

• a) secundária para a organização, com sentido verticaldescendente.

• b) importante para a organização, com sentido verticalascendente.

• c) fundamental para a organização, com sentidohorizontal unidirecional.

• d) importante para a organização, com sentidohorizontal bidirecional.

• e) central para a organização, com sentidomultidirecional.

Fontes

• Renno, Rodrigo. Administração Geral

Para Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier,

2013.

• SITE:www.administradores.com.br/artigos

• Gabarito: 15C 16E

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Administração VII

Tópico VII

5. Gestão de projetos, processos

e do conhecimento

Gestão de Projetos

• Projeto é um esforço temporário com afinalidade de criar um produto/serviço único.

• A Gerência de Projetos segundo o GuiaPMBOK é a “aplicação de conhecimentos,habilidades, ferramentas e técnicas àsatividades do projeto a fim de alcançar seusobjetivos.”

Gestão de Projetos

• PMBOK - Project Management Body ofKnowledge - é um documento contendotécnicas, métodos e processos relativos aGerência de Projetos publicado pelo ProjectManagement Institute (PMI), fundada por JimSnyder em 1969 nos Estados Unidos.

• Estas práticas são compiladas na forma de umguia, chamado de Guia PMBOK.

Gestão de Projetos

• De acordo com o PMBOK, o gerenciamento deprojetos têm 5 fases (ou grupo de processos):

• 1 - Iniciação: Fase de identificação dasnecessidades, da viabilidade, orçamentos ecronogramas, a equipe que irá trabalhar e aproposta. É a fase onde se inicia oficialmente oprojeto através do Termo de Abertura.

• 2 - Planejamento: Estudos e análises,recursos e odetalhamento do plano.

Gestão de Projetos• De acordo com o PMBOK, o gerenciamento de

projetos têm 5 fases (ou grupo de processos):

• 3 - Execução: Execução dos planos do projeto,coordenação de pessoas e outros recursos paraexecutar o plano.

• 4 - Controle: Monitoramento, controle e modificações.

• 5 - Finalização: Aceitação formal do projeto (comverificação de escopo) ou fase para a sua finalização.

Gestão de Projetos

• Áreas de Conhecimento

• As dez áreas de conhecimento do PMBOK –segundo a 5ª edição do guia (2013) -caracterizam os principais aspectos envolvidosem um projeto e no seu gerenciamento:

• I - Escopo;

• II - Tempo;

• III - Custos;

• IV - Qualidade;

Gestão de Projetos

• Áreas de Conhecimento

• V - Recursos humanos;

• VI - Aquisições;

• VII - Riscos;

• VIII - Comunicações;

• IX – Integração;

• X – Partes Interessadas.

Áreas de Conhecimento - PMBOK

Gestão de Projetos

• EAP

• Uma EAP (Estrutura Analítica de Projetos) ouem inglês WBS (Work Breakdown Structure)é utilizada para evidenciar as entregas doprojeto.

• Ela inclui todo o escopo do projeto, ou seja, otrabalho necessário (e somente ele) paraterminar o projeto e atender os requisitos daspartes interessadas.

Teste

• 17 - (IADES - 2014 - METRÔ-DF - Administrador) Deacordo com o PMBOK, assinale a alternativacorreta.

• a) Nas mudanças de fase, deve-se evitar adeclaração de marcos no projeto.

• b) As fases de um projeto são, pela ordem, ainiciação, a execução, o planejamento, omonitoramento e o controle.

• c) Todos os riscos identificados em um projetodevem ser analisados a fundo e deve-se ter umplano de mitigação, independentemente de umaavaliação de custo/benefício.

Teste

• 17 - (IADES - 2014 - METRÔ-DF - Administrador)De acordo com o PMBOK, assinale a alternativacorreta.

• d) No gerenciamento de riscos, podem-sedeclarar ações no sentido de aumentar aprobabilidade de eventos que gerem impactopositivo em um projeto.

• e) Uma forma efetiva de se estruturar umprojeto é a construção de uma EAP, sigla quesignifica estruturação articulada de processos.

Gestão de Projetos

• PRINCE2

• O PRINCE2 - Project In a ControlledEnvironment - é um método não proprietáriopara gerenciamento de projetos.

• É adaptável a qualquer tipo ou tamanho deprojeto e cobre seu gerenciamento, controle eorganização.

Gestão de Projetos

• PRINCE2

• O PRINCE2 foi lançado como um método paragerenciamento de projetos pelo governobritânico em 1996.

• O PRINCE2 vem sendo adotado como padrãopara todos os projetos governamentais no ReinoUnido e amplamente utilizado pela iniciativaprivada também em outros lugares do mundo.

Gestão de Projetos

• PRINCE2

• Um projeto PRINCE2 possui as seguintescaracterísticas:

• 1 - Controle e organização do início ao fim;

• 2 - Regular revisão de progressos baseada nosplanos e no business case;

• 3 - Pontos de decisão flexíveis;

Gestão de Projetos

• PRINCE2

• 4 - Gerenciamento efetivo de qualquer desvio doplano;

• 5 - Envolvimento da gerência e das partesinteressadas em momentos-chave durante toda aexecução do projeto;

• 6 - Um bom canal de comunicação entre o timedo projeto e o restante da organização.

Gestão de Projetos

• PRINCE2

• O método PRINCE2 aborda o gerenciamentode projeto com quatro elementos integrados:princípios, temas, processos e ambiente doprojeto.

PRINCE2

Teste

• 18 - (CESPE - 2013 - UNIPAMPA –Administrador) No que diz respeito à gestão deprojetos, julgue o próximo item.

• O PRINCE2 consiste em uma metodologia degestão de projetos flexível que se adapta adiversos tipos de projeto.

Gestão de Projetos

• Ciclo de vida do projeto

• O Gerenciamento de Projetos é atingidoatravés do uso de processos e fases.

• Projetos são elaborados progressivamente.

• A definição do projeto é bastante abrangenteno início do projeto e vai sendo detalhada àmedida que o projeto vai sendo executado.

Gestão de Projetos

• Ciclo de vida do projeto

• I - uma sequência de fases com o objetivo derealizar algo e garantir um bom gerenciamento;

• II - determina o início e fim do projeto;

• III - oferece uma sequência de pontos de decisãono planejamento;

• IV - oferece pontos de sincronização para otrabalho colaborativo da equipe; e

• V - tem pontos de aprendizado para melhoria dospróximos passos.

PROJETO PROCESSO

Novo, nunca foi feito antes enão da mesma maneira.

Repetido continuamente, jáfoi feito antes e será feito denovo.

Pode ser gerenciado emvárias divisões ou diretorias.

Gerenciado por uma únicadivisão ou departamento.

Alguns dos principais riscosnão são bem compreendidos

A maioria dos riscosenvolvidos são bemcompreendidos.

O valor para a organizaçãoestá em entregar o projetono prazo e dentro doorçamento.

O valor para a organizaçãoestá na melhoria contínuado processo.

Teste

• 19 - (ESAF – 2012 – RFB – ATRFB) Selecione a opçãoque melhor representa o conjunto das afirmações,considerando C para afirmativa correta e E paraafirmativa errada.

• I. Um projeto é um esforço temporário empreendidopara criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.

• II. Um processo é um conjunto definido de atividadesou comportamentos, executados por homens oumáquinas para alcançar uma ou mais metas.

• III. Tanto os projetos como os processos têm seu ciclode vida com começo, meio e fim e cada início écaracterizado por um novo escopo de execução.

Teste

• 19 - (ESAF – 2012 – RFB – ATRFB) Selecione aopção que melhor representa o conjunto dasafirmações, considerando C para afirmativacorreta e E para afirmativa errada.

• a) E - E - C

• b) C - E - E

• c) C - C - E

• d) C - E - C

• e) E - C - E

Fontes

• Renno, Rodrigo. Administração Geral Para

Concursos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2013.

• SITE: ww.administradores.com.br/artigos

• Gabarito: 17D 18CERTO 19C